某香料工业有限公司运行流程图

万邦香料工业
运行流程
一、预算运行流程
1、为保证董事会批准的年度财务预算能够完满实现，必须依据年度预算逐月编制月度预算，对预算总目标进行层层分解，把指标落实到基层和责任人，努力提高预算的执行力；
2、每月24日召开下月预算计划会议，下达各部门的工作任务，财务部应在29日将经批准的财务预算下发到车间、部门。

3、每月10日召开上月生产经营、部门管理工作总结会议，调整各部门的工作任务；
4、生产车间及部门按调整后的生产经营计划和工作任务进行统筹安排，切实将生产经营计划和工作任务进一步细化和分解到每周、每天，确保计划的完成。

二、计划采购流程
（一）、工程项目用材料（设备、钢材等）的采购
生产用工程设备、钢材的采购，由工程设备部根据月度预算和《工程项目审批表》填写《物资采购申请表》送物管部审核，报分管副总或常务副总审批，将《物资采购申请表》报销联、采购联送采购部；将《物资采购申请表》仓库联送物管部，工程造价部联送工程造价部；万元以上的单项设备和工程项目，必须由工程设备部编制技术标准和参数要求，并提出
设备购置意见；工程造价部应全程参与工程设备招标和市场调研，采购部填写《物资采购比价单》，由工程造价部审核、报分管副总、总经理批准，与供应商签定合同。

设备、工程项目（设备、钢材等）的报销，由部门经理、分管副总、工程造价部签字、总经理、董事长审批报销。

（二）、主要原材料、包装材料、煤炭的采购
1、生产部按照公司对月度生产预算的安排和商务对产品销量、质量、交货日期的要求，根据原料现有库存量，每周进行计算平衡、确定原料采购质量、品种、到货日期，编制《采购通知》一式两联，由部门经理签字、送物管部审核、报分管副总、常务副总批准后及时送采购部、工程造价部；
2、生产部如不及时下达的，造成原料、包装材料、煤炭脱节由生产部负责；采购部接到《采购通知》后，应及时落实货源，如不能按生产部要求完成的，造成原材料、包装材料、煤炭脱节由采购部负责，《采购通知》下达时应一式两份，由生产部下达签字后，送到采购部并签字，注明交接时间、接收人，明确责任，如部门经理不在（可由授权人签字）；
3、采购部根据经生产副总审批的《采购通知》的要求(质量、数量、时间要求等)，结合现有库存情况确定采购量（由物管部审核采购量），填写《采购单》进行原料、包装材料、煤炭的采购比价工作，要做到货比三家(同样物资比质量、同样质量比价格、同样价格比信誉)，及时落实货源，确定供应商，并由部门经理签字、工程造价部审核，分管副总审批后，与供应商签定合同（送相关部门审核）。

（三）、五金、零配件的采购
1、动力设备车间、生产车间按照生产设备台帐，按月度预算、设备月度维修计划（预算）和单台设备维修计划，结合生产设备实际运转情况，于每月24日前编制《物资申购单》，并注明所购五金、零配件的采购质量（生产厂家，技术指标）、数量和时间，经部门经理签字，送物管部审核（审核所采购的物资仓库库存情况，确定所购数量）、报分管副总审批，将《物资申购单》报销联、采购联送采购部，仓库联送物管部，工程造价部联送工程造价部；
2、采购部在接到《物资申购单》后应根据《物资申购单》的要求进行合理安排采购工作，工程造价部接到《物资申购单》应及时地进行询价，采购部根据市场调查情况填制《物资采购比价单》，比价单位一般不得少于三家，经工程造价部审核签字，分管副总审批。

原则上一般备品备件市的应在2日采购到位，外埠的应在4日采购到位，急件应在当日采购到位；
3、生产中急需五金、零配件应根据生产需要及时申请填报《物资申购单》（一般在当日）；技改项目由工程部根据公司技改方案以及工程进度要求及时填报《物资申购单》；
4、物管部根据常用物资耗用量制订合理库存定额，对易耗物资（罗栓、罗帽、锯条、电焊条、黄油、漆刷、砂纸、丙烷气、氧气等）每月填写《物资申购单》经审批后交采购部，及时补库保持合理库存量；
（四）、化学试剂的采购
品控部按月度预算编制《物资申购单》，由部门经理签字、物管部审核、分管副总签字、常务副总审批、将《物资申购单》报销联、采购联送采购部采购，仓库联送物管部，工程造价部联送工程造价部；
（五）、劳保用品的采购
人力资源部按月度预算编制《物资申购单》，由部门经理、物管部审核、分管副总审核，将《物资申购单》报销联、采购联送采购部，仓库联送物管部，工程造价部联送工程造价部；
（六）、办公用品的采购
办公用品的购买由各部门、生产车间根据月度预算于每月24日前报行政部，行政部统一汇总编制《物资申购单》，行政仓库保管核对《物资申购单》数量（是否超定额）并与现有库存数量核对后在《物资申购单》上签字，报分管副总批准，将《物资申购单》发票报销联、仓库核对联、采购留存联共三联送交采购部；
五金、零配件、化学试剂、劳保用品、办公用品的采购在采购部接到《物资申购单》后应根据《物资申购单》的要求进行合理安排，在采购当日（以上报时间为准）通知工程造价部共同参与市场调研（工程造价部必须在一日完成审计工作），并由采购部根据市场调查情况填制《物资采购比价单》，比价单位一般不得少于三家(同样物资比质量、同样质量比价格、同样价格比信誉)，《物资采购比价单》经工程造价部审核、分管副总签字后报总经理审批。

原则上一般备品备件市的应在2日采购到位，外埠的应在4日采购到位，急件应在当日采购到位；
三、物资验收流程
（一）、主要原料、包装材料、煤炭验收
1、采购部在原料、包装材料、煤炭到库之前，至少提前一天通知物资管理部安排库容，做好接收准备。

采购物资应尽量安排在下班之前进入公
司，如遇特殊情况在下班后到公司的，由物资管理部安排加班卸货，但甲醇、丙酮、异丙醇、苯酚危险品夜间（指天黑后）原则上不得分桶灌装卸载，特殊情况需经分管副总批准后安排装卸。

2、原材料、包装材料和煤炭的验收必须要有送货单；
3、保管人员接到送货单后，要认真查看《物资申购单》的容与《送货单》容是否一致，符合要求后安排验收；
4、采购员应持《产品出厂检验单》、《产品合格证》等及时到达现场并配合仓库保管员按《物资申购单》要求进行质量和数量验收；
5、在接收前，物管部要求车辆停靠在指定的卸货区域，并对运送物资的车辆和所卸材料的清洁卫生情况进行检查。

如有污染不清洁等，暂不安排卸货，并及时向相关部门反映进行处理，直至符合卫生清洁要求后再安排卸货。

6、物资管理部保管员应在半小时完成《报验通知单》填制手续（要有报验时间记录），通知品控部进行质量检验。

化验合格后，方可安排卸货。

对原材料取样后的个体需要做标识的，化验合格后要把取样过的货物袋口扎紧，以防泄漏。

7、品控部须在规定时间完成抽样化验，并主动及时向采购、物管出具《原料质量报告单》反馈质检结果。

品控部必须按ISO9001的原则，质检不合格一律不得入库，如确需让步接受的，由品控部填写不合格品处理单，采购部应进行纠正措施及原因分析并阐明让步接收的初步意见，经生产副总、常务副总、总经理签字同意让步接受的意见后，报董事长批准方可办理入库手续。

8、卸货前对准备存放材料的库位、垫板和接收的容器以及管线进行认真检查，达到卸货存放的要求，确保材料安全。

9、卸货接收过程中保管人员要对卸货现场进行全面的管理，对卸货接收的区域、码头（煤炭）、管线和容器进行认真地巡回检查（不得离开物料现场）。

10、对带有外包装的原材料和包装材料，要认真核对品种、规格、代码、批号和数量。

认真检查有无脏污及损坏、是否受潮及材料与送货单是否相符，如有材料受损、脏污、受潮和不相符的，要分开堆放，并及时向相关部门反映处理。

11、卸货人员要做到文明卸货，不得抛掷，按保管人员要求进行卸货、转运和堆放。

12、对送货车辆人员不配合的，要及时向归口管理部门反映并协调、处理。

13、保管人员对自己无法处理的问题，要及时向物管部经理报告，在有明确的要求以后再行安排。

14、对散装液体原材料直接卸入接收容器的，保管人员在卸货前要通知相关负责人员到场共同进行接收，并及时办理交接手续。

15、物管部保管员应根据采购部提供的并经审批的《物资申购单》仓库联、《客户产品送货单》、《产品出厂检验单》、《产品合格证》等进行认真检查核对材料名称、数量(重量)、规格、计量单位与随货同行联等票据是否相符，不符的应拒收。

16、原料检验合格后，物管部应及时按规定组织卸货，一般情况4个
小时卸完，特殊情况不超过1天，卸货时间需要超过一天的必须向公司分管副总汇报。

固体原料在客户没有异议的前提下卸货与检验取样同时进行，以保证取样的客观性和公正性，并尽量减少供应商送货车辆在厂滞留时间。

17、物管部保管员收到合格质检单后进行过磅或点数，按实收数量填写《入库单》。

《入库单》上必须写明供货单位、物资名称、规格、计量单位、数量(重量)、单价、金额、入库时间、票据、并由保管员、采购员、物管部经理签字。

18、物资管理部保管员依据质检单、磅单、入库单在当日下班前登记物资明细账。

（二）、设备、钢材、五金、零配件的验收
1、采购物资进厂后，采购员应持《物资申购单》仓管联及时到达现场并配合仓库保员按《物资申购单》要求进行质量和数量验收工作，否则物管部拒收；
2、检查《物资申购单》、《计划采购单》与《送货单》所订货物是否一致；
3、钢材需过磅的由仓库保管员和仓库监磅员共同监磅，过磅称重；合同规定不过磅的钢材的验收按有关验收标准执行；设备、五金、电器应清点数量；
4、仓库保管员要检查采购物料的品名、规格、批号、数量、生产单位与《物资申购单》是否一致，电器产品需对方厂家提供产品合格证和生产许可证，钢材要有质量保证书；
5、保管员检查物料外包装，应牢固完好、无破损、无受潮、无污染、
无混杂；
6、设备、电器仪表、化学试剂、五金的验收工作由采购员通知设备员、电仪员、工程部等分管项目工程师共同参加；五金零配件的验收由机修、生产车间相关人员参加；化学试剂由品控部负责人验收，验收人员（指定人员）必须及时到达现场，参加事前控制；钢材验收合格后，仓库保管员与监磅员同时在入库单上签字，货物验收完毕后仓库保管员、采购员当场在所有入库单签字；
7、凡有以下情况之一者应拒绝收货；
（1）、到货与《物资申购单》不符的（特殊情况除外）；
（2）、物料标识不清的；
（3）、外观破损的物料；
（4）、无送货单，所需提供的手续不全的。

（三）、劳保用品的验收
采购物资进厂后，采购员应持《物资申购单》及时到达现场并配合安全环保部、人力资源部、仓库保管员按《物资申购单》要求进行质量和数量验收工作，所有验收人员必须全部到达现场，验收合格后在《入库单》上签字，否则物管部保管员有权拒收；
（四）、办公用品的验收
采购物资进厂后，采购员应持《物资申购单》及时到达现场并配合行政部勤、相关部门按《物资申购单》要求进行质量和数量验收工作，验收合格后在《入库单》上签字，否则行政部勤有权拒收；
四、采购物资退货运作流程
1、物资采购应严格按购货合同中规定的产品质量进行采购；
2、对生产车间已经领用安装、而且使用的采购物资、五金配件等，在使用中发生质量问题，车间应及时的拆卸下来，并通知采购部到达现场，同时及时与供应商进行联系；
3、生产车间将拆卸下来的五金配件应及时查阅设备维修档案，进行认真的分析研究，查明原因；
4、属于安装质量人为事故的，应由相关责任人给予赔偿；
5、凡是在质保期围的五金配件，而且不属于安装质量事故的，应及时与采购部进行联系并办理生产退库手续，书面出具采购物资退货单，详细说明配件的安装、使用情况及存在的主要问题，并由生产车间及相关人员进行质量鉴定签字（采购物资退货单一式四联，生产一联、采购一联、客户一联、仓库退货一联）；
6、采购部接到生产车间的采购物资退货单后（报告上签字），应及时与供货方取得联系，说明情况，协调处理相关事宜；
7、属于配件质量的，应严格按购货合同中规定的质量条款进行处理，配件的采购人为配件质量追踪的责任人。

处理不到位的由采购人员负责赔偿。

五、物资领用流程
1、领料部门填制《领料单》，领料单必须严格实行一料一单制，容注明领料单位（领料部门、生产工段）、用途（用在何处、维修的机器设备名称）、所领物资名称、规格、数量(重量)大写、单位、制单人、领料人，领料单应填写工整，数量不得涂改，经责任人（车间主任）审批后交物资管
理部；
2、物资管理部保管员、行政库（办公用品）凭手续齐备的《领料单》办理发货手续（手续不完备不予发货）。

保管员应在领料人在场时用大写填写《领料单》中的实发数；
3、物管部仓库铲车工将生产原料发货送到生产现场时，应由生产车间的当班班长在领料单第二联《仓库发料记录》和第三联《仓库退回领料部门》上签字（第二联签字后由仓库带回记账、第三联由班长签字后交车间核算员作为核算依据），以确认数量和质量；
3、仓库保管员、行政库保管员应根据实际发货数量及采购价格（按加权平均法）进行领料单的划价工作；
4、物资管理部保管员每日下班前应把原材料《领料单》财务联送交财务入账；
5、行政部勤应在每月五日前将各部门的领料单进行整理汇总，并送相关部门签字认可后，送控部作为办公用品核算的依据；
6、生产车间因产品转换或月末盘点所结余的原材料必须办理退料或假退料手续(用红字冲回，同时开蓝字领料)，并在半个小时通知财务部、物资管理部共同参与盘点。

因特殊情况生产厂不能履行正常手续的，保管员请示物资管理部经理后酌情办理，但用料部门次日必须补办完手续；
7、仓库每天必须根据当天发生的《入库单》、《领料单》、《出库单》(或提货联)等登记库存材料明细账，及时反映物资的结存情况，每月20日由财务部牵头对仓库库存物资进行盘点核对，确保账账相符、账实相符；
8、公司生产部根据掌握的信息及时编制原料采购、领用、结存情况日
报表并分类存档。

六、计划生产流程
1、公司生产部在下达采购计划的当天应同时签发《生产通知单》，将生产计划下达给生产车间。

2、生产车间接到《生产通知单》后做好生产的准备工作。

3、生产车间办理领料手续（办理一天的生产耗有量），由仓库发料到现场时应由生产车间的当班班长在领料单第二联《仓库发料记录》和第三联《仓库退回领料部门》上签字（第二联签字后由仓库带回记账、第三联由班长签字后交生产车间核算员作为核算依据），以确认数量和质量；
4、生产车间在产品调配好后应及时向化验室报验样品。

5、化验室接到样品后立即进行化验并在二小时将结果反馈至生产厂。

6、生产车间接到化验合格通知后，当天应凭生产流程单、质检单将产成品解交入库。

7、公司生产部应每天跟踪生产过程，直至货物入库。

8、产成品入库后，公司生产部应及时通知商务部。

9、公司生产部负责与单证、物管协调商检工作。

七、自制半成品和产成品验收流程
生产车间向物资管理部交付产成品和自制半成品（超过生产车间储备能力的桶装溶剂和中间体），入库手续需有完备的《产品生产流程单》和品控部的《化验质检报告单》，由物资管理部保管员逐桶过磅确认数量(重量)，验收后填写《入库单》（其中记账联应于当日交财务部）。

八、商品发出流程
1、商务部按合同及客户要求及时填制《货物发运通知单》，《货物发运通知单》一式三联，第一联存根、第二联计划、第三联物管部，由经办、部门经理签字、分管副总审批；
2、公司计划员根据经审批的《货物发运通知单》，确认生产流程单号和批号后，将签批的《货物发运通知单》送交物管部。

3、物管部收到经审批《货物发运通知单》后，按要求及时组织备货并粘贴唛头。

4、计划在送交《货物发运通知单》给物管部的同时进行车辆调度，并及时跟踪产品的入库情况，根据商务要求及时安排车辆，做好发货前的一切准备工作；
5、计划员按《货物发运通知单》的要求及运输公司的车辆调度单（驾驶证、复印件各一份）开据《商品出库单》，此单一式七联（第一联存根、第二联财务记账、第三联仓库记账、第四联收货单位仓库记账、第五联发货单位回执、第六联运费结算、第七联出门证），由开票（联系）人签字、驾驶员签字（注明车辆牌号）后，撕去第二联至第七联由驾驶员送交财务盖章；第一联存根联由开票人保存，并把《货物发运通知单》、运输公司的《车辆调度单》（驾驶证、复印件各一份）粘贴在存根联后面，作为货物发运和车辆运输的依据（要妥善保存、便于追踪）；
6、驾驶员送《商品出库单》第二联至第七联到财务盖章后，财务留下第二联，作为财务库存商品发出的记账依据，第三联至第七联由驾驶员送交物管部发货；
7、计划员应跟踪现场发货情况、物管部（成品库）在发货时要确定
发货商品（产品生产批号）、《货物发运通知单》、《品控质检单》相一致时才能发货，一般商品应在四小时装车结束；装车结束后由物管部保管员在《商品出库单》第三联至第七联发货人处签字并盖《发货专用章》，留下第三联仓库记账联作为商品发货的记账依据，第四联至第七联由驾驶员带走；
8、车辆出门时驾驶员应主动出据《商品出库单》出门证第七联，并主动配合门卫点验数量与《商品出库单》是否相符，准确无误后门卫放行，运输车辆必须在当天离厂；
9、门卫将《出门证》按日期顺序整理，月末交行政部，由行政部交企管部审计存档。

10、驾驶员将商品运到收货单位仓库卸货后，应在《商品出库单》第五联发货单位回执、第六联运费结算上签字并盖章（两者必须同时具备），并由驾驶员带回送交计划；第五联发货单位回执作为公司与客户结算货款的依据，第六联运费结算作为运输公司结算运费的依据；
11、计划及时跟踪产品运输和到达地情况，每月末负责清算当月运费。

九、商务销售运作流程
（一）、商务合同签定
1、商务人员学习、了解本公司产品的基本知识，掌握产品性能和特点；
2、与客户进行洽谈，主要标的：产品名称、产品质量、产品规格及型号、产品报价、付款方式、交货时间、产品包装等，将洽谈情况向分管领导汇报，经批准后反馈客户；
3、与客户达成一致后，按要求签定销售合同，对销售合同进行审核，报分管领导签批盖合同专用章（盖章），将合同传真给客户，客户加盖合同
章后回传合同成立。

（二）、合同执行及货款回笼
1、按合同要求填写《货物发运通知单》，报分管领导签批，财务审核；
2、计划根据《货物发运通知单》的要求，通知生产、物管进行产品准备，并安排发运；
3、商务跟踪货物到达情况，根据公司的《商品出库单》回执联（要求签字并盖章）的实收数量，并按合同有关要求填写“开具增值税发票通知”，报分管领导签批后交财务开票，用EMS快递给客户，跟踪到票情况，跟踪货款回笼情况，货款回笼后本票合同执行结束。

即：经办人→分管领导→财务→计划发运（邮寄发票）。

（三）、合同管理
1、经办人合同签定后，交商务、财务各一份，供其存档备案、开票、发运；
2、合同执行完毕，经办人将合同与“货物发运通知单”、“开具增值税发票通知”各留存一份，按季（或半年度）进行归类，自行存档保留。

十、劳保用品购置及发放程序
1、人力资源部按公司劳保用品规定发放，按生产工段、班组、部门设置劳保用品登记台帐，登记员工劳保用品的发放情况；
2、劳保用品的申购由人力资源负责、分管副总签字、总经理批准，然后交采购部办理采购入库手续，劳保用品由安环部验收；
3、车间、部门根据公司劳保用品发放规定开出领料单交部门领导审核、到人力资源部审批并登记发放台账；
4、领用人凭审批后的领料单至仓库领用。

十一、计算机购置、更新、维修流程
1、公司网管员负责计算机的正常维护和保养；
2、计算机需要更新、升级、添加或更换配件，由部门提出申请，网管监定签字、分管副总审核、总经理审批；
3、申请需报总裁批准后方可交网管采购，并附在发票后面报销
十二、工程设备安装、油漆、保温等工程施工及维修项目运作流程
1、由工程设备部根据工程设备安装、油漆、保温等项目立项审批表，提出工程容，确定标点；
2、根据工程标点确定招标方案，由工程设备部、工程造价部等部门进行公开招标，确定施工单位并报分管副总、总经理审批；
3、工程设备部草拟合同，送工程造价部进行合同审核，返回工程设备部修改，工程设备部合同签定。

4、项目工程师负责工程现场施工图绘制，然后进行施工材料计算，填制《物资申购单》送给物管部审核后，由分管副总、总经理审批送采购部采购；
5、项目工程师是工程项目的第一责任人，参与项目施工的全过程，进行生产及工艺方法指导，监督施工单位安全施工、文明施工，对工程施工质量负全质；
6、工程设备安装、油漆保温、基建维修等项目的验收，必须严格按照工程施工合同的质量要求进行，按工艺施工、技术操作和工艺参数进行严格检查，是否符合工艺、安全要求，验收时须有相关项目负责人，工程设。