《档案制度》10 会计档案保管和销毁制度范文

10 会计档案保管和销毁制度范文

第一条为了加强会计档案的管理工作，特制定本制度。

第二条会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。档案管理部门必须加强对会计档案工作的管理，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，切实地把会计档案管好。

第三条每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。

第四条当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。

第五条财务会计部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门，不得自行封包保存。档案部门必须按期点收，不得推诿拒绝。

第六条档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。档案部门对于违反会计档案管理制度的，有权进行检查纠正，情节严重的，应当报告本单位领导或财政、审计机关严肃处理。

第七条对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

第八条会计档案要保管在清洁卫生、干燥通风的地方，注意防盗、防火、防蛀虫。以下几种特殊情况的会计档案，应按以下规定进行保管：

1．公司如因撤销、解散、破产或者其他原因而终止时，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止公司的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

2．分立后在原公司存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；公司分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。公司分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

3．公司因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

4．公司合并后原各部门解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的公司统一保管；公司合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

5．如有在建项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

6．公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

第九条各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期二类。定期保管期限分为三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

1．会计凭证类。

（1）原始凭证、记账凭证：15年。其中，涉及外来和对私改造的会计凭证：永久。

（2）银行存款余额调节表：3年。

2．会计账簿类。

（1）日记账：15年，其中，现金和银行存款日记账：25年。

（2）明细账、总账、辅助账：15年。

（3）涉及外来和对私改造的会计账簿：永久。

3．会计报表类。

（1）主要财务指标报表：3年。

（2）月、季度会报表：15年。

（3）年度会计报表：永久。

4．其他类。

（1）会计档案保管清册及销毁清册：永久。

（2）财务成本计划：3年。

（3）主要财务会计文件、合同、协议：永久。

第十条会计档案保管期满，需要销毁时，可以按下列程序销毁。

1．由本公司档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2．公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

3．销毁会计档案时，应由档案机构和会计机构共同派员监销。

4．监销人员在销毁会计档案前，应按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人，其销毁清册由档案部门另行保存。

第十一条对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。