仲量联行行政手册

项目名称物业管理处行政管理手册北京仲量联行物业管理服务有限公司提供二〇〇四年月B-ADM-MB01-04-AC-a目录1.0人员架构及人员编制说明2.0 岗位职责2.1 行政部主管的岗位职责2.2 采购员的岗位职责2.3 库房管理员的岗位职责3.0 政策与程序3.1 招聘程序3.2 新员工入职程序3.3 档案管理及劳动合同3.4 试用期内工作表现评核及员工转正3.5 工作时间3.6 超时加班规定3.7 相关费用报销3.8 考勤管理程序3.9 员工离职申请3.10 各种假期的申请程序3.11 外出培训申请程序3.12 薪金、职位调整3.13 缺席、迟到/早退3.14 员工打卡考勤制度3.15 例会制度3.16 库存登记制度3.17 物品领用规定3.18 申请购买规定3.19 采购物品入库管理制度3.20 员工制服的领用及使用规定3.21 洗衣时间安排3.22 员工更衣柜使用规定3.23 员工就餐3.24 档案归存制度3.25 打印及复印用纸张使用规定3.26 电话及传真机的使用3.27 乘坐电梯的规定3.28 员工请假及调班管理规定 3.29 员工工伤申请程序附件表格目录1.0 人员架构及人员编制说明总计：1.1 架构编制说明岗位设置 ● 主管： ● 采购员： ● 库房管理员：1.2 部门工作概况行政管理是物业管理的重要组成部分，也是物业管理的核心和基础。

行政部的主要工作包括行政与人事两个方面，行政工作主要是执行物业管理各项规章制度；人事工作主要是通过招聘、录用、培训、选拔、调配、调整、流动、考核、奖惩、劳动合同、工资福利、劳动保险、劳动争议处理等项活动，达到提高员工整体素质，改变和有效组织员工队伍结构，充分调动员工的积极性、创造性，最大可能地达到提高员工工作效率的目的。

2.0 岗位职责2.1 行政部主管的岗位职责职位：行政部主管直接上级：总物业经理直接下级：采购员、库房管理员工作大纲：统筹物业管理中心的行政管理、物品采购、库房管理、员工管理制度的执行、员工人事档案建立工作；制定管理中心的各级行政规章制度；根据国家劳动工资政策的有关规定制定的工资制度和管理细则；具体实施劳动社会保险，员工医疗制度和各项福利待遇；安排实施入职及在职员工业务培训，同员工签订劳动合同，解决劳动合同争议，协调员工与管理中心的关系，评估及考核各部门员工的工作业绩，检查员工对管理中心制度的遵守情况。

岗位职责：1、协助总物业经理确定管理中心架构、人员编制，制定管理中心的人事制度、员工手册及各项规章制度。

2、协调员工与管理中心的劳资关系，及时作出改善建议和措施标准，上报总物业经理。

3、负责审核各用人部门提出的员工需求计划，严格执行管理中心编制，及时完成管理中心各部门员工的替补和增聘工作，保证管理中心用人部门岗位工作的正常进行。

4、建立详细有效的管理中心员工资料档案，保证管理中心所有员工（包括在职及离职员工）的人事资料随查随用。

5、组织制定员工培训规划，审核年度培训方案，规划培训费用的使用，签订《培训协议书》。

6、评估及考核各部门员工的工作业绩，检查员工对管理中心员工手册和各项规章制度的遵守情况。

7、协助总物业经理定期审核员工表现，提出员工晋升、降级或纪律处分的奖惩意见。

8、依据国家、北京市级有关方针政策，保证员工劳动条件、工资待遇及福利水平符合劳动法规的要求。

9、与北京市、区级劳动部门及社保中心建立良好关系，及时领会有关政府实施的最新劳资政策，及注意政府各项劳动政策法规的变动，及时做出相应措施上报总物业经理。

10、按时准确编报管理中心员工人数和各项劳动工资月、季、年报表，并负责做好各类奖金、福利的统计、核发工作。

11、切实执行工资保密制度，保证员工工资按时发放。

12、负责员工养老、医疗、失业、工伤四项社会保险和相关福利的办理及调转工作。

13、负责管理中心工资管理及有关台帐的建立与记录。

14、管理考勤机做好正确的考勤记录，核查部门上报的考勤表，根据员工出勤情况核算员工工资并及时报告员工考勤违纪情况。

15、根据总物业经理指示执行人员的工资调整、转正、定级等工资变更工作。

16、掌握在岗人员的配备、余缺状况，制定调配计划报总物业经理批准后具体实施。

17、收集应聘人员资料并分类归档，初试及评估求职人员的适应性及时推荐给总物业经理复试。

18、办理员工入职、离职、解聘、调动等异动手续，收集管理员工各类人事存档证件。

19、发放新员工员工证（胸卡）、考勤卡等有关证件。

20、制定行政部各种表格，安排本部门办公用品的领用。

21、组织新入职员工进行入职培训，引导新员工尽快熟悉管理中心的工作环境。

22、审核各部门提交的物资采购计划，检查库存余量。

23、指导库房管理员、采购员工作，对下属人员行为负责。

24、完成管理中心总物业经理交付的其他行政工作。

素质要求：a.基本素质：具备相当丰富的行政人事管理专业知识，责任心强，善于沟通，并能协调各部门的相互关系，具有相当的组织管理能力。

b.自然条件：35岁以上，身体健康。

c.文化程度：行政管理专业大专以上或同等学历，受过物业管理的专业培训。

具有物业经理岗位证书。

d.外语水平：初级以上英文水平。

e.工作经验：在高档大型物业或四星级以上酒店中担任过行政人事部主管3年以上经验。

f.特殊要求：对现行各种人事管理政策、社会保险制度及办理程序，以及现代企业行政管理等方面的专业知识有较全面的了解。

2.2 采购员的岗位职责职位：采购员直接上级：行政部主管直接下级：无工作大纲：选择合格供应商提供上级确定，及时按质按量采购物业管理中心所需要的各项物资。

岗位职责：1、负责管理中心所需各类物资的采购工作；2、负责建立各类物资的采购供应渠道，严格审查各类供应商资质和信誉，提供上级确定；3、随时掌握各类物资的市场价格趋势，随时对比其他供应商价格，在保证质量的前提下，选择价格最低的供应商，并提交上级审核。

4、建立物资采购档案，认真记录有关物资价格、供应商联系人、联系电话等内容，以便随时查阅。

素质要求：a.基本素质：具备相当丰富的采购供应专业知识，责任心强，善于沟通。

b.自然条件：35岁以上，身体健康。

c.文化程度：采购供应专业中专以上或同等学历，受过楼宇设备的专业培训。

d.外语水平：初级以上英文水平，能阅读普通说明书。

e.工作经验：在高档大型物业或四星级以上酒店中担任过采购员3年以上。

f.特殊要求：对现代化物业的材料供应渠道有较全面的了解。

2.3 库房管理员的岗位职责职位：库房管理员直接上级：行政部主管直接下级：无工作大纲：确保库房内存放的各类物品帐物相符，物品分类摆放整齐，无缺损，记录完整有效，物品卡清晰，库房内干净整洁。

岗位职责：1、认真验收各类入库物品，清点数量、检查包装情况，确保物品入库时质量完好、数量与单据相符；2、认真填写各类库房账目，随时记录物品出库情况，核对库存数量；3、按时向财务部门报账，随时接受财务人员清点盘查库存；4、认真整理库存物资，摆放整齐，物品卡清晰有效，物品分类明确，常用物品应取放方便；5、保持库房整洁，随时打扫库房卫生；6、及时向上级申报库存情况，确保各类库存物资最低存量，以保证相关部门随时领用。

素质要求：a.基本素质：具备相当丰富的库房管理专业知识，责任心强，善于沟通。

b.自然条件：35岁以上，身体健康。

c.文化程度：库房管理专业中专以上或同等学历，受过楼宇设备的专业培训。

d.外语水平：初级以上英文水平，能阅读普通说明书。

e.工作经验：在高档大型物业或四星级以上酒店中担任过库房管理员3年以上。

3.0 政策与程序3.1 招聘程序1.某部门出现职位空缺时，由部门经理书面陈述该职务的工作性质，素质要求、人数，报总物业经理批准，并于三个工作日内交公司人事部。

2.管理中心各部门经理对初试人员（由公司人事部初试推荐）进行复试，副经理级以上人员的聘用由公司总经理复试决定。

参加面视的人员需要填写《员工职位申请表》（附件1），面试通过后，由用人部门经理和总物业经理分别签字（需准确注明入职时间和工资标准）。

3.如空缺职位需由管理中心内部进行调整，必须尽快通知人事部，以避免重复招聘。

4.管理中心用人部门需要填写《招聘员工资料表》（附件2），由部门经理和管理中心总物业经理签字。

则该聘用人员“计发工资与入职时间”以聘用部门返回人事部《招聘员工资料表》聘用内容为准。

3.2 新员工入职程序新员工的入职日期根据其档案转入日期确定，人事部接到集体存档机构发出的档案存入回执，才会为新员工办理正式入职手续，员工必须先到人事部办理入职手续后方能上岗。

管理中心以接到公司人事部关于新员工入职日期为准，由行政部在入职前一日通知新员工。

1.新员工需在入职当日按指定时间准时到管理中心报到，报到当日，需带齐以下物品：三张一寸彩色（黑白）照片，身份证。

2.行政部负责办理入职手续：(A)提前五天为新员工测量工服。

(B)向新员工发放以下物品，其中包括：餐卡、考勤卡、更衣柜钥匙、员工手册、文具等，并进行相应登记签字，同时需向新员工简要介绍其岗位职责。

3.行政部在办理完上述入职手续后，需在《人员聘用情况汇总表》上登记新员工到职日期等相关资料。

4.行政部根据服装配置情况（实际试穿），汇总需定做的制服、工鞋、胸卡等情况，统计其数量、金额，并报之总物业经理，在得到总物业经理的签字批准后，方可向供应商下单定做。

5.由行政部安排对新入职员工进行统一培训。

6.新员工在办理完入职手续后到所在部门报到。

注：1.行政部在向员工分发相关物品时，必须作好登记，并由领用员工本人签字确认。

2.新员工必须保证阅读下发的各种文件资料，并签署《员工手册》回执。

3.3 档案管理及劳动合同公司对员工档案实行集体委托存档管理。

员工在接到调函的十个工作日内，务必将人事档案和各项保险关系转入公司集体管理，否则，公司将视同与其他公司尚未解除雇佣关系而无条件解除劳动合同。

1. 员工到职之前，需向公司人事部门提交个人资料原件及复印件（身份证、学历证书及有关资格证书），并告之原档案所在地。

员工必须保证向公司提供的个人资料真实无误，若一经发现属虚报或伪造，公司有权立即将其辞退而无需任何赔偿。

2. 凡有关员工个人之住址、姓名、婚姻状况、联系电话变更，都应迅速通知人事部，更新个人的资料，以便紧急情况下联络。

劳动合同1. 管理中心聘用的员工均实行劳动合同制，公司与新聘员工在其入职七日内签署《员工聘用合同》，第一次签署合同期限一般为一年零两个月，其中，试用期为60天。

个别职位、岗位合同期限另定。

劳动合同期满，劳动合同即行终止。

如经双方协商同意，可以续订合同。

续签合同期限为一年。

2.合同一式两份，一份由公司人事部保存，一份由公司寄给本人。

员工只有在收到公司人事部正式《转正结果通知书》后，方能成为公司正式职员。