档案管理制度及流程.doc
寄存档案管理制度及流程
第一章总则第一条为加强公司档案管理工作,确保档案的安全、完整和有效利用,特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部及外部寄存档案的管理。
第三条本制度遵循依法管理、安全保密、便于利用的原则。
第二章档案分类与归档第四条寄存档案按照以下类别进行分类:1. 文书档案:包括公司内部文件、合同、协议、会议记录等;2. 图纸档案:包括工程图纸、设计文件、施工图纸等;3. 声像档案:包括照片、录像、录音等;4. 其他档案:包括奖状、证书、荣誉证书等。
第五条档案归档应遵循以下流程:1. 归档前,由档案管理员对档案进行审核,确保档案的完整性、准确性和安全性;2. 档案审核通过后,由档案管理员进行分类、编号,并填写档案登记表;3. 档案管理员将档案整理成册,并按照规定存放于档案室。
第三章档案保管与维护第六条档案保管应遵循以下规定:1. 档案室应保持通风、干燥,避免潮湿、高温、阳光直射等不利环境;2. 档案柜应定期清理,保持整洁;3. 档案资料应按照类别、编号顺序存放,便于查找;4. 档案管理员应定期检查档案,确保档案安全。
第七条档案维护应遵循以下规定:1. 档案资料不得随意涂改、损坏;2. 档案资料如有破损,应及时修复;3. 档案资料如有遗失,应及时报告上级领导,并采取措施查找。
第四章档案借阅与利用第八条档案借阅应遵循以下规定:1. 借阅档案需填写借阅申请表,经档案管理员审批后,方可借阅;2. 借阅档案时,应妥善保管,不得擅自涂改、损坏;3. 借阅档案应在规定时间内归还。
第九条档案利用应遵循以下规定:1. 档案管理员应按照档案利用规定,及时提供档案资料;2. 档案利用者应遵守档案保密规定,不得泄露档案内容;3. 档案利用者应爱护档案资料,不得随意涂改、损坏。
第五章档案销毁与注销第十条档案销毁应遵循以下规定:1. 档案销毁需经档案管理员审批,并填写销毁申请表;2. 档案销毁前,应进行核实,确保档案资料齐全;3. 档案销毁后,应将销毁记录存档。
机关档案管理制度及流程
一、制度概述为加强机关档案管理工作,确保档案的完整、准确、系统和安全,根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》等相关法律法规,结合我单位实际情况,特制定本制度。
二、档案管理职责1. 机关档案管理工作由档案管理部门负责,各部门负责人对本部门档案工作负总责。
2. 档案管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、编研、提供利用等工作。
3. 各部门应积极配合档案管理部门的工作,按时、按质、按量完成档案收集、整理和归档工作。
三、档案管理流程1. 档案收集(1)各部门在日常工作中形成的具有查考价值的文件、资料、图表、声像、电子信息等,均应归档。
(2)档案收集应遵循完整性、准确性、系统性的原则。
2. 档案整理(1)档案整理应按照《档案分类法》进行分类,做到层次分明、条理清晰。
(2)档案整理应遵循统一的标准,确保档案的完整性和准确性。
3. 档案归档(1)档案归档应按照《档案归档范围和档案保管期限表》执行。
(2)档案归档时应附具归档说明,注明档案的形成时间、来源、内容、数量等。
4. 档案保管(1)档案保管应遵循防潮、防霉、防火、防盗、防虫、防鼠的原则。
(2)档案管理部门应定期对档案进行检查,确保档案安全。
5. 档案鉴定(1)档案鉴定应按照《档案鉴定办法》执行。
(2)档案鉴定应定期进行,对已到期或失去保存价值的档案进行销毁。
6. 档案编研(1)档案编研应遵循真实性、准确性、全面性的原则。
(2)档案编研成果应经档案管理部门审核批准后方可发布。
7. 档案提供利用(1)档案提供利用应遵循公开、合法、便民的原则。
(2)档案提供利用应确保档案的完整性和准确性。
四、档案管理要求1. 档案管理部门应建立健全档案管理制度,确保档案工作的规范化、制度化。
2. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能,提高档案管理效率。
3. 档案管理部门应定期对档案工作进行总结、分析,不断改进档案管理工作。
4. 档案管理部门应加强与各部门的沟通协调,确保档案工作的顺利进行。
档案管理制度及流程总则
第一章总则第一条为加强档案管理工作,确保档案的完整、准确、系统和安全,充分发挥档案在服务国家、服务社会、服务单位的作用,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合本单位的实际情况,制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的各类档案,包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。
第三条档案管理工作应当遵循以下原则:1. 完整性原则:确保档案的全面、系统、连续,不得遗漏、损毁和伪造;2. 准确性原则:档案内容应当真实、准确,不得篡改、删减;3. 安全性原则:确保档案的物理安全和信息安全,防止档案的丢失、损毁和泄密;4. 利用性原则:充分发挥档案的作用,提高档案的利用率;5. 规范性原则:档案管理工作应当规范化、制度化。
第二章组织机构及职责第四条本单位设立档案管理部门,负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。
第五条档案管理部门的主要职责:1. 贯彻执行国家档案法律法规和方针政策;2. 制定档案管理制度及流程,并组织实施;3. 组织开展档案的收集、整理、鉴定、统计等工作;4. 负责档案的保管、保护和修复工作;5. 提供档案的查阅、复制、咨询等服务;6. 对档案工作进行监督检查,确保档案管理制度及流程的落实。
第六条各部门、各岗位应指定专人负责档案管理工作,协助档案管理部门开展工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集工作应当遵循以下要求:1. 按照档案分类标准,全面收集各类档案;2. 对收集的档案进行审查,确保档案的完整性、准确性和安全性;3. 对收集的档案进行登记,建立档案登记簿。
第八条档案整理工作应当遵循以下要求:1. 按照档案分类标准,对收集的档案进行分类;2. 对分类后的档案进行编目,建立档案目录;3. 对档案进行装订、编页、装盒等整理工作;4. 对整理好的档案进行质量检查,确保档案的整理质量。
第四章档案保管与保护第九条档案保管工作应当遵循以下要求:1. 按照档案保管要求,选择合适的档案保管场所;2. 对档案进行定期检查,确保档案的完好;3. 对档案进行防潮、防霉、防虫、防鼠等保护措施;4. 对重要档案进行备份,确保档案的备份安全。
纸质档案管理制度及流程
第一章总则第一条为加强纸质档案的管理,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合本单位实际情况,制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有纸质档案的管理工作。
第三条纸质档案管理应遵循以下原则:1. 完整性原则:确保档案的完整性,不得随意销毁或篡改档案;2. 准确性原则:档案内容必须真实、准确,反映实际情况;3. 安全性原则:采取有效措施,确保档案的安全;4. 利用性原则:提高档案的利用率,为各项工作提供有效服务。
第二章管理机构及职责第四条成立纸质档案管理领导小组,负责制定档案管理制度,监督、检查档案管理工作。
第五条档案管理部门负责以下工作:1. 制定纸质档案管理的具体实施办法;2. 组织开展档案收集、整理、鉴定、保管、利用等工作;3. 负责档案的数字化转换工作;4. 定期对档案工作进行总结、评估,并提出改进措施。
第六条档案管理员应具备以下条件:1. 具有良好的政治素质和职业道德;2. 熟悉档案管理业务,具备一定的专业知识;3. 具有较强的责任心和服务意识。
第三章档案收集与整理第七条档案收集:1. 收集范围:按照国家档案法规和本单位业务工作需要,收集各类纸质档案;2. 收集方式:通过移交、捐赠、征集、复制等方式进行;3. 收集要求:档案应完整、准确、及时,并符合档案标准。
第八条档案整理:1. 分类:按照档案内容、形成时间、载体形式等进行分类;2. 编号:采用统一编号,确保档案的唯一性;3. 立卷:将分类后的档案按照顺序立卷;4. 检查:对整理后的档案进行检查,确保质量。
第四章档案保管与利用第九条档案保管:1. 保管条件:档案库房应保持恒温、恒湿、防虫、防霉、防盗、防火等;2. 保管期限:按照档案法规和本单位实际情况,确定档案的保管期限;3. 保管方式:采用纸质和电子两种方式保管,确保档案的安全。
第十条档案利用:1. 利用范围:单位和个人因工作需要,可向档案管理部门申请查阅档案;2. 利用程序:查阅档案需填写申请表,经批准后方可查阅;3. 利用要求:查阅者应爱护档案,不得随意涂改、损坏档案。
档案管理制度及流程
档案管理制度及流程一、档案管理制度1.档案管理政策:制定档案管理政策,明确档案管理的目标和原则。
这些政策应该包括档案管理的责任和义务,以及档案管理的基本要求和标准。
2.档案管理组织:成立档案管理部门或委员会,负责组织和实施档案管理工作。
该部门或委员会应该有专门的人员负责档案管理,并设立档案管理员的职位。
3.档案管理制度:制定相应的档案管理制度,明确档案的分类、编号、编目和归档的规定。
确保档案的完整性和一致性。
4.档案管理流程:建立档案管理的工作流程和标准操作程序。
包括档案的收集、整理、归档、保管、检索和销毁等环节的具体步骤和要求。
5.档案管理培训:为档案管理人员提供培训,提高他们的档案管理知识和技能。
确保他们能够有效地管理和利用档案。
6.档案管理质量保障:建立档案管理的质量保障体系,包括档案的质量控制和审核机制。
确保档案的准确性和可靠性。
7.档案管理安全:确保档案的保密性和安全性,采取合适的措施防止档案的丢失、损坏或滥用。
8.档案管理监督:建立档案管理的监督机制,对档案管理工作进行定期的检查和评估。
及时发现和解决问题。
二、档案管理流程1.档案收集:收集组织的各类档案资料,包括纸质档案和电子档案。
确保档案的完整性和准确性。
2.档案整理:对档案进行分类、排序和清理。
确保档案的有序性和易用性。
3.档案编目:为档案建立目录和索引,方便查找和利用。
采用统一的编目规则和术语。
4.档案归档:将档案根据分类和编目的规则,按照一定的顺序进行归档。
确保档案的存放位置和顺序的一致性。
5.档案保管:将档案存放在专门的档案室或档案库中,采取适当的防潮、防火和防盗措施。
确保档案的安全性和完整性。
6.档案检索:根据用户的需求,对档案进行检索和提供服务。
提供档案复制、借阅和阅览等服务。
7.档案销毁:对无用的档案进行销毁和清理,确保保护档案的隐私和安全。
采取合适的销毁方式,如物理销毁或数字化销毁。
8.档案备份和恢复:定期对电子档案进行备份和存档,以防止档案的丢失和损坏。
企业档案管理制度及流程
企业档案管理制度及流程第1条档案的管理:(一)办公室是档案的执行管理部门,并由专人负责档案管理。
(二)凡是能准确反映企业各项业务活动的文件、材料、声像、报表,都必须及时归档。
(三)档案管理人员坚持文书随时立卷归档,并分门别类,做好收集、整理、立卷、归档工作,档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或企业制发的应归档的文件材料。
(四)档案管理使用专用电脑,建立电子档案和索引目录以备科学查档。
未经办公室同意,其他员工一律不得擅自使用。
第2条档案归档范围:(一)企业设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料。
(二)政府、项目批文、合同,企业董事会形成的文件材料。
(三)反映企业工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)。
(四)资金借贷、业务往来方面的`文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)。
(五)企业制度体系、会议纪要、内部发文(工作流程、企业决定等),发展规划、工作总结等。
(六)工程进度计划控制文件(含业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸,工程部门留用复印件备份等。
(七)企业各部门年度工作计划(财务资金计划由财务部归档)。
(八)企业有效证照、证件。
(九)具有法律效力及保存价值的文件。
(十)企业重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
(十一)员工电脑中与企业有关的电子版资料、文件等。
(十二)企业获得的各种社会荣誉资料。
(十三)会计统计、年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明,各种季度报表、月报表,政府主管部门下发的有关财务类文件材料(此类档案由企业财务部自行保管存查)。
(十四)组织人事教育培训、员工变动表、花名册、教育培训。
(十五)其他需要归档管理的资料,包括声像形式记录下来的对企业经营活动产生作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
档案管理制度及工作流程
一、引言档案是记录和反映一个组织、单位或个人活动的历史资料,具有重要的凭证、参考和借鉴价值。
为了确保档案的完整、准确、安全,提高档案管理工作的效率和质量,特制定本档案管理制度及工作流程。
二、档案管理制度1. 档案分类与编号(1)档案分类:按照档案的内容、形式、来源、时间等要素进行分类,分为文书档案、科技档案、人事档案、声像档案等。
(2)档案编号:采用统一编号方法,确保档案编号的唯一性和连续性。
2. 档案收集与整理(1)档案收集:按照档案收集范围,及时、全面地收集各类档案。
(2)档案整理:按照档案分类和编号要求,对收集到的档案进行整理、归档。
3. 档案保管与维护(1)档案保管:建立健全档案保管制度,确保档案实体和电子档案的安全。
(2)档案维护:定期对档案进行清洁、消毒、防潮、防霉、防虫等工作,确保档案的完好。
4. 档案查阅与利用(1)档案查阅:查阅档案需办理相关手续,查阅者需遵守档案查阅规定。
(2)档案利用:档案利用应遵循合法、合理、有效的原则,充分发挥档案的作用。
5. 档案销毁与处置(1)档案销毁:对失去保存价值或已过保管期限的档案,按照规定程序进行销毁。
(2)档案处置:对需处置的档案,按照规定程序进行处置。
6. 档案信息化管理(1)档案数字化:将纸质档案进行数字化处理,实现档案的电子化管理。
(2)档案网络化:建立档案管理系统,实现档案的远程查阅和共享。
三、档案工作流程1. 档案收集(1)明确档案收集范围和标准;(2)制定档案收集计划;(3)组织实施档案收集工作;(4)对收集到的档案进行整理、归档。
2. 档案整理(1)对收集到的档案进行分类、编号;(2)对档案进行鉴定、整理、装订;(3)对整理好的档案进行归档。
3. 档案保管(1)建立健全档案保管制度;(2)定期对档案进行清洁、消毒、防潮、防霉、防虫等工作;(3)对档案进行定期检查、维护。
4. 档案查阅(1)查阅者办理相关手续;(2)查阅者遵守档案查阅规定;(3)查阅档案,提供档案利用。
档案管理制度word
档案管理制度word一、总则为了规范和加强公司档案管理工作,保障档案信息的保存、整理和利用,提高公司运营效率和信息安全性,特制定本档案管理制度。
二、制度依据1. 中华人民共和国档案法及其实施条例;2. 全国档案工作机构登记管理暂行办法;3. 《国家档案局关于印发档案管理工作规范化建设标准的通知》(档案局函〔2010〕92号)。
三、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、项目组织的档案管理工作。
四、档案种类及管理职责1. 档案种类包括:合同文件、财务报表、人事档案、项目资料、会议记录、法律文件等;2. 档案管理职责划分如下:(1)公司领导班子:负责档案管理工作的决策和规划;(2)档案管理部门:负责档案管理工作的实施、监督和评估;(3)各部门、项目组织:负责本部门、项目的档案管理工作。
五、档案管理制度流程1. 档案的归档(1)收集档案:对公司各类档案进行收集整理,建立档案目录;(2)归档管理:将已确认归档的档案按照目录进行分类、编号、封存。
2. 档案的借阅(1)申请借阅:凡有正当理由需查阅公司档案的人员,需向档案管理部门提出书面申请,并提供相关证明材料;(2)批准借阅:档案管理部门对借阅申请进行审核,批准借阅后,核发借阅凭证。
3. 档案的保管(1)保密管理:对涉密档案进行严格保密管理,保证档案信息的安全性;(2)防火防水管理:建立防火、防水措施,确保档案信息的安全。
4. 档案的销毁档案管理部门根据档案保存期限规定,对不再需要保存、使用的档案进行销毁,同时制定销毁记录和报批。
六、档案管理制度评估公司每年对档案管理制度进行一次评估,对实施情况进行总结和改进。
七、附则1. 本制度自发布之日起生效,如有修订,须经公司领导批准后执行;2. 档案管理部门对本制度的具体实施细则进行制定,纳入公司档案管理手册。
八、补充说明本档案管理制度将根据实际情况进行修订和完善,以适应公司发展和档案管理需要。
以上为公司档案管理制度,望各部门、项目组织严格遵守执行,共同维护公司档案信息的安全和完整性。
档案管理制度及流程
档案管理制度及流程档案管理制度及流程(精选3篇)档案管理制度及流程篇1一、建立健全老干部工作领导小组,组长由老干部工作分管领导兼任,组员由工会主席、办公室、财务科、退管组长等组成。
二、局工会、办公室具体负责组织机关全体退休人员不定期学习党的各项方针政策,了解国际国内形势,了解社会、经济及各项工作的开展情况。
组织老同志参加局系统组织的.各种培训班或学习会。
三、按规定为老干部订阅必要报刊杂志,政治时事资料做到与在职干部一样发放。
四、每年两次召开退休人员座谈会,汇报局工作情况,听取他们对工作、学习、生活以及对局各项工作的意见和建议,解决退休人员在学习、生活中的困难,做好情况通报和解释工作。
五、结合机关工作实际和退休人员身体健康状况,适时组织退休人员开展有益身心健康的各类活动,就近就地安排考察、学习活动,考察活动如分散进行,活动经费按规定发给退休老同志。
六、及时看望、慰问生病住院的老同志,一般慰问品为200元,对身患重病、有特殊困难老干部,报经党委研究,按实际情况给予补助。
对已故退休干部配偶建立走访慰问制度,退休干部离世后,对其配偶连续三年春节进行慰问,慰问费为500元。
七、每年高温季节上门走访慰问老同志,慰问费为200元,每年春节和重阳节对每位退休干部进行一次慰问,慰问费不少于200元。
八、退休人员开展活动的经费按有关政策文件报销,退休干部就读老年大学的学费由单位支付。
如退休干部担任党支部书记的通信费每人每月补助50元,担任机关事业单位退休干部活动小组组长的每人每月补助30元,两者兼任的不重复享受,执行时间从今天起。
档案管理制度及流程篇2为履行对接触职业危害的从业人员进行职业健康监护的法定职责,规范职业健康监护工作,加强职业健康监护管理,保护员工健康,根据《职业病防治法》、《作业场所职业健康监督管理暂行规定》等法律法规的要求,结合企业实际情况制定本制度。
一、企业职业健康管理部门根据企业存在的职业危害因素的类别、接触水平等情况,严格按照《职业健康监护技术规范》的规定,组织从事接触职业危害因素的从业人员有计划地到法定职业卫生技术服务机构进行职业健康检查。
学校档案管理制度及流程
一、总则为了规范学校档案管理工作,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合学校实际情况,特制定本制度。
二、档案管理组织机构及职责1. 成立学校档案工作领导小组,负责学校档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查。
2. 学校档案室为档案管理的专门机构,负责学校档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
3. 学校各部门负责人为档案管理责任人,负责本部门档案工作的组织实施。
三、档案收集与整理1. 学校各部门在日常工作、教学、科研、管理活动中形成的具有保存价值的文件材料,应按照规定及时、完整、准确地归档。
2. 档案收集范围包括:文书档案、教学档案、科研档案、人事档案、财务档案、基建档案、设备档案等。
3. 档案整理应遵循分类、编目、编号、装订等原则,确保档案的条理性和可检索性。
四、档案保管与利用1. 档案保管应遵循安全、保密、方便利用的原则,确保档案的完整、准确、安全。
2. 档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施,定期检查档案保管情况。
3. 学校内部人员查阅档案,应凭有效证件进入档案室,按照规定程序办理查阅手续。
4. 学校外部人员查阅档案,需提供单位介绍信和查阅目的,经档案工作领导小组批准后方可查阅。
五、档案销毁与鉴定1. 档案销毁应严格按照国家档案管理法规和学校档案工作领导小组的批准进行。
2. 档案鉴定应定期进行,对已过保管期限的档案材料,经鉴定确无保存价值的,可予以销毁。
3. 档案销毁前,应编制销毁清单,经档案工作领导小组批准后方可实施。
六、档案信息化建设1. 学校应积极推动档案信息化建设,实现档案的数字化、网络化、智能化管理。
2. 档案室应配备必要的计算机、扫描仪、打印机等设备,提高档案管理效率。
3. 档案信息化建设应遵循国家档案信息化标准,确保档案信息的安全和完整。
七、档案管理与监督1. 学校档案工作领导小组对档案管理工作进行监督检查,确保档案管理制度的落实。
档案管理制度及操作流程
一、目的和意义为规范我单位档案管理工作,确保档案资料的安全、完整、准确,提高档案利用效率,根据国家档案法律法规和有关政策,结合我单位实际情况,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位各部门、各岗位的档案管理工作。
三、组织机构及职责1.档案管理部门:负责制定档案管理制度,组织实施档案管理工作,指导各部门档案管理工作。
2.档案管理员:负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。
3.各部门负责人:负责本部门档案管理工作,确保档案资料的安全、完整、准确。
四、档案分类及编号1.档案分类:根据档案的性质、内容、来源等,分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。
2.档案编号:按照档案分类,采用统一编号规则,编制档案编号。
五、档案收集1.档案收集范围:包括单位内部产生的各类文件、资料、照片、录音、录像等。
2.档案收集要求:(1)及时收集,确保档案的完整性和准确性;(2)按照档案分类和编号规则进行收集;(3)对收集的档案进行鉴定,剔除无保存价值的档案。
六、档案整理1.档案整理原则:按照档案的分类、时间、内容等原则进行整理。
2.档案整理方法:(1)按年度、按类别、按文件顺序进行排列;(2)填写档案目录,编制档案卡片;(3)编制档案目录索引。
七、档案归档1.档案归档时间:按照档案的保管期限,定期归档。
2.档案归档要求:(1)按照档案分类和编号规则进行归档;(2)填写档案归档登记表,确保档案归档的准确性和完整性;(3)对归档的档案进行鉴定,剔除无保存价值的档案。
八、档案保管1.档案保管场所:档案应存放在安全、干燥、防潮、防尘、防虫、防鼠、防火的专用档案室。
2.档案保管要求:(1)按照档案的保管期限,定期进行整理、鉴定、销毁;(2)建立健全档案保管制度,确保档案的安全;(3)定期对档案进行检查、维护,确保档案的完好。
九、档案借阅1.档案借阅对象:单位内部工作人员、外部单位和个人。
2.档案借阅手续:(1)填写档案借阅申请表;(2)经档案管理员审核批准;(3)领取档案借阅证。
档案管理制度及流程
档案管理制度及流程流程:⑴申请借阅:借阅人填写《档案借阅申请表》,经部门主管签字后,送交行政人事部审批。
⑵审批借阅:行政人事部审核申请表,如符合规定,签署《档案借阅批准单》。
⑶借阅档案:借阅人携带《档案借阅批准单》到行政人事部领取所需档案。
⑷归还档案:借阅人按期归还档案,并填写《档案借阅归还登记表》。
2、档案资料的销毁1)档案管理人员应当定期审核档案资料,对于已经失去保存价值的档案资料,应当按照规定进行销毁。
2)销毁程序:⑴确定销毁范围和销毁时间;⑵编制《档案销毁审批表》,经部门主管签字后,送交行政人事部审批;⑶审批销毁:行政人事部审核《档案销毁审批表》,如符合规定,签署《档案销毁批准单》;⑷销毁档案:档案管理人员按照《档案销毁批准单》的要求进行销毁;⑸编制销毁记录:销毁后,编制《档案销毁记录表》,并送交行政人事部备案。
六、档案编号规则1、编号的组成档案编号由部门代号、档案类别、档案年度、流水号4个部分组成,用“-”隔开。
例如:行政人事部的合同档案编号为“HR-CON-2021-001”。
2、编号的原则⑴档案分类明确,编号规范统一;⑵档案编号要有连续性和唯一性;⑶档案编号要清晰易懂,方便管理和利用。
七、附则1、公司档案和资料的保密工作,按照公司保密制度执行;2、本制度未涉及的事项,按照公司其他有关制度执行。
3、本制度由行政人事部负责解释。
借阅档案需要填写《借阅审批单》并履行借阅手续。
原件只限在公司内借阅,不得带出。
如需带出公司查阅,必须经相关领导批准。
档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准。
借阅的档案交还时,必须当面点交清楚。
如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级。
借阅档案用完后,应及时归还。
如超过借阅时间,须重新办理手续。
借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏。
对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报部门总经理批准,批准后方可销毁。
档案管理制度流程及操作规范.doc
档案管理制度流程及操作规范1 公司文件档案管理制度及流程一、目的加强文件档案管理,规范公司文件档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
1、43)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;4)财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料;3、各部门档案主管人员1)负责部门档案的管理。
4、各部门负责人1)负责对部门档案管理监督检查。
五、工作程序1、档案资料的收集1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。
2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。
a)归档范围及移交时间:每季度结束后次月25日前。
b)档案资料的标识理批准,批准后方可销毁。
⑵执行销毁任务时,必须由行政人事部人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。
最后,把销毁目录和批准手续文件,一并存档永久保存。
2、档案管理细则1)档案资料的归档范围⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等;⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等;⑷公司领导的批示、指示等;⑸重要的会议材料,包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;工资、档。
料必须是原版,在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存,并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档,并保持其完好无损。
资料室档案管理制度及流程
第一章总则第一条为加强资料室档案管理工作,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合本资料室实际情况,特制定本制度。
第二条本制度适用于本资料室所有档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。
第三条资料室档案管理工作应遵循以下原则:1. 完整性原则:确保档案资料全面、系统地反映本资料室的工作活动。
2. 准确性原则:档案资料内容真实、准确,符合国家相关法律法规和标准。
3. 安全性原则:采取有效措施,确保档案资料在保管、利用过程中的安全。
4. 效率性原则:提高档案管理工作效率,满足资料室工作需求。
第二章组织机构及职责第四条资料室设立档案管理领导小组,负责档案管理工作的全面领导。
第五条资料室设立档案管理员,负责档案管理的日常工作。
第六条档案管理员职责:1. 负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作;2. 负责档案资料的借阅、查询、复制等工作;3. 负责档案管理制度的制定、修订和执行;4. 负责档案管理设备的维护和管理;5. 负责档案管理工作的监督检查和业务指导。
第三章档案收集与整理第七条档案收集范围:1. 本资料室工作活动中形成的各类文件、资料、图表、照片等;2. 各部门报送的各类文件、资料、图表、照片等;3. 其他具有保存价值的文件、资料。
第八条档案整理要求:1. 按照档案类别、年代、重要程度等原则进行分类;2. 对档案资料进行编号、登记,确保档案的完整性;3. 档案资料应完整、清晰、整洁,便于查阅。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求:1. 档案资料应存放于专用档案柜,定期检查档案柜的安全性能;2. 档案资料应保持干燥、清洁、通风,防止霉变、虫蛀、损坏;3. 档案资料应定期进行消毒、防潮、防尘处理。
第十条档案利用要求:1. 档案资料借阅需经档案管理员批准;2. 借阅者需填写借阅登记表,注明借阅时间、归还时间;3. 借阅者应爱护档案资料,不得损坏、遗失;4. 借阅者归还档案资料时,需经档案管理员检查无误后签字确认。
档案室档案管理制度及流程
档案室档案管理制度及流程一、背景和目的本档案管理制度的目的是确保档案室内的档案能够得到有效的管理和保护,以满足组织内部和外部相关需求。
准确、完整、可靠的档案管理可以提高工作效率,加强信息共享,保障组织的合规性和安全性。
二、适用范围该制度适用于组织内所有档案室的档案管理工作,包括档案的收集、整理、分类、存储、检索、保管、销毁等环节。
三、档案管理流程1. 档案收集(1)所有相关部门和个人需将产生的有关文件、资料及重要信息汇总并标明文件类型、主题和时间等相关信息。
(2)每周对档案收集进行一次归档,确保档案及时得到整理。
2. 档案整理与分类(1)将收集到的档案按照一定的规则和标准进行整理,确保档案的准确性和规范性。
(2)根据档案的性质、主题和所属部门等进行分类,并标明清晰的档案编号和档案位置。
3. 档案存储与检索(1)根据档案分类和编号,将档案妥善存放在相应的位置。
(2)建立档案目录和档案检索系统,便于查找和访问需要的档案信息。
4. 档案保管与安全(1)建立档案保管制度,对档案进行定期检查和维护,确保档案的完整性和安全性。
(2)对涉密档案和重要档案进行加密和备份,防止丢失和泄露。
5. 档案销毁(1)根据政策规定和档案保存期限,及时对不需要保留的档案进行销毁。
(2)销毁过程需记录档案销毁的时间、责任人和销毁方式等相关信息。
四、责任与监督1. 档案管理员负责具体的档案管理工作,包括档案的收集、整理、分类、存储、检索、保管和销毁等。
2. 相关部门需积极配合档案管理员的工作,提供所需的档案信息和支持。
3. 内部审计部门需定期对档案管理工作进行检查和复核,确保制度的有效实施。
五、制度评估与持续改进1. 对档案管理制度进行定期评估,发现问题并制定改进措施。
2. 组织内部可定期召开档案管理经验交流会议,分享经验和反馈问题。
六、其他事项本制度的具体实施细则由档案管理员和相关部门根据实际情况制定,并报请上级管理部门和内部审计部门核准。
档案管理制度及流程
一、目的为确保公司档案的完整性、准确性和安全性,规范档案管理流程,提高档案利用率,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
三、档案管理机构及职责1. 档案管理部门:负责公司档案的统一管理和监督,制定档案管理制度及流程,组织档案收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等工作。
2. 部门档案管理员:负责本部门档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作,接受档案管理部门的监督和指导。
四、档案管理制度及流程1. 档案收集(1)各部门在业务活动中形成的具有保存价值的文件材料,应及时收集归档。
(2)收集的档案应真实、完整、准确,不得随意涂改、伪造。
2. 档案整理(1)按照档案分类、编号、装订等要求,对收集到的档案进行整理。
(2)档案整理应遵循以下原则:分类科学、编号规范、装订整齐、便于查阅。
3. 档案保管(1)档案管理部门负责档案的保管工作,确保档案安全、完整。
(2)档案保管应遵循以下要求:库房通风、防潮、防尘、防火、防盗、防虫蛀。
4. 档案利用(1)档案利用应遵循以下原则:合法、合理、及时、高效。
(2)档案利用需经档案管理部门审批,办理借阅手续。
5. 档案鉴定(1)档案管理部门负责档案的鉴定工作,对档案的保存价值进行评估。
(2)鉴定结果分为:保存、销毁、转存。
6. 档案销毁(1)档案销毁需经档案管理部门审批,并办理销毁手续。
(2)销毁档案应按照国家有关法律法规和档案管理要求进行。
五、奖惩措施1. 对认真执行档案管理制度,积极做好档案工作的单位和个人,给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度,造成档案丢失、损坏、泄露等行为的单位和个人,给予批评、通报或追究责任。
六、附则1. 本制度由档案管理部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
档案管理制度及流程
内蒙古蒙东资源投资开发有限责任公司档案管理制度第一章总则第一条为加强公司档案管理工作, 规范公司档案的收集、归档程序和方法, 保证公司档案的完整性、准确性、系统性, 有效的保护和运用档案, 更好的发挥档案的凭证与价值作用, 根据《中华人民共和国档案法》及其他有关法律、法规的规定, 结合公司实际, 制定本制度。
第二条本制度中的档案是指公司及其工作人员在工作、社会活动中形成的反映公司战略发展、生产经营、公司管理及工程建设等活动, 具有查考运用价值的文献、图件、影音资料。
第三条档案是公司的宝贵财富, 任何部门和个人不得将归档的文献材料据为己有。
第四条各类档案要按照集中统一的原则进行管理, 各部门要按规定对档案进行系统地整理及归档。
第五条本制度合用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、运用及归档。
第二章档案的范围第五条凡是反映公司工作活动, 具有考察运用价值的文献材料均属归档范围, 涉及综合档案资料、业务档案资料、人事档案资料、财务档案资料等。
(一)上级单位的资料1.上级单位召开的需要贯彻执行的会议的重要文献资料。
2.上级单位颁发的有关公司主管业务的文献, 以及需要贯彻执行的文献。
3.上级单位领导关于公司工作的重要指示、发言、题词、照片和具有特殊保存价值的影音资料等材料。
(二)公司的资料1.公司内部职能活动形成的重要文献资料。
涉及但不限于正式文献的签发稿、印发稿, 会谈纪要, 协议文本等。
2.公司制定的工作条例、章程、制度等材料。
3.公司财产、物资等互换的凭证、清册。
4.公司的大事记、年鉴, 反映公司重要活动时间的简报、影音资料, 荣誉证书, 有纪念意义或凭证价值的实物等资料。
5.公司及出资公司平常生产、经营、管理活动中形成的专业技术等方面的资料。
6.公司员工的履历、鉴定(考核)、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等人事资料。
7.公司及出资公司的财务报表、账簿、凭证等财务资料。
(三)下级单位的资料1.下级单位报送的重要文献资料。
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Esino档案管理制度及流程1 档案管理制度及流程
目的:为确保公司档案文件的完整性、齐全性、规范性,特制定本公司档案的立卷、归档、文件夹整理、利用、销毁等管理制度及流程。
以达到快速地查阅及使用现有档案文件节省时间并提高工作效率。
范围:本细则适用于ESINO各部门。
一、档案定义及审批权限:
1.1 档案:档案是指公司从事经营、管理工作中形成的,对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。
包括纸档和电子档文件。
1.2 借阅:本流程所指借阅为广义借阅,包括查询、借阅、复印等利用方式。
1.3 档案管理部门:公司规定某个部门执行整个公司的档案管理,一般是行政人力资源部或文件管理部门。
1.4 档案分级定义:
1.4.1 一级档案:保密等级为一级,对公司经营或风险价值影响重大的档案资料
1.4.2 二级档案:保密等级为二级,对公司经营或风险价值影响较大的档案资料
1.4.3 三级档案:保密等级为三级,对公司经营或风险价值影响一般的档案资料
1.4.4 四级档案:保密等级为四级,对公司经营或风险介值影响较小如表格类。
1.5 档案使用审批权限:
1.5.1 总经理:审批一级档案使用申请。
1.5.2 行政人力部:分管领导审批二级档案使用申请及档案的跨部门使用。
项目公司经理:审批项目公司保管的一级和二级档案使用申请及档案的跨部门使用。
1.5.3 申请人部门经理:审批三级档案使用申请。
1.6 文件管理部门:负责编制《公司档案分类分级管理目录》及档案管理要求;负责档案资料的分类、归档、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理,包含公司收发的各类文件、公司重要会议纪要等;监督、检查各类档案的管理情况,对各部门的档案管理提供指导。
二、档案分类分级
2.1 行政人力部提出档案分类分级及归档管理要求,明确档案的分类、保管方式、期限、移
交责任部门和密级等,编制《公司档案分类分级管理目录》,经行政人力部分管领导审批后,发各部门和项目公司执行。
2.2 档案种类包括,但不限于:
2.2.1 制度性文件:各项规章制度、管理办法等;
2.2.2 会议性文件:股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形成的材料、会议记录、会议纪要、会议签到表等;
2.2.3 计划性文件:企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等;
2.2.4 证件性文书资料:法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等;
2.2.5 汇报性文书资料:企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导相关发言及汇报材料等;
2.2.6 声像资料:外出学习、考察或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、影像资料等;
2.2.7 题赠性资料:上级领导、友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
2.2.8 技术性资料:各类工程图纸、竣工资料、验收资料等。
2.3 公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。
2.3.1 编号规则可按以下原则:如公司名+部门+文件编号+版本号,如:ESINO-YW-001 A/0,所有文件编号由同一人编号
登记管理。
2.4 保管期限:根据国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》,分为永久、长期、短期三种。
永久为50年以上,长期为15-50年,短期为15年以下。
2.4.1 永久:凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。
2.4.2 长期:凡是反映本公司一般工作活动,在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。
2.4.3 短期:凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料,列为短期保管。
三、档案归档
3.1 各部门及各项目公司依据《档案分类分级管理目录》,负责对本部门日常工作中形成的档案资料进行收集和管理,并编制部门《部门档案(文件/合同)管理记录目录》。
3.2 对于需要移交档案管理部门的资料,各部门应按要求进行整理后,并编制《档案移交目录》,按《档案分类分级管理目录》的规定及时向行政人力部/项目办公室档案室移交。
行政人力部/项目办公室对档案进行审核后签字,并按规定对档案分类、编号、归档。
各部门须每月底将档案目录备份至行政人力部。
3.2.3 档案移交要求:
3.2.3.1 移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双
方签字后各执一份;
3.2.3.2 归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立放在一起;最好提供电子档文件一并保存;
3.2.3.3 立卷时应概括而简洁地写好案卷标题,编制好案卷目录,并装订整齐;
3.2.3.4 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确;
3.2.3.5 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损;
3.2.3.6 声像档案的录制必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
3.2.4 档案管理部门应对各部门档案管理情况进行日常检查、监督。
四、档案资料的日常管理
4.1 公司档案管理人员须按照国家档案管理规定对档案资料进行立卷、标识和保管。
4.2 部门档案资料要登记详细信息,并编制《部门档案(文件/合同)管理记录目录》,以便检索利用。
包括纸质文档和电子文档。
4.3 文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件夹内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。
4.4 行政人力资源部或档案管理部门负责除财务类各类档案外的所有资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。
4.5 财务类的档案由财务部门负责归档与保管。
4.6 其他部门负责相关档案资料的临时保管并及时移交行政人力资源部或档案管理部门。
五、档案的使用与保密
5.1 借阅档案原件只限在档案室,不能带出,档案外借原则上只借复印件,档案使用申请部门须填写《档案借阅审批单》,按权限完成审批程序后,档案管理部门档案管理人员填写《档案借阅登记表》。
5.2 借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级。
5.3 借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续。
5.4 借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏。
5.5 外单位借阅档案,应持单位介绍信,并按档案密级经
相关领导批准后方能借阅,但不能将档案带离档案室。
5.6 外单位摘抄档案的(1-2级档案不允许复印或摘抄),应经相关领导批准,对摘抄的材料要进行审查、签章。
5.7 外单位摘抄档案的(1-2级档案不允许复印或摘抄),应经相关领导批准,对摘抄的材料要进行审查、签章。
5.8 档案管理员和借阅人员,要负责做好档案的保密工作。
5.9 对已到保密期限的档案,经行政人力部经理或档案管理部门同意后解密,并对解密档案作一般档案管理。
5.10 员工离职时,对已形成的档案资料或所借阅的档案应办理移交手续,经行政人力部经理或档案管理部门审查无误签字后,才能离职。
六、档案销毁
6.1 档案管理部门对已失去利用价值的档案,申请销毁,销毁时,行政人力部必须写申请销毁报告,编制《档案文件销毁审批清单》,经部门负责人审核,行政人力部分管领导审批确定,一级档案须报总经理审批。
经批准销毁的文件应留存半年,确无保存价值后再销毁。
6.2 执行销毁任务时,必须由行政人力部、法务主管和相关部门代表组成的监销人员监销,监销人不得少于三人,并在销毁目录上签字。
最后,把销毁目录和批准手续文件一并存档备查。
七、附件
7.1 相关表单(见附页)相关表单
3-档案移交目录.do
c
4-档案借阅审批单.
doc。