外贸团队建设的建议

最后是个人对未来外贸团队的初步构想：

1. 前期准备

.人员配备：业务员财务/代理（货款查收、单证、运输、核销、退税）质检 .建立完善的新人培训机制，从产品知识、市场情形等到平台操作、业务技能等 .样品展厅：接待客户来访时便于客户短时间内直观、全面地了解公司产品 .企业邮箱：提升企业形象便于管理

.CRM系统：对客户管理更加系统、专业、高效避免因员工离职而带来的客户流失等等（个人推荐-浙大恩特系统：软件1.5W（5个用户）终身使用另需购

买服务器一台 2-4G内存500G硬盘预计7K左右次年开始收取服务费1.5K/年售后：a. 系统升级 b. 远程维护 c. 上门服务）

2. 工作流程

.报价：分为初步报价和正式报价；初步了解客户需求，按需报价；待最后产品细节、贸易条款、包装、运输等等谈妥后，做正式报价，即 Performa Invoice 给客户。 PI必须包含生产要求细节（（后续流程）-上交审批-发给客户确认-支付定金或开信用证）

.生产单：收到客户定金或信用证原件后，根据客户要求出相应生产单到生产部门

.验货：生产结束后，公司须安排自我验货，确保货物数量、质量符合客户要求

若客户要求亲自到访验货或者指定验货人员验货，则让客户提前预约时间，同时与公司相关部门协调、安排，务必给客户/客户指定人员留下满意的印象

.出货：与货代、公司相关部门沟通，约定好时间等 .报关单证：因公司暂无报关员，这部分工作交代理 .商检：（不知特种玻璃是否为国家要求商检类目，若需要商检则联系代理处理或公司相关负责部门） .报关：联系代理

.出口收汇：待与财务进一步确认。前期若不便接收外汇，可与阿里巴巴旗下代理合作，负责公司收汇、核销、退税等等

.客户清关单证：必须确保PL、CI、BL以及制定原产地证等单单一致，避免给客户清关造成麻烦甚至损失 .所有单据扫描存档

3. 外贸业务部门的工作要求

.公司新产品或者客户订单生产出的精美成品（客户允许），须拍照留作网站推广用所有照片处理为统一格式和尺寸

.完整统一的产品报价单，价格须包括工厂交货价及广州离岸价；主管须有上下浮动允许范围，确保在面对面、电话洽谈合作场合中的灵活性，把握主动权，把握时机促成交易

.公司有专有电话线及传真线给外贸团队，配备打印复印扫描一体机 .外贸所有成员必须当天工作当天完成，所有资料必须分门别类整理 .订单确保按合同要求，按质、按量交货，这一点其他部门必须处理到位

.上班时间私人/私事(紧急事件除外)电话一天不得超过两次每次不得超过2分钟

.外贸办公区域禁烟，上班时间不得闲聊

4. 外贸部门的相关贸易问题 . 通常报价为FOB广州价，若客户要求CNF或CIF报价，须根据相关费用另行核算

．打样

样品单：A、量小现货由客户支付运费我方免费提供样品

B、样品定制客户承担成本费用+运费；若因我方缘故样品未达到客

户要求第二次可免费制样且运费由我方承担；若因客户方提出新的方案要求制样则按首次制样操作（若客户不同意且僵持不下则承诺正式下单时可在总货款中返还第二次的制样费用）

．合同/PI 一旦签署或成交严格按照双方共同约定执行

A．客户依据PI付款则PI为实际合同因此PI必须包含买卖双方公司名称联系方式、联系人产品型号/规格单价数量包装运输交货期贸易条款支付方式受益人生产要求等等提交审核审核通过再发给客户确认若有审核不通过处则与客户协商修改

B. 签署由我方提供的合同注意核对好价格、数量、产品要求、交货时间等

C. 不轻易签署由客户提供的合同注意检查有无不合理条款再请示上级

．付款方式（外汇若公司目前不能接收，过渡阶段先找代理）现金付款（数额低于2万美金）前T/T 即期L/C 西联收到定金/信用证正本安排生产收到尾款发货有特殊情况/要求，须向上级申请。另外，如果是信用证收款，必须做好审单工作，确保单单一致，以免因个人工作疏忽而造成公司损失。

因对公司实际的外贸情况了解非常有限，关于未来外贸团队的建设，以上仅为个人的初步构想，希望各级领导能给予多方支持，丰富、完善未来外贸团队的建设方案。