有机产品文件和资料控制程序
有机产品管理体系文件控制程序
有机产品管理体系文件控制程序4.1 目的保证有机产品管理体系活动场所使用有效版本，以防止使用失效或作废文件。
4.2 范围适用于本公司有机产品管理体系中所涉及的文件、资料管理。
4.3 职责4.3.1 综合部是文件的归口管理部门，负责公司文件的制定与发放。
4.3.2 综合部负责外来文件的识别与分发。
5 工作程序5.1 文件要求5.1.1 有机管理体系文件包括：车间的位置图；形成文件的质量方针和质量目标；有机质量手册；标准所要求的形成文件的操作规程；有机加工的系统记录；组织为确保其过程的有效策划、运行和控制所需的其它文件。
5.1.1.2 公司的位置图公司的位置图应按比例绘制，并在图上注明：基地5公里范围内的行政图，标明周边工业污染源位置；车间的平面图，应标明加工、包装车间、原料、成品库房的分布情况，以及加工设备位置图。
5.1.1.3 有机管理手册其内容至少包括：公司简介；质量方针和质量目标；有机管理范围人员职责、权限、组织机构；有机加工、销售计划；内部检查程序；记录管理；跟踪审查管理；客户申、投诉的处理等。
5.1.1.4 有机管理文件应包括的操作规程指有机果酱加工技术规程；有机产品和常规产品生产中的隔离措施；有机产品与常规产品在加工中的隔离措施及防止有机加工过程受禁用物质污染的规程；有机产品原料收获、运输、加工、储藏等各道工序的管理规程；机械设备的维修、清扫规程；员工福利和劳动保护规程。
5.1.1.5 外来文件包括：国家法律法规、上级机关颁发的有关规定、法令、政策等文件；行业可直接引用或执行的规范、规则、技术标准；顾客提供的资料、来函及传真等。
5.2 文件管理5.2.1 文件的编号内部文件按如下形式编号。
A、手册公司名称代号YS/YJ-xxxx发布年月例如：YS/YJ-2010表示益寿公司有机手册、有机管理体系2010年发布。
B、其他管理体系文件编号部门代码-序号ZH-01表示综合部第一个文件；W-01表示外来文件的第一个文件。
家用空调技术文件和资料控制程序
空调技术文件和资料控制程序1 目的对与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系有关的技术性文件和资料进行控制，确保各相关场所使用的技术文件为有效版本。
2 范围本程序文件适用于家用空调部分所有产品的技术性文件和资料控制，包括外来的有关资料。
3 职责3.1 产品数据管理部负责技术文件和资料的发放、更改控制和管理；负责技术文件和资料的标准化；负责本程序文件的归口管理。
3.2 技术总监或其授权人负责技术文件、重要技术更改、标准化文件和技术图样（图纸）的批准；3.3 总工办负责组织技术文件和资料的编制；3.4 原材料检验部和成品检验部负责检验标准（规程、作业指导书）的编制；3.5 生产工艺部负责作业指导书和商检参数等工艺文件的编制；3.6 有关技术部门主管和项目负责人负责其它与项目有关的图纸（图样）、技术文件及其更改的审核；3.7 各相关部门负责本部门所使用技术文件和资料的管理，负责技术文件和资料的二次受控发放和管理。
4 工作程序4.1 技术文件和资料的分类4.1.1 技术文件和资料分为如下几类：a、技术文件和有关资料；b、技术图样；c、外部技术文件和资料。
4.1.2 技术文件和资料分为受控类和非受控类。
受控文件和资料加盖“受控”印章并注分发号。
4.2 技术文件的编制4.2.1 总工办按照《文件编写指导》及其它相关标准要求，组织相关部门编写技术文件，包括产品标准、技术图样、工艺文件、检验技术文件和资料控制规程等。
a、技术图样由国内、国外、电气技术部、特种空调开发部、新技术研究所编制；b、“作业指导书”和“商检参数”等工艺文件由生产工艺部负责编制；c、检验标准（规程、作业指导书）由成品检验部或原材料检验部编制；ｄ、其它技术文件由总工办组织相关部门编制。
4.2.2 产品数据管理部负责技术文件和资料的标准化工作。
4.2.3 新产品开发过程形成的样品技术文件（图样）及产品优化过程中使用的临时技术文件（图样）一律加盖“试用”印章并规定使用期限，必要时对制作数量做出规定。
医疗器械质量管理体系-文件和资料控制程序及记录
为确保与 QMS 建立、实施、产品生产创造、产品质量控制有关的文件和资料处于受控状态，保证有关场所能方便使用合用的有效版本文件。
合用于公司所有与 QMS 建立、 实施， 产品生产创造、 产品质量控制有关的文件和资料的管理与控 制。
3.1 总经理负责质量方针、质量目标、质量手册的批准发布。
3.2 管理者代表负责程叙文件、各种管理制度、记录表格的批准；直接引用顾客提供的图样/工艺文 件等外来文件的批准；特殊情况下“受控文件”的对外借阅、作废文件销毁的批准。
3.3 技术部负责法律法规文件的采集、识别、分发，办公室负责内部文件和资料的印制。
3.4 质量部负责程叙文件、管理制度、作业指导文件、记录表格的编制，相关职能部门负责本部门使 用的文件和资料的管理和控制。
4.1.1 文件和资料可呈书面或者电子媒体形式， 电子媒体形式的文件资料应有能防止丢失或者非授权写入 的装置。
4.1.2 文件和资料控制活动的内容包括：内部文件和资料的编制、审批、标识、发放、评审、更改、 换版；外来文件的识别、分发；文件和资料的使用、借阅、存档；作废文件的保留、销毁等。
4.2.1 各类文件和资料应格式规范统一、页面清晰，每一份文件均应有一个惟一的编号、发布前得到 审批。
4.2.2 文件编号执行《文件和资料编号管理规定》。
4.2.3 质量手册由质量手册编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准发布。
4.2.4 程叙文件和管理制度由主职部门参预编制，管理者代表审核，总经理批准。
4.2.5 作业指导文件由主职部门参预编制，技术部审核，总经理批准。
XX —QP —001 2022-A/0 共 5 页第 1 页XXXXXXXX 有限公司文件编号 版 本 号 页 号4.2.6 记录表格由质量部编制，部门负责人审核，管理者代表批准。
4.2.7 经审核批准后的文件和资料由公司办公室统一印制，并编制和保持《受控文件清单》。
4.3.1 所有与 QMS 建立、实施、产品生产创造、产品质量控制有关的文件和资料均为受控文件，都应盖受控印章表示其受控状态。
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序1 目的对本公司质量管理体系文件和资料的形成、发放、保存进行有效控制，明确管理职责，确保体系运行过程中所使用文件的正确性、统一性和有效性。
2 范围适用于本公司质量管理体系中所有的内/外部文件和资料，包括系统文件、技术文件、表单记录、相关资料的管理和控制。
本程序规定的文件类型不包括公司制定的行政管理类文件（如规章制度、管理规定等），但这些文件可以参考本程序的要求进行管理和控制。
3 职责3.1技术科：对公司内所有受控文件发放、回收、销毁及原稿保存等事项负总责；3.2质检科：对公司内所有表单记录的收集、分类归档、销毁和保存等事项负总责；3.3各部门：负责各部门内部相关文件的编制、使用和管理，详见表1。
4 定义4.1 按管理方式按文件管理方式，可分为“受控文件”和“非受控文件”。
4.1.1受控文件：文件的编制、发放使用、修改、作废等都受到控制的文件，文件的持有者会随时收到该文件的更改信息。
受控文件应有名称、版本号、修改状态、受控标志等。
如：手册、程序文件、管理办法、制度、法规、标准、规范、作业指导书、图纸、流程图、工艺加工卡等。
4.1.2非受控文件：文件发放后不控制其使用、修改、作废、处置的文件，文件的持有者不会收到该文件的更改信息, 非受控文件应有名称、编号等标志。
如：一般的计划、通知、日常记录表单（╳╳登记表、╳╳记录表等）、清单、宣传资料等。
4.2 按类型(内容或来源)按类型可分为“外来文件”、“系统文件”、“技术文件”、“表单记录”、“资料”等，见下表1。
表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理系统文件 方针、目标 总经理 高层管理 总经理质检科质检科 手册文件 质检科 高层管理 总经理程序文件 责任部门责任部门负责人总经理相关文件 责任部门责任部门负责人总经理技术文件 产品设计文件 技术科技术/质量负责人总经理技术科技术科 产品工艺文件 技术科技术/质量负责人总经理作业指导书 技术科生产/质量负责人总经理产品规范 技术科 技术负责人 总经理检验标准、规范 技术科生产/质量负责人总经理品质标准文件 质检科（采用）质检科负责人 / / 技术科表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理外来文件 客户提供设计文件技术科（采用）技术科负责人 / 供应商提供资料 供应科（采用）供应科负责人 / 法律/法规资料劳资财务科（采用）劳资财务科负责人/相关记录表单 责任部门 责任部门负责人/质检科质检科资料 责任部门 责任部门负责人/责任部门4.2.1外来文件：指取自外部的法规、规范或标准等，被本公司需要用来在质量管理体系运行中引用的文件。
IATF16949-2016程序文件-文控资料控制程序
文件与资料控制程序
文件 编号 版本/修订 生效 日期 页码
CAP-B-01
A/1 2018-10-08
4/5
工作流程图
工作内容说明和过程输入
过程输出
5.2 电子文件、档案的管理
为避免公司质量管理体系文件的意外丢失和因
工作所需，各部门资料管理人员应对以下相关
文件进行电子媒体备份件拷贝作业。
A）、一阶文件：质量手册
修订状态得到识别；文件使用部门应确保在使
用处可获得适用文件的最新有效版本，同时相
关部门应确保所发放的所有文件保持清新和易
于识别。
B．回收：作废的质量体系文件由文件管理部门
回收，并在所回收的文件上加盖“作废”印章。
C．销毁：将作废质量体系文件销毁。
5.1.6 质量体系文件的存档保管
受控文件清单
质量手册、质量体系程序和工作指导文件的保
如发现内容丢失，须重新补上；如内容有更改
时，必须在五个工作日内通知资料管理人员，
并将更改的电子媒体文件交资料管理人员重新
备份归档，旧的电子媒体备份件应立即删除。 各部门资料管理人员必须将备份的电子媒体统
一存在一个干净、干燥的、特定的地方
5.3 外来文件
外来文件由相关部门接收、评审、记录并加盖 “外来文件”章，若要发放到有关部门，则在 外来文件接收登记表
过程输出
5.1 质量体系文件
品质文书制定/休整/
5.1.1 质量体系文件的编制、修订/作废申请 报废申请书
质量手册由 TS 推进编制；程序文件由 TS 推进
组织，与质量体系要素有关的各职能部门分别
负责编写；作业标准由各部门结合作业活动的
特点和程序文件的控制要求，负责组织人员编 品 质 文 书 管 理 大 章
GBT19630有机管理体系文件记录控制程序
GBT19630有机管理体系文件记录控制程序1.目的建立各类文件记录颁布、更新、发放、回收、归档、保存、销毁等一系列管理标准程序，保证记录使用过程准确无误。
2.范围批记录、各类档案、台账等3.责任颁布部门、实施部门、实施者、质量技术部门对记录实施负责。
4.内容管理原则：文件、记录准确无误、使用最新版文件、批准使用的文件是一切“行为”的准则，具有“法律”效力，任何人无权任意修改，并必须严格执行。
4.1文件、记录的颁布、发放与回收4.1.1 颁布、发放：各类文件、记录复制核对无误，由制定人，审核人，批准人签字（签章）后即可生效颁发。
4.1.2每次颁发给各部门及收用人时，收发双方须在“各类文件发放记录、收回记录”上签字，并注明：文件名称、编号及发放份数编码、收件部门及收件人、收件日期、发件人。
4.1.3 新文件、记录生效使用，前版文件、记录必须交回。
4.1.2 回收：文件由于以下原因而宣布废止，停止使用时必须及时回收。
1）文件进行了修订，且新修订的文本已被批准使用，则原文件自新文件生效之日起废止，要及时回收。
2）文件发现错误，影响产品质量，必须立即废止，并及时回收。
4.1.2.1文件收回时必须在各类文件发放回收记录上签字，要注明：交回文件的名称、编号（版次号）及份数编号、交回部门及交回人、交回日期、收件人等。
4.2 文件、记录的归档4.2.1 所有各类文件的原件必须及时归档、备查。
4.2.2 文件归档后要及时填写归档记录，注明：归档文件名称、编号、页数、文件类别、文件的附件名称、页数（包括修订记录会稿单等）、归档部门、归档人，归档日期、收件人。
有机产品程序文件
XXXXXXX有限公司有机产品程序文件版本/修订状态：A/0受控状态：编制：审核：批准：2014年03月01日发布2014年03月15日实施XXXXXXX有限公司发布目录目录 (3)文件控制程序SZT/QP422 (4)有机生产基地建设原则SZT/QP425 (8)种子/种苗管理规程SZT/QP425 (9)有机油茶生产技术操作规程SZT/QP425 (11)堆肥操作管理规程SZT/QP425 (19)有机产品运输管理规程SZT/QP425 (21)有机产品包装规程SZT/QP425 (22)有机产品储藏规程SZT/QP425 (23)设备管理规程SZT/QP425 (25)防止有机产品被污染的操作规程SZT/QP425 (27)员工福利和劳动保护规程SZT/QP425 (28)质量记录控制程序SZT/QP426 (30)人力资源控制程序SZT/QP430 (32)内部检查控制程序SZT/QP440 (35)可追溯体系及召回控制程序SZT/QP450 (40)客户投诉控制程序SZT/QP460 (43)持续改进控制程序SZT/QP470 (44)证书和标志使用控制程序SZT/QP600 (47)防止有机产品被污染控制程序SZT/QP700 (49)文件控制程序1 目的编制本程序的目的在于保证文件的适用性、系统性、协调性和完整性，对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能及时得到并使用相应文件的有效版本，确保与质量管理体系有关的所有文件处于受控状态。
2 范围本程序适用于公司与质量管理体系有关的所有来自内部、外保的文件的控制。
3 职责3.1 人力行政中心负责本程序的全面贯彻和正确执行。
3.2 总经理负责公司质量管理体系文件和技术文件的批准。
3.3 管理者负责组织公司质量管理体系文件的编写、更改、控制。
3.4 质量部负责收集公司所有技术文件、标准，并予以控制。
3.5资料室负责所有文件的印发汇集、登记、编目、存档、保存、借阅、回收和作废处理。
CCC成套程序文件-文件和资料控制程序
CCC成套程序文件-文件和资料控制程序
文件和资料控制程序
1、目的
对文件和资料进行控制，确保在相关场所使用有效版本。
2、范围
适用于强制性产品认证所要求的文件和资料。
3、工作程序
3.1文件的编制和审批
质量负责人根据相关要求，编制符合规定要求的文件，并经总工程师审核、总经理批准后实施。
3.2文件的编号
TP-- 3C-××
文件序号
强制性产品认证文件标识
公司名称英文缩写
3.3相关文件编号
TBQ/XX-XX
年份
文件代号
3.2文件的发放
经批准实施的文件，质管办对生产车间、管理部门等发放相关文件，并列入TP-3C-02《文件的发放、回收记录表》中。
3.3文件的受控
文件分为“受控”和“非受控”两类，质管办在TP-3C-05《受控文件清单》内列出受控文件，并在封面上加盖“受控”印章。
而向顾客提供的文件为“非受控”文件。
3.4文件的更改
3.4.1当文件内容与质量管理和生产质量控制需进一步协调更改时，由质管办填写TP-3C-04《文件更改申请》，经总工程师批准后实施。
3.4.2文件更改时，应做好记录。
换发新版时，应收回旧版文件，防止非预期使用。
3.4.3文件更改的方式可采用换版、换页、局部修改等。
3.5文件的销毁
当出现有作废文件时，发文部门需填写TP-3C-03《文件销毁申请》，报总工程师批准后进行销毁，以防止作废文件的非预期使用。
管理文件和资料控制程序
管理文件和资料控制程序1 目的对与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。
2 范围适用于家用空调质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系有关的文件控制。
本程序中涉及的文件未作说明时一律指质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系受控文件。
3 职责3.1 品质管理部负责组织QMS/EMS/OHSMS/HSPM 一体化管理体系手册（以下简称“手册”）、程序文件和部分第三层文件的编写；负责所有受控管理性文件的发放、更改、回收控制和原稿保管；负责管理文件的归口管理；负责对各部门的文件管理实施指导和监督。
3.2 各部门负责本部门所使用受控文件的二次受控的盖章发放、更改、回收控制、管理；负责组织本部门所需体系文件的制定编写及修改。
3.3 管理者代表负责手册的审核；总裁负责手册批准；管理者代表负责第二层、第三层受控管理文件的批准。
4 工作流程4.1 文件和资料的分类、编号与受控形式4.1.1 文件和资料的总体分类：本公司体系文件总体上分为管理和技术两类，其划分原则如下：管理文件：阐明管理要求的文件一律划归为管理文件，它包括手册、程序文件、管理制度（规定）、管理细则、实施细则、XX 方法、XX 流程等；技术文件：阐明产品技术、工艺、检验及加工要求的文件一律划归为技术文件，如设计规范、技术图纸、工艺参数、技术标准、检验标准（规程、指导书）、作业标准（指导书、规程）等。
4.1.2 公司现有体系文件的分类一览表管理文件技术文件第一层（顶层）文件手册技术标准/规范第二层文件程序文件检验标准技术图样生产和检验作业指导书工艺流程图/工艺参数表技术/工艺更改通知第三层文件管理规定第三层文件生产和检测设备操作规程第四层记录4.1.3 所有与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系相关的文件均应纳入受控范围，并按照《文件编写指导》中的编号规定进行编号（公司体系文件的编号由品质管理部统一控制）。
401文件和资料控制程序
Q/JXTH X X有限公司企业标准Q/JXTH-QP-4-01-20XX文件和资料控制程序20 XX -11-20 发20 XX -11-25 实XX有限公司发布Q/JXTH-QP-4-01-20 XX前言本程序依据ISO/TS16949：2002标准要求编制。
本程序对与质量体系运行有关的文件和资料的控制作出了相应的规定。
本程序由总经办提出并归口。
本程序起草人：本程序审核人：本程序批准人：1 目的对质量体系运行有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用有效版本的文件。
2 适用范围适用于与质量体系运行有关的文件和资料的控制。
3 定义和参考文件3.1 定义3.1.1 受控文件：指对质量体系运行起重要作用的各场所有指导性的、作为依据的文件接受更改控制。
如质量手册、程序文件、作业指导书；此类文件必需在收回旧版本后，发放新版本，确保各使用现场得到文件的最新版本。
可加盖红色“受控”印章作标识。
3.1.2 非受控文件：指只具有参考性功能的、作为资料性质的文件，不接受更改控制。
此类文件不必标识，原版变更后，已发放非受控文件的版本可不跟踪修订，也可不予收回。
3.1.3 外来文件：包括适用的法律、法规文件，国际/国家行业有关标准，顾客的文件（含顾客对产品特殊要求的文件、顾客原图）等。
3.1.4 产品标准：包括紧固件的国家标准、由顾客图纸文件转化翻译过来的图纸文件、根据用户的需求由技术部设计的产品图纸。
3.1.5 工序卡片：零件复杂、精度高、加工工序多的产品由技术部编制工序用图，一般加注加工方法和检验方法。
工序卡片用于单个工序的加工和检验；工序短的简单零件，操作工和检验工已经洞悉其加工和检验方法，一般不再编写工序卡片和成品检验卡片，直接使用设计图纸进行加工和检验,但须编制相应的作业指导书。
3.1.6 操作规程：包括设备操作安全事项、设备的开动、根据监测数据进行参数的调整、各种随即情况的处置等需要用大篇幅图、文予予以说明的，一般写出详细文件，使操作者充分理解后再操作。
文件和资料控制程序
1.0 目的：为公司质量管理体系运行的相关文件和资料控制提供系统的指导，确保文件控制中心（简称DCC）有效作业。
2.0 范围：此文件适用于公司所有体系文件和资料的控制，涉及生产部，采购部，工程部，工模部，客服等职能部门。
2.1 质量手册2.2 程序文件2.3 工作指引、产品图纸、检验指引2.4 外部文件，如：国家/国际标准、客户图纸/规格及客户要求和标准2.5 质量记录(质量记录控制参照《质量记录控制程序》2.6 电子文件和数据，包括各类软件和系统登陆密码及文件和数据软拷贝2.7 公司内部其他管理文件如: 制度、员工手册3.0 受控方式：4.0 工作流程图受控方式外来文件内部文件受控方式盖“外来文件”章签名/《体系文件批准记录》盖“正本文件”章盖“正本文件”章盖“受控文件”章盖“受控文件”章5.0 工作流程图及职责：5.1 文件新增,修订或废止的发起5.1.1 公司内任何人均可提出新增或修订文件，但必须征得本部门和文件拥有部门负责人的同意;5.1.2 只有文件的拥有部门才可对其所发行的文件提出废止;5.2 文件的新增和修订5.2.1 管理者代表负责质量手册/质量方针/质量目标的修订;5.2.2 使用部门负责所需文件的起草的修订;5.2.3 新增和修订文件时，须确保文件既符合ISO9001要求，又符合公司实际运作要求;5.2.4 文件应使用DCC受控的格式，并在修订时注明修订历史;5.2.5 文件版本格式为：A,B,C,……X,Y,Z等，如Z版还需升级则可重新编制版本为A，依此类推;5.3 文件的批准和受控5.3.1 质量手册/质量方针/质量目标直接由总经理在原件上签名以示批准，按“正本文件”受控;5.3.2 程序文件由主管该程序的部门负责人制定，并填写《体系文件批准记录》表，送交相关部门负责人实施审核，最后由管理者代表或总经理批准，按“正本文件”受控;5.3.3 生产/品质部门制订的产品图纸、工作指引、检验标准、控制计划等操作性指引，制作后直接交相关职能的工程师审核，由发文部门负责人批准；产品图纸和工作指引由品质工程师或以上人员审核，检验标准和控制计划由生产工程师或以上人员审核，直接在原件上签名以示审核/批准；原件按“正本文件”受控，复印件按“受控文件”受控;5.3.4 其它管理职能，如采购，物控，仓储，财务，人事，市场等使用的文件或制度直接由该部门审核，总经理批准；必要时，填写《体系文件批准记录》表，经相关部门负责人实施审核，再予批准；原件按“正本文件”受控，复印件按“受控文件”受控;5.3.5 市场部收到客户图纸及技术规范，交工程部确认，经DCC盖蓝色“外来文件”印章，并签名，以示批准；工程部确认可正式发行的，DCC对原件按“正本文件”受控，复印件按“受控文件”受控；如不可正式发行，仅供样板制作或其它用途，按“参考文件”受控；涉及工程更改，按《工程更改控制程序》执行;5.3.6 其它部门收到的外来文件，如国际或国家标准，由主管的部门确认，经DCC盖蓝色“外来文件批准章”，并签名，以示批准；原件按“正本文件”受控，复印件按“参考文件”受控;5.4 文件的分发和回收5.6.1 所有经批准的文件均由发文部门提交给DCC分发，并在《文件分发一览表》中记录； DCC将文件及时发放到相关部门/人员;5.6.2 质量手册和程序文件不再发放受控文件，使用时可直接在DCC公共磁盘中查看;5.6.3 文件使用部门在接收经更新的文件时，必须将盖有“受控文件”印章的旧文件退回DCC，并做好回收记录;当参考文件涉及版本更新时，也须将旧版本文件退回DCC，并记录;5.6.4 DCC应编制并维护，应包括文件最新版本编号，文件编号及文件名称和发文部门;5.6.5 因破损而重新领用的文件，应收回原来的旧文件；因丢失而补发的文件，在其部门负责人签发后，经管理者代表批准，可重新发放，不得自行复印受控图纸;5.5 文件的保管和维护5.7.1 所有经DCC发放的文件须保留正本，无论是否已作废;已作废的正本应盖“失效文件”印章，在DCC保留3年; 已失效的受控文件及参考文件须以明确的方式识别，如划线/盖章，以防误用;5.7.2 DCC负责正本文件/国际和国家标准的保管和维护；使用部门负责所使用受控文件的保管和维护;5.7.3 文件保管场所应防火防潮防盗;5.7.4 所有文件的电子档案均存放于DCC公共磁盘的分目录中，由DCC随时更新;5.7.5 任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索;5.7.6 失效文件的再次启用必须由相关部门重新评审;5.6 文件的培训5.4.1 参加审批的人员和使用部门均可提出培训要求，由文件起草部门负责相关的培训;5.4.2 生产现场的各类工作指引和规范必须在正式生产前完成培训;5.7 文件的评审4.5.1 公司通过持续的内部质量体系审核，以及通过培训和操作中的使用对文件实现评审;6.0 参考程序：6.1 质量记录控制程序7.0 附件印章类7.1 “正本文件”印 (蓝色)7.2 “受控文件”印 (红色)7.3 “参考文件”印 (红色)7.4 “失效文件”印 (红色)7.5 “外来文件”印 (蓝色)。
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT1.目的为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。
2.适用范围适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。
3.定义文件分类：红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。
一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。
二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。
三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。
（D）：检验标准、产品规范。
四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。
临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。
外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。
文件分为受控文件及非受控文件：受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。
包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。
非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。
4.工作职责文件的审查、批准权限为：文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。
文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。
5.工作程序图：6.程序说明体系文件的制定（编号、内容框架、格式要求）、发布应严格控制，禁止无编号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用。
文件制定的要求：类文件：公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的QEO 体系标准要求制定。
有机产品管理体系记录控制程序
有机产品管理体系记录控制程序7.1 目的对记录进行控制，以证明产品、过程符合要求和有机产品管理体系有效运行。
7.2 范围适用于产品实现过程及有机产品管理体系运行中记录的控制。
7.3 职责7.3.1 综合部综合部是记录的归口管理部门，负责制定记录格式，建立记录清单，并保存所有记录档案。
7.3.2 其他部门各部门负责各自记录，在每年2月之前将上一年的记录整理交综合部归档。
7.4 工作程序7.4.1 记录要求A、公司、各部门、车间必须按有机产品标准要求建立并保持记录。
记录属实填写，并保持应清晰，保存良好。
B、有机产品记录至少应包括以下记录种类：最后一次使用禁用物质的时间及使用量；加工记录，包括原料购买、加工过程、包装、标识、储藏、运输记录；车间有害生物防治记录和加工、贮存、运输设施清洁记录；原料和产品的出入库记录，所有购货发票和销售发票；标签及批次号的管理等。
7.4.2 记录控制7.4.2.1 记录的空白表格由综合部负责设计、发放，编号，确保各有关场所得到相应的记录表格。
7.4.2.2 记录的标识与编号YJ—XXXXX序列号有机7.4.2.3 记录的填写要求记录由所在岗位有关人员负责填写，填写须及时、准确，字迹清晰，内容完整。
记录不得随意更改，需勘误时，应在原错误位置划一横线，将正确记录写在适当位置，并签署姓名。
A、记录应妥善保管，存放于通风、干燥处，以防止丢失或损坏。
B、综合部负责办理借阅事项，借阅人应按时归还、不得涂改、损坏。
C、各种记录保存期：有机产品记录、农事日记：5年D、对过期的记录交由综合部销毁，保存销毁记录。
F、记录可以呈现为任何媒体，如以磁盘为存储介质时，必须同时备份2份，保存于不同地点。
7.5 记录记录清单。
有机产品记录控制程序
有机产品记录控制程序（GB/T 19630.4-2011）1 目的和范围1.1 目的对整个有机生产质量管理过程中涉及的所有记录进行规范管理和有效控制，以确保体系有效运行和有机油茶籽生产相关活动和服务的可追溯性及记录能够按照规定要求进行收集、归档、保存，便于检索和使用，为采取纠正和预防措施提供依据，特制定本程序。
1.2 范围本程序适用于DXC公司有机油茶籽生产质量管理体系运行中的各种质量记录和所有的记录控制。
2 职责1 记录由内部检查员和各使用部门共同设计；2 相关部门、各基地及相关人员负责管理、保存职责范围以内的生产运行记录，管理体系运行方面的记录由办公室统一管理和控制。
3 程序3.1 记录的种类a、管理体系运行符合性记录b、产品符合性证实记录3.2 记录的编码记录的标识按《文件和资料控制程序》执行，如果同一记录用在不同的生产管理工作环节，在记录编号后面加英文大写字母识别。
3.3 记录的格式由内部检查员和各部门共同设计记录格式，报有机油茶籽生产管理者代表审批，办公室保留样本。
3.4 记录填写a、记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应说明理由，并将该项目用单杠划去；各相关内容的负责人签名不允许空白；b、如因笔误或者计算错误要修改原数据，应釆用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，更改人姓名及日期。
c、所有记录均应及时填写，不得过后补记。
d、不按要求填写记录，使用部门有权拒收。
3.5 记录的发放、回收、保存、管理a、办公室根据程序文件和操作规程的要求汇总“记录清单”，于每年年初以作业文件的形式,向各记录部门和个人发放记录,并填写《记录领用登记表》;并把所有记录，依日期整理好，以便检索；所有的记录应保持清洁，字迹清晰，各部门按规定保存记录；b、有机生产管理记录应至少保存5年；c、办公室每年要检查一次各部门记录的使用、管理情况。
3.6 记录的贮存a、各部门负责需要归档记录的保存。
文件和资料控制程序
2.2 质量管理部负责质量管理文件、验收规程的归口管理控制；负责仓库日常管理文件及出入库
存记录的管理控制。
2.3 业务部负责采购文件、供方相关资料的归口管理控制；负责顾客的各种证照、销货记录等资 料的归口管理控制。
2.4 储运部负责医疗器械储存和运输过程的质量管理工作，对采购计划范围内来货进行接站，完 善交接手续。
容，在更改处注明更改标记 a)、b)、c)……，并填写更改标记栏（在内页下方），注明更改标记、
更改日期、更改处数、更改人签字等到。
3.4.4 由于多次更改或一次更改的内容较多，造成新页的同时回收废页，其处理方式同本程序 3.5.5
和 3.5.6。
3.4.5 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。质量手册由管理者代表提出“质量
Q/MKE GC X.X ———— XXXX
发布年代号
章节号 程序文件类
修订状态 A/1 第2页 共7页
迈柯尔（企业名称缩写） 3.1.2.3 质量手册页中应有 “修订状态”，以示版序、版态状态。用英文字母 ABC 表示版序，如修 订版序 A、修订版序 B；用数字 0、1、2、3 表示版态即换版情况，如 A 版换 3 次，即表示为： A/3。 3.2 文件的编写与审批 3.2.1 质量手册、程序文件由管理者代表及质量管理部组织相关部门编写，发放前应由各部门负责 人会审。会审的内容包括：文件是否符合标准要求，能否满足保证产品质量的要求，职责是否明 确，工作接口是否清楚及其是否其有可操作性、适用性等。质量手册由管理者代表组织各部门审 核，由总经理批准发布。 3.2.2 各部门的专用文件，由本部门组织编写，经部门负责人批准后，在本部门内使用，该文件可 以是公司下达的相关文件的补充，但在内容上不能相互抵触。 3.2.3 与公司有关的法规、标准由部门主管审批其适宜性，办公室负责查新，以避免使用失效文件。 3.3 文件的发放
文件与资料控制程序
1目的为质量环境体系文件的管理提供一套系统的控制方法，确保各有关场所使用的文件为有效版本。
2 适用范围适用于本公司质量环境体系文件的控制，如质量手册、环境手册、程序文件、技术文件、三级文件等。
3 定义3.1技术文件：包括工程图样、工程标准、产品规格书、材料规范、FMEA、控制计划、操作规程、作业指导书等以及分供方提供的资料、国家行、企业标准。
3.2三级文件: 指各部门编制的具有指导性的文件（A类文件），如：计划、操作规程、管理守则等。
3.3受控文件：包括《质量手册》、《环境手册》、《程序文件》、技术文件及三级文件。
4 职责4.1体系办负责《质量手册》、《环境手册》、《程序文件》的发放、更改控制和管理、环境法规及其他要求的发放和管理。
4.2工程部负责技术文件的发放、更改控制和管理；4.3各部门负责对本部门的专用文件和资料的发放、更改控制和管理。
5 内容5.1文件的编制与审批5.1.1《质量手册》、《环境手册》、《程序文件》由体系办及总经理授权人员编写，管理者代表审核，总经理批准后发行。
5.1.2各类作业指导书、操作规程、校验方法及保养规则由工程部负责人员编写，工程部经理批准后发放。
5.1.3 检验作业指导书及试验规程由质量部主管根据工程部所发的技术资料编写，质量部经理批准后发放。
5.1.4 各部门A类文件由各部门指定人员编写，经部门经理批准后执行。
5.1.4.1 A类文件应注明版本、受控号、拟制/日期、批准/日期。
5.1.4.2 A类文件的受控号编定规则见《质量记录控制程序》中5.2.2。
5.2文件的接收与发放5.2.1《质量手册》、《环境手册》、《程序文件》、环保法规及其他要求由体系办人员负责发放至各部门。
5.2.2 外来技术文件由工程部文控员负责接收并填写《文件接收一览表》及《外来文件审批处理单》，经工程部经理审批后传阅相关人员处理及发放相关部门。
5.2.3 对新购买的（或其它渠道获取的）国家行、企业标准应由购买（使用）部门进行接收登记。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
有机产品文件和资料控制程序
（GB/T 19630.4-2011）
1 目的和范围
1 对有机油茶籽生产质量管理体系所要求的文件、资料应实行有效控制，以保证使用的文件最新有效，并确保在使用时可获得适用文件的有效版本。
2 适用于与本公司有机油茶籽生产质量管理体系运行有关的文件、资料控制。
2 职责
2.1 《有机油茶籽生产质量管理手册》和《程序文件》由主管生产的副总经理组织编制，总经理审核、批准发布；
2.2 有机油茶籽生产管理体系的操作规程、生产管理制度及技术性文件等由生产部或质量部制定，有机油茶籽生产管理者审批发布；
2.3 办公室负责有机油茶籽生产管理体系文件、资料的发放、回收和管理。
3 程序
3.1 有机油茶籽生产质量管理类文件：
a、有机油茶籽生产质量管理手册；
b、程序文件；
c、管理作业文件，如各种生产管理操作规程、各种“制度”、“管理办法”等。
d、记录性文件：有机油茶籽生产管理过程中的各种记录、有机油茶籽生产基地的位置图等。
e、外来文件：国家行业标准、与质量管理有关的法律法规、行政文件等。
3.2 质量手册编号
1）质量手册编号
(有机油茶籽生产质量管理手册)
公司质量文件
注：版本号A、B、C、D……依次类推
2）程序文件和规程编号（如图所示）
年代号
顺序号
DXC公司程序文件（或生产规程）3）记录编号
公司记录文件
4）外来文件执行原文件编号。
3.3 文件的标识
a、受控文件在封面上有“受控”选项并编号。
b、非受控文件在封面上有“非受控”选项不编号。
c、作废留用文件盖“作废留用”印章。
3.4 文件的发放、领用和保存。