综合档案馆的三项基本功能

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《中国档案》8/98

档案馆工作

各

级国家综合档案馆是集中管理档案的文化事业机构。这是对档案馆性质和职能的科学揭示,体现了档案馆工作的基本规律。但是档案馆在经济社会发展的坐标系中,又非一般的文化机构,它同文化、新闻、出版、史志等部门相比,又有其无可替代的地位和作用,有着自己特殊的功能。特别是随着经济、科技的发展和社会的全面进步,其具体功能得到不断拓展和深化,使其基本功能出现多样化、明晰化的趋势。档案馆基本功能的探讨,对于制定宏观政策、法规及强化地位、发挥作用具有重大意义。

档案馆功能的拓展和明晰化,不仅是档案馆自身发展的内在动力,更深层的原因是改革开放以来社会变革的时代现象,是在新的挑战和机遇面前的自我把握和选择,是一个历史的过程,是现实的客观要求,是在实践中总结上升的。只有在这样的时代背景下去透视这一问题,才能深刻揭示其规律性的动因。

首先,改革开放的不断深化,强烈地冲击着档案馆原有的封闭、内向的业务体制和工作方式,迫切需要加快档案馆转型步伐,在档案馆的社会性、文化性上有所突破。

其次,以经济建设为中心的社会主义现代化建设,要求档案馆确立价值目标,形成服务优势,强化信息服务功能,大力开发档案信息资源,为党的中心工作服务。

再次,建立社会主义市场经济体制,将给档案馆工作带来整体的考验,面对优胜劣汰的竞争机制,处于功能拓展亦或萎缩的无情选择,档案馆必须树立起强烈的竞争意识,以功能求生存,以实绩求地位,以服务求发展,在更宽广的舞台上显身手。

最后,社会主义精神文明建设又给档案馆提出了责无旁贷的任务。档案馆作为一项文化事业,作为社会主义精神文明建设的组成部分,标志着它在精神文明建设中不仅是以服务者,而且是以直接参加者的双重身份发挥其功能和作用。这些新的任务、新的课题,构筑了档案馆工作运行的基本框架,为强化、拓展档案馆功能奠定了坚实的动力和社会基础。

新的挑战、新的任务给档案馆工作带来了新的机遇、新的选择和新的转变。以临沂市档案馆1990年至1997年8月间为例,档案馆服务发生了重大变化,不断拓展档案馆与社会联系的渠道,开辟了以提供利用为基本形式,以档案编研、档案展览等多种方式共同作用的格局,8年间向社会提供服务3884人次,提供档案19811卷次;同时把编研作为增强服务

山东临沂市档案馆■李凤英王世金

综合档案馆的三项基本功能

档案馆工作

整体功能的高层形式,七年间编研资料27种260万字,公开出版3种130万字,走出了一条质量效益型编研路子。基础史料型、实用信息型和面向大众、加工层次较深的社会文化型图书资料同时并重;档案展览、创建爱国主义教育基地等新的服务方式逐步采用。总的看,档案馆服务功能在社会主义市场经济条件下日益巩固和拓展,并呈现多样化、清晰化趋势,形成了基本的竞争态势,构筑了三项基本功能。

社会监督管理功能。包括档案在维护历史真实、促进社会稳定、监督社会公正、促进管理决策方面的法律凭证、历史证据和工作依据作用。临沂市档案馆近年用于这方面的档案分别占利用总量的50%、30%、60%、50%,年平均利用占48%,为处理纠纷、解决产权、落实政策、出具学历、户口、工龄、财产证明等提供了凭证和依据。如沂沭河东调指挥部是70年代成立的临时机构,近年来却在利用档案处理山林纠纷、解决工程用地偿付补助费以及伤残民工处理、移民安置等方面提供了大量证据,在挽回国家经济损失、避免社会纠纷、保持社会稳定方面体现了重要价值。1997年上半年罗庄区册山镇两邻村因山林纠纷僵持不下,镇党委虽多方调停仍无法平息,在纷争激烈之际,双双来馆寻查证据,终于使纠纷在东调指挥部档案面前迎刃而解,最终化干戈为玉帛。由于市场经济利益关系的多元化和原始记录的权威性产生某种契合,确凿、可靠的档案材料使档案馆成为进行社会监督管理的一支潜在力量,而且这种功能在一定时期还表现为较强的政治性和机要性。

信息开发服务功能。包括档案在决策咨询、信息开发、研究、传递、交流等方面的作用。市馆近年用于这方面的档案占年利用的15%左右,在经济工作决策、总结经验教训、招商引资宣传以及清产核资、清理债务、减免贷款本息等方面提供了数据和依据,取得了较好的经济和社会效益。如临沂市交通委在市馆查阅了有关投资政策、交通产业布局及国民经济统计等大量档案资料数据,为临沂小埠东拦河围水工程特大桥建设论证提供了翔实的依据,该工程总投资2亿元,成为去年市政府十件大事之一。为了克服馆藏经济、专业档案久远和分散等问题的局限性,市馆围绕经济建设加大了信息开发力度,先后编写了《临沂地区国民收入、工农业总产值数字汇编》、

《人口变动情况》、

《临沂市行政区划》等经济信息资料,受到经济决策部门的欢迎。市馆编辑出版的《临沂历代灾情史录》浓缩了2700年来临沂灾情数据资料,为市政府分析灾害发生规律,制定减灾、防灾、抗灾对策和山区生态环境治理规划,实施农业强市战略,特别是利用其中翔实的数据分析,对我市风雹灾集中多发地东北部连片乡镇实行重点监测,及时组织抢收抢种,立足抗灾夺丰收,提供了重要依据。市馆近年来接收的工业普查、技术改造、人口普查、农业资源调查与研究、统计、各种专业档案以及各种软盘、声像、图纸等材料紧密地配合了经济、科技发展和决策部署。事实证明,开发历史档案信息为现实服务,对预测未来、发现规律、指导工作具有得天独厚的优势。

历史文化功能。包括档案在历史文化财富的保管、存贮、评判、继承和宣传教育等方面的作用。尽管近年编史修志高潮已过,但由于档案的历史文化特性,市馆平均年利用总量的35%以上,仍是为编史修志、举办重大纪念活动、档案史料展览、革命题材文艺宣传以及开展爱国主义、党史教育方面提供史料素材,为精神文明建设丰富新的形式。其方式一是直接提供档案查阅服务。如1997年6月,《谷牧回忆录》编写组的同志专程来临沂查阅谷牧在滨海地委工作期间的会议记录、讲话、文章及亲笔签名材料等革命历史档案共25卷,复印原文23页,生动地再现了谷牧同志的革命斗争生涯。二是举办档案史料展览,发挥档案史料生动、直观、真实的宣传教育和文化交流作用。1993年6月,全国珠算研讨会在临沂召开。会议期间,市馆向大会展示了近年来收藏的珠算史料2800余册及部分算具和图片,全国各地珠算负责人及知名人士参观了展览,深深为如此珍贵、系统的档案资料所折服。1992年山东战邮会成立五十周年纪念大会暨全省邮展在临沂举办,我馆向大会展出50幅战邮档案,吸引了各界朋友,扩大了档案珍藏和档案馆的知名度。三是编辑出版档案史料,使文化珍藏得以传播和流传。经过前后近十年的努力,市馆已编辑出版了《临沂地区战史资料选编》、《沂蒙地区支前史料选编》、《滨海地区土改史料选编》等17种、160万字的革命历史档案史料选编丛书,并公开出版了《临沂古今名人事略》一书。该书成为开展民族文化和传统美德教育,弘扬沂蒙精神的乡土教材,在全市党政机关以及文化、史学界有一定影响。四是开展了爱家乡、爱祖国的国情、乡情教育。我们利用馆藏的江泽民总书记1992年视察临沂时的题词“弘扬沂蒙精神,振兴临沂经济”及讲话录音,利用广泛征集的具有地方特色的档案资料,如王羲之书画大赛作品、刘洪珠算史料、诸葛亮史书以及当代名人档案举办展览,组织参观、宣传等,成为弘扬沂蒙精神和民族文化的较好教育宣传教材。档案馆档案不仅为现实的精神文明建设和史学研究服务,而且随着开放历史档案所占比重的上升,其潜在、永久性的文化价值将进一步体现,档案在人类文明的历史长河中以文明积淀和文化财富的形式被保护流传下来,档案馆文化保管功能将具有永恒的意义,这是其他任何机构所无法替代的功能。□

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