电子文件控制程序.doc
电子文件控制程序
电子文件控制程序1．0目的为使公司的电脑软件以及电子文件的管理规范化，保障文件使用完整性。
2．0范围在本公司和产品及服务的电子形式存在的软件、资料与电子记录的资料。
3．0管理权责管理部电脑工程师负责定时对各作业部门的邮件和流动的电子技术资料进行归档到公司网盘中，并及时维护网络和网盘的有效性，各电子文件流向的关注；文控中心负责受控发行文件电子档和法律法规电子档的归档和保管。
4．0定义4．1电子资料：指电脑程序运行所产生的资料，如：图纸、数模、技术文件等，无论是否以报表列印或复制等作业的结果。
4．2电子记录：指用户将文件内容通过电脑作业方式，将其存储在电脑媒体，并且可供查询，列印处理的电子资料。
4．3电脑用户：以下简釈［用户］，为透过公司系统网或使用其它应用软件执行相关作业人员、使用者4．4一般公用型的应用软件（软件）：指一般的文字处理软件（例如：Ofce中的Word、Excel等），不限制使用权限，由网络管理员安装或授权安装使用。
4．5专用软件：指本公司所辖范围内使用的企业集成管理系统，本项目由管理部依其职责限定用户的［使用权限J（CAD／SPC／ProE）5．0使用权限5．1每一个用户都由网管建立唯一识别码。
5．2每一个用户须设立密码，作为通行或进入［企业集成管理系巯］的验证。
（1）对各电脑用户依其职责限使用作业范围。
（2）作业范围包含：1）资料输入、新增作业及保管。
2）资料删除和保存审批作业。
3）查询资料作业4）资料修改或変更作业。
5）索引作业6）其他电脑维护作业。
7）档案异动复制、删除、移动）作业6.流程6．1电脑软件管理流程：流程权责单位相关说明使用表单退软件新增修改申请［软件新增与修改各电用户各软件新增与修改内容记录件申请表］M核各部门长各部门长审核是否执行YN总经理软件可行评估评估不合格退件回各部门Y电脑工程师Y部门长软件方案回应预定完成时间电脑工程师电脑工程师依申请安装软件安装软件电脑工程师安装的软件经测试OKN电脑工程师后，由电脑工程师教育训练各电脑用软件测试各电脑用户户Y电脑工程师在教育训练后各电脑用户在电脑工程电脑上线训练各电脑用户师的督导下上线操作6．2电脑上线作业流程流程权责单位相关说明使用表单相关的电子文件资料由用户自行输入电输入资料［电子文档修改变更电脑用户脑存储，如需修改的电子文档应提交申请］［电子文档修改变更申请］。
文件控制程序
一、目的通过对公司内部文件的管控，包括对文件编号、编制、审批、发放、保管和更改等进行规定，确保各部门适时获得有效的文件。
二、适用范围适用于公司所有公司内部文件的管控。
三、职责总经理：负责《质量方针和质量目标》、《质量手册》的批准。
管理者代表：负责组织公司内部文件的编制与实施，负责程序文件的批准，负责《质量手册》的编制工作。
文控：负责公司公司内部文件的编号工作，确保每个文件具有一个唯一的文件编号。
负责公司专利、证书、重要公司资料、重要客户资料，集中存档和造册管理。
负责公司所有公司内部文件统一接收、统一发放、统一回收和销毁及集中存档。
负责建立电子档《文件一览表》、《记录一览表》。
各部门：负责相关文件的编制，和部门文件的保管，部门负责人负责相关文件的审核。
四、程序1 文件的分类1.1 文件按内容分为：一阶文件：质量手册（包括质量方针和质量目标）二阶文件：程序文件。
三阶文件：工作指引、规章、制度、技术标准、检验标准、操作规程等等。
四阶文件：记录/报告（表格表单）1.2 文件按介质形式分为：书面文件和电子文件。
1.3 文件按控制状态分为：受控文件与非受控文件。
受控文件必须始终保持为有效版本，并加盖红色受控印章，非受控文件，本公司不负责更新或换版，仅供外界人员使用。
1.4 文件按来源分为：本公司文件和外来文件。
本公司文件主要是指质量体系所涉及的文件。
外来文件包括：国际、国家、行业、地方的标准、法规和客户提供的文件等。
轮毂事业部 JZC 定子事业部 JZD4. 文件编写时，涉及的部门代码：总经办——GE 营销中心——SA 品技中心——RD物流中心——PMC 制造中心——PR 人力资源中心——HR财务中心——CW 品质部——QC(备注：品质部体系文件甚多，故独立设立一个部门代码，其它均按“中心”而设置代码)5 文件的发放：5.1 纸质文件的发放：各部门待发放的文件/己审批——文控专员接受——文控复印相应份数——加盖受控文件印章——文控填写《文件发放登记表》——文控安排收文部门签收——原件由文控中心存档。
超详细 文件控制程序
5.3.7在制定文件/表格时，应考虑设定日期字段。文件的制定/审核/批准人应签全名，并附全日期“年/月/日”，以便于追溯。全日期示例：2014/03/04
文件
名称
文件控制程序
共12页
第6页
总版本
B
修订次
0
修订日期
5.5.1 文件发行
5.5.1.1 文件应经权责人员核准签字认可后﹐由原制订单位填写《文件分发/回收表》﹐指定分发单位和数量。文件统一由文控中心发放﹐并登录于《文件一览表》﹐文件变更时其总览表内之内容也相应作动态更新。
5.5.1.2 文件发行前应先与文控专员确认文件的版本/版次，格式等是否符合要求。
5.4.3 文件审查
5.4.3.1 质量手册由管理者代表审核。
5.4.3.2 凡跨部门或与其它单位权责有关的文件﹐由相关单位或文件中所提及之单位主管审查会签，必要时由文件编制者召集各相关单位进行会议讨论评审。
5.4.3.3 非跨部门运作的流程性文件或作业指导书类文件由文件编写部门负责人或及指定人员审核。
5.3.4所有的体系程序文件的正文应包括以下的章节：1．0目的/2．0适用范围/3．0定义/4．0职责/5．0作业程序/6.0参考文件/7.0表单记录/8.0流程图当以上某一章节不适用或没有时，应在章节号下注明“无”。
5.3.5三阶文件不同类别的可以采用不同类型的格式，但同类型的工作指导性文件必须采用统一的格式。
5.1.1.4工程图纸
文件
名称
文件控制程序
共12页
第4页
总版本
B
修订次
0
修订日期
批准
审核
电子文件控制程序流程
电子文件控制程序流程摘要：本文旨在介绍电子文件控制程序的流程。
电子文件控制是组织内部管理电子文件的重要环节，它确保文件的完整性、可追溯性和安全性。
本文将从文件创建、文件分类、文件存储、文件访问等方面详细介绍电子文件控制程序的流程，并提供一些建议和注意事项。
1. 文件创建电子文件控制程序的第一步是文件的创建。
在创建电子文件时，应确保文件的命名规范和格式规范。
文件名应具有一定意义，能够清晰地表达文件内容。
同时，文件的格式应与组织内部使用的软件兼容，以保证文件的可读性和可编辑性。
2. 文件分类分类是电子文件管理的重要步骤。
组织应根据文件的性质、用途和重要性将文件进行分类。
一般可以按照文件的主题、部门、日期等因素进行分类。
分类的目的是便于文件的检索和管理。
在分类文件时，应制定明确的分类标准和规则，并将其广泛宣传和培训，以保证文件的一致性和准确性。
3. 文件存储文件存储是电子文件控制程序的核心环节。
在选择文件存储位置时，应考虑以下几个因素：- 安全性：选择安全的存储设备和系统，确保文件不受损害、丢失或泄露。
- 可靠性：选择可靠的存储设备和系统，以防止文件的意外丢失或损坏。
- 可扩展性：选择具有扩展能力的存储设备和系统，以满足组织文件存储需求的增长。
- 错误纠正能力：选择具有错误纠正和恢复能力的存储设备和系统，以防止因错误而导致文件损坏。
同时，为了方便文件的管理和检索，可以使用文件命名规范和目录结构。
文件命名规范应能够清晰地表达文件的内容和属性，目录结构应能够合理地组织和分类文件。
4. 文件访问文件访问是电子文件控制程序的关键步骤之一。
根据不同的情况和要求，可以设置不同的文件访问权限。
一般可以分为以下几个层次的权限：- 只读权限：用户只能查看文件内容，不能进行修改和删除。
- 编辑权限：用户可以修改文件内容，但不能删除文件。
- 管理权限：用户可以对文件进行修改、删除和管理。
在设置文件访问权限时，应根据用户的职责和需要进行合理的分配，以防止未授权的人员访问和修改文件。
文件管理控制程序文件
榆树庄园房地产开发文件管理控制程序日期：日期：日期：版本号：颁布日期：目录1、目的12、适用围13、职责与权限14、工作程序14.1 文件的分类、分级及编号14.2 文件的编写34.3 文件的审核与批准34.4 文件的发放44.5 文件评审44.6 文件的更改54.7 文件的回收、作废、销毁54.8 文件的管理和归档54.9 外来文件的控制54.10 电子文件的管理64.11 工程档案文件的管理64.12公司公文的管理65、相关文件75.1《管理手册》75.2《记录管理控制程序》75.3《档案管理制度》75.4《业务体系档案管理制度》75.5《信息化管理制度》75.6《制度》76、记录76.1《文件发放回收登记表》76.2《文件借阅登记表》76.3《受控文件清单》76.4《文件更改记录》71、目的为保证公司管理文件及其他有关资料处于受控状态,明确管理文件的编写、审批、发放、评审、更改、使用、回收的控制方法和外部文件的接收、辨识、批准、发放、更新的控制方法,规体系文件的管理,确保管理文件的适宜性、有效性,以及在各个场所得到适用、有效的文件。
2、适用围适用于对公司管理体系有关的文件,主要是管理手册、程序文件、管理流程和工作指引、管理制度、有关合同、工程文件、各类证件、国家颁布的法律、法规,公司接收的上级来文等的管理。
3、职责与权限3.1 行政中心是文件和档案资料的主管部门,负责公司发文工作管理,上级和公司外来文的接收、登记、传阅等,同时负责公司管理体系文件的归档管理,以及电子信息系统的管理。
3.2 企业运营管理部负责组织管理手册、管理流程和工作指引、管理制度的编制、更改控制；各部门负责编制本部门管理办法、技术规、作业文件、计划方案和外来文件的收集、核准和编号控制。
3.3 行政中心负责组织管理手册、管理流程和工作指引、管理制度等文件资料的印刷、装订、发放。
3.4 各部门和工程管理部负责所有本部门归档前的文件管理、控制,并按要求做好归档工作。
文件控制程序含表格
文献控制程序（IATF16949/ISO9001-/ISO14001）1.0目的1.1 为了规范公司的文献管理体系，确保与产品或服务有关的管理体系文献或资料的符合性、适宜性和有效性，避免作废文献或资料的非预期使用，特拟制本程序。
2.0合用范畴2.1 公司全部与产品或服务有关的管理体系文献、资料、图纸、电子文档等，涉及外来文献。
3.0定义3.1一级文献：手册类文献。
该类文献是针对某项管理而制订的大纲性、根本性文献。
3.2二级文献：程序类文献。
该类文献是针对某项管理和作业而规定的工作过程和次序，它是对手册类文献的支持。
3.3三级文献：分技术文献、管理规定、外来文献三类。
技术文献含工位作业指导书、工艺参数、检查原则、操作规程、图纸、材料清单等；管理规定含二级程序文献引出的作业指导、各部门制订的规章、规定、制度类。
外来文献含各类公司同意采用的国际、国家、部级、行业、地方的原则、法律法规和客户或供应商提供的文献等。
3.4四级文献：统计、表格、联系单等。
3.5外发文献：指公司向客户、供应商或者其它单位发放的公司内部使用的文献。
4.0重要职责与权限4.1总经理：负责质量手册的审核和同意。
4.2管理者代表：负责手册编制、程序文献、外来文献和外发管理类文献的同意。
4.3行政部：负责公司文献的统一管理，并进行编码、保管、分发、回收、控制等工作，对各部门的文献管理工作进行稽核与监督。
4.4各职能部门：负责各部门程序文献的编制，及三级、四级文献的编制和审批。
4.5各部门文员负责本部门的文献管理，文献管理应根据本部门的文献特点对其进行定时整顿和归档，归档后的文献应选择适宜的方式对其进行分类、标记和保管，方便于查阅。
5.0作业流程图（参考附件）6.0流程内容6.1文献的拟制、会签、审核与核准6.1.1文献编写规定。
6.1.1.1受控文献的格式不作统一规定，但必须包含下列内容：文献名、文献编号、文献版本、生效日期、制订人、审核人、同意人。
电子文件管理程序（含表格）
电⼦⽂件管理程序（含表格）电⼦⽂件管理程序（ISO9001-2015/IATF16949-2016）1.0⽬的规定电⼦⽂件的管理办法，使其适宜、充分和有效，防⽌信息泄秘和擅⾃修改和传递，确保相关电⼦⽂件安全和管理有所遵循。
2.0范围/定义2.1电⼦⽂件——存储在本公司计算机（电脑）内的与质量有关的⽂件和信息。
重点指物统类、⼯程技术类及商业秘密类。
2.2相指引适⽤于公司计算机内的电⼦⽂件。
3.0权责3.1电脑使⽤者之批准——部门负责⼈。
3.2数据更改之批准——部门负责⼈。
4.0步骤4.1使⽤者识别4.1.1电脑实⾏专⼈专⽤，通过密码⽅能进⼊各⾃的电脑或电脑系统。
4.2电⼦⽂件输⼊/输出4.2.1电⼦⽂件的输⼊/输出，由电脑使⽤⼈按照规定的要求操作。
4.2.2依据⼯作需要打印或拷贝时，必须依照《⽂件控制程序》执⾏，任何⼈不得擅⾃拷贝或打印⽂件。
4.3电⼦⽂件更改4.3.1由专⼈通过密码，根据批准后的⽂件，更改计算机内之电⼦⽂件并标识更改后的新⽇期。
4.4编码原则和版本管理凡属于质量管理体系范围内的电⼦⽂件编码原则遵循《⽂件控制程序》；其他电⼦⽂件依照各使⽤部门的实际情况，由部门负责⼈或授权的操作者⾃⾏管理。
4.5电⼦⽂件管理4.5.1对属于经常变动且需打印发放的质量管理体系类⽂件应形成《电⼦⽂件⽬录》。
对于存有重要信息的电脑要指定专⼈负责，并建⽴《计算机清单》。
4.5.2电⼦⽂件和相关信息，需要变为纸质⽂件或记录时，其受控发放、回收、修改、作废等遵循《⽂件控制程序》。
4.5.3同⼀个纸质⽂件与电⼦⽂件具有同等效⼒，等同使⽤。
4.5.4发放各类⽂件的电⼦版本时，可不加盖“受控⽂件”印章。
但打印纸质⽂件发放时，必须经过审批，并让收⽂件者在原稿上签收。
4.5.5凡属受控电⼦的⽂件或电脑，均需设置访问密码。
5.0电⼦⽂件安全管理5.1 安全保密规定5.1.1电⼦⽂件（⼯程技术资料、物统资料等）是公司机密，未经批准，⼀律不得泄露，违者须对由此引起的⼀切后果负责。
电子文件控制程序
电子文件控制程序摘要：随着电子化信息的广泛应用，电子文件的管理和控制显得尤为重要。
本文将探讨电子文件控制程序的必要性和关键要素，并提供一种有效的实施方法来确保电子文件的安全性、可靠性和可访问性。
引言：随着科技的迅猛发展，传统的纸质文件逐渐被电子文件所取代。
电子文件具有便捷性、可共享性和可搜索性等优势，然而，由于其易被篡改和丢失的特点，电子文件的管理和控制成为一个日益突出的问题。
因此，建立一套完善的电子文件控制程序显得尤为重要。
一、电子文件控制程序的必要性1. 遵守法律和法规：现代法律体系已经针对电子文件的管理制定了一系列的法律和法规，例如《电子签名法》和《数据保护法》等。
建立电子文件控制程序可以确保组织合规，并避免违反相关法律法规的风险。
2. 保证信息安全：电子文件存储在计算机系统中，面临着来自内部和外部的威胁。
电子文件控制程序可以确保适当的安全措施得以落实，防止未经授权的访问、篡改和泄露。
3. 提升工作效率：通过建立电子文件控制程序，可以实现电子文件的统一管理和分类存储，提高文件的检索和共享效率。
此外，还可以避免重复创建和存储电子文件，减少存储空间的占用。
二、电子文件控制程序的关键要素1. 文件分类和归档：根据文件的性质、用途和重要性，将电子文件进行合理的分类和归档。
可以采用文件夹、标签或元数据等方式进行管理，确保文件的易于查找和访问。
2. 权限管理：根据不同用户的角色和职责，对电子文件的访问和操作权限进行管控。
只有被授权的人员才能够查看、编辑和删除电子文件，确保文件的安全性和完整性。
3. 版本控制：对于需要频繁修改和更新的电子文件，建立版本控制机制是必要的。
通过版本控制，可以追溯每一次的修改记录，并可以恢复到之前的版本，防止错误或篡改对电子文件的影响。
4. 审计和追踪：建立审计机制，记录每一次文件的访问和操作历史，同时，对于重要文件可以进行溯源追踪。
这样可以帮助组织及时发现数据泄露和非法操作，确保电子文件的安全性和可信度。
电子文件控制程序
2.2 修订：原编写者于接获通知后，5 个工作日内进行修订；若有需要，得与相关部门研讨修订意见。填
写“更改单”并说明下列事项：①原文件需修改的页次与叙述；②修改后的叙述；并呈部门主管审核。
技术室 质管室
2
废止 销毁
2.3 废止：当旧文件不完善或不符现况需求或文件修订篇幅太多，宜废止而编制新的版本。 2.4 管理：依〝文件收发登记表〞至各部门收回后，完成审批手续后，以碎纸机/手工销毁/烧毁或划×记 以示作废该文件。经废止的文件，若有参考的必要时可不必回收，但必须于文件每一页上盖红色““已 作废积累知识保存”章；纸张背面若有空白处可回收使用的，该废止的文件不可公开参阅并不得作为依 据文件。留存的作废文件应确定留存期限，并要登记、建帐、单独保管。
质管室
①编制者不能为审核者； ②当跨部门而主管无法决定时，审核需与相关部门会
编审批的原则 审。
③第三阶文件当跨不同部门或主管无法决定时，核准者为管理代表。
2.1.6 文件版本.修订号：如：A.0 即 A 版未修订；B.1 即 B 版第 1 次修订；C.2 即 C 版第 2 次修订；以此
类推。
2.1.7 编写：编写者于接获通知后 5 个工作日内，编制文件初稿，呈部门主管审核。
车间
02
Q/D.KZX（控制计划）-XX（序号）-年号
检验室
03
控制计划 Y—样件，试生产—SS，生产—S。
理化室
04
PFMEA
Q/D.PFMEA-XX（序号）-年号
质管室
05
模具协议 Q/D.MBX（模具技术保证协议）-XX（序号）-年号
市场部
06
五、权责单位 No 六、流程
七、作业内容
页次
文件控制程序(版ISO9001+版ISO13485医疗器械生产质量管理体系文件).doc
文件编号：YPIQEP-01 文件名称：文件控制程序核准：杨x维核准日期：XXXX.12.13 制作部门：品质部审核：吕x豪审核日期：XXXX.12.13 制作者：孙x妮制作日期：XXXX.11.15 变更日期：XXXX.12.13 版本识别：第2版文件□建立■修改□废止履历表表单编号：YPIR-180-047 版本：2 生效日期：XXXX.12.13对质量、环境管理体系有关的文件进行控制，确保各部门及时得到并使用有效的版本。
2范围2.1本程序适用于公司质量、环境管理体系文件的控制和管理，包括公司内部形成的文件和适用的外来文件。
公司内部应形成的质量、环境管理体系文件：2.1.1一级文件：质量、环境手册（含质量、环境方针和质量、环境目标）；2.1.2二级文件：程序文件；2.1.3三级文件：管理办法、图纸、BOM、操作规程、作业指导书、检验规范、变更通知单等；2.1.4四级文件：表单。
2.2适用的外来文件：2.2.1法律法规、标准；2.2.2顾客或供方提供的图样、技术文件等。
3定义3.1主文档(DMR)：阐明器械将如何生产，包括试验和接收准则的以器械设计活动为基础的文件汇编。
包括：3.1.1原材料、标识、包装材料、部件和医疗器械的规范；3.1.2零部件清单；3.1.3工程图纸；3.1.4软件程序；作业指导书、包括设备操作；3.1.5适用时，灭菌过程的描述；3.1.6质量计划；3.1.7制造/检验/试验程序和接收准则。
4职责4.1总经理：负责质量、环境手册的批准。
4.2管理者代表：负责质量、环境程序文件的批准。
4.3DCC：负责文件的登录、印发、回收、销毁及文件正本的保存。
4.4各部门：负责本部门文件的编制及使用保管。
5作业程序5.1文件编写、会签、批准5.1.1文件编制格式5.1.1.1品质部在共享“\\192.168.0.218\loo\Systems\4 文件编制格式”文件夹，供各部门编写文件时使用。
电子文件控制程序(1)
5.7.4 电子文件的保存 对电子文件发放后，文控需打印一份盖上受控正本章，旧 版式更新时，需保留受控正本，以便追溯。受控正本原则上保 留三年期限，到期时由文控提出申请，交品保认证中心总监或 相关部门最高负责人确认后方可销毁。
电子文件控制程序(1)
COP-017 电子文件控制程序
3. 职 责 3.1 本程序由品保认证中心体系科制订,并监督其持续有效 地执行。 3.2 制订与质量体系有关的电子文件的部门，不得跨过品保 部文控中心或分公司二级文控直接传递给需要使用的部门或相 关人员。 3.3 使用与质量体系有关的电子文件的部门，不得使用非文 控中心发布的与质量体系有关的电子文件。 3.4 IT部负责电子受控文件在PDM和EIP系统中处理方面的技 术支持。
电子文件控制程序(1)
COP-017 电子文件控制程序
5.4 受控电子文件的修改 5.4.1 受控电子文件的修改应由原制定部门进行，对涉及范
围较大的电子文件应在发布前征集相关部门的意见，必要时 组织有关人员进行讨论和评审，确保文件内容的适宜性。受 控电子文件在公司内部网络中发布后，若各电子文件的使用 者发现其电子文件与实际使用情况不符时，需反馈至分公司 ISO专员处，由分公司ISO专员评估其修改是否具有合理性， 需修改的反馈至原制定部门进行修订。
电子文件控制程序(1)
COP-017 电子文件控制程序
5.7.5 各分公司电子文件的管理 a. 各分公司及文控室人员必须对公司的电子文件严格保 密，任何人不得私自复制或提取，如果因工作需要将电子文 件COPY带离公司，需经部门最高负责人书面同意，并按公司 制度填写申请单。 b. 外来人员、非本部门人员、本部门非相关工作人员 不得跨部门非法提取公司任何资料，若工作需要可按本程序 要求向文控室申请，具体操作执行《文控室管理特别规定》。 c. 文控员须做好预防电脑病毒、防止非法COPY及浏览、 防止非法删除的工作，可行时应对电子文件进行备份。
电子文档管理程序
1 目的为了加强公司电子文件的管理，确保公司各种电子文件科学有序的运行、传递，规范电子文件的归档和保管程序，特制订本规定。
2 范围适用于本公司的电子文件运行、管理和归档工作。
电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数字形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
归档电子文件：指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。
3 职责3.1 综合管理部负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电子文件管理规范和相关设备。
3.2 负责各类电子文件的验收、整理、建库、光盘制作、保管、统计、提供利用等管理工作。
3.3 负责购买、使用、维护电子文件保存利用的器具和设施。
4 工作程序4.1 电子文件的归档类型4.1.1 实体档案相对应的电子文件的归档范围和保管期限按照《文件控制程序》中基本归档范围和保管期限执行。
4.1.2 各部门对电子文件采用可卸载归档方式，同纸质档案一并移交。
4.1.3 电子文件基本数据类型定义及其代码分别为：文本文件（Text，代码T）指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。
文本文件中除了存储有效字符信息（包括能用ASCII码字符表示的回车、换行等信息）外，不包含声音、动画、图像、视频等其他任何信息。
图形文件（Graphic,代码为G）指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和物理量如应力、强度等用图标表示的图形等。
计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。
图像文件（Image,代码为I）指使用数字设备采集或制作的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。
视频文件（Video,代码为V）指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。
音频文件（Audio,代码为A）指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。
文件控制管理程序文件
文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。
范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。
文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。
作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。
在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。
文件控制管理程序的版本为A，共14页。
在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
电子文件控制程序(流程)
5 程 序:
5.1电子文件的编制、审核和批准参照COP-001《文件与资料控制程序》之附件《文件制订、审批权限一览表》。
5.1.1电子文件种类包括所有以公司PDM/PLM系统、文控管理平台（PDF浏览器）、EIP信息平台等公司电子系统和
信息平台进行受控、发布的文件。
5.1.2在电子系统/平台发布的文件必须严格控制公开范围和文件种类，以电子形式发布的文件应为使用范围较广、
5.4.2 受控电子文件修改完成后，应按照《受控文件制订、审批权限一览表》的要求进行审批，重走其电子流程。
5.5 受控电子文件及质量记录的编号识别。
所有受控文件必须清楚标明文件编号、版本号及生效日期。具体参照COP-001《文件与资料控制程序》之5.2
章节要求执行。
5.6 外来电子文件的控制
与质量体系有关的外来文件，由相关部门负责收集、确认、更新，必要时在 EIP 上发布或受控发行，具体按
因工作需要将电子文件COPY带离公司，需经部门最高负责人书面同意，并填写《文件申请单》。
5.7.5.2外来人员、非相关工作人员，不得随意至文控室非法提取公司任何资料，若工作需要可按本程序要求向文
控室申请。
6 相关文件：
6.1 《文件与资料控制程序》
编号：COP-001
6.2 《受设浏览权限,生产现场文件由二级文控负责发放书面版。
5.3.5.2 电子文件更改时，体系管理部文控室以邮件、电话形式通知各二级文控及相关单位，二级文控负责发放
至现场的书面文件的版本更新及回收。
5.4 受控电子文件的修改
5.4.1 受控电子文件的修改应由原制定部门进行，对涉及范围较大的电子文件应在发布前征集相关部门的意见，
《受控文件发 放一览表》
文件控制程序
1. 目的对文件进行控制,以确保文件处于受控状态，确保正确有效的文件及时到达各使用场所，防止使用作废的文件，防止文件的遗失及泄密。
2. 适用范围适用于下列与质量管理体系有关文件的编制、审批、发放、更改、使用、作废等控制活动，不论是书面或电子版的文件：1)质量手册、程序文件；2)作业文件：图纸、标准、规范、规程、指导书、管理办法等；3)外来文件：采用的法律法规、外来图纸、技术要求和标准(非顾客提供)等；4)其它与质量管理体系有关的文件。
3. 职责3.1总经理负责本公司质量手册、质量方针、质量目标的批准及颁布。
3.2管理者代表(质量负责人)负责组织编制质量手册和程序文件，批准程序文件。
3.3质量部负责质量手册、程序文件的发放与控制。
3.4各部门负责工作范围内的作业文件的编制、发放与控制，并协助对日常使用的文件进行控制；作业文件由各部门负责人批准。
3.5外来文件由质量部进行控制。
3.6行政性文件由办公室负责管理（行政性文件不在本程序所控制之范围）。
4. 图示程序附录1 文件控制流程图5. 工作程序5.1 总则5.1.1 文件的编制到销毁的整个过程都必须实施有效控制。
5.1.2 本程序发布实施之日前产生的文件,如需继续使用,应重新进行审核、批准,确保其适用性并按本程序控制。
本程序发布实施之日前已在使用的标准、规范等外来文件应重新进行确认,确保其为最新有效。
5.1.3相关作业场所或人员应持有其工作必需的，作为作业与控制依据的质量手册、程序文件、标准、规范、图纸、作业指导书等文件。
5.1.4各部门或人员所持有的文件应受控、清晰、完整,发现文件的内容由于复制等原因而无法辨认,则应及时报请文件控制部门,并换发清晰的文件。
5.1.5文件上应有编号、修订状态等标识,以便于对文件的识别；文件受控标识包括：1）文件“受控”章2）文件编号3）修订状态4）分发号（电子版文件除外）5.1.6文件适用范围内的部门和相关人员，必须严格遵守文件的各项规定，任何部门和个人不得擅自更改文件，若需更改必须按程序进行更改。
电子文件管理程序
电子文件管理程序电子文件管理程序是一种用于组织和管理电子文件的软件工具。
随着数字化和信息化的快速发展，现代社会的各个领域都面临着大量的电子文件管理挑战。
电子文件管理程序通过提供便捷的文件保存、分类、检索和分享功能，帮助用户高效地管理电子文件，提高工作效率。
电子文件管理程序的核心功能包括文件保存、分类和检索。
用户可以将电子文件按照特定的规则和标准进行分类，创建文件夹和子文件夹，并在其中存储文件。
同时，电子文件管理程序还支持对文件进行全文检索和关键词检索，用户可以通过输入关键词快速地定位需要的文件。
此外，电子文件管理程序还可以为文件添加标签和注释，便于用户更好地管理和理解文件。
电子文件管理程序还具备协作和分享的功能。
多人可以通过电子文件管理程序同时访问和编辑同一份文件，实现团队协作。
而且，用户可以通过电子文件管理程序将文件分享给他人，共享文件夹功能可以方便地与他人共享整个文件夹的所有文件。
除了基本功能外，一些高级功能也可以使电子文件管理程序更加强大。
例如，版本控制功能可以记录文件的多个版本，用户可以方便地回溯和恢复之前的版本。
权限管理功能可以根据用户角色和权限设置对文件进行权限控制，保证文件的安全性和保密性。
备份和恢复功能可以自动备份文件，并在需要时进行恢复，防止文件丢失。
电子文件管理程序还应该具备良好的用户界面和易用性。
用户界面应该简洁明了，功能操作应该简单易懂。
此外，电子文件管理程序还应该适应不同的操作系统和设备，例如，在桌面电脑、移动设备上都能够正常运行。
在选择电子文件管理程序时，用户应考虑以下几个方面。
首先，用户需要根据自己的需求和预算确定所需功能。
不同的电子文件管理程序提供的功能和价格各有差异，用户可以根据自己的实际需要进行选择。
其次，用户还应考虑电子文件管理程序的兼容性和稳定性。
一个好的电子文件管理程序应该能够与目前使用的其他软件和系统无缝集成，同时具备一定的稳定性和安全性。
总的来说，电子文件管理程序是现代社会不可或缺的工具之一。
文件控制程序
☆☆☆知识是人类进步的阶梯☆☆☆1目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。
2范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。
3定义：3.1归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。
3.2发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。
3.3受控文件：体系文件、技术文件。
3.4非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换4职责：4.1QCI&EHS部（文控部门）4.1.1负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制4.1.2负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。
4.1.3负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。
4.2HR 部4.2.1负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。
4.3技术部4.3.1负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。
4.3.2负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并输出到文控部门受控。
4.4销售部负责收集客户提供的文件和资料归档。
4.5运营部负责公司生产、能源、设备等方面文件控制4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。
公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。
4.7所有部门4.7.1负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。
4.7.2负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。
4.7.3负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。
4.7.4负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。
文件控制程序及流程
文件控制程序及流程摘要：文件控制程序是一种用来管理和维护电子文件的软件工具。
本文将介绍文件控制程序的作用和重要性，以及其在组织中的应用和实施流程。
通过合理有效地使用文件控制程序，组织能够更好地管理和保护其重要的电子文件。
引言在当今数字化的时代，电子文件扮演着组织运营不可或缺的角色。
为了确保文件的安全性、准确性和一致性，文件控制程序变得至关重要。
通过实施文件控制程序，组织能够追踪、控制和监督文件的创建、修改、存储和共享。
一、文件控制程序的作用和重要性文件控制程序对组织具有以下作用和重要性：1. 提高组织的工作效率。
通过文件控制程序，组织能够快速找到所需的文件，避免了大量的时间浪费在寻找文件上。
此外，文件控制程序还可以保证文件按照一定的规范命名和存储，进一步提高工作效率。
2. 保护文件的安全性。
文件控制程序可以建立文件的权限管理机制，只有授权人员才能访问、修改或删除文件。
这可以防止未经授权的人员接触敏感信息，以及避免意外或故意的文件丢失和损坏。
3. 确保文件的准确性和一致性。
文件控制程序可以记录文件的修改历史和版本信息，以便追踪和审计文件的变动。
这有助于保证文件的准确性和一致性，避免因为多个版本的文件导致混乱和错误。
二、文件控制程序的应用文件控制程序在组织中的应用可以涵盖以下几个方面：1. 文件的创建和命名。
文件控制程序可以规范文件的创建和命名规则，确保文件的统一性和易识别性。
例如，可以规定文件名中包含日期、类型和相关主题等关键信息。
2. 文件的存储和备份。
文件控制程序可以确定文件的存储位置，并确保适当的备份策略。
通过合理的存储和备份，可以保证文件的安全性和可恢复性，在发生意外或故障时能够及时恢复文件。
3. 文件的权限管理。
文件控制程序可以规定文件的访问权限，确保只有授权人员才能访问和修改文件。
这有助于保护敏感信息，防止未经授权的人员进行非法访问。
4. 文件的修改和版本控制。
文件控制程序可以记录文件的修改历史和版本信息，以便追踪和审计文件的变动。
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电子文件控制程序
一、目的
二、范围对公司内所有质量系统文件的编制、审批、发放、修订、废止、销毁等管理作业进行控制，使文件标准化、系统化，为质量管理体系运行提供依据，防止无效及作废文件的使用，起到沟通意图和统一行动的作用。
适用于质量管理体系范围内与文件有关的所有活动。
三、定义
四、职责
五、权责单位
各部门
管代
各部门
电子文档
技术室
综合办公室
质管室
No六、流程
1需求
2编制
可形成或不可形成纸面的电子文件或记录，如： 3D图纸、影音、仿真等负
责外来产品图纸 / 标准 / 技术文件等的管理及有效性评审。
负责行政类文件的行文、传递和管理及有效性评审；
负责质量手册、程序文件和作业文件的管理及有效性评审；
七、作业内容
1.1 各部门依据现行的文件状况每年评审一次，以确定文件：如系统文件不足/ 需修订 / 部门协调用 / 需废
止等情况向文件主管部门提出文件需求；
1.2 文件主管部门报请管代批准后组织实施和文件有关的相关活动。
2.1 编制： 2.1.2 质量管理体系文件编号规定
2.1.1 文件架构以金字塔方式分为下列四阶：质量手册 Q/D-ZS-2012（年号）
第一阶系统文件手册
程序文件 Q/D-CX+（条款号） -2012 （年号）
作业文件Q/D-ZY+（条款号） -2012 （年号）第二阶程序文件程序书
质量记录 JL+（条款号） -01 （顺序号）
第三阶作业文件标准书
记第四阶记录文件质量记录名称公司手册程序作业
录
代号Q/DZS CXZY JL
2.1.3 部门代码 2.1.4 技术文件编号
技术室01 作业 / 检验指导书 Q/D.ZJS （作业 / 检验指导书） -XX（序号） - 年号
五、权责单位 No六、流程
各部门
2编制
各部门
编写人
修订人2修订
车间02
控制计划
Q/D.KZX（控制计划） -XX（序号） - 年号检验室03 Y—样件，试生产— SS，生产— S。
理化室04 PFMEA Q/D.PFMEA-XX（序号） - 年号
质管室05
模具协议Q/D.MBX（模具技术保证协议） -XX（序号） - 年号市场部06
七、作业内容页次第 2页共 3页
2.1.5 文件编制、审核、批准及管理权责表
文件种类编制审核批准管理质量手册质管室管代总经理质管室程序文件部门主管或指定专人部门主管管代质管室作业文件技术室或指定专人室主任 / 部门主管部长 / 管代 / 主管副总技术室记录表格使用部门依各程序文件及作业指导书的相关规定质管室
①编制者不能为审核者；②当跨部门而主管无法决定时，审核需与相关部门会
编审批的原则审。
③第三阶文件当跨不同部门或主管无法决定时，核准者为管理代表。
2.1.6 文件版本 . 修订号：如： A.0 即 A 版未修订； B.1 即 B 版第 1 次修订； C.2 即 C 版第 2 次修订；以此类推。
2.1.7 编写：编写者于接获通知后 5 个工作日内，编制文件初稿，呈部门主管审核。
2.2 修订：原编写者于接获通知后， 5 个工作日内进行修订；若有需要，得与相关部门研讨修订意见。
填
写“更改单”并说明下列事项：①原文件需修改的页次与叙述；②修改后的叙述；并呈部门主管审核。
2.3 废止：当旧文件不完善或不符现况需求或文件修订篇幅太多，宜废止而编制新的版本。
技术室废止
2.4 管理：依〝文件收发登记表〞至各部门收回后，完成审批手续后，以碎纸机 / 手工销毁 / 烧毁或划×记
2 以示作废该文件。
经废止的文件，若有参考的必要时可不必回收，但必须于文件每一页上盖红色““已质管室销毁
作废积累知识保存”章；纸张背面若有空白处可回收使用的，该废止的文件不可公开参阅并不得作为依
据文件。
留存的作废文件应确定留存期限，并要登记、建帐、单独保管。
3.1 审核：相关单位主管于 3 个工作天内，依不同的需求进行审核，若通过，进入流程4，若未通过，则
回到流程 2
部门主管
3.2 审核要求：确定是否有相同或类似文件，若有，则签注意见并批示不准；若无则可批准。
3.3 临时文件：但若遇以下时机可指定编制暂行文件：①客户暂订的要求；②因急需暂时更动标准；③C
研究开发之试作；但临时文件应盖红色“临时”印章。
3审核技术室
五、权责单位 No六、流程主管部门4分发/补发
技术室接到顾客的产品图/ 技术协议 / 规范 / 更改通知单等文件，应组织相关人员评评审时间
审，评审不超过 2 个工作周。
完整性、清楚性、有无自相矛盾、顾客要求和可实施性等，并填写“工程规范评审3.4 工评审内容
记录” 。
程规范
若需对控制计划、 PFMEA、PPAP文件、作业 / 检验指导书等进行更改时，填写“更改更改相
PFMEA等应提交顾单”，并记录更改实施日期。
当顾客要求时，更改后的控制计划、
关文件
客重新评审与批准。
七、作业内容页次第 3页共 3页
4.1 分发 / 补发：依各部门实际文件需要情况，主管部门分发 / 补发文件给申请单位，记录〝文件收发登记表〞，由接收人签收并标注日期，若有旧版本文件，须交还发放人收回。
对文件有分发范围规定的应在
规定范围内分发文件。
4.2 受控文件：应加盖红色“ID 受控” 印章，并编制受控编号，该编号应遵循便于追溯的原则编制。
主管部门
5控制
使用部门
使用部门6适用存档部门7记录存查
技术室应每年或必要时按文件类别编制《最新文件受控清单》，并向相关部门发放，以5.1 文件清单明确文件最新情况。
对外来文件：技术室一年查新检索一次，以查新检索证据为有效版
本，并对索取新版本标准，对属于顾客提供的文件：应加盖红色“顾客财产” 印章。
5.2 印章控制技术室负责所有戳章式样，并详列于〝文件控制印章一览表〞中。
由文件编制的原单位负责，由更改人填写“更改单”，履行审批后，立即以换页或杠改5.3 文件更改形式更改全数文件，不得遗漏。
并将文件更改单编号/ 标识 / 处数 / 更改者 / 日期填写到文
件更改记录栏中。
更改不得使用铅笔更改。
①最新版本文件原稿须长期保管；②废止的文件自废止日起销毁处理；
5.4 保管年限④顾客有要求的按顾客规定的期限保
③国家法规另有规定者，依国家法规规定；
存；
5.5 存放条件应符合即防雨、防潮、防火、防盗，由专人保管等；
5.6
可以是纸张、计算机软盘、光盘、照片、移动硬盘、U 盘或其它电子媒体或它们组合形存放形式
式。
文件适用性：各相关单位主管按使用现况及保管年限及现行需求，判定是否适用。
不适用，则回到流程 2，若适用，则进入流程 7。
现场使用文件应协调一致，杜绝应有而无，不同版本并存，作废文件等问题存在。
7.1 电子文档：应由专人和设备进行管理和存储。
视文件的重要程度考虑是否设置权限密码进行管理。
电子文档每年整理一次，存储到脱机载体上如：只读光盘、移动硬盘等。
有条件时载体应一式两套，一套封
存保管，一套供查阅使用。
载体应放置在不易导致存储载体失效的环境条件（如远离磁场、防潮、变形
等），并应定期检查。
电子文档的更改或作废必须执行审批手续，并确保发放的电子文档得到更改或
删除，保证版本的一致性同时更新电子文档的目录。
技术性电子文档管理见《电子文档管理办法》。
7.2 存档控制：存查的文件应清晰可辨，易于识别和检索。
存档文件应加盖红色“存档” 印章。
7.3 借阅：借阅时需登记“文件借阅登记表”借阅人签字，送还时保管人应检查文件是否完好，并做注
销记录。
7.4 技术室依据《质量记录控制程序》对相关记录进行整理，并妥善保管，以备查阅。