电子邮箱管理规定

电子邮箱管理规定

1.0目的

规范部门电子邮箱管理，确保电子函件发出、收取有效无误。

2.0适用范围

适用于物业部电子邮箱property@的使用及管理。

3.0职责

3.1公司前台文员只负责一般性的、群发类别的租户文件，包括《通知》、《温馨提示》等日常电子函件的发出。

3.2物业部部门文员负责租户邮箱地址的录入。针对单独租户的电子函件的发出及租户来函的收集、上报。邮箱使用情况的记录。

3.3物业助理负责租户电子邮箱地址的核实。

3.4物业主任负责统筹邮件的拟定、派发工作。同时并负责对部门电子邮箱使用情况进行监督、指导，出现问题及时上报。

3.5副经理负责对稿件的初步审核，并定期完善建议。

3.6物业经理负责函件发送的审批及电子邮箱操作情况的全面监督。

4.0管理规定

4.1租户入伙收楼时由物业助理向对方解释关于开通电子邮箱事宜，并登记对方日常联系人的电子邮箱地址转交部门文员录入存档。

4.2租户电子邮箱如有更新，需填写《客户联系资料确认表》后由区域助理负责收集转交部门文员更新录入。

4.3所有邮件由主任草拟后经副经理审核，经理审批后由前台/部门文员发送，发送时附加阅读回条。未经过经理审批的邮件绝不允许对外发送。

4.4邮箱访问密码由部门文员负责管理，不得向任何部门或个人私自泄

来函收集

租户提交电子邮箱地址

物业助理收集、核实

部门文员录入系统

前台文员

租户来函

部门文员

全体租户 部门文员

归档

经理审批

发函

物业主任拟函

副经理审核

每月26号统计函件收

发记录汇总

租户邮箱地址录入

部门负责人审阅

收到租户来函的一个小时内

单独租户

漏。办公时间内每隔一小时检查一次邮箱，如收到租户来函必须立即提交给经理审阅。每月26号前完成当月电子邮箱收、发函件记录汇总。 4.5发送内容：

4.5.1《通知》、《温馨提示》等群发类日常函件； 4.5.2针对单独租户的电子函件； 4.6.流程图

5.0邮件格式

5.1邮件主题与函件名称一致。

5.2邮件称呼为宋体，12号规格，内容与函件抬头一致。如是针对单独租户则抬头为租户邮箱的使用人，明确性别的可以称*先生或*小姐，明确对方职位则可称*经理或*总。

例：

尊敬的*小姐：

您好。

5.3邮件正文为宋体，12号规格，隔行显示，例：

附件中是关于****事宜的通知，烦请查收并转达给贵司全体员工，如有任何疑问，敬请致电020-xxxxxxxx与我处物业部联系。

顺颂

商祺！

5.4签名档字体为宋体，12号规格，隔行显示，内容如下：

广州xxxxxxxxxx服务有限公司

广州xxxxxxxx

中国广东省广州市

天河区珠江新城珠江xxxx路xx号

邮编 510623

电话（86）20 xxxx xxxx

传真（86）20 xxxx xxxx

邮箱:property@

Guangzhou xxxxxxxxxxxxxxx Management Co., Ltd

Guangzhou xxxxxxxxxx

x Zhujiang Road, Zhujiang New Town

Guangzhou, Guangdong 510623 China

Tel (86) 20 xxxx xxxx

Fax (86) 20 xxxx xxxx

E-mail:property@

6.0附件

6.1《物业部电子邮箱使用情况记录表》6.2《客户联系资料确认表》