票据交易档案整理归档的方法

票据交易档案整理归档的方法

一、票据交易档案的管理、归档原则

票据交易档案的整理、归档原则为：票据交易档案以年度划分、各类票据交易档案按类分别整理归档；票据买入交易档案、票据卖出交易档案和移存档案按业务发生年度归档，逾期票据催收档案和票据纠纷诉讼档案按业务结清年度归档；票据交易档案以单笔业务或诉讼案件为收集和整理归档单位。

二、票据交易档案整理归档的具体办法

1、票据买入交易纸质档案归档

（1）银行客户经理办理业务之前，分贴现和转贴现业务分别在《批次号登记簿》登记领号，登记簿每年一册。批次号的编写规则为“机构代码”+“业务种类”+ “顺序号”。业务种类分为“直”（贴现业务）和“转”（转贴现业务）。其中“转”（转贴现业务）包括：“转XXXX”、“转XXX逆”、“转商XXX”、“转商XXXX逆”，分别对应银行转贴现业务的买断、逆回购和商业承兑汇票转贴现的买断、逆回购。顺序号由“年

度+流水号”组成。其中“年度”为公历年度的后2位、“流水号”共4位，贴现和转贴现分别按照年度流水号一次编排。批次号的编写必须完整、准确、唯一。

（2）客户经理整理票据买入交易资料。

（3）档案管理员在买入交易完成后3个工作日内完成管理类资

料的归档，并填写《票据交易档案归档保管清册》

（4）各类票据买入交易档案按照要求排列。贴现业务档案按照“先

管理类资料再要件类资料”的顺序整理保存在“贴现审查报告”中。转

贴现业务档案中的管理类资料保存在“贴现审查报告”文件夹中，跟单资料保存在档案袋中，业务清单另外集中保存。

（5）“贴现审查报告”封面上的各要素必须填写齐全、正确。业务清单上必须标注批次号。

（6）要件类资料的第一页必须注明流水号，跟单资料的流水小

号必须与该批次系统业务清单所列示内容一致。

2、票据转卖交易纸质档案的整理归档

（1）银行客户经理所搜集的票据卖出交易中形成的全部资料，

在交易完成后的5个工作日内完成归档工作。

（2）档案管理员填写《票据交易档案归档保管清册》。

3、逾期票据催收档案的整理归档

（1）档案管理员在逾期票据催收完成后是5个工作日内完成归

档工作，并填写《逾期票据催收档案归档保管清册》。

（2）逾期票据催收档案的归档号编写规则为“结清年度”+“顺序号”。“顺序号”以每笔催收业务结清时间流水编写。

4、票据纠纷诉讼档案的整理归档

（1）档案管理员在票据纠纷诉讼结案后的15个工作日内完成归档工作，并填写《票据纠纷诉讼档案归档保管清册》。

（2）逾期票据纠纷诉讼档案的归档号编写规则为“结清年度”+“顺序号”。“顺序号”以每个诉讼案件结清时间流水编写。

5、综合类档案的整理归档

（1）各相关业务部门在有关业务完成的5个工作日内完成综合类档案的整理并交档案管理员签收、归档。《档案移交签收登记簿》每年一册。

（2）档案管理员对收到的综合类档案归档保管，并填写《综合类档案归档保管清册》。

综合类档案的归档号的编写规则为“文件形成年度”+“顺序号”。顺序号按接收到档案时间流水编写。