会计档案管理制度

会计档案管理制度

第一章总则

第一条为规范会计档案管理，保证各级会计档案的完整、安全，特制定本制度。本制度由公司财务管理部拟定、修订并负责解释。

第二条会计档案是指会计凭证、会计账簿、税务报表、财务会计报告等会计核算专业资料，具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账、其他会计账簿。

（三）税务报表类：向税务局报送的月度、季度、年度税务报表，税务局要求报送的其他税务文件资料，国家税法文件汇编，以及税务筹划的内部文件。

（四）财务会计报告等：月份快报，季度、年度财务会计报告，包括会计报表主表、附件、会计报表附注及财务情况说明书，其他财务报告。

（五）其他类：会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业资料。

（六）公司除了收集财务报告外，还应收集年度、季度财务会计报告，但保管期限应有所不同。

（七）保管期限为3年以下的会计档案，不向档案部门移交，由各级财务管理部门自行保管、销毁。会计软件一经鉴定并正式投入运行，系统建设过程中发生的全部技术资料以及软件交接签认单视同会计档案。

第三条对会计交档案管理的详细工作规范，见公司的《会计基础工作规范》。

第二章会计档案的归档

第四条公司每年形成的会计档案，应由财务管理部门指定专人按照归档要求，负责整理立卷或装订成册，编制会计档案保管清册。

第五条会计档案整理立卷的工作程序是：

(1)将每个年度的会计凭证、会计账簿、税务报表、财务会计报告等会计资料收集齐全。

(2)按照会计档案资料归档的不同年限，组合成案卷。

(3)装订案卷：装订会计资料要注意质量，毛边齐订，整齐、牢固、美观、不掉页、不倒置、不压字，便于翻阅。

(4)拟写案卷标题，应与案卷内容一致，并根据卷内内容填写目录。

(5)填写案卷封面，注明单位名称、年度、季度、月份、档案种类、起讫号码等，由装订人在装订线封签处签名或盖章。会计报表的封面除注明以上内容外，还应注明主管部门、规定报送日期、送出日期等。

(6)装订后的会计档案应建立会计档案登记簿。

第三章会计档案的保管和移交

第六条公司对会计档案必须专人管理，专门箱柜存放，存放有序，查找方便。

第七条严格执行安全和保密制度，不随便堆放，严防毁损、散失和泄密。对磁介质档案应建立保管措施，并健全管理制度。

第八条各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。当年会计档案在会计年度终了后，可暂由本单

位财务管理部门保管一年，期满之后，由财务管理部门编制清册移交公司档案部门保管，在每年六月底前交接完毕。各种会计档案的最低保管期限见附件。

第九条公司因撤消、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，由终止公司的业务主管部门或财产所有者代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

第十条公司分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；公司分立后原公司解散的，其会计档案经各方协商后由其中一方代管或移交公司办公室代管，各方可查阅复制与其业务相关的会计档案。公司分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，要单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

第十一条公司合并后原公司解散或一方存续其他方解散的，原各公司的会计档案应当由合并后的公司统一保管；公司合并后原各公司仍存续的，其会计档案仍应由原各公司保管。

第十二条公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。交接双方要按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的公司经理及公司财务指定专人共同负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名。

第十三条移交会计档案公司，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

第四章会计档案的使用

第十四条公司人员调阅公司会计档案，须经该公司财务管理部部长批准。

第十五条外单位人员调阅公司会计档案，必须有正式介绍信，并经该公司财务部门负责人和公司经理批准，详细登记调阅的档案名称，调阅日期，调阅人员的姓名和工作单位、调阅理由、归还日期等后方可。调阅人员不得将会计档案携带外出。

第十六条如因工作需要，确需复印会计原始资料的，必须由公司总经理签字同意后，方可办理。

第十七条查阅或者复制会计档案的人员，严禁在档案上作任何记录、符号或标记，严禁涂画、拆封和抽换会计档案。

第五章会计档案的销毁

第十八条会计档案保管期满，需要销毁时，由公司档案管理员提出销毁意见，会同财务管理部门共同鉴定，严格审查，经确认无误后，编制会计档案销毁清册，经公司经理审查批准后进行销毁。

第十九条对于保管期满，需要销毁，但其中有未了结的债权债务原始凭证及其他涉及未了事项的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到具体事项终止时再行销毁。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十条公司按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务管理部门共同派员监销。

第二十一条监销人员在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁后在销毁清册上签名或盖章，并将销毁情况书面报告公司经理。销毁清册的内容包括会计档案的名

称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

附件：

会计档案保管期限表