档案领导小组成立及制度与流程

关于成立公司档案领导小组的通知

公司各部门、所属各分公司：

为了认真搞好集团公司的档案归口管理工作，经集团公司会议

研究决定，成立档案归口管理领导小组，请各部门、所属分公司按

照通知要求，认真做好档案整理工作，确保快速准确无误归档。（一）公司档案领导小组办公室

组长：王宁

副组长：童政清、戴媛媛、周静南、向学慧、李娟、王树海、朱智勇、覃明星

办公室主任：唐辉岸

档案主管：张爱

成员：雷娟、刘慧、李丽、杨娟、彭艳、李红、徐进、胡

秋红、李梦娟、冯小红、毕先红、周麦清、王小英、文娟、卢丽、

莫婵、高鑫、赵艳萍

（二）档案的定义及借阅权限

1：档案：是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社

会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与

载体的历史记录。

2：借阅：广义借阅，包括查阅、借阅、复印等；利用方式。

3：档案管理部门：董办、总经办

4：档案分级定义

一级档案;保密等级为一级，对公司经营或风险价值影响重大的档案资料。

二级档案；保密等级为二级，对公司经营或风险价值影响较大的档案资料。

三级档案；保密等级为三级，对公司经营或风险价值影响一般的档案资料。

5：档案使用借阅权限

借阅部门副总签字，然后经总经办主任、总经理签字，方可。

（三）档案的分类与保管期限

档案大致分为

1：人事档案(职工招聘、履历、培训、学历、身份等）；

2：财务档案（会计原始凭证和报表所附的各种借据、书面证

明材料、分析报告等）；

3：质管档案（经营品种、购进记录、验收记录、销售记录、出库复核记录等）；

4: 采购档案（业务经营档案、销售合同、采购合同、基建相

关合同、采购进出、钥匙、图纸、产权证件等）

5：后勤物业档案（物资管理、固定资产与低值易耗品管理、

食堂、卫生、安保等）；

6：电子声像档案（光盘、照片等）；

7：行政档案（资质管理、公司发文、制度、公司会议纪要、

工商税务等证等）。

档案保管期限

1：公司有长远利用价值的档案，列为永久保存。

永久保存：(公司章程、合同、股东名册、组织规范及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、不动产所以权及其他债券凭证、工程设计图、公司规章制度、其他经核实须永久保存的文书等)

2：凡是反应本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保存。

长期保存（预算、决算书类、会计凭证、事业计划资料等）

3：凡是在较短时间内对本公司有参考价值的文件，列为短期保存。

短期保存（期满或解除之合约等）

（四）档案的质量与整理的要求

1：档案的质量

字迹要工整清晰、封面提名应能准确反映出卷内文件材料内容。

禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸、破损的档案要进行修复管理。

2：整理的要求

档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保存文件材料之间的联系，区分不同价值，便于保管和利用。

档案盒表面为归档文件目录，档案盒内第一页应根据档案内容拟定名称（归档文件目录）如下图所示：

件号：盒内文件的排列顺序（小流水号）。

责任人：文件的署名者或发文部门，用全程或规范性简称。

文号：文件制发机关的发文字号，包括代字、年度、顺序号全部填写，如常食药监发{2016}29号。

题名：合同或文件主题名。

日期：即文件的形成时间，年月日，如20161212

页数：即文件的总页数，与袋章号的页数对应。

备注：填写本盒内文件的变化情况或需要注明的情况。

3：装盒

盒内材料

按归档文件目录——归档文件——备考表顺序存放。

装盒步骤

在同一年度、同一类别、同一保管期下，按件号顺序盒方，一盒装不下，可装第二盒，排放在一起。

填写档案盒封面单位名称。

（五）档案的日常管理

借阅

借阅登记表如下图所示：

各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。

档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并且借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。

档案归还时，经档案员检查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。

借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案、不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。

借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。

用毕按时归还，借阅时间最长不得超过6个月，如需延长借阅时间，必须通过档案管理员另行办理续借手续。

注明：借阅人应于规定期限内归还，如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。

2：已满的档案由档案员编制纸质和电子的{档案销毁清单}报公司负责人审核批准，并指定其监督下后方可进行销毁。《档案销毁清单》需注明，销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签字、监销人签章、销毁时间。

销前，按照清册清点，销后，在清册上签字盖章，并将监销情况报告办公室主任，（档案销毁清单）需永久保存。

保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结算的债权债务、未了事项、正在项目建设期间的建设单位、经核实仍有保存参考价值的，应单独抽出立卷，直到事项完结为止。

3：移交

需要移交的档案需由档案员编制（档案移交登记表），报公司负责人审计批准并指定其监交人后放可进行移交，《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、接受方签章、移交时间、移交原因。

移交前，按照清册清点，移交后，在清册上签字，（档案移交登记表）一式两份，已交方与接收方各一份，并永久保存。

4：保密

维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作，任何无关人员未经许可不得入内,

档案员应忠于职守、遵守纪律、保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想、主动准确迅速的为用者提供档案资料。

爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。