公司证照、证书管理办法

公司证照、证书管理办法

1、目的

为了规范公司证照、证书的管理和使用等过程，特制定本办法。

2、范围

公司全体员工。

3、定义

证照：公司企业法人运营所必须的文件，特指企业法人营业执照、组织机构代码证、国税登记证、地税登记证、银行开户许可证、土地证、房产证。

证书：外部机构针对我司或公司产品、设备等出具的代表特定资格、荣誉的文件，一般包括法人主体的证书、牌匾，公司产品、资产及设备等的检验报告、证书、牌匾。

4、管理制度

4.1、登记

对于公司新获得的证照和证书，办理部门或接收部门须及时携带原件在运营管理部进行登记（见附件1），运营管理部对复印件、扫描件进行备案。

4.2、设定管理部门

运营管理部组织设定相关证照、证书的管理部门。

证照管理部门负责证照、证书的管理，包括保管、使用、维护等工作。

4.2.1、证照

营业执照、组织机构代码证、房产证、土地证由运营管理部负责管理。

国税登记证、地税登记证、银行开户许可证由会计核算部负责管理。

4.2.2、证书

一般情况下，公司法人主体、产品证书由科技项目部管理，设备证书由设备使用部门管理，党、团、工会证书由人事行政部负责管理。

4.3、保管

证照、证书需放置在环境干燥、安全并且较隐蔽的地方，除保管人员外，其它人员不能轻易取得。

保管部门需保持证照、证书整体干净、整齐和完整，不影响美观和使用。

运营管理部每年一月份根据《证照登记表》明细对证照的保管情况进行检查。

4.4、借用

4.4.1、证照

证照原件、扫描件需经使用部门分管领导确认，复印件需经使用部门经理确认后，证照管理部门方可办理借出。

4.4.2、证书

证书原件、复印件及扫描件的借用，由证书管理部门自行负责并记录。

4.4.3、相关要求

对于复印件、扫描件借出，须在材料上清晰注明“仅供办理X业务”及有效期字样。

对于原件借出，借用部门需承担临时保管责任，且不得在借出期间利用证书作未经公司同意的非法操作，一经发现从重处理。

4.5、维护（包括年审和变更）

4.5.1、年审

证照、证书的责任部门负责按规定期限进行年审。

4.5.2、变更（包括变更、注销）

证照的变更需经董事会批准后方可办理。

证书的变更需经分管领导批准后方可办理。

证照、证书的管理部门需在要求或规定时间内完成维护工作。

4.5.3、相关要求

年审、变更过程中提交的所有材料，由管理部门自行存档。

年审、变更工作完成之后，责任部门必须及时通知运营管理部登记，运营管理部对复印件、扫描件进行备案。

运营管理部每年一月份根据《证照登记表》明细对证照的维护情况进行检查。

4.6、遗失

证照遗失必须立即告知运营管理部，并重新补办。

4.7、移交

证照管理部门变更时，原管理部门需主动及时告知运营管理部备案。

5、附件清单

附件1：证照、证书登记表

附件一、证照、证书登记表