公司行政部工作流程及制度2017

金扉（上海）金融信息服务有限公司行政部事务工作流程及制度目录总则：为加强公司行政管理，使各项管理标准化、制度化、规范化，以提高公司形象，提高工作效率，特制定本流程一、员工行为规范二、办公用品管理制度三、办公运营管理制度四、员工出差申请五、会议管理六、名片印制流程七、印章证件管理八、收发快递九、卫生、绿化及环境安全十、车辆调配管理制度十一、设备管理及维修十二、附则一、员工行为规范1、仪容仪表规范1.1员工在办公时间内，必需佩带工作牌，并且要注意仪容仪表，总体要求是：整洁、得体、大方。

1.2头发梳理整齐、服装熨烫平整、领带正挺、服饰搭配美观大方、皮鞋亮净。

1.3男员工不得留长发，不烫染头发，不蓄长胡须；女员工不烫怪异发型，化妆自然得体，不得浓妆艳抹。

1.4办公时间，员工必须穿正装，不得穿牛仔裤、运动服、超短裙、低胸衫、无袖衣裙、拖鞋或其他与办公环境不协调的服装。

1.5如无业务接待的安排，周五或周末上班可以着休闲装（不含销售部）。

1.6行政部抽查，不规范人员名单递交至人事部，由人事部做相应的处罚。

2、办公语言规范2.1同事之间，应相互尊重，互帮互爱，语言文明；2.2对外交往，应有礼有节，不卑不亢，礼貌大方，简朴务实；2.3对上级不可直呼其名，可称“领导”或“姓氏+职位”；2.4不可带有任何负面情绪和言语。

3、行为规范3.1工作中应使用正确和得体的交往语言、电话语言、接待语言；3.2同事在办公区域相遇应相互问好，遇到领导应主动问好；3.3不得在办公区域和职场内吸烟（不遵守者第一次口头警告，第二次起罚款50元）；3.4工作时间不得做与工作无关的事情；3.5工作时间因私临时外出，须经主管领导同意；3.6高管（含）以上人员、集团通讯管理规定中要求的人员须24小时开机。

4、廉洁自律规定员工应遵守如下廉洁自律规定：4.1遵守国家法律和社会公德，保持诚实信用和廉洁自律的个人操守，维护公司良好的企业形象和声誉。

4.2严禁利用职权或工作之便索取或收受不正当利益，包括但不限于各种名义的现金、有价证券、物品、报销费用、宴请等；对于确实无法推脱的应在第一时间上交公司行政部。

4.3若有员工自己、配偶、父母、子女、亲友等经办的企业与公司发生交易，应当主动向公司披露，禁止不当地营销推广、咨询等合作业务。

4.4严禁以任何形式谋取不当利益，不得有泄漏公司商业秘密、与第三方恶意串通损害公司利益、掩盖工作失误、谎报工作成绩等行为。

4.5 严禁挪用或侵占公款公物，严禁谎报业务进行虚假报销。

4.6 严禁借出差、考察、学习之机利用公款进行旅游娱乐活动。

4.7 禁止铺张浪费，禁止为私人利益用公款吃喝及请客送礼。

4.8员工应充分履行个人的工作职责，诚实守信，出现问题或未及时完成任务时不可推脱责任，不可寻找借口，不可懒散敷衍，不可相互推诿扯皮，而应全力以赴、尽心尽责，赢得尊重和信誉。

二、办公用品管理制度1、办公用品由总部根据公司发展需要，每月统一采购发放一次。

各分部根据实际需要及人员配置填写《办公用品清单》，于每月5日前邮件发送给总部行政采购，由总部统一安排发放及调拨。

2、按需采购，对质量、性能、价格及附加优惠条件进行比较，尽量以最低的价格购买到最好的物品。

常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存，保障供给，避免不必要的积压。

采购完成后及时做好入库工作。

3、领用办公用品，由行政部登记《办公用品领用表》后领用人签字，及时做好出库工作。

总部领用时间为每周二和四，其余时间如急需领取办公用品须部门经理签字确认。

4、领用的非易耗性办公用品（如订书机、计算器、剪刀等），如重复申领，应说明原因并凭损毁原物以旧换新。

5、员工离职时，应认真清点办公用品，填写交接清单并签字。

三、办公运营管理制度1、办公运营项目包含但不限于：职场租赁、物业管理、固话网络、绿植养护、各类租凭等。

2.各分公司必须清楚了解各项办公运营项目的合同期限、保证金情况、支付期限、付款日等。

3.办公运营费用如职场租赁、物业、网络维护等各分公司根据合同及实际付款日期，提前7天按费用报销流程操作。

因未按时递交费用报销而产生滞纳金的，由各分公司负责人承担。

4、在合同、协议到期的前两周，各分公司需发送邮件至总部行政部请示续签或到期终止。

5、非常规物品的采购，需填写《采购申请单》、《采购比价单》，附上相关材料，递交审批，审批通过后方可采购。

6、任何公司物资的调用，需填写《物资调拨单》，经审批通过后方可执行。

四、员工出差申请1、出差前应填写《员工出差申请表》并注明出差路线、事由、计划及出差费用预算，经主管领导同意并签字确认后递交总部审批通过后方可出差，否则出差费用一律不予报销。

2、主管领导对出差申请进行审批时，除须对申请人员所填具之出差目的及时间安排进行审核外，还应对其所提出的出差费用预算进行合理性测算。

五、会议管理1、公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须提前一天通知行政部,便于安排和登记备案。

如有必要由行政部发出会议通知确认。

2、会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等便于行政部配合工作。

会前由行政部行政前台做好会场布置及IT员设备调试。

3、除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政前台整理、立卷、存档。

4、会议结束后由行政部派人清理会场，查收设备。

六、名片印制流程：本人填写《名片印制申请表》，经审核后交行政专员处安排印制（字迹需非常清楚，电子版本和审批后的纸质版本一起上交），总监以上级别（含总监）7个工作日内申请印刷名片，总监以下级别10个工作日后申请名片。

七、印章证件管理1、印章的使用，需填写《用印审核单》部门负责人签批后，与用印文件一起递交总部行政部，由行政人事总监审批通过方可用印。

2、刻制印章，需填写《刻制印章申请表》说明刻章原因等，经部门负责人签批后，递交总部行政部由行政人事总监审批通过后可刻制。

3、证件的借用，需填写《证件借用审核单》部门负责人签批后，递交总部行政部，由行政人事总监审批通过方可借用。

4、证件借用完毕归还时在《证件借用审核单》上签字填写归还日期，行政部存档。

5、所有印章、证件统一由总部专人负责保管，并做好所有使用登记。

八、收发快递1、由发件人填写《快递单》，交至行政前台。

2、由行政前台登记快递的寄件人、收件人、寄件事由及运费金额。

3、每月月底结算当月快递费，快递费充值卡应及时充值。

4、除工作件外，私人件快递费由发件人个人支付。

九、环境卫生、绿化及安保1、每个员工应保持个人工作区域环境的整洁，减少污垢、灰尘，提升办公环境品质。

不要将杂物散放在办公座位旁，请将滴水的雨伞放置指定区域。

2、每天下班时间保洁员做好打扫清洁工作，如有未打扫干净的，由行政部联系保洁员重新打扫，确保办公室的环境整洁。

3、公司内摆放的植物，不可随意采摘、破坏，如植物损坏，可联系行政前台。

4、有访客出入，需问清来访目的与接待人，未有公司合伙人的带引，外来人员不可直接进入公司办公区。

5、严禁在消防设施前堆放物品，定期检查环境安全和维护消防器材。

6、每天最后下班人员，请关闭所有电源，公司大门。

十、车辆调配管理制度（总部）1、公司车辆主要保障领导用车，司机对接领导行政经理，出车时间和上下班时间及时和行政经理汇报及时沟通，确保领导的出行。

每天司机填写车辆出车登记表并由行政经理确认。

2、车辆的年审、保险到期后由司机及时向行政经理报告并办理。

3、车辆一律停放在公司内指定地点，不得以任何理由擅自驱车外出停放；没特殊情况，车辆不准在外过夜。

未经请示而将车辆在外过夜，扣罚驾驶员50元。

如因违反规定而造成重大事故者，司机本人承担全部责任并赔偿经济损失。

4、严禁出私车（凡未经领导同意，驾驶员擅自将车辆开出，均视为出私车）。

凡发现出私车，扣罚司机100元。

凡未经请示擅自出车，造成肇事或损失后果，由司机自负。

5、车辆用车需登记，车辆的燃油费、停车费、过路费等费用由司机每月填写报销单报销。

6、行车前严禁饮酒，行车及加油时不准吸烟、饮食和闲谈，驾驶室必须按核定人数乘坐。

7、每次行车前必须检查刹车、方向盘、喇叭、照明、信号灯等主要装置是否齐全完好，消除隐患。

8、行车时车辆的时速应严格遵守有关规定，前后两车应保持必要的安全间距。

9、司机应及时保养、维护好车辆，并确保车辆处于良好的使用状况，保证车辆的正常运行，确保行车安全。

严格遵守公安部、交通部《城市和公路交通管理规则》。

十一、设备管理及维修1、电话机的使用不得使用公司电话拨打与工作无关的电话。

2、打印、复印机的使用2.1行政部门可连接彩色喷墨打印机、激光打印机，在打印前应选择相应的打印机与打印纸张。

如遇无法打印情况，请立即暂停打印并联系行政IT解决，不得重复点击打印标识，避免浪费纸张与墨盒硒鼓。

2.2复印文件如有订书针，请先去除再复印；如有修正液附着，应等待修正液干后再复印；如使用再生纸复印时，请在复印前确保纸张平整。

2.3使用前请确认复印机状态（如复印份数、纸张选择等），使用完毕后请复原复印机状态。

2.4打印、复印文件时，办公用纸尽量正反使用，以提高纸张的利用率。

2.5如发生打印机、复印机使用故障，请及时告知前台行政处理或报修。

4、墨盒或硒鼓如发现打印机或复印机的墨盒或硒鼓需更换，请及时联系行政前台或行政专员。

5、饮水机的使用饮水机切勿在无水的情况下干烧，如发现水不多时，请更换纯净桶水或切断电源。

使用后，注意将放水开关恢复，以免造成滴水。

6、电脑的使用电脑须按有关规定安全使用，请注意防范病毒并严禁随意删除系统文件和工作性文件。

7、维修及赔偿7.1若发现公司的电话、办公桌椅、照明灯具、办公设备或其他装修设施的损坏，应及时向行政前台报修，由行政前台通知相关人员进行维修。

7.2电脑及相关软硬件的维修或升级，联系行政IT处理。

7.3办公设备丢失，由直接责任人按价赔偿。

十二、附则●本制度解释权归公司行政部。

●本制度经总经理办公会议讨论通过2017年1月4日起生效。