采购与仓库

采购与仓库管理整体流程1 流程概述

1.1 流程实例

1.2 整体业务流程图

2 流程介绍

首先物料使用部门提出采购需求，填制采购申请单，采购部门接到采购申请单后，结合供应商信息和采购价格信息，与供应商签订采购合同，然后根据采购合同编制采购订单，当供应商送货的时候，采购员可以通知仓库准备收料，仓库接到通知后，办理入库手续，当在使用过程中发现有坏料情况，首先采购员与供应商协商退/换货，然后编制一个退料通知单，仓库接到退料通知单后，办理采购退货业务。财务部分受到发票后跟外购入库业务进行勾稽，并依据发票进行付款。

详细流程业务介绍，请参考《附件》。

3 常用报表

流程详解：

1）物料资料

物料资料主要记录物料的属性，包括：名称、规格、单位、数量精度、主要供应商、最高/低库存、安全库存等信息，是采购和仓库管理的必备基础资料之一。

2）供应商资料

供应商资料主要记录供应商相关信息，包括：供应商名称、地址、联系人、联系方式、供应商类别、等级、付款条件等信息，是采购的必备基础资料之一。

如果是需要管控供应商开发和评估流程，则需要专门的供应商管理功能进行管控。

3）采购价格资料

采购价格资料主要记录供应商所供货的价格信息，价格信息可以设定不同数量范围内，不同时间段内，针对不同的币种的不同价格，此处的价格资料可以作为后续采购员签订采购合同和采购订单时的依据，同样可以利用采购价格资料来控制物料的采购最高价格。

4）采购申请

采购申请是物料使用部门提出采购的单据，单据中一般包括：申请的物料以及数量和需求日期，也可以包括物料建议采购供应商和建议采购价。

5）采购合同

采购合同是企业跟供应商对采购业务签订的长期或者短期协议，合同上既可以记录详细供货信息，也可以只是记录合同条款和金额。一个周期长的采购合同，可以下达成一个个小的采购订单进行跟踪管控。

6）采购订单

采购订单既可以看成跟供应商之间的合同，也可以看成是采购与供应商之间的一个指令。不过大部分企业都是将采购订单当做采购合同来使用。采购订单中也会记录供应商供货的物料、数量、单价、金额、交货日期等信息。

7）采购订单变更

与供应商签订的采购订单，会因为供应商原因或者企业自身因素需要做变更，变更一般包括变更物料信息、数量、单价、交货日期等。并且这种变更发生的前提是供应商物料已经部分供货，如果对于那种还没有供货的采购订单，则可以通过修改订单来处理；对于那种已经供货完毕的订单物料，则不允许做变更。

8）收料通知单

收料通知单是采购员收到供应商供货通知的时候，制作的单据，该单据可以作为仓库收料的依据。该单据中一般登记供应商本次送货的物料信息以及物料数量，也可以建议收料仓库。

9）外购入库

当仓库管理员接收供应商的合格物料后，可以根据采购订单，也可以根据收料通知单制作外购

入库单据，该单据中需要记录供应商送货的物料信息，实收数量以及物料存放的仓库。该单据制作后，企业仓库的物料数量会即时增加。

10）退料通知单

当使用部门在物料使用过程中，发现有坏料情况，采购员会联系供应商，协调坏料的退换货方案，然后制作一个退料通知单，退料通知单上主要记录：需要退还给供应商的物料信息、数量。

11）采购退货

当需要与供应商进行退换货的时候，仓库可以根据采购员提供的退料通知单制作退货单，也可以直接根据入库单制作退货单，退货单制作有个约束条件：退货数量<=入库数量。

12）采购发票、付款单

财务收到供应商的发票后，会制作发票单，并与之相匹配的外购入库单据做勾稽，当需要付款的时候，根据发票进行付款。

13）红字采购发票、红字付款单

“红字”是财务属于，也就是冲销的意思。当有发生采购退款业务的时候，财务则制作红字采购发票，并与蓝字发票进行核销。当需要收款的时候，则根据红字发票进行收款业务处理。

14）生产领/退/补料

生产领退补料是仓库人员给车间发料时制作的单据，单据中主要记录生产何种产品领哪些物料、领料数量多少。按照严格的管控流程，仓库员只能见单发料，并且不允许多发给车间，如果车间因损耗或者其他原因，需要补充物料，则需要开具补料单，对于没有消耗完毕的物料，应开具退料单。

15）产品入库

产品入库是记录生产车间成品完工入库时做制作的单据，该单据中记录完工何种产品，完工数量多少等信息。

16）销售出库

销售出库记录仓库发货给客户的信息，该单据中主要记录发给哪个客户，发什么产品，产品数量多少等信息。

17）销售退货

销售退货记录仓库收到客户退货的信息，该单据中主要记录退货客户，退货产品，产品数量等信息。

18）仓库调拨

仓库调拨主要记录企业多个仓库之间相互调拨的业务，该单据主要记录调出仓库，调入仓库，调拨的物料信息以及调拨数量等。

19）库存盘点

库存盘点是仓库为了核实物料现有库存数量而进行的周期性动作，一般盘点周期为一个月，盘点也可以根据物料的分类分批进行，也可以根据物料的特性设置盘点周期。库存盘点一般由仓库部进行，由财务人员或者其他部门进行抽查和调整处理。

库管员岗位职责

1、每天按指定时间完成填写库存报表及采购申请工作，要求标明物品的名称、数量、单价、规格、库存量、申购量等内容

2、严格检验入库货物，根据有效到货清单，核准物品的数量、质量等，方可办理入库手续

3、根据使用部门需要量及物料性质，选择适当的摆放方式，轻拿轻放，分类明细，避免人为损坏及堆放杂乱带来的不便，科学安排库房物品布局，做到整齐、美观、方便。

4、物品入库后要马上入账，准确登记

5、物品出库时要按照有关规定办理，手续不全不得发货。有特殊情况，需有关领导签字批准。发货时按出库单办理出库手续，削减账卡

6、做好月盘点工作，做到物卡相符，账物相等，账账相符

7、主动与使用部门联系，了解物品的消耗情况，防止因缺少沟通造成的物品短缺

库房管理制度与规定

1、入库验收：接到购进物料，要求根据申购单与原始发票进行检查点数，检查规格和质量，验收合格后按规定入账。清单一式三联，分别留存根，交客户和采购

2、库存管理办理正常入库手续后，按照物料性质种类分别存入库房，物品存放要合理科学，清洁整齐，防止积压损坏，防止造成不必要的损失

3、出库管理：各部门在领用物品时，要填写领料单并由部门总监批准，方可到库房领取，超过计划领用必须报总经理审批

4、库管在发放物品时，应按领料单所列品种、规格、数量逐项核准，逐项点发。如果缺货不得用替代品，不得更改单据上任何品名和数字。物品出库后要相应减掉账目数字，以保证账物相符

5、库房盘点：每月按规定时间进行盘点，严格按照账目核实出入库单及现货库存，并列出详细的物料库存明细表，经审核后上报。如盘点与实际库存相符，应签名备查，如出现误差，要经调查落实后书面报告总经理

6、仓库保管人员必需定员和指定专人专职负责。物品出入库管理工作和账物管理工作必需由两人共同负责，管物不管账，管账不管物，不能因工作量小而由一个人同时兼任

7、仓库管理人员应对所管物品的种类、品名、数量、规格、单价、入库日期等项目进行造册、登记

8、仓库帐簿的记账原则是：简单、清楚、及时、准确。为便于记账和便于查找，应按总账、分类账的记账顺序，分别对不同种类、品名、规格、单价的所存物品按不同日期依次进行入库登记

9、仓库应将所存物品、食品按不同种类、品名、规格、入库日期等分别进行码放。码放时应做到定位、定架、定号，一目了然，易于盘库，易于清点