公司采购内部审计方案4.doc

公司采购内部审计方案4XX有限责任公司采购流程审计方案一、审计目的：根据集团公司的采购管理制度，对现阶段公司有限责任公司（以下简称“公司”）采购部门的采购管理工作及内部控制状况进行审计检查，做出客观评价，揭示其中存在的控制风险，并提出可行的建议和改善措施。

二、审计内容：1、采购管理制度是否有效和完善。

2、采购计划、采购预算、实际采购是否得到良好的遵循。

3、公司对采购主要业务环节（采购预算、供应商的选择、合同的签订、请购与订单、货物验收、货物仓储、付款等）的管理、控制是否完善。

4、对本次审计发现的问题继续后续追踪审计。

三、审计范围：20XX年X月——20XX年X月期间的采购管理工作。

四、审计人员及配合部门：审计人员：集团监审部（董飞、杨杉）配合部门：生产部、采购部、财务部、行政部五、审计时间：六、审计重点与程序：（一）采购预算（计划）业务获取采购政策、采购预算、生产预算、销售预算1、预算编制的审计：（1）采购预算的编制是否与生产预算、销售预算、资金预算等相协调；是否考虑存货政策和采购政策；是否考虑存量管理制度，并制定安全存量、最低最高存量及请购点，经济批量等因素。

（2）预算编制是否分类分品种规格列明数量、金额、单位及供应商等资料。

2、采购预算是否按审批流程审批，是否经董事会授权。

3、实际请购是否与采购预算相配合，并严格控制；是否机动配合生产和管理制度及库存而作出适当调整。

4、实际采购与预算产生的量差和价差有误查明原因，并作出适当的记录和调整。

（二）供应商的选择获取《合格供应商名录》，采购招投标管理办法，招标过程有关文件1、供应商管理审计：（1）应重点审查组织对定点供货商选择的合理性，包括供货商选择评价程序是否规范；有无明确的供货商选择目标和评价标准；有无建立供货商评价小组，小组人员组成是否合理；（2）有无完整、真实的供货商资料；供货商资料筛选、排序和审批是否流于形式；（3）有无对供货商档案进行规范管理，建立《合格供货方目录》，定期组织对供货商调查和复审；修改供货商档案是否经过特定授权并进行有效信息沟通等。

2、对供应商选择的审计：由于电器公司主要材料供应商均由招投标方式产生，应重点审查招如下内容：（1）审阅有关记录，检查招标过程和招标标准是否符合“公开选购、公平竞争、公正交易”的原则，确定在招标、开标、评标和定标过程中有无违反规定程序情况。

（2）审查有关招标文书的内容是否完整、严密，有关条款规定是否得到切实遵守。

（3）审查招标采购的价格是否合理。

复验标底价格，对编制标底的工作底稿所载明的物资数量、价格、人工耗费、各项其他费用及税金等进行复核、验算；审查最高采购限价的合理性和公允性；（三）合同的签订抽查部分大额采购合同、合同审批记录1、审查合同内订购的商品货物及品质、规格、数量、质量、交货期及价格是否符合采购预算要求。

2、审查订购货物的价格是否合理，交货方式和结算方式是否恰当，如由招投标方式产生，是否与投标书一致。

3、审查、评价合同是否依据经济合同法签订，主要包括供应商资格，是否为合格供应商、手续是否完备、有无双方主要领导审查批准、是否按照合同审批流程执行，副本有无交财会部门及监审部门备查。

4、了解谈判流程及有关谈判记录，查看合同及其相关谈判记录，对比采购合同的内容及条款，确保谈判内容与合同内容一致；了解主管领导是否适度参与谈判。

追溯与供应商签订合同商谈的详细内容记录，了解合同起草过程，是否对所列条款进行研究、审定、或咨询公司法律顾问；并根据相应的法律法规分析各具体条款的合理、公平、公正性。

（四）请购与订单获取请购申请、订单、订单台账1、各种类别原材料是否由负责请购的部门和专人开立请购申请，并依授权核准后办理采购事宜；请购申请内容是否详实，并经授权主管人员签批；紧急采购是否经常发生，其原因是否充分恰当；请购是否与采购预算相符合。

2、采购订单是否在采购合同的框架内执行，调阅采购档案，审查其中询价报价单、订购单是否办理齐全，前后一致。

3、订单的内容，采购货物飞名称、规格、单位、数量、单价、金额、交货期、装卸地点、包装、运输方法、运费、付款结算办法、验收、保险等是否规定完备，内容是否符合相关合同法规定。

4、订单是否由专人进行档案管理，是否建立合同及订单台账，以以便查阅。

（五）货物验收获取请购单、验收单、送货单、发票等1、审查是否设置独立的质量检验部门组织物资验收，有无采取适当措施防止采购人员、质检人员与保管人员串通舞弊；2、审查物资验收是否根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行；3、审查物资验收是否签署顺序编号的验收报告；4、审查超过采购合同的进货数量和提前到货的采购是否经过适当批准；5、审查短缺物资和不符合质量要求的物资是否查明了原因，有无根据不同情况及时组织索赔，是否每月编制退货报告，以供采购和质检部门进行审查、分析和考核供货商表现等；6、审查对逾期未交货者，有无按合同规定给予罚款或没收违约金；7、审查对大型或数额较大的物资采购，有无取得供货商合格的检验证明，合同中是否规定了必要的质保内容；物资验收是否严格，有无存在由于验收不严造成以次充好、以劣充优、不合格物资入库等问题。

（六）货物仓储公司参考资料行政管理方案11 公司管理方案引言我进入公司已有一段时间，依我之所见所闻，以及跟公司人员谈话沟通后，归纳公司现时存在的问题有以下几点：一、公司现行的指令式的管理体制不能很好适应公司今后的发展需要；二、办公室各项规章制度执行落实未到位；三、公司员工的办事效率有待提高；四、员工工作积极性不高。

一、部门主管负责制（分权管理）公司现行的指令式管理，使得部门缺乏计划力、灵活性，员工失去创造力，同时也使得公司领导工作量沉重，所以建议公司要有这样的意识并开始部署并尝试推行部门“分权管理”制。

所谓分权，就是现代企业组织为发挥低层组织的主动性和创造性，而把生产、经营管理决策权分给下属组织，最高领导层只集中少数关系全局利益和重大问题的决策权。

分权的对称是集权。

集权是指决策权在组织系统中较高层次的一定程度的集中。

集权和分权主要是一个相对的概念。

具体如下：1、以各个部门为主体，在处理自己部门工作业务上拥有更大的权力，其它部门都不能对该部门员工的具体工作指手划脚，公司从大体上制定一个工作方向、任务，具体操作就交由部门团队自由发挥了。

这样一来，在工作目标的实现上，部门团队会有很大的灵活性来采用具体的方法。

同时我也考虑到各部门的主管他们有相当的部门业务水平及管理经验。

（抓大放小，放手去做）2、公司部门主管根据部门实际工作业务情况，有权对部门内部“现有人员”进行组合、对工作的分配作统一调配（前提是要保持部门团队的稳定性）。

3、部门主管根据部门实际工作情况，不定期召开部门自己的内部沟通短会，每月不低于两次，让公司各种政策措施、方案变动等信息，及时准确传达到公司基层。

（开始由行政部监督，以后让他们形成习惯）优缺点分析：优点是这种宜于现代企业制度适用的“分权理论”，摒弃了旧的落后的指令性管理法，采用科学的目标管理法，有效提升企业管理的水平和层次。

员工自己的方式总是会将工作完成的更好更快，并且员工的方式中往往会包涵有更多创新的东西（调动其多想办法，解决问题的积极性），提升部门主管的管理能力。

缺点是要求公司必须先行出台各部门统一标准的业务流程；不排除会有滥用职权或以权谋私可能性，所以必须由行政、财务等部门监管其权力的使用。

具体操作：每个部门标准业务流程，先由他们部门总结提交方案、行政部、公司领导三方共同制定，逐一强化，成功一个铺开一个。

工作开头肯定是烦琐的，但我们追求的是公司今后的规范标准，我认为是值得的，“一劳永逸”！（以点带面，逐步推广）二、公司部门主管定期月度工作例会制度（分集权管理）会议由董事长主持召开，并由专人记录，整理后，抄送董事长、各部门主管备份。

1、各部门汇报上一月度工作任务完成进度，未能如期完成的需说明原因，并在会上提出最终完成时间，需要其它部门或人员协助解决的会上提出。

（层层抓落实）2、董事长依据公司年度经营发展目标大纲，分解下一月度各部门的具体工作任务及安排。

3、各部门同时也根据各自部门的实际业务开展情况计划好自己的工作安排。

（具体依据公司部门岗位职责细则）4、建立同行业市场竞争对手信息动态体系，由市场部，客服部、策划推广部、行政部共同牵头，对在工作、生活中看到、听到的竞争对手的各种真实信息（包括公司重要新闻、产品价格调整、新产品上市、节假日促销活动、广告投放等信息）及时反映，并最终由策划推广部将其整理归纳、系统化，必要时供公司领导决策层参考。

在会议上各部门也可以及时反映自己掌握的信息。

5、同时会议也将公司经营过程中，各部门存在的问题、不良现象逐一提出并要求整改。

各部门也可以对公司经营反映情况、提出好建议。

6、危机管理通常把危机管理称之为危机沟通管理，原因在于，加强信息的披露与公众的沟通，争取公众的谅解与支持是危机管理的基本对策。

除了规定月度会议外，各部门还应该根据信息万变市场、突发的危机的需要，不定期地召开短会，商讨应变对策。

月度工作例会制度是各部门之间沟通的重要桥梁，目的是为了发现问题，解决问题。

（上情下达，下情上报）三、部门考核制度（改善提升）（一）先以部门作试点，逐渐将“绩效考核”这一概念意识植入员工脑中。

（现处导入阶段，日后严格收紧）（二）行政部除了日常员工工作考核外，更多的是在日常监管、巡查公司各部门、员工工作过程中，对发现的问题（工作方法、沟通技巧、工作态度、违法违纪等），随时约谈当时人，及时纠正其方向、不足，并提出改善意见（约谈分关注、批评、警告信、记过、降级降职、解雇）。

（目前阶段以日常监管为主，绩效考核为辅，防患于未然）（三）年终进行公司“优秀部门团队奖”、“杰出员工奖”评比，以此激励员工力争上游、鼓舞士气！四、办公室管理制度（集权管理）（一）考勤制度（详见员工手册）（二）请休假制度（详见员工手册）（三）员工行为规范（详见员工手册）（四）出差管理制度（详见员工手册）（五）奖惩管理制度（详见员工手册）（五）其它建议：1、人性化管理，营造公司是我家的良好氛围，除了员工生日送上祝福外，员工结婚（贺卡、结婚贺金）、生育（奶粉、纸尿布）等也同样送上公司的祝福问候！公司组织一年一、两次的公司集体活动，增强公司员工凝聚力，营造公司自己独有的企业文化。

2、对办公室人员的纪律要加强监管：上班时间大声说笑、闲聊、串岗、接听客户咨询电话不够热情等……。

（树立行政部执法威信）3、根据国家法律法规，新员工试用期最长为2个月，入职即签订劳动合同及购买社保，为了避免风险及防范别有用心的员工投诉，建议按照国家法律法规执行。

五、部门沟通协作机制为了工作的执行落实，同时也基于“分权管理”中存在的漏洞，所以订立“部门沟通协作机制”。