财务报销制度及报销流程

财务报销制度及报销流程The document was prepared on January 2, 2021

财务报销制度及报销流程

目录

第一章总则

第二章费用报销凭证的规范

第三章内部控制及一般流程

第四章借款管理规定及借款流程

第五章日常费用报销及流程

第六章工薪福利及相关费用支出制度及流程

第七章专项支出财务报销制度及流程

第八章报销时间的具体规定

第九章附则

第一章总则

第一条、为了加强公司财务管理,规范公司财务报销行为,合理控制费用支出,提高资金使用效益,根据国家有关法律、法规和各项财政政策,结合本公司的具体情况特制定本制度.

第二条、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况,将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程.

第三条、本制度适用公司全体员工.

第二章费用报销凭证的规范

第四条、报销单填写

1.费用报销单需填写完整：包括部门、日期、内容、大小写金额、合计数.附件张数、报销人及审批人员的签字；注：金额处不能留有空格,金额要完整到元、角、分,在财务有借款的需注明.

2.金额大写要准确：零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万亿.

报销原始凭证的要求

1.当事人应充分取得费用的相关单据,如：合同或协议、合法的票据等,合法被税务机关认可的票据,原则上必须是发票才能报销.

2.可使用的收据：购农产品及废旧品收入时可用收据入帐.

3.车费：所有的车票上都必须注明出发地和目的地,以及乘坐日期.

4.打车时,燃油费附加的票据也应该有,即凡是报的数额都必须有发票,同时金额有小数位数的,需注明实际支付的金额.

5.报销车票时,有同行者,必须注明同行者是谁.

6.其他票据也应同时注明费用的用途及时间,如招待费需注明招待的日期、招待的对象及招待的人数.

7.摘要栏必须清晰的写明费用的原因及用途.

8.外出公差的需附有外出公差申请单,公差申请单上需有公司及部门领导审批.

9.当月费用当月报销.

第五条、贴票方法和要求

1.原始发票单据及附件应按照报销的经费项目进行分类整理,如办公费、招待费、差旅费、住宿费等等,应按照类别分别粘贴,把相同经费项目的原始凭证粘贴在一起.

2.粘贴票据的范围大小：应在费用报销单据大小范围内进行粘贴.对于原始发票单据及附件较多的凭证,应用和费用报销单据同样大小的结实的白纸使用过的纸亦可,外露部分应保持洁白先进行粘贴,然后再将该白纸的左上角粘贴在费用报销单据的后面.粘贴在其上的票据不能超出该纸张的范围.

3.粘贴要求：原始发票单据及附件必须由上而下、自左至右、均匀排列粘贴.将胶水涂抹在原始发票单据及附件的左上角,从装订线粘贴单左侧2公分位置开始粘贴,将票据向右边均匀排开横向粘贴,注意不要将票据集中在粘贴纸中间,以免造成中间厚四周薄、凭证装订起来不整齐的现象；粘贴的原始发票单据及附件必须在费用报销凭证的大小范围之内,个别规格参差不齐的原始凭证,可先裁边整理后再行粘贴,但必须保证原始凭证内容的完整性.对于粘贴比费用报销单据大的原始发票单据及附件,粘贴位置也应在票据左上角,单据上边和左边与费用报销单对齐,超出部分可以按照报销单大小折叠在粘贴范围之内.

4.如果同类票据大小不一样,可以在同一张粘贴纸上按照先小后大的顺序粘贴.

5.注意事项：

1原始发票单据及附件的粘贴必须整齐,不要将票据颠倒放置、粘贴.

2不要用订书机订原始发票单据及附件.不要用回形针、大头针等把原始发票单据及附件别在费用报销单据后面.

3对于粘贴不规范的费用报销单据,请自行重新粘贴.

第六条、报销手续及签批齐全

1.严格按照财务部门签发的审批制度执行

2.对于要求有证明人的采购单据,应有证明人进行签字；共同对报销的真实性负责.

3.对于有购买数量的物品,需由签收人进行签收,核对数量.

4.对于差旅费报销单,因公司有费用级别规定,不同级别的职员有不同的报销标准,所以在不提供其他证明更高级别的情况下,按职员的职务来评级,如职员除职务外另有更高级别的技能等级,必须由部门领导注明级别或提供高级别证明.

5.凡购买的物品及低值易耗品,报销时都必须附物品申购单及入库单.

第七条、报销凭证的签字要求：

1.按规定应该签字的人员必须全部签字,签字必须签全称,不得只签姓.

2.签字人签署姓名后,还应当签署签字的日期.

3.领导签字应当明确表明是否同意报销.

4.为便于原始凭证的装订,签字是签在凭证的正面,应签在右上方.签字如果是签在凭证的反面,应签在左上方.

5.有多张凭证都需要签字时,经办人、证明人、部门负责人要一张一张分别的签,不能用复写纸同时签.

6.按规定顺序签字

1经办人签字

2证明人签收人签字

3部门负责人签字

4办公室主任签字

5财务部门经理签字

6总经理签字

7.员工在任何凭单上签字,表示对该凭单所载事项以及金额完全同意,并已尽到诚实申报或认真审核之责.

第三章内部控制及一般流程

第八条、费用发生过程中,原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行,并互相监督和共同承担相关责任.

第九条、费用报销的控制原则：计划管理、分级负责、层层把关.由各部门经理负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由办公室主任对报销单据的计划性进行二级审查,由财务部门经理对报销票据的合法性进行三级审查；最后由总经理进行审核批准.

第十条、原则上公司一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证.合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准,具体操作由财务部门负责把控落实,以可操作性为前提.公司员工任何不符合报销规定的单据财务部门有权拒绝,各级确认、审核、审批人员也不应予签字.各级签字人在不能确定的情况下不能随意签字,

第十一条、单据整理要求：报销人在报销前必须事先整理好各类单据,首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类,然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面,并在附件中写明所附单据的张数.单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面.单据分别不清晰,粘帖不规范的财务部门可要求对方改正,不改正的有权予以拒绝受理.