记录控制程序(含表格)
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记录控制程序
（IATF16949/ISO9001-2015/ISO14001）
1.0目的
通过对公司管理体系相关的记录的标识、收集、编目、查阅、归档、保管和处理之控制，确保其完整、准确、清晰，以证明管理体系满足规定要求且有效运行，并为实现可追溯性、采取纠正和预防措施提供依据。
2.0适用范围
适用于公司所有与体系有关之记录的管理与控制。
3.0职责与权限
3.1品质部：负责本程序的监督执行和公司所有记录空白表单的有效性管理与控制。
3.2各部门：负责与本部门相关之记录的填写、收集、归档、贮存、保管、作废。
4.0定义
无。
5.0过程乌龟图
资源：
1、档案室及文件柜等
执行者：
1、各职能部门
2、品质部
记录控制过程
如何做：
1、记录表单制订和修改管控；
2、失效记录控制；
3、记录延期使用控制。用何指标衡量：无
输入：
1、公司所有质量/环境体系记录输出：
1、《失效记录记录表单一览表》
2、《记录控制一览表》
6.0作业流程：
序号 作业流程
责任部门 流程说明
相关记录 1
各部门
各部门表单填写，注意填写完整、清晰，如有修改采取划改，责任人要签字和填写
日期。
《文件/表格发放修改申请单》
2
有管理权限的部门 有审批、会签权限的部门部门负责审批和会签。
3
各部门
责任部门对记录要分类汇总整理，以便查询。
4
各部门 各类记录要明确的标识，以便查询。
5
各部门
记录存放场所和器具要适合存放记录，防止记录意外
失效。
6
各部门
定期对记录整理，检查完好情况。
7
各部门
对已失效的记录进行整理、统计。
《失效记录表单一览表》
8
各部门主管领导 逾期失效的记录，经各部门主管领导审批后报废，报废记录需到文控盖报废章。
《失效记录表单一览表》
表单填写 失效记录
销毁审批
记录销毁
YES
NO
汇总整理
标识
审批
采取适当防护
措施
周期整理
延期保存
需要延期保存的记录经各部门主管领导批准后实施。
9 品质部品质部负责对失效的记录
盖作废章。
作废的记录不涉及保密的
可作回收纸张使用。《失效记录表单一览表》
6.1记录空白表单的标识编码及表单流水编码：依据《文件编码规则》进行标识编码。
6.2表单设计：各部门根据文件/业务需要设计适合的表单，并随同文件送审，参见《文件控制程序》。
6.3记录空白表单的编目管理
6.3.1公司所有记录空白表单样板（背面盖“受控章”）由品质部进行统一编目管理，其电子档存放于共享服务器上。
6.3.2《记录控制一览表》(电子档)应包括序号、所属文件名称、表单名称、表单编号、版次及发行部门等。
6.4表单的更改：根据公司实际工作需要和变化，需要对已不能满足要求的表单予以更改或作废，必须填写《文件/表格发放修改申请单》,经更改后的表单，按 5.3之要求进行登录及归档，同时通知相关部门印刷新版表单。如修改文件的同时变更相关表单则无需填写《文件表格发放修改申请单》。表单作废及表单名称变更需同时变更相关的文件。
6.5表单的填写：原则上表单每一栏位均需填写，确保记录完整、准确、清晰，反映实际情况。因各种原因需要变更记录内容时，宜采取划改方式，变更前的内容应清晰可见，同时变更人应签注姓名，变更日期。
6.6表单的会签：如有些表单记录内容中需要几个部门会签的，原则上需要相关部门会签，但如果记录部门可以判定和决定时，则不需要其他部门会签。6.7记录的审批：已填写完毕的表单必须依审批权限给相关人员进行审批。
6.8记录的保存：由责任部门对各记录之文件归档进行统一标识，建立标识卡，所有记录按分类要求及时存档。注：记录保存3年或按照客户要求保存。
6.9记录的周期整理：责任部门视情况每季度对超过保存期限的记录，根据表单保存期限要求，整理失效表单，交相关部门负责人审批后销毁或作其它处理。
6.10记录的销毁：
6.10.1未逾期、未经审批的记录不得销毁。
6.10.2已逾期且经审批后的所有与技术有关的记录及有关公司商业之保密记录需进行销毁。其它记录如可用背面再生利用，则集中交品质部盖“作废”章，用于在公司内部流通之文件的打印、复印。销毁及作废的记录需记录于《失效记录表单一览表》中。
6.10.3当逾期但经相应部门负责人确认仍有参考价值的记录，应按要求对记录继续保存，由相应部门负责人签名注明继续保存期，如：延长保存期至：XX年
XX月XX日，并记录于《失效记录表单一览表》中。延长保存期到后，由相应部门负责人确认是否销毁或继续保存。
7.0参考文件：
《文件控制程序》
《文件编写规则》
8.0记录表单：
《记录控制一览表》
质量记录一览表
(3).xls
《失效记录表单一览表》
《文件/表格发放修改申请单》
技术文件和资料发
放申请表.doc