国家电网公司会计档案整理规范

国家电网公司会计档案整理规范

1 范围

本规范规定了国家电网公司会计档案整理的原则和方法。

本规范适用于国家电网公司总(分）部及各级单位。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是标注日期的引用文件，仅所标注日期的版本适用于本规范。凡是不标注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本规范。

《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部国家档案局令第79号）

DA/T39-2008 会计档案案卷格式

《国家电网公司会计基础工作规范》（国家电网财〔2011〕1283号）

《国家电网公司会计基础工作规范实施办法》（国网（财/2）350-2014）

《电力工业企业档案分类表（0～5大类）》

3 术语

下列术语和定义适用于本规范。

3.1 会计档案

单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。具体包括：会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料以及电子会计档案等。

3.2 会计凭证

记录经济业务发生或者完成情况的书面证明，是登记账簿的依据。包括原始凭证、记账凭证。

3.3 会计账簿

由一定格式账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务事项的簿籍。包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。

3.4 财务会计报告

单位对外提供的反映单位某一特定日期的财务状况和某一会计期间的经营成果、现金流量等会计信息的文件。包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

3.5 其他会计资料

银行存款余额调节表，是单位内部编制用于核对单位账目与银行账目差异，检查两者之间是否存在差异的常用表格。

银行对账单，是银行客观记录单位资金流转情况的记录单，是银行和单位之间对资金流转情况进行核对和确认的凭证，也是证实单位业务往来的记录。

纳税申报表，是纳税人依照税务部门指定的格式填写的，用以按照税法规定的期限和内容完成纳税申报程序的相关表格，是单位进行税款申报缴纳和会计核算的重要原始凭据。

会计档案移交清单（册）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册是记录会计档案移交、保管、销毁具体情况的重要资料。

会计档案鉴定意见书，是单位开展会计档案鉴定过程中形成，且具有永久保存价值的重要资料。

其他具有保存价值的会计资料，如现金盘点表、支票盘点表、固定资产盘点表、财务印章保管登记表等。

3.6 会计档案整理

将会计档案进行分类、排列、组卷、装订、编目、装盒、排架，使之有序化的过程。

4 整理原则

4.1 会计档案应组卷整理，遵循会计凭证、账簿、报表等文件的形成规律，保持案卷内会计凭证、账簿、报表等文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。

4.2 会计档案依据《电力工业企业档案分类表（0～5大类）》分类进行整理。

4.3 会计凭证、账簿、报告等材料的整理应符合《国家电网公司会计基础工作规范》的要求。

5 案卷组织

5.1 组卷要求

5.1.1 案卷文件应齐全、完整，签章手续完备。

5.1.2 案卷内文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。

5.2 组卷方法

5.2.1 区分会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等，按年度组织案卷。

5.2.2 案卷和卷内文件排列

5.2.2.1 会计文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。

5.2.2.2 案卷和案卷内文件一般按时间顺序排列。

5.3 档号编制

5.3.1 会计档案应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

5.3.2 档号构成：全宗号-目录号-分类号-案卷号。各项之间用“-”连接。

5.3.2.1 全宗号：公司各级立档单位的档案全宗代号。

5.3.2.2 目录号：由年度和会计主体代码组成。

年度：文件的形成年度。以4位阿拉伯数字标注，如“2016”。

会计主体代码：可根据本单位情况自行拟定两位阿拉伯数字标识。如不需设置会计主体的，以“O0”补齐。

5.3.2.3 分类号：填写《电力工业企业档案分类表（0～5大类）》会计档案类目名称代号。

5.3.2.4 案卷号：同一分类号下的案卷流水号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的以0补足，如“001”。

档号示例如下：

6 装订

6.1 会计凭证

6.1.1 装订记账凭证，原则上以一张记账凭证汇总表为一册，也可分订两册以上，用分数号编号；如记账凭证较少，也可将两张或三张记账凭证汇总表的记账凭证合并装订一册，但不得跨月装订。

6.1.2 原始凭证过大时，要折叠成比记账凭证略小的面积，注意装订线处的折留方法，装订后应能展开查阅；原始凭证过小时，可在记账凭证面积内分开均匀粘平。

6.1.3 凭证装订应牢固、安全、简便，做到不损页、不倒页、不压字，装订后凭证平整，有利于档案的保护和管理。

001-201603-430-001 分类号 案卷号 目录号（2016年第3个会计主体） 全宗号

6.1.4 用于装订的材料，不能包含或产生损害文件制成材料的物质。不得用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。装订时应摘掉凭证中的金属材料。

6.2 会计账簿

6.2.1 会计账簿在装订前，应按账簿启用表（式样与填写参照DA/T39执行）的使用页数，核对各个账户账页是否齐全，是否按顺序排列。

6.2.2 会计账簿装订顺序为会计账簿装订封面、账簿启用表、账户目录、按本账簿项顺序装订账页、会计账簿装订封底。

6.2.3 活页账簿去空白页后，将本账页数填写齐全，撤账夹，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

6.2.4 装订后的会计账簿应牢固、安全、简便，做到不损页、不倒页、不压字。

6.2.5 会计账簿的封面处，应加盖装订者印章。

6.2.6 装订后，会计账簿脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

6.3 会计报告

6.3.1 会计报告编制完成并按时报送后，留存报告均应按月装订成册。

6.3.2 会计报告应整理平整、防止折角。