公司会计档案管理制度.doc

06公司会计档案管理制度1

南宁市骏业高温材料有限责任公司

会计档案管理制度

一、会计档案的范围及管理部门(1)

二、会计档案的整理与归档(2)

三、会计档案的查阅和借用(3)

四、会计档案保管期限(4)

五、会计档案的销毁(4)

六、其他(4)

为了加强会计档案的管理，保证会计档案的安全、完整，及时归档和定期销毁，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》，结合本公司实际，制定本办法。

一、会计档案的范围及管理部门

(一)会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映经济业务的重要史料和凭据。

(二)会计档案管理部门为：公司综合档案室、公司财务部。公司档案室及财务部门应安排专人或兼职人员负责会计档案的管理。

(三)财务部门应在年度终了后，应将当年形成的会计档案清理造册，并上

报公司综合档案室。

(四)公司综合档案室负责会计档案的保管、查阅、利用和销毁事宜，同时负责对财务部门的会计档案管理工作进行业务指导。

(五)若公司暂时未设综合档案室的，会计档案由财务部门制定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

二、会计档案的整理与归档

(一)会计档案由会计人员负责整理。月度终了，财务部门要安排专人及时整理装订各类会计凭证和会计报表；年度终了，要及时整理、装订各类会计账簿。各类会计档案的整理、装订要求是：

1．会计凭证：应将各种记账凭证按时间和凭证号顺序装订成本，做到附件齐全、折叠整齐、厚薄均匀、装订牢固美观、不压字、无金属物。每本会计凭证的厚度一般应在2厘米左右，在封面要填写规定的内容和加盖公章，在脊背上注明该本凭证的日期、凭证种类和顺序号。

2．会计账簿：应将空白账页和账皮抽掉，用线绳装订成本，然后逐页编号、贴上封面、分类标号、标注清晰。

3．财务会计报告：应将各类会计报表整理齐全、封面按规定填写、盖章。

4．工资表：应分月装订成册，保证其不漏页、重页、印章齐全。5．计算机存储的会计信息要打印输出为纸质会计档案进行保管，储存会计信息的磁盘、光盘等介质应当定期拷贝、更换，以保证其安全性。

(二)当年形成的会计档案，原则上由财务部门保管二年。期满后，

由财务部门编造清册，移交公司档案室。档案室要按期清点查收，不得推

诿和拒绝。

(三)档案室接收保管的会计档案，应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财务部门和原经办人共同拆封整理，以分清责任。

(四)财务部门和档案室对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。要严格执行安全和保密制度，不得随意存放，严防毁损、散失和泄密。

(五)合并、撤销单位的会计档案，原则上由并入单位负责接收保管，并由交接双方在移交清册上签章。

三、会计档案的查阅和借用

(一)各类会计档案原则上只允许本公司财务部门会计人员查阅和使用，其中，查阅已归档的会计凭证，应办理查阅登记手续。

(二)本公司其他部门或外单位人员需要查阅、借用会计档案，必须经财务负责人批准，办理查阅登记手续后，由会计档案管理员协同查阅。凡经批准查阅会计档案者，应严格执行有关保密制度，在会计档案存放地点查阅，严禁在会计档案上涂画、拆封或抽换，未经领导批准严禁复印和借出。凡经公司分管领导批准借出的会计档案，必须详细登记调阅档案的名称、调阅日期、调阅人员的姓名、工作单位、调阅理由和归还日期等。

(三)公司的会计档案不得携带出境，公司在境外设立企业的会计档案应按本制度和国家有关规定进行管理。

四、会计档案保管期限

(一)会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

(二)会计档案根据其特点在保管期限上分为永久和定期两种。定期保管期限分为3年、5年、l0年、l5年、25年5类。各种会计档案的保管期限详见《会计档案保管期限表》(见表l6-7)。

(三)会计档案的保管期限可根据实际需要适当延长。

五、会计档案的销毁

(一)会计档案保管期满，需要销毁时，由档案室会同财务部门提出销毁意见，共同鉴定、严格审查，编制会计档案销毁清册，经财务部负责人及总经理审查同意、并在销毁清册签署意见后，报经股东会批准后销毁。

(二)会计档案销毁时，应由档案室和财务部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案之前，应当按照会计档案销毁清册所列内容认真清点核对；销毁后，在销毁清册上签章，并将监销情况报告财务部负责人及总经理。

(三)保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项了结为止。

六、其他

(一)本制度由财务部负责制定、修改和解释。

(二)本制度自颁布之日起施行，未尽事宜，按国家有关规定办

理。

附表：《各类会计档案保管期限表》(见下表)。

会计档案保管期限表