商务文书写作自检题解答

【自检1-1】
请判断出围绕以下事件而起草的商务文书的行动目标：
（1）某公司的一位销售人员以邮件形式向部门经理汇报上个月的销售任务完成情况；
（2）某公司人事部门的一位员工为收集所有员工升位之后的身份证号码而给所有公司员工群发邮件；
（3）某公司副总经理收到一封投诉客服部门张丽的投诉信，批评其恶劣的服务态度；为收集与该事件相关的信息，该副总经理着手给张丽发邮件，并抄送给其部门经理。

（1）就本月的销售任务完成状况，请部门经理给与评价或者指正。

如果销售任务完成得好，那么该销售人员希望其经理对其进行表扬；而如果销售任务完成得不好，那么该销售人员则希望经理可以予以理解。

（2）公司所有员工在规定的时间以其身份证号码为内容给该员工予以回复。

（3）希望张丽就这个事件的情况给与该副总经理一个反馈，了解事情的实际情况。

【自检2-1】
请分析并得出围绕以下主题而撰写的商务文书的正式指数：
（1）某公司总经理要组织各部门秘书共进午餐，要求其秘书代表自己给他们发送的通知邮件；
（2）某公司的一个普通员工发现经常有员工违反禁止在会议室里吃中餐的规定，于是决定写给行政部经理的一封投诉信。

（1）按照正式指数的三个问题来进行分析，这样的一个邮件的最后得分应该在20多分；因此，该邀请邮件的目标应该是让这些秘书都能参加，邮件为非正式的，口吻语气可以是比较轻快的。

（2）同样按照正式指数的三个问题来进行分析，这样的一封投诉信的最后得分应该不会超过10分；因此，这封投诉信应该是很正式的，并且特别需要注意措词。

【自检2-2】
请分析围绕以下主题而撰写的商务文书的行动目标、正式指数以及总体风格：
某公司总经理吩咐其秘书制定一份购买计算机的预算，而这个秘书通过了解得知，由于计算机的更新速度非常快，所以租赁计算机比购买新机所付出的费用更低。

该秘书打算起草一份商务文书就这个将购买计算机转为租用计算机的想法向总经理进行汇报。

在这种情形下，该秘书撰写这份商务文书的行动目标应该是希望总经理能够批准自己所建议的租用计算机的方案；而这种情形的正式指数按照前文所述三个问题的评分应该在10分左右，因此这份商务文书的正式程度应该处于轻快和凝重之间，需要好好地进行把握；最后，利用游说矩阵来对这个情形进行判断，可以知道这份商务文书应该属于说服型，其撰写重点应该在于用预算和报价对比的形式向总经理分析说明租用计算机比购买计算机要成本更低。

【自检3-1】
请计算以下范例中所表现出来的情感指数：
各位支持我的读者：
你们好!
感谢你们一直以来支持着小可的书，我的书写的也还不够成熟,，但是还是要谢谢你们的支持，是你们的支持给了我继续写下去的动力，在这里想告诉大家一件事情，就是我马上要高考了，所以这段时间实在没有时间更新，还请读者们原谅。

请放心，这本书不会成半途而废的，我会一直写下去，希望你们继续支持我这个还不成熟的小子。

你们是最棒的读者。

耐心等待吧，一切都会继续下去的！
唧唧歪歪
根据情感指数的计算方法，这段话中所表现出来的情感指数为＋3。

【自检3-2】
以下是某公司客户经理在带其下属小王参加完一次客户的会议后给小王发的一个邮件的部分内容，由于在这次会议中该经理面对客户A公司所提出的诸多问题无法解答而处境尴尬，他认为这是因为小王没有与其进行事先沟通所造成的，所以这个邮件中的语气显得相当的严厉。

出于对小王进行适当指导的目的，请对这封邮件进行必要的调整和修改。

“……我们必须马上处理这件事情，在这次的会议上我因为没有了解到A公司的最新信息而感到尴尬不堪。

对我来说，这是个不小的奚落，你我的确应该密切关注他们的情况，我希望从你那里而不是从客户那里知道最新一切的消息，……”。

在案例所处的情形中，该客户经理基于这次会议的事情与小王的沟通应该是一种商量的口气，这样才能使得小王能够更好地接受并在以后的工作中予以改进。

因此，在沟通的邮件中，该客户经理应多用一些祈使句和鼓励性的话语，同时将自己与小王放在比较共同的立场上来对问题进行讨论。

按照这样的思路，这封邮件可以改为以下的形式：
“小王，非常感谢你让我参加了昨天的电话会议，会议之后，有一点很明显的就是，你和我需要想出一套方法来，确保我能够及时了解到A公司的信息。

我们需要更为有效的合作，你认为该怎么处理这件事呢？你能否在工作的每一个阶段中都及时告诉我最新的消息？咱们明天碰个面商量一些行动计划，怎么样？……”
【自检4-1】
请对以下的内容进行修改以增加其可信度：
“每个员工的绩效考评将根据每个人的全面成长来计算，公司将会用几个标准来进行综合评分，希望每个员工重视个人的全面发展”
可以修改为：
“每个员工的绩效考评将根据每个人的全面成长来计算，公司将会用四个标准来进行综合评分，其中完成任务情况50%、客户满意度20%、团队精神20%以及沟通能力10%，希望每个员工重视个人的全面发展”
【自检5-1】
请判断以下的用法是否正确：
（1）林区的职工、机关、学校企业等等单位，都要节约能源；
（2）陈某某等竟然至党纪国法于不顾，公然收取贿赂；
（3）长江黄河海河松花江等大江河的洪水灾害已得到初步的控制；
（4）中小学校要充分利用多种形势经常向中小学生进行交通安全常识的教育，如广播、图片、展览、文艺，等。

使用正确的是（2）和（3），使用错误的是（1）和（4）。

【自检5-2】
请找出以下通知范例中存在的问题：
酒店办公室通知
各部门经理：
经董事会研究决定，定于12月20日，在虎域风景区召开各部门主任会议。

会议为期三天，主要汇报各部门全年工作的完成情况并研究明年工作计划。

要求各部门主任或副主任至少一人参加。

参加会议的人员，酒店负责提供车辆接送；每人随身所携带的物品体积不得大于三平方米，不得重于两斤；会后酒店会将会议人员送往大约200里外的餐厅。

会议时间较长，希望大家准备好必备的生活用品。

2003年12月16日
该通知存在问题的地方主要有：
（1）通知名称错误；
（2）主送单位或对象与正文中的不一致；
（3）正文中缺少具体的会议时间和行程安排；
（4）计量单位不符合规范；
（5）落款缺少发文单位名称并且日期数字不规范；
（6）缺少对具体出发以及报道地点的说明。

【自检6-1】
请找出以下请示范例中存在的问题：
×河县税务局文件
（2003）×税字第1号
×河县税务局关于转发×河面粉厂要求免税的请示
××市税务局：
据我们了解，该厂2003年计划利润40～50万元，如征税企业尚有一定盈利，是否还给予免税照顾，请市局权衡审定。

现将该面粉厂关于免征2003年国家税金的请示转发给市局。

该面粉厂2000年投入面粉生产以来到2002年底均享受免征工商税照顾，免征税款7.7万元。

这个厂的广大干部和职工在2002年计划产量增长了30%，但全年计算尚亏损六万元。

以上可否，请批示。

×河县税务局
（公章）
二○○三年一月三日该请示存在问题的地方主要有：
（1）内容模糊不清，应该表明一个明确的建议和意见，然后提请上级“妥否，请批示”；
（2）在内容中颠倒了前后的说明顺序；
（3）数字适用不规范。