乐购商品采购作业流程

商品采购作业流程

1.商品行销作业说明

1.1以商品行销为导向的作业系统

本公司的商品行销人员不仅负责商品的采购，与商品有关之行销活动均为其工作职责，具体内容如下所列：

1.1.1供应商的开发及管理

1.1.2商品的开发及管理(包括专柜设置、自由品牌开发)

1.1.3商品价格的制定

1.1.4商品的陈列规划

1.1.5促销活动的制定

1.1.6市场调查及消费趋势分析

1.1.7协助分店商品销售及库存管理

1.2营/采分离之商品行销政策

1.2.1总公司商品行销部负责商品引进，汰换等有关之商品规划工作。

1.2.2分店则负责商品之日常订货及相关销售作业之执行。

1.3电脑化之管理系统

本公司从供应商资料、商品资料及促销活动均利用电脑建档管理，并透过与分店之联系，达到即时管理之作业系统。

2.组织图

3.新供应商交易说明

3.1联系管道：

新进供应商认为有合适之商品提供本公司分店销售，可直接与商品行销主管或部门经理事先以电话联络，以便安排会谈时间。由于每位商品行销主管之工作极为忙碌，请勿临时性拜访，造成双方之不便。

3.2供应商应提供之文件资料：

❖公司简介或有关公司说明资料。

❖制造或销售商品的目录及样品。

❖市场销售分析。

上述资料务必于会谈时准备，以便双方于有限时间内能有效沟通了解。

3.3本公司商品销主管根据供应商所提供之上列资料，以判断该商品是否合乎

卖场消费客层的需要，并进一步进行市场调查及工厂拜访。

3.4供应商于正式报价前须填写供应商基本资料表(如附件)，并备妥相关执照

证件，资料文件不齐者，则将暂缓报价作业。

4.商品报价作业说明

4.1新供应商完成前项之作业后，即进行商品报价作业。报价的商品须填写本

公司所提供之新商品报价单(如附件)，并附上样品或照片。

4.2报价时，双方须就下列事项进行协商。

❖商品报价单之价格商议。

❖商品交易条件协议书(如附件)。

❖商品购销合同(如附件)。

为使协商能迅速有效的完成，供应商所代表之业务人员需获得记分授权。

4.3为命名商品之采购作业能公开、公正、客观，所有新商品之贩售，均须由

商品行销主管于每月举办二次之新商品评审会中打提报，并获得一定人数之同意，始得进货销售。

4.4商品评审会主要成员为商品行销部所有人员，包括百货/仪器商品行销部部

门主管，商品行销主管助理人员。新商品之评审重点为：

❖商品之市场性及未来发展潜力。

❖商品之包装及规格。

❖商品之利润(进、售价的合理性及竞争性)。

❖供应商之商品推广计划。

❖供应商以往交易配合度，服务品质。

4.5新商品经商品评审会审核通过后，既进行供应商及商品资料之建档，以及

商品台帐图规划。

4.6新商品之进货上架彩固定作业方式，每月二次，第一订货由商品行销部发

出订单。后续之订货则由各分店依销售量及库存状况下订单。

5.促销作业说明

5.1DM促销：

❖本公司以二周为一期，利用DM之方式，定期规划有关商品促销活动、周年庆、特殊节日活动、新商品上市等讯息。供应商利用此一管道，

不仅可大大提高商品之销售绩效，并可迅速建立商品及品牌的知名度。

❖DM寄发对象为申请加入本公司各分店之会员，针对实际的消费顾客，透过DM进行直接沟通及活动信息的传递。不中使分店各项销售活动

达到最大效果，并可培养顾客的忠诚度。

❖供应商对于DM促销活动的申请，可依本公司所排定之时间表，事先向商品行销主管提出，双方针对活动内容，促销商品及配合条件进行

商议。对于所议定配合事项，双方签定“供应商行销活动议定书”(附

件)，以取行书面认可。

5.2店内促销：

供应商可依各分店实际需要，不定期配合进行分店的商品促销，商品展示说明，试吃派样等推广活动。前述活动须向总公司商品行销部的商品主管申请。并签订“商品行销活动议定书”取行局面认可，命名可执行。

供应商基本资料表

供应商编号：填表日期：年月日

区商品行销部门主管：区商品主管：

总公司商品行销部主管：

新商品报价单

供应商名称：供应商编号：填表日期年月日

商品行销部门主管：商品主管：经办人：

商品交易条件协议书

供应商行销活动议定书

商品行销员编号：NO：98000001

供应商请款办法1.发票开立

1.1供应商应依据中华人民共和国税法等法律规定，在规定的时间内，根据双

方书面同意之报价单上的单价，及实际验收数量开具有效的增值税发票。

1.2供应同开具发票后，应直接将发票寄到总公司财务部，而不得将发票随货

交给理货人员或其他人员。

1.3为配合付款处理程序，每日验收数量请一张发票，若品项过多无法在同一

张发票上列出明细时，可以填写明细表粘贴于发票收执联并加盖发票骑缝章。

1.4发票备注栏应注明(1)供应商编号(2)订单号码

1.5供应商寄交本公司之进货发票如有发票退件说明表(附件一)中所列情况，

财务部将邓退回，因此而延误付款时间将由厂商自行负责。

1.6供应商之发票因故退回时，应于下一次付款日前10日将理发之发票送至

财务部。

2.付款方式

2.1供应商付款时间表(如附件二)

2.2付款条件即货到徨月结天数。

2.3付款方式分为支票、电汇、汇票。依供应商基本资料表所订执行。

2.4付款日为每月16日及30日。

3.对款单

总公司财务将依据各卖场的实际验收数量，扣除退货或其他应折减数量及相关扣款项目，列印对帐单。

4.货款查询

4.1对总公司财务发出的对帐单如有疑问请于对帐单上说明差异原因，负责人