公关管理制度(草稿)

公关事务管理制度

第一章总则

第一条为加强公司公共关系工作的管理，促进对外公关工作规范化，做到热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、严格标准、统一管理，特制定本制度。

第二条公司行政部为进行公司公关活动的主要部门，负责公司接待费用的审核与控制，做好用餐、住宿记录及车辆的使用管理。月末将各单位费用情况汇总上报总经理。如遇重大接待工作和活动，可由总经办协调若干部门共同完成工作，有关部门应积极主动配合。

第三条公司其他职能部门的参观介绍及公务接待活动，由所在部门自行承办，行政部予以必要的协助。

第二章公关工作的要求

第四条公关人员应具备广泛的学科知识（如公关理论知识、公关实务知识等与公关相关的学科知识）、较合理的能力结构（如组织管理能力、语言表达能力和应变能力等）、良好的心理素质等。

第五条在公司的公关工作中应遵循一定的原则，使宾客高兴而来、满意而去。

（一）平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等对待、言行得体、不卑不亢。

（二）对口原则。一般情况下，级别与权限对等，同级别接待，特殊情况可高规格接待。（三）节约原则。招待来宾应尽量节约，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数尽量少于宾客人数。

（四）周到原则。接待程序应衔接紧密，招待方式完善有序、热情周到。

（五）保密原则。向不定期来宾介绍公司情况时，应注意保守公司秘密，回避不宜回答的问题。

第六条行政部应根据来访单位（团体、个人）的要求，分情况及时处理。

（一）有关单位检查指导工作时，要按照事先安排的接待计划，做好接待前的相关准备工作，确保接待工作的有序进行。

（二）单位（团体）联系考察参观、学习时，接待人员要问清时间、内容，带队领导的姓名、职务，来客总人数，是否用餐等情况，报告公司领导并按领导指示意见妥善安排。不能安排的，要向客人解释清楚。

（三）有关单位要求公司解决某些业务方面的问题时，经公司领导同意后，介绍到相关部门接待。

（四）凡要求会见公司领导的客人，要首先问清客人姓名、工作单位和来访意图等情况，向公司领导请示后再安排。

（五）如果来访客人商洽的事项比较简单，所涉及的问题都在行政部职权范围内，由行政部直接处理。

第三章公关工作的内容

第七条迎客引入：

（一）由行政部对来访人员进行登记，包括来访单位名称、人数、车牌号码、需要拜访部门

等。

（二）按照登记资料通知被访部门，确定被访部门可以接待时方可迎客引入。

（三）被访部门确定引导人员进行接待，引导人员应严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。

（四）引导过程中如有来客提出办理限制事宜，须婉言解释。

第八条入座洽谈：被访单位根据来客的级别和人数确定洽谈地点并确定陪同人员。为使洽谈顺利进行，应做好如下准备工作：

（一）通用备品：烟及配套用品、水及水具、杂志、便笺及铅笔等。

（二）特殊备品：速溶咖啡、夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等。

（三）环境标准：物品摆放整齐，且表面无灰尘；地面干净无脏物，空气流通清新；室温适度，灯光合适。

（四）其他资料或设备的准备。

第九条参观介绍：由被访部门或相关被授权人员带领客人参观公司，原则上在公司会客室以烟茶招待，无特殊情况不安排宴请，如有宴请需要，应填写《公关接待申请表》等相关表格，交由行政部主管审核同意后，由接待人员全力做好配合工作。

（一）团体或个人来访参观，须请示总经办批准。

（二）参观介绍以不涉及公司经营机密为主导思想，极力推销公司经营与技术优势。（三）非经总经理批准不准入室参观和拍照生产场所。

（四）参观进行时，原则上拜访人员和介绍者在先、陪同人员在后。

（五）参观所到之处，作业人员须集中精力工作，不与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。第十条公关接待：公司公关接待坚持分级限标的原则，由行政部统一安排在指定饭店、宾馆就餐或住宿，根据来访客人的级别和事务的轻重缓急，安排相应接待标准。宴请应严格控制，确需用餐招待的，需经公司领导批准后方可安排。

（一）接待规格的分级

1贵宾接待：市县领导，兄弟单位、协力单位、业务单位的副总以上领导，公司领导的重要客人或外宾的接待，由公司领导参加，陪同人员由公司领导指定，招待地点在公司签约的高档酒店或公司领导另行安排的酒店。

2高级接待：市县相关职能部门的主要负责人，兄弟单位、协力单位、业务单位的部门负责人及普通客户的接待，由公司领导指派专人陪同，原则上不超过三人，招待地点在公司指定的普通酒店。

3普通接待：其他供应外协单位、中间商及客户派到公司学习的一般人员接待标准为普通接待（工作餐）。

（二）贵宾接待由行政部拟定接待方案，并全程做好事务性工作，其他部门予以全力配合。接待人员要准确掌握领导或来宾乘坐的交通工具、抵离时间、来访目的、规格、规模、意愿等，选择安排参观项目、确定活动内容，拟定接待方案，报请领导批准，并且提前通知有关领导、有关部门和人员做好接待准备。

1每次接待前，由司机和接待人员组成的接待小组要及时召开接待前任务分派会，做到分工明确，对整个接待考虑周全仔细，尤其做好收尾工作。

2接待人员以及接待司机必须携带通讯工具，确保沟通及时、畅通，做到宾客的随时出行，司机和车辆要提前在门口等候。

3接待人员应对领导的膳食喜好有所了解，并且做好记录。

4接待人员按已批准接待方案所制定的接待标准提前申请接待费用，并保留好所有相关票据，做到帐目清晰，无遗漏。接待工作完成后，接待人员要及时到财务部办理报销手续，结清借款。

（三）接待营销客户和一般的宾客，由对口职能部门主管与相关人员陪同，确因工作需要招待重要客人，各相关部门可请分管领导出席。陪餐人数一般控制在2-3人。

（四）凡普通接待，中午一律不准饮酒；其他招待外来人员的用餐场合，陪餐人员必须饮酒的，必须适量，不得因酒误事或损害公司形象。

第四章公关工作的管理

第十一条各类公关工作由行政部首先了解来访者目的和要求，拟定接待日程及内容，报请公司领导批准后，通知对口部门承办。

第十二条对直接来访的人员，各部门应先报行政部做出安排后接洽，一般不准擅自接待。特殊情况应在接待后及时将来访情况、接待内容报行政部备案。

第十三条行政部对各类接待工作登记造册，包括来访者单位、姓名、人数、时间、内容、接待部门等。

第十四条来宾在公司内的各种活动均须接待部门派员陪同，不得使其擅自活动。重要的场所未经总经理批准不得参观。

第十五条记录好来访者的姓名、职务、通讯地址及一些基本情况，以便加强联系。

第十六条未经许可，来宾不得在公司内摄影、摄像等。来宾如需索取有关资料，须经公司有关领导同意，不得私自赠送。

第十七条接待过程中如遇有非权限内的事务，要及时向主管领导请示，来不及逐级请示时可直接请示总经理。

第十八条用于公关接待的茶叶、水果、饮料、烟酒、礼品等由行政部每月按照库存和使用评估后适量实时采购，接待部门需填写领料单经部门经理批准后领取使用。

第十九条除贵宾接待和高级接待，其他接待原则上不安排礼品配送。如有特殊需要，由接待部门提前向行政人事部提交申请，总经理审核同意后方可领取。

第二十条用餐或住宿的接待审批：

（一）公司用餐或住宿的接待费用实行提前申请、定额审批的原则。接待部门填写《公关接待申请表》，注明接待对象、接待事由和就餐、住宿的人数，经部门负责人签字后交公司领导批准。

（二）公关接待费用的审批权限：

1公关接待费用金额200元（含）以下的由行政部主管批准。

2公关接待费用金额200-500元（含）由副总经理批准。

3公关接待费用金额500元以上的由总经理批准。

（三）行政部依据申请表的信息核定接待标准，统一安排就餐或住宿地点。

（四）接待部门凭总经理签字后的申请表，按行政部核定的接待标准，可在财务部申请贵宾接待800元、高级接待500元、普通接待200元的预支费用。

（五）就餐或住宿结束后，接待负责人需凭宾馆酒店的发票、账单和《公关接待申请表》到财务部报销，缺一不可。

（六）如遇紧急情况需先安排宾客就餐的，可直接电话请示公司副总及以上级别的负责人，餐后按以上审批程序补办《公关接待申请表》，经电话同意的领导签字后交行政部登记，否则一律不得办理费用报销手续。

第五章公关费用的使用

第二十一条住宿费用标准：