第12章 公共关系专题活动

第十二章公共关系专题活动学习目的和要求了解公关常用的各种专题活动的特点与适用范围。

理解各种专题活动的价值与区别。

掌握策划与组织各种专题活动的方法。

第一节庆典活动开业庆典是围绕着重要节日或开幕而举行的庆祝活动，它是提高组织知名度、扩大社会影响的活动，现代企业的经营者都想方设法地、合情合理地利用它。

一、准备工作（一）邀请宾客（二）拟定程序表（三）布置场地（四）安排接待工作（五）安排礼仪小姐（六）准备贵宾留言册（七）准备馈赠礼品（八）提前试验音响二、仪式过程（一）签到宾客来到后，有专人请他们签到。

如此时组织有关于产品经营项目及公司全方位说明的资料，均可发给到来的宾客，扩大组织的知名度。

（二）接待宾客签名后，由接待人员引到备有茶水、饮料的接待室，让他们稍事休息并相互认识。

（三）剪彩剪彩者穿着端庄整齐的服饰，并保持稳重的姿态，走向彩带，步履稳健，全神贯注，不和别人打招呼。

拿剪刀时以微笑向服务人员礼仪小姐表示谢意，剪彩时，向手拉绸带或托彩花的左右礼仪小姐微笑点头，然后神态庄严地一刀剪断彩带，待剪彩完毕时，转身向四周观礼者鼓掌致意。

（四）致辞由主客双方领导或代表致辞。

无论是开幕词、贺词、答谢词均应言简意明、热烈庄重，切忌长篇大论。

（五）节目典礼完毕，宜安排些气氛热烈的节目，如敲锣打鼓、舞狮子等。

在允许燃放鞭炮的地区，还可燃放鞭炮、礼花、礼炮等。

（六）参观、座谈或聚会主持人宣布仪式结束，即可引导客人参观工程、组织、公司或商店。

（七）赠送纪念品使员工感到主人翁的优越意识，使来宾们有受到尊重的感觉，以此达到感情的交流；还可以进行职工文艺表演，以示庆祝；也可以举行大型促销活动。

（八）现在一些组织还往往利用庆典的机会宣布一项赞助或公益活动，例如捐助绿色工程等等。

第二节展销会一、确定时间、地点展销会时间依据展销内容和规模而确定。

展销会地点可以在室内或露天。

室内展览显得较为隆重，且不受天气影响，时间相对不受限制。

但布局较复杂费用较大。

在露天举办展销的可以是大型机械，农产品等。

二、确定展销会的内容可分为综合性产品（商品）或专项产品（商品）展销。

综合性产品展销会可容纳多家不同产品进行同时展销；专项展销会，即围绕一项专业或一个专题举办的展销。

三、确定展销会工作人员及责任（一）安排好产品介绍人员产品介绍人员应对展销产品有较全面的了解，还要有一定的语言表达能力，在服务中应着装整齐、仪容端庄、面带微笑、尊重每一位顾客，可以着绶带，绶带上印有厂家名称，也可佩戴标签。

（二）安排团体订货室及工作人员工作人员应懂得订货知识，并按组织订货的有关规定进行工作；工作中应热情接待客户，主动介绍订货规定及优惠政策。

（三）安排迎宾礼仪小姐礼仪小姐既要热情迎客，也要做引导工作。

（四）广告及新闻报道新闻报道工作人员安排展销会的广告制作，他们要策划各种产品及展销会的广告内容及形式，确定新闻发布的内容、时机、范围和形式。

（五）领导机构展销会领导机构应分工明确、责任到位。

四、确定展销会的费用预算具体列出展销会的各项费用，进行核算，有计划地分配资金。

五、公关活动安排采用一些公关技巧，使展销会办得生动活泼、别具一格。

举行展销会开幕式，应邀请有关知名人士出席，并为消费者签名。

展销厅最好的位置一般在一楼的入口附近，展销位置不好的组织应设法以一些新奇事物来吸引客人。

六、做好展销会的效果测定为了组织有更好的发展，每举办一次活动都应做事后效果测定工作，可采取问卷调查、统计参观人数、销售利润、有奖问答等多种方式来进行该项工作。

第三节记者会一、举办新闻发布会的“由头”和时机在决定是否举办发布会之前，至少应确认以下两点：（一）确定新闻价值（二）确定最佳时机组织应确认新闻发表的紧迫性的最佳时机。

对于一个组织（商家）来说，举行记者招待会是为公布与解释组织的重大新闻。

如在新产品的开发、组织首脑或高级管理人员的更换、组织合并、组织创立周年纪念日、重大的人身伤亡事故等事件发生时，都可以举办记者招待会，发布这些消息。

二、新闻发布会的准备工作和注意事项（一）确定时机的技巧选择召开时机一要及时，不要拖；二要注意避开重大节日和社会活动。

（二）确定邀请记者的技巧确定邀请记者的范围主要根据公布事件、消息发生的范围和影响而定。

（三）确定发布会的地点一般可在本单位或租用宾馆、大饭店举行。

（四）布置会场发布会地点确定后，应进行实地考察。

（五）统一发布口径本组织参加会议人员要统一口径。

某一消息发布到何种程度，应首先在组织内部统一认识。

（六）挑选发言人主要发言人原则上应安排总经理或厂长等主要负责人，因为只有他们才能准确地回答有关组织的方针、计划、生产、经营等重大问题。

主要发言人应头脑机敏、口齿清楚、具有较强的口头表达能力。

（七）准备主要发言和报道提纲要由专门班子负责起草主要发言，应全面搜集资料，写出通俗、准确、生动有趣的书面发言稿。

另外，应事先归纳出宣传内容的要点和背景，整理成详细的资料，即报道提纲，也可附加照片。

（八）确定会议主持人会议主持人一般由公关部负责人担任。

主持人要引导记者踊跃提问，万一会场上出现沉默，可以让与会者和公关人员作自我介绍，以增加彼此之间的了解，提高大家的发言兴趣。

主持人应使记者招待会顺利地开始，并进行下去。

当招待会气氛非常活跃、记者竞相提问时，主持人应维持好会场的秩序，控制好发言的时间，引导记者深入提问，避免重复的提问和回答。

（九）其他具体事务的安排为了开好新闻发布会，公关人员应预先筹备好视听辅助工具，如图表、画片、地图、放大照片等。

在会后或会前，亦可准备一些现场参观，参观图片展览和实物陈列展览等，但参观时间不宜过长，同时也应利用这一时机，让记者采访既要安排得周到，又不要勉强。

三、对待记者的态度与新闻界合作应以“真诚、主动”四字为方针，切不可因为自己的组织在社会上有了一定的声誉就趾高气扬，认为记者会有求于己了。

对记者的接待，不论以何种方式，公关人员都必须时刻牢记记者的双重性。

应尽量满足他们的合理要求。

四、发布会结束后的工作（一）收集情况、纠正错误（二）核对发稿情况（三）了解与会者反映第四节赞助一、赞助的目的（1）扩大知名度。

(2)增强信任度。

(3)提高美誉度。

二、赞助活动的类型（1）赞助体育运动。

（2）赞助文化生活。

（3）赞助教育事业。

（4）赞助社会慈善和福利事业。

（5）赞助各种展览和竞赛活动。

（6）赞助宣传用品的制作。

（7）赞助建立某一职业奖励基金。

有长期效益和社会性。

（8）赞助学术理论活动。

三、进行赞助的步骤(一)前期研究赞助之前都应做好深入细致的调查研究，调查组织自身的公共关系状况、经济状况、赞助活动的影响、被赞助者的公共关系状况等。

在此基础上，研究赞助项目的必要性、可行性、有效性。

(二)制定计划赞助计划一般应包括；赞助的目标、对象、形式；赞助的财政预算；为达到最佳赞助效果而选择的赞助主题和传播方式；赞助活动的具体实施方案等。

应做到有的放矢，同时应考虑应变方案。

赞助计划是赞助研究的具体化，可以做到有的放矢，控制赞助范围，防止赞助规模超过组织承受力，节制浪费现象。

(三)审核评定每进行一次具体项目的赞助，都应由赞助委员会对此项目进行详细的分析研究；结合该年度的赞助计划进行逐项的审核评定，确定可行性、赞助的具体方式和款额，以及赞助的时机，以便制定此项赞助的具体实施方案。

(四)具体实施应派出专门的公关人员负责各项赞助实施方案的具体落实。

(五)效果测定对完成活动的经验加以总结，对活动不理想的应找出原因。

赞助活动的效果应由组织自身和专家共同测评，尽可能做到符合客观实际。

四、赞助应注意的几个问题1、要优先对各种慈善事业、社会福利事业和活动、公共设施、教育事业进行赞助。

2、要注意留存一部分机动款项，作为遇到临时、重大活动时的备用款。

3、对各种明显不能满足其需要的征募者，应坦率而诚恳地解释组织的有关政策，但不能为威胁利诱所屈服，必要时可诉诸社会舆论和法律，以保障组织的合法权益。

第五节参观一、内部参观组织公众前来参观的目的、效果主要有：（1）扩大组织知名度。

（2）促进业务。

（3）和谐社区关系。

（4）增强员工或家属的自豪感。

组织参观的操作方法如下：1、准备宣传小册子2、放映视听材料3、观看模型4、可引导观看实物5、中途休息6、分发纪念品7、征求意见二、陪同外出参观旅游陪同参观旅游不要怕麻烦，具体应该注意：1、不要将时间安排得太紧，尤其是游玩时，应预留一点自由活动时间。

2、如果是派员陪同客人参观游览，应先将情况介绍清楚，几个参观项目（景点）全用多少时间，去重点项目用多少时间，建议去哪些地方，共有多少时间供参观，便于共同订出计划。

3、要去的地方较大时,应发交通图，可放在资料袋中。

4、陪同客人参观过程中应边看边介绍情况，不要因为陪同者对参观内容毫无新鲜感，便无精打采，显示出不屑一顾的神情，或低着头在前面猛走，不管客人是否对什么事物发生兴趣。

5、如果客人携带照相机，应介绍组织或现场中的最佳摄影点，讲明哪些部门不允许照相，请对方谅解并表示歉意。