业务员与操作员工作跟进程序流程

业务员与操作员工作跟进程序

（2010年12月3日更新）

为了使各位SALES 与操作在跟单程序中尽量操作及交流顺畅，现将公司业务流转程序工作安排如下：

一．拖车业务

拖车业务指根据船东订舱单在堆场提取空柜至客户指定地点安排装柜，并返回指定还柜码头。拖车起始地点为广州深圳各港口，目的地通常为客户工厂地点。流程：

1）拖车价格以行驶路途远近定价，拖车报价比较固定，业务员询价可直接查询拖车报价表，或通过操作员与拖车行询价。

2）船公司订舱单（SO），是由船东发出的确认单，可用来提取空柜及告知船舶资料和运输日期。客户将SO及派车装柜安排发给业务员，业务交给操作跟进。收到资料后，距装柜前2天，操作需再次确认客户实际装柜时间和地点联系人，如有变更，需及时通知业务员。避免产生还空柜情况。

3）装柜当天，操作应主动及时联系车行确认是否按照预定时间到达，货柜到达之前，操作需通知客户派出的司机姓名，车牌，SO号码，柜号，避免客户装错货物。如产生晚点等偶发情况，操作员需灵活应对，尽力使客户减低不满情绪。

4）如需监装，我司业务员不可主动承担监装责任，如客户要求我司单独派人监装，客户必须申明与货物质量无关，业务员监装，只可监督柜内货物数量，外包装完整，摆放要求完成后拍照留证，装卸人员签字。如客户自行监装，业务员可前往陪同，提高客户服务满意度。

5）装柜后，操作需查询柜子是否安全及时返回码头。如未返回码头，不可进行报关。

二．报关业务

1．包柜：指客户无单证，无商检，需要以我公司单证或我公司通关资源进行报关，主要通关地点为广州黄埔，南沙，深圳盐田、蛇口、大铲湾，可通关货物：普通日用杂货，家具，食品，家电，服装等。但如危险品或特种产品需与当时政策结合并与公司市场确认可否操作。征税产品，烟，白色粉末状，武器，稀有产品矿产，原材料（如实木板，塑胶原粒等）不可接。

2．流程：

1）价格：报关价格主要以货名，数量，立方数（货名所占方数），出口地点决定价格。我司价格在广州和深圳两地的报关业务有较大优势。业务需尽力熟悉各种品名的价格和了解当时出口政策。业务报价前需与报关市场同事确认。

2）收到客户询价后，业务员先了解货名，数量，材质和报关地点，船公司订舱单,柜号，结关时间，如可以接单，尽量以书面形式（EMAIL 或传真，如需口头报价请发送手机短信并保存）进行报价，待客户确认后，通知客户以邮件或传真形式传真报关资料。

3）收到客户资料传真后，业务员填写《报关业务联系单》，注明客户名称，电话，报关内容，必须写明全部操作内容及收费项目内容与底价，正报或是包柜，单交与操作。如新客户，业务员登陆ERP，填写客户档案，并通知经理审核客户资料。

4）操作员收到业务联系单后，登陆ERP,建立单号，查看报关资料是否全面，如未达要求，需从客户处拿到正确内容。操作员收到业务联系单应主动认真察看资料，并以良好态度应对客户。

5）操作员进行操作开始，放行需要一个工作日，如早上9点传资料，可到下午4点后询问操作是否放行。操作员每天需要联系报关行确认今日所报的单是否放行，如以放行需及时通知业务。

6）如遇查柜，操作员先确认客户报关清单是否无误。操作员应及时联系报关行回复查柜进程，处理结果及费用，并回馈信息给业务员，由业务负责通知客户情况及费用。

7）操作需将费用及时输入ERP系统，并将费用单发给业务员，由业务员发送客户确认费用无误。单票结算客户需在放行前收费，月结客户需最迟于放行后第二天确认单号及费用项目。

3．正常报关：客户有全套齐全出口单证（核销单，发票箱单合同，商检，报关单，报关委托书），委托我司代报关。或商品名称无需商检，可直接提供我司出口公司单证进行报关。正常报关不可寄空白单证给报关行，报关行不填制报关单。

1）收到委托后，业务员填写业务联系单，注明为正报，有单证客户，需提前将全套单证寄至我司或报关行，报关单内容必须填写完毕，业务员不可代填。

2）买单，客户必须提供货物编码，如客户不知，业务只能建议，必须由客户确认编码。买单的报关单内容由业务员填写。

3）收到单证后，操作需复印一套资料留底，并安排寄单，通知报关行我司单证号码。

4）正报后产生查柜费用需跟客户正常收取。

三．海运

海运指从起运港到目的港的船舶运输。我司为货代公司，以船公司的运输价格为资源，在船公司报价上加上适当利润，客户委托我司出运，我司再委托船公司出运，作为沟通船东与客户之间的信息桥梁。

1.一般海运会根据客户需要进行一条龙服务（包括拖车，报关，海运），或根据货量分为

散货和整柜。流程：

2.询价：整柜现有船东报价和同行报价，如货量较大的同行货代可向船东申请价格，船东

会批出低于市场行情的价格。散货是专门做散货拼箱货代同行公司，不是船公司。我司会根据价格高低决定订舱给船东或是同行。询价前需确认货主的起运港（如深圳盐田蛇口，黄埔乌冲，南沙，不可用城市名），目的港（如日本东京，美国纽约，不可国家，或某内陆城市名，需以当地的标准大型海港为目的港，参照船务周刊上的海运港口为准），品名，柜型，柜量，出货时间（价格有效期为半个月）。散货需报货物数量及方数3.业务员询价与广州海运部市场询价及确认价格，及航运时间，最好以书面形式给货主确

认。

4.业务员先收到客户委托单（BOOKING）,需注明：起运港，目的港，柜型柜量，价格，

签字盖章等内容，缺一不可。根据资料填写《业务联系单》，及客户托单交与深圳操作。

5.深圳操作将通知广州操作进行订舱，广州系统登记客户为深圳致宇，并以成本计费。

6.如需在进行报关拖车，广州操作将回传订舱单（SO）给深圳操作负责跟进。

7.出提单（补料），船东一般要求开船后三天内对好提单资料，马士基等船务要求开船当

日对好提单资料。业务员应协助操作要求客户尽早提供提单资料。提单资料由深圳操作转给广州操作进行核对，按照工作要求，尽量一次对单无误。

8.广州付款后，正本提单寄至深圳财务处，财务确认客户付款后，再寄提单给客户。