会计档案管理制度

会计档案管理制度

一、总则

1.会计档案是公司档案的重要组成部分，也是公司重要的经济和历史资料，为加强会计档案管理，

特制定本制度。

2.会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表、相关合同协议等会计核算专业资料，也包括资

产交接清册，各种批复及上级来文等各种会计资料。它是记录和反应公司运营业务的重要史料和证据。

3.会计档案由财务负责人指定专人负责保管。公司为会计档案的保管提供必要的条件。

二、会计档案的管理及借用

1.会计档案管理人员应将财务归档的会计资料按年、月顺序立卷存放。

2.调阅会计档案，要严格办理手续。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应有单位正式介绍信，

经财务负责人或单位负责人批准，并要详细登记查阅会计档案人的姓名、工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

3.会计档案不得带出室外，未经单位负责人批准任何人不得擅自将存档案卷外借或转移其他地

方，不得拆散原卷册，如有特殊需要，须经单位负责人批准方能外借和复制，并须限期归还，非财务人员不得随意翻阅会计档案。

三、会计档案的保存和销毁

1.会计档案保管期限。根据其特点，分为永久、定期二类。定期保管分为三年、五年、十五年、

二十五年四种。各种会计档案的保管期限，从年度终了后的第一天算起。具体保管期限详见附录。

2.会计档案保管到期需要销毁时，由会计档案管理人员提出意见，由财务负责人严格审查，编制

会计档案销毁清册后，经单位负责人审查同意，报相关主管部门批准，方可销毁。销毁时应由单位负责人以及财务负责人共同监毁，并在销毁清单上签名或盖章。未经主管部门批准的会计档案，严禁自行销毁。对于其末了结债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案管理人员保管到结清债权债务为止。

3.由于人员变动，会计档案需要转交时，由移交人办理交接手续，并由监交人、移交人、接管人

三人签字盖章。

四、电算化档案管理

1.随着会计电算化的推广，存储在磁盘（硬盘）上的会计文件与以书面形式存放的会计凭证、会

计账簿、会计报表等会计资料具有同等性质，应按会计档案的相关规定进行管理。

附录：

企业和其他组织会计档案保管期限表