物业管理常用文书

物业管理常用文书

一、国家行政机关公文的种类：

2001年1月，国务院办公厅修改颁布了新的《国家行政机关公文处理办法》，将公文名称定简化为13种：

（一）、命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）、决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）、公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）、通告

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）、通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）、议案

适用于各级人民政府按照法律程序，向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）、请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）、批复

适用于答复下级机关请示事项。

（十一）、意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）、函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

（十三）、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、物业管理常用文书的种类、格式

作为从事物业管理的管理处经理（部门）需掌握的常用文书有：通告、通知、通报、报告（总结）、函、请示、会议纪要、计划、备忘录等十种。其中最常用的文书有通知、总结、报告、函、请示、会议纪要、计划、备忘录

1、通告

1.1定义：在一定范围内公布应该遵守或周知的事项的文告。它有行政约束力，在某种情况下有法律效力。不仅限于政府机关使用，一般单位或有一定指挥的临时机构也可依法发布。

1.2格式：

2、通知

2.1定义：是指传达上级指示，公布、颁布、批转、转发、报送有关文件，部署工作任务，告知某些事项所用的公文文种。机关包括社会团体、企事业单位用的最为广泛的一种文书，适用范围比较广。不但适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属关系的公文，还可发布有关的规章制度。在要求下级机关办理或通知有关单位需要共同执行的事项，都可以用此种文书，甚至包括任免干部也可用通知。

2.2格式：

3、通报

3.1定义：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和情况。

3.2格式：

4、报告

4.1定义：是向上级报告情况。同时答复上级机关的询问，也要用报告。如上级机关询问一件事，这件事需要报给上级机关的，就不能用复函，一定要用报告报上去。报告有一个特点就是不要求被报告对象答复。

4.2格式：

5、请示

5.1定义：请示适用于向上级机关请求、指示或者批准。请示和报告最大的区别就是请示的结尾有一个请上级答复的格式。另外，请示相对报告要简单一点。

6、函

6.1定义：适用于不相隶属的单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，也有向有关主管部门请求批准的。“有关主管部门”不是上级，而是平行的关系，向上级请求就不是函，而是请示。函包括：请复函、请求函、答复函。

6.2格式：

7、会议纪要

7.1定义：适用于记载和传达会议精神以及议定事项的一种文体。

7.2格式：

8、总结

8.1定义：总结可归入报告，定义同报告。例如写一个关于某某公司的年度工作总结，其中基本要素有：

一是去年的工作的成绩，存在的问题及其教训；

二是取得成绩的体会、经验；

三是在结尾部分，对下一年度的工作做一个简单的描述，提出思路。

个人总结也是一样，格式不变，包括成绩、体会、不足及今后打算。

8.2格式：

9、计划

9.1定义：计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定计划，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。

9.2格式：

10、备忘录

10.1定义：类似函，主要用于对一些重大问题以书面形式告知对方。

10.2格式：序号/发生时间/地点/波及范围/事件过程/事件造成的影响及后果。

三、举例

1、请示：

关于×××大厦管理处配置电脑的请示

沪东×××大厦物管[04]01号签发：×××

上海俊杰物业管理公司：

为了进一步树立俊杰物业管理品牌，提高集团化管理的效率，本管理处在落实公司物业管理应用软件网络化管理的工作中，需配置电脑一台。经与上海百脑汇电脑公司联系，具体配置标准如下：奔腾Ⅳ，硬盘80G，17寸彩色液晶显示屏，价格为人民币6000元。

当否，请示。

上海俊杰物业管理公司

××××大厦管理处

××××年×月×日

2、会议纪要：

会议纪要

时间：2004年3月6日10时

地点：某大厦二楼会议室

出席单位（人员）：发展商××××××

总包方××××××

监理方××××××

管理处××××××

内容（议题）：1、关于物业交接验收和接管的问题；

2、关于整改项目的完成时间；

3、关于大厦物业交接验收后的安全管理问题

会议经与会各方讨论，就下列问题达成共识：

1、会议决定，从2004年3月15日上午9时，由发展商、总包方、监理方、管理处共同参与对大厦的物业交接验收和接管。

2、会议决定，自2004年2月以来，管理处汇总的各设备系统中需整改的项目，由管理处以书面备忘录分转各施工单位，并由总包方在一月内整改完毕。

3、会议重申：要进一步落实“谁主管、谁负责”的精神，大厦物业交接验收和接管前的安全管理，以总包方为主，各单位要积极配合，加强管理，确保工程进度、质量和安全。物业交接验收接管后，由管理处全权负责，其他各单位积极配合。

发展商签字：××××××

总包方签字：××××××

监理方签字：××××××

管理处签字：××××××

×××大厦管理处整