费用开支标准及审批程序

费用开支标准、审批程序及具体操作规定

为进一步完善财务管理,控制费用开支，避免铺张浪费，依据公司规范化管理实施要求,特制定本规定。

第一条收、支预算

1、集团公司各部门、下属子公司根据月工作计划制定本单位月收支计划。由财务部汇总，经集团公司执行副总裁审批，即为该部门、子公司当月的费用收支计划，并下达各单位作为收支依据。

（1）、收款进度表：市场部于每月30（含）日前提供下月收款计划、安装工程项目负责人于次月5日（含）前提供上月工程进度表给财务作为跟踪收款的依据；

（2）、用款预算表：采购部、行政部、财务部、总经办、总裁办公室于每月30（含）日前提供次月用款计划，由财务部汇总并于次月2日（含）前呈报副总裁批准执行；

2、公司费用支付计划留有弹性，并根据实际情况作出相应调整或变更。

第二条借款审批及销账期限

1、日常出差人员、后勤人员预支差旅费，须到财务出纳处领取“借款

借据”填写后经所属部门各级领导签章确认，并由执行副总裁审批后交财务总监签章备款，出纳凭前述人员的签名确认后方予借支。

2、特殊项目出差人员预支差旅费，由公司指定该项目负责人代为借支，

借款审批程序按第二条第一款办理。

3、其它因公临时借款、未过试用期或待离职人员临时借款，借款审批

程序按第二条第一款办理。

4、差旅人员返回公司后，原则上三天内由报销人整理好所有单据到财

务销账；对于前次借支的款项，出差返回时间超过三天无故未到财务销账者（或由于借款人的原因导致因手续不符合销账要求而不能按时销账者）不得再借款。如果需在前次借款未销账的情况下继续借支款项的，借款人需在借款单上注明累计欠款金额及未销账的原因，否则财务有权拒绝借款，由此所引起的责任由借款人自负。

特别说明：执行副总裁不在岗时，借款人需提供总裁叶晓克或财务总监陈建晓的签章（出纳严禁仅凭借款人口头转告已取得最终审批权人同意而支付款项），或由借款人提供执行副总裁授权的职务代理人签章，方可借取款项。

第三条差旅费标准及报销审批

（一）珠江三角洲出差：

1、交通工具：原则上按公交车、客运中巴的价格报销路费，特殊情况需打的或租车等须出具执行副总裁审批单方可报销。

2、伙食补贴：珠三角洲出差(中山市外)，因公误餐的，管理人员按每餐20元，普通员工（包括司机、采购）按每餐15元的价格报销误餐费；中山市内：管理人员按每餐15元，普通员工（包括司机、采购）按每餐10元的价格报销误餐费；误餐时间界定：中餐12：30；晚餐18：30后回到公司的。

3、出差到公司设有办事处的城市，原则上到就近的公司办事处用餐及住宿，不再报销误餐费和住宿费，特殊情况不能到办事处就餐及住宿且需报误餐费和住宿费的，需备注原因。

4、差旅人员到公司没有设立办事处的城市出差，其住宿、伙食、市内交通费补贴标准按第三条第（二）点规定。

5、项目现场管理人员，在项目所在地公司租有长期住房的，不报住宿费，餐费以600元/月包干（即日计20元）。

6、管理人员的名单、职务由人力资源部提供给财务，财务据此判断报销标准。

（二）到除珠三角洲外的地方出差：

1、交通工具：部门经理、主管等管理人员按高铁火车硬铺、豪华大巴的等同价格报销；市内交通据实报销；员工按火车硬座、普通大巴的等同价格报销；市内交通据实报销。

2、住宿、伙食等项补贴：按下表规定：

备注：

2．（1）出差人员两人同行，以双人标准房为准报住宿费；

2．（2）出差人员出差前与总经办文员(秘书)落实来回交通、住宿事宜，由总经办文员（秘书）事前预定住房及确定交通工具的折扣以达到降低成本的目的。

2．（3）临时出差需使用公用电话的，可在出差前到行政部领取手机IC卡，出差回来的当天交还行政部保管；

2．（4）工程现场项目负责人手机补助100元/月；项目经理200元/月；

第四条报销单的整理、粘贴及审批手续

差旅人员在返回公司后三天内按项目要求填写“费用报销单”或“差旅费报销单”，具体要求如下：

1、由报销人整理好各类报销单据并按鱼鳞片形式将其粘贴在空白单据上；

2、车船票：按出差日期及往返地点凭票据金额如实填写（需另用纸标明交通路线图）；

3、外发加工,需提供委外报价单,半成品委外发出单,加工完成后的委外入库单;

4、所有物品必须全部入库,凭仓库开出的入库单及其他相关资料一起作为附件附在报销单后；

5、填写报销单时,原始附件为发票和收据的,必须分开填写报销单,前述两种附件不能在同一张报销单反映；

6、物流公司开出的货运单、货物快递单，必须有仓库收货人签名确认货物已入库，支付货运费或快递费时，要向收款方索取发票或收据；方能报销该费用；

7、电话费、误餐费、运费等不能以与其不相关的发票代替收据报销，如用途为误餐费，但原始附件却用汽油票等;

8、现金支出金额在200元（含）以上的,收据必须盖收款单位财务专用章或公章,如对方确实无财务章或公章的,必须后附收款人的身份证复印件和联系电话,以便财务复核；

9、凡是报销招待费用的，需在备注栏注明招待对象；

10、凡是能够归属于某份销售合同的费用明细，须注明销售合同号码；（如运费、材料采购费用等）；

11、所有支付的货款（备用物料除外），必须在用款申请单上注明对应的销售订单号码；如是预付款，则需注明总金额，预付比例、税点；如货到付款，则需同时提供订购单、入库单、发票；

12、所有报销单（除急需支付的货款外），由报销人整理好单据后交到财务会计处，并填写单据交接表，该报销单据经财务审核无误后，于周三、周五下午15：00—17：00为本周报销时间（该时间如遇出纳外出则顺延），其余时间财务不办理报销业务；对违反报销规定的单据一律退回报销人；

13凡报销误餐费或住宿费的，需由报销人提供经行政部确认的考勤或外勤报告单；

14、行政部门提供财务单据时间：餐费5号（含）前；燃气单10号（含）前；计算工资所需资料及水、电费单15号（含）前（包括租客的费用单）；电话费单20号（含）前；

特别说明：1、除金额较小的快递费、货运费外，一切报销的原始凭证均需取得正式发票；2、所有货款的收款人与发票的开票人必须是同一人；3、若与财务规定不符及遗失发票者，或因与财务制度相违背而遭财务多次退单导致单据遗失的，一律由报销人自行承担相应费用，不得报销；4、所有单据（发票、合同）提交给财务，需填写单据交接表5、除借条外原始附件为发票的报销单需一式三份；原始附件为收据的报销单需一式二份；6、各子公司于三天内提供合同预算表给财务，其中电力安装由陈总负责，制造部由制造副总负责；自动化公司由项总负责。合同预算表100万以内的由副总裁批准，其余由总裁批准。

第五条付款单据审批流程

制造企业采购部：采购员提出付款申请----采购经理初审----制造副总复核------执行副总裁批准；（其中1000元（含）以下的终审人为制造部副总）

工程安装企业采购部：工程部提出物料申请------采购部下采购订单（或付款申请）------采购经理初审------财务总监复核------执行副总裁批准；

后勤部：行政部申请------行政经理初审------执行副总裁批准