商务秘书理论与实务-0406几种常规性会议的会务工作共30页文档

• 从组织上讲，设大会秘书处，全面负责大会的筹 备工作。秘书处除了设立会务组、秘书组、宣传 组外，还要成立组织组，负责代表名额的分配和 代表资格的审查确定。
会议的议程：
• 预备会议：会议主要是讨论通过大会议程， 通过主席团及秘书长、副秘书长建议名单， 通过代表资格审查委员会、提（议）案审 查委员会、经费或预决算审查委员会组成 人员建议名单。
应注意的问题——1
• 与会人员的确定：代表会议的规模都比较 大，有正式代表、列席代表和特邀代表的 区别。正式代表由做出突出贡献和有较大 社会影响的各方面人士组成，具有一定的 代表性。列席代表根据工作的需要确定， 一般是没有担任代表的各方面负责人和工 作骨干。特邀代表是指对企业发展做出特 殊贡献的老领导和社会人士。
应注意的问题——2
• 会场的布置：代表会议的会场要布置得庄严隆 重。主席台由主席团人员组成，前排是会议的 执行主席，按职务的高低安排座位；后面一般 按姓氏笔画的顺序安排座位。主席台要呈台阶 式，后高前低。主席台前要摆列鲜花或低矮的 长青植物，天幕中央根据会议性质，可悬挂党 徽、国徽、会徽或企业标志，两侧分列红旗。 会标要醒目大方，会场张贴大会主题标语，营 造浓厚的会议氛围。
5、颁奖时上台人员的顺序是：先是礼仪小姐上台将 奖品递送到颁奖领导手中，然后从领导身后或主席 台幕后返回原处；接着是受奖人员上台领奖。礼仪 小姐和受奖人员的行走路线尽量不重复、不交叉。
应注意的问题——3
• 会议材料的准备： • 代表会议的各种文件、资料、证件。如，
主席团组成人员和秘书长、副秘书长名单， 被选举人、总监票人和监票人名单，各委 员会组成人员名单，大会决议等。 • 会议主题报告
应注意的问题——4
大会选举：
统计
选票
清点
票箱
投票
选票的
路线
印制
应注意的问题——5
征集大会提（议）案
1、不要轻言放弃，否则对不起自己。
2、要冒一次险!整个生命就是一场冒险。走得最远的人，常是愿意 去做，并愿意去冒险的人。“稳妥”之船，从未能从岸边走远。-戴尔．卡耐基。
梦 境
3、人生就像一杯没有加糖的咖啡，喝起来是苦涩的，回味起来却有 久久不会退去的余香。
商务秘书理论与实务-0406几种常规性会 4、守业的最好办法就是不断的发展。 5、当爱不能完美，我宁愿选择无悔，不管来生多么美丽，我不愿失 去今生对你的记忆，我不求天长地久的美景，我只要生生世世的轮 回里有你。 议的会务工作
工作会议的议程：
1 综合性会议：主要领导同志作主题报告，大会 经验介绍，分组讨论，大会表态发言，最后主 持人就如何贯彻落实会议精神进行总结讲话。
2 专业性会议：分管的领导同志作主题报告，有 的还安排表彰奖励活动，大会经验介绍或表态 发言，主要领导同志讲话，最后是主持人对会 议进行总结。
领导的分工：
• 要选择威信或职务较高的人员担任讨论组 的召集人，以便于有效实施管理与控制。 各小组要配备好联络员，及时向大会反馈 会议讨论情况。
代表大会：
• 代表会议包括职工代表会议、股东代 表会议、党员代表会议等，是按照章 程和法定职责、法定程序召开的具有 最高权威和行政效力的大会。
会议的筹备：
• 从内容上讲，包括会议正式代表、特邀代表与列 席代表的确定与通知，会场的确定和布置，各种 会议文件、会议材料的起草与印制，会议议程及 日程的设计与安排，会议食宿及交通车辆的安排， 预备会议与正式会议、大会与小组会，选举工作， 安全与保卫工作，宣传报导及文化生活的组织等。
• 一般的规则是：特别重要的工作会议，由 分管常务工作的副职主持会议，主要领导 同志作主题报告，主持人作总结讲话。一 般性的工作会议，由部门主要领导主持会 议，分管领导作工作报告，主要领导发表 主题讲话，最后是主持人总结讲话。
应注意的问题：
• 工作会议要划分好讨论组，可以按部门、 单位划分，也可以按与会者的职务、专业 划分。各小组的人数应大体相等，并将领 导者根据各自的工作分工划分到各小组去， 以便于上下信息的交流。
第四章 会务工作
第六节 几种常规性会议的会务工作
工作会议：
• 工作会议是指以总结、安排和部署工 作为内容而召开的会议，会议时间以 半天或一天为宜。内容特别重要的， 可根据实际情况确定。
会议通知：
• 工作会议通知的时间以提前三天为宜， 以网络通知、电话通知为主。特别重 要的会议，通知时间可前移，也可用 文件或传真通知。
• 大会召开时，就应告知代表提交提（议）案的截止 时间。会议提（议）案一般都有固定的专用纸和格 式，提（议）案的内容要简明扼要，依据要充分， 意见和建议要明确、具体、可行，必要时可另附书 面材料或图表说明。到提（议）案截止时间后，提 （议）案审查小组要将征集到的提（议）案进行初 步审查，将初步审查结果提交提（议）案审查委员 会进行审议，将符合要求的列入正式提（议）案并 编号，将不符合要求的作为一般性意见或建议处理。 提（议）案审查委员会要向大会报告提（议）案征 集情况和审查意见，有关领导要就提（议）案的办 理意见向大会作表态发言。
• 正式会议的议程一般包括，致开幕词，大会主题 报告，各委员会的审查报告以及按照章程需要提 交大会审议的重大事宜，分组讨论大会提交审议 的各项报告，通过被选举人和总监票人、监票人 建议名单并进行选举，确定并通过大会选举结果， 被选举人代表表态发言，提（议）案审查委员会 向大会报告议案收集情况及处理意见，通过大会 的各项决议，有关领导就会议提案的办理工作作 表态发言，致闭幕词，大会结束。
表彰大会——会场布置
• 应隆重热烈，通过鲜花、彩Fra bibliotek、标语、 气球、军乐队和受奖励人员身披彩绸、 胸带红花等形式烘托出浓厚的气氛。
颁奖应注意的环节：
1、颁奖应该分层次、分批次进行。如，特等劳动模范、劳动 模范、先进生产（工作）者，先进集体标兵、先进集体。 2、每次上台领奖的人数要少于或等于主席台上领导的人数， 尽量避免一个领导发几个人的奖品。 3、要选择好颁奖礼仪小姐。礼仪小姐应身着旗袍或其他统一 服装，统一发型，端庄典雅，大方得体，会议前应进行彩排。 4、领奖人员的座位应在会场的前排，按照上台领奖的先后顺 序就坐，颁奖时由工作人员引导。