《收发文管理规定》
文件收发管理规定
文件收发管理规定一、文件收发的基本原则1.文件收发是组织内部沟通传递信息的重要手段，应当遵循以下原则：（1）准确性原则：文件内容应当真实准确，不得包含虚假信息。
（2）及时性原则：文件应当及时发出，并在规定时间内收到回复。
（3）保密性原则：机密文件应当采取相应的保密措施，确保信息安全。
（4）权威性原则：文件应当由相应职权人员签发，并按照权限进行收发。
（5）规范性原则：文件收发应当符合相关法律法规和组织内部制度规定。
二、文件的收发流程1.文件的发起：文件的发起人应当填写发文单，明确文件的主题、目的和内容，并附上相应的材料或附件。
2.文件的签发：发文单应当由相应职权人员签发，并按照权限进行批准。
3.文件的发出：文件应当由行政人员负责将签发后的文件按照规定的渠道和方式发出，并妥善保管发文单。
4.文件的收取：收文人员应当按照规定的程序接收文件，并及时记录文件的来文时间、发文单位和文号等信息。
5.文件的登记：接收文件后，收文人员应当及时将文件进行登记，并分发给相应的责任人处理。
6.文件的处理：责任人收到文件后，应当认真阅读并按照要求进行处理，并在规定时间内作出回复或处理意见。
7.文件的归档：完成文件处理后，责任人应当将文件归档，确保档案的完整性和可查性。
三、文件的分类管理1.文件根据内容和用途可以分为：公文、函件、会议纪要、报告、通知、指示等；2.文件根据形式可以分为：纸质文件和电子文件；3.文件根据密级可以分为：机密文件、秘密文件和普通文件。
四、电子文件的收发管理1.电子文件的发送应当采用安全可靠的电子邮件系统，并确保文件的完整性和保密性。
2.电子文件的接收应当由指定责任人进行，并进行相应的验证和登记。
3.电子文件的存储应当按照不同分类方式进行归档，并采取相应的保密措施。
4.电子文件的备份应当定期进行，并确保备份的安全性和可恢复性。
五、文件收发的监督和检查1.组织应当建立健全的文件收发管理制度，并明确相关责任人。
办公室收发文管理制度
办公室收发文管理制度一、总则为了规范办公室的文件收发流程，提高工作效率和文件管理水平，特制定本办公室收发文管理制度。
二、收文管理规定1.收文登记（1）每份收到的文件都需要进行登记，包括文件编号、文件标题、文件日期、发文单位、文件份数等内容。
同时，需要记录下登记人、登记日期和备注等信息。
（2）所有文件按照文件编号的顺序进行存放，方便查询和检索。
2.收文分类根据文件的性质和内容，进行分类归档。
常见分类包括行政文件、会议文件、来文资料、请示报告等。
文件分类应根据实际需要进行调整和补充。
3.收文传阅（1）收到的文件需要以应急级别进行处理，及时传阅给相关人员。
（2）传阅时需要填写传阅单，包括传阅人员、传阅日期、传阅事由等内容。
相关人员需及时阅读并签署传阅单，确保文电流转畅通。
4.收文审核对重要文件或需要审核的文件，办公室需与相关部门进行协调，进行审核。
审核内容包括文件内容的合法性、相关手续的齐备性等。
5.收文分发（1）已审核通过的文件需要及时分发给相关部门或个人，确保文件的及时处理和落实。
（2）分发时需要填写分发单，包括分发人员、分发日期、分发事由等内容。
相关部门或个人需及时签收分发单。
6.收文归档（1）已处理完毕的文件需要及时归档存档，便于日后查询。
（2）归档时需要填写归档单，包括归档人员、归档日期、归档位置等内容。
确保文件归档有序、准确。
三、发文管理规定1.发文申请发文申请需要包括发文内容、发文单位、发文日期、发文份数等信息。
申请人需填写申请表，经相关负责人审核同意后方可进行发文。
2.发文备案发文后，需及时进行备案登记，包括文件编号、文件标题、发文日期、发文单位等信息。
同时，需要记录下备案人、备案日期等信息。
备案表格需妥善保存。
3.发文分发已备案的文件需及时分发给相关部门或个人。
发文时需要填写发文传递单，包括发文人员、发文日期、发文事由等内容。
相关部门或个人需及时签收传递单。
4.发文归档（1）发文后，已分发文件仍需进行归档。
《收发文管理规定》
1。
1 为加强公司的收发文管理工作，提高收文处理的速度和确保收发文处理的规范性，特制定本管理规定。
1.2 本规定合用于公司及各直属部门。
2。
1 本规定中的收文管理是指对收到的公文进行处理，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办及反馈等程序。
2 。
2 本规定中的内部来文是指收到公司范围内的文件。
内部收文内容包括:内部文件、各类报表、计划总结、专项业务审核单等。
2。
3 本规定中的外部来文是指收到公司范围外部的文件。
外部收文内容包括：外部文件、函件等。
2.4 本规定中的发文管理是指包括文件的草拟、审核、签发(会签)、复核、用印、分发、文件整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
文件是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件等3.1 行政部为收发文管理的归口管理部门，负责收发文管理工作。
3.2 行政部对各部门收发文管理的规范性予以监督检查.3。
3 各部门在收到交办的来文后应当及时办理，不得延误,推委，原则在2 个工作日内完成对来文的处理.3.4 各业务部门负责文件的起草，应坚持“实事求是，精简高效"的原则，确保文件的格式规范、用词准确。
4.1 文件的拟办和批办4。
1.1 签收登记4。
1。
1。
1 内、外来文均由行政部负责签收登记；并由行政部填制信息审阅单，注明收文日期、收文编号、发文单位、公文名称等。
4。
1.2 收文编号4。
1。
2。
14.1.2.2 .4.1。
3 拟办和批办4.1.3.1 文件由行政部按规定拟定信息说明及处理建议,按先部门后领导的顺序进行公文处理。
4.2 文件的承办4.2.1 凡需要承办的来文，行政部须在当天将文件流转给承办部门或者分管领导。
4.2.2 承办部门相关人员和分管领导应该对来文认真审阅，并须签署明确意见、建议及姓名和日期；行政部应该将这些意见或者建议及时呈送对该来文所涉事项有决定权的公司领导，并由该领导签署具体意见、建议或者决定。
4。
2。
3 承办部门普通要在二个工作日内完成来文处理；特殊情况确有艰难的，承办部门应及时与行政部及信息报送部门进行沟通说明.4。
文件收发管理规定
文件收发管理规定第一章总则第一条为规范公司的文件收发管理工作，提高工作效率和信息流畅度，特制定本文件收发管理规定（以下简称“规定”）。
第二条公司全体员工都应遵守本规定，并按照规定要求进行文件的收发工作。
第二章文件的分类和编号第三条公司文件按照性质和用途分为内部文件和外部文件。
第四条内部文件指公司内部使用的文件，包括各部门之间的文件、通知、会议纪要等。
第五条外部文件指与外部单位或个人之间的文件，包括公函、合同、协议等。
第六条公司应对每份文件进行编号，编号应包含文件类型、发文部门、年份和序号。
第三章文件的收发流程第七条文件的发起人应填写发文登记表，包括文件标题、发文日期、发文部门、收文单位、主题分类等内容，并将文件正本和副本交由发文部门。
第八条发文部门应核对发文登记表，对文件进行编号、加盖公章，并在发文登记表上签字确认。
第九条发文部门应将文件送至收文部门，收文部门应签收并登记收文信息。
第十条收文部门应对收到的文件进行目录归档，并将文件传阅至相关人员。
第十一条文件的传阅应按照公司内部相关流程进行，并记录传阅人员的姓名和时间。
第十二条收文部门应及时处理文件，并在规定时间内作出回复或反馈。
第四章文件的保密与归档第十三条公司文件涉及机密内容的，应按照保密规定进行保管和传递。
第十四条公司文件的归档应按照文件分类和编号的要求进行归档，并定期进行整理和清理。
第十五条归档文件的保管应放置在指定的文件柜或保险柜内，确保安全和防火防水。
第十六条对于过期或无效的文件，应及时进行销毁或归档处理，并记录销毁或归档的相关信息。
第五章责任与违规处理第十七条文件的发起人、发文部门、收文部门应按照规定的流程和时间节点完成文件的收发工作，确保文件的及时传递和处理。
第十八条对于违反本规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分。
第十九条对于严重违反保密规定、泄露机密信息或滥用文件管理权限的行为，将依照公司相关规定和国家法律法规进行处理，包括但不限于行政处罚、经济处罚和法律追究。
《收发文管理规定》
收发文管理规定前言为规范公司内部收发文流程，提高工作效率，特制定此收发文管理规定。
该规定适用于公司内所有部门。
收文管理1. 收文渠道公司内部所有收文都需通过公司公共信箱进行收取。
信箱应设在公司易接触的地方，并由专人负责管理。
2. 收文分发不同部门收到的文档需由专人进行整理，并下发至对应部门。
对于有涉密内容的文档，需按公司相关规定进行保密，并上报公司领导。
3. 收文登记每份收文需进行登记，包括收文日期、文号、文件标题、发文机关、主要内容等信息，以便后续管理和追踪。
4. 收文备份所有收到的文档需进行备份，应设置明确的文档存档负责人和负责区域，方便查询和管理。
5. 收文归档收到的文档应按照公司相关规定进行归档，各部门归档人员应做好涉密文件的保密措施。
发文管理1. 发文审批所有的发文都需经过审批程序，必须由公司领导签字才能正式下发。
审批程序包括部门负责人审批、公司领导审批等环节。
2. 发文登记每份发文需进行登记，同样包括文号、文档标题、发文日期、发文机关、收文机关等信息，并及时进行更新。
3. 发文备份所有发出的文档必须进行备份，包括硬拷贝和电子备份，并指定明确的文档存档负责人和备份区域。
4. 发文追踪针对重要的发文，需指定专人进行追踪确认，确保发文到达收文机关并得到及时回复。
文档保密管理1. 保密人员管理公司内部有涉密工作的部门，需指定保密人员，并进行定期的保密培训。
2. 保密措施对于涉密文档，根据保密级别进行安全管理，并设置专人负责文件查阅和管理。
3. 保密守则公司内部所有员工都需遵守公司的保密守则，保护公司利益和内部秘密。
对于违反保密规定的员工，将进行相应的处罚并追究其法律责任。
结束语本规定是公司内部收发文必须遵守的管理规则，若对规定有任何疑问，可向公司领导或文档管理人员进行咨询。
收发文管理制度
收发文管理制度第一章总则第一条为加强机关单位的文件制度管理，规范公文的处理、传阅、签发和归档流程，提高工作效率和保障信息安全，制定本制度。
第二条本制度适用于机关单位各类文件的管理，包括纸质文件和电子文档。
第三条文件的收发管理应当遵循科学、准确、规范、高效的原则，实现信息的准确传达和及时处理。
第四条文件的收发管理应当严格遵守法律法规，保护国家机密和单位信息安全，禁止私自泄露、篡改文件内容。
第五条文件管理人员应当具备专业知识和严谨作风，严格执行本制度的各项规定，保证文件管理工作的顺利进行。
第二章文件的收发第六条文件的收发是指机关单位接收来自外部或内部的文件，并对其进行分类、分发和传达的过程。
第七条文件的收发应当由专门负责文件管理的人员负责，且必须有签收的记录和跟踪流程。
第八条文件的收发应当及时、准确传达，保证信息不失真和不遗漏。
第九条文件的收发应当根据文件的内容和重要程度，确定其优先级和处理周期，以便及时处理和回复。
第十条文件的收发应当建立健全的登记和归档系统，对文件内容进行归类整理，方便查阅和检索。
第三章文件的处理第十一条对于来自外部的文件，应当根据接收渠道的不同，确定处理方式和流程。
第十二条对于来自上级机关或重要文件，应当及时进行阅读和处理，并按照要求签发、传达或作出回复。
第十三条对于内部文件，应当根据接收对象的不同，确定传达的范围和方式。
第十四条对于需要集体讨论或决策的文件，应当组织开展相关会议或研讨，并形成相应的决议和备忘录。
第十五条对于需要落实的文件，应当确定责任人和时限，监督其执行情况。
第四章文件的签发第十六条签发是指机关单位负责人或指定人员对文件内容进行确认和授权，确认其真实性和有效性。
第十七条对于需要签发的文件，应当严格按照规定的签字顺序和权限层级，确保签字人有权签发。
第十八条签发人应当认真审阅文件内容，确保其符合相关规定和要求，避免出现漏洞和错误。
第十九条签发人应当按照规定的流程和要求，进行签名、盖章和日期，并留下相关的签发记录和备注。
《收发文管理规定》
收发文管理规定本文旨在规范机构和单位的收发文工作，保证联络顺畅，保密工作得以顺利进行。
同时，也要求个人在参与收发文工作时应严格遵守规定。
一、收文管理1.收文范围应收录机构或单位委派的工作，以及来自外界的正式文件和商务函件。
具体包括：•红头文件•公文•政务文件•商务函件•文件传真2.收文程序（1）收文登记所有机构和单位都应该设立收文登记控制点，收到文件后应及时进行登记。
登记时应注明时间、类型、文件编号、主要内容、送达单位等信息。
在二级库房设立注册处，由主管工作人员进行登记与管理。
（2）审查整理对于收到的红头文件和公函等重要文件，应由主管领导或技术人员进行审查，确定文件的密级、保密期限和阅读范围。
然后将文件传递到不同的阅读室，由专人进行整理工作。
（3）分发传阅分发传阅工作应该及时地进行。
文件的传递应该严格控制，必须保证到达的阅读者是有关工作的人员并且必须按照规定的阅读范围进行管理。
如果对文件内容有疑问，应及时向主管领导或者技术人员进行咨询。
3.收文查询查询收文信息时，可以根据文件的关键字、单位等信息进行查询。
同时，需要注意的是查询者应当确保是有合法权利的人员，在查询后也应该及时关闭查询系统。
二、发文管理1.发文类型发文类型具有多样性，比如：•红头文件•公文•政务文件•商务函件•文件传真•电子邮件2.发文程序（1）发文依据为了确保发出的文件具有统一性和合法性，发文前必须由主管领导或技术人员进行审批。
发文依据应该是机构或单位的相关规定和制度。
（2）撰写文件撰写文件时，需要遵循以下原则：•风格简洁明了，语言规范，表述准确、具体、到位。
•文件结构严谨，排版整齐有序，字迹工整不要错别字。
•文件格式统一，容易堆叠，排版合理。
（3）校对核实校对核对是发文工作中必不可少的环节。
对于重要文件，应设置二级审核程序。
（4）按时分发如无特殊情况，发文应当在规定时间内交付接收单位。
对于机关和事业单位，应注意发文和收文之间的相关工作管理，不得随意旷工或出差未经批准。
收发文管理规定
收发文管理规定管理规定一、对外收发文1、收发文原则。
对外的总收发置于管理部（总务处），原则上采取统一收发、分散保管的方式。
2、对外收文的启封。
2、1 收文者是公司名称，由总务处收发员启封收文。
2、2 收文者是部门名称，由部门文书管理员启封收文。
2、3 收文者是私人名称，由部门文书管理员代收文后转交当事人启封收文。
3、对外发文。
3、1 对外发文原则上则上一律以公司名义行文，并由总务处总收发发送。
3、2 如须以部门名义行文时，须由总务处文书管理员签办并转呈总经理核准后，再请总务处总收发发送。
4、对外收发文编码原则。
对外发文工编八码，前两码为中文代字码，后六码为中式数码。
如：朗 X字第0-0-0-。
4、1 第一码代表本公司。
如：使用公司名称中的“朗”字来代表“深圳X X X 有限公司”。
4、2 第二码代表发文部门。
总：代表总经理室。
管：代表管理部。
业：代表业务部。
4、3 第三、第四码代表发文的公历元年度。
如：01代表公元2001年。
4、4 第五、第六码代表发文的月份。
如：01代表1月。
4、5 第七、第八码代表发文的日期。
如：01代表1日。
4、6 如该日发文有两件以上时间则可加一位流水码，并以“-”符号连接。
5、存档。
5、1 对外收发公文原则上由收发文单位自行存档，必要时可由收发文单位拷贝到其他单位存档，作为凭证。
5、2 管理部总务处收发人员须设置“对外收发文登记簿”，并对每一件的对外收发文予以登记，以便追踪查核。
二、对内收发文1、收发文原则。
1、1 为简化作业程序起见，对内收发文除公告外，原则上一律使用“内部公文单”作业。
1、2 必要时须经总务处同意始可变更格式作业。
2、公告。
2、1 对内公告发文，由各单位文书管理员签办，总务处总收发，经由总务处呈总经理核准后方可发文公告。
2、2 公告除由总务处总收发存档外，必要时可由发文单位自行拷贝存档作为日后追踪的凭证。
3、内部公文单。
内部公文单签办，存档说明如下：3、1 收发文原则。
集团公司文件收发管理规定
集团公司文件收发管理规定As a person, we must have independent thoughts and personality.****集团收发文件管理制度一、总则1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由行政部归口管理。
二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，经部门责人、分管领导初审后，送行政部核稿，经行政部核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由行政部统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由行政部发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。
其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
三、收文管理1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由行政部统一签收、登记、编号，送领导阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。
2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，行政部接收后负责转交，并由接收人签收。
3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交行政部，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交行政部的由行政部根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由行政部保留原件或复印件存档。
4、行政部收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送领导批示或交有关部门阅办。
需要办理的公文，经请示领导后办理，根据文件内容、领导批示予以催办。
5、已交行政部存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。
文件收发管理规定
文件收发管理规定第一条为规范公司收发文件程序，提高工作效率，特制定本规定。
第二条公司发文程序为：拟搞、审核(总裁办主任)、签发(公司总裁)、打印、发文、催办、归档、销毁等。
1.公司的文件由总裁办公室负责起草和审核，公司总裁签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，总裁办公室审核，总裁签发。
2.文件签发后，送总裁办公室统一安排打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。
3.属于机密的文件，核稿人应注明“机密”字样，并确定报送范围。
机密文件由专人印制、报送。
4.文件统一由总裁办公室负责发送。
送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。
机密文件由专人按核定范围报送。
5.传阅文件由总裁办公室专人负责收回。
6.对公司领导的批示，总裁办公室应及时组织传达和落实，并对落实情况进行检查监督，及时将执行情况汇报给总裁和分管领导。
7.文件和原稿，由总裁办公室分类归档，保存备查。
第三条草拟公文应注意以下事项：1.反映情况客观，实事求是。
2.文字准确精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。
3.人、地、物名、引文及时间具体、准确。
第四条公司收文程序为：收文、分文、传送、催办、归档。
1.外来文件由总裁办公室负责签收，并分类登记收文名称、编号、日期、发文单位等事项。
2.收文由总裁办主任提出处理意见后，签收人于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。
3.各级领导对送来的公文应及时阅批，急件当天批复；一般文件三天内批复。
4.各级领导阅、批公文应认真仔细，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。
需要签署意见的，要明确具体。
5.对公司领导指示的文件，总裁办公室应及时组织传达和落实。
6.文件阅示完毕后，由总裁办收回归档。
文件不得丢失、不得超范围传阅、不得复制外传。
第五条所有文件发放，应有登记、签收手续。
公司收发文管理规定
公司收发文管理规定1总则1.1为进一步规范公司文件收发管理程序，确保相关工作顺利开展，特制定本规定。
1.2本规定适用于公司各单位。
2收文管理2.1收文定义收文指收进外部送达本单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、传真及其他文字资料。
2.2文件类型2.2.1各级党政机关与行业主管单位对公司或成员单位下达的指示性文件。
2.2.1.1重要指示或对重要业务的批复、复函等。
2.2.1.2给予表彰嘉奖或行政责罚的通报、简报等。
2.2.1.3授予各类经营资质证书及相关文件资料等。
2.2.2各级党政机关与行业主管单位抄送公司或成员单位阅知的文件资料。
2.2.3各级公检法部门等发给公司或成员单位的裁决书、裁定书、决定书等法律文件。
2.2.4企事业单位、社团组织发出的邀请、信函、通知等文件。
2.2.5注明由各单位领导接收的外来文件资料。
2.3收文原则2.3.1各单位外来文件原则上由本单位综合管理部“统一收文”签收登记，并根据文件内容（含外来专业性强、内容敏感的文件及法律文书等）、部门职责分工分送相应业务部门“归口办理”，履行必要的请示、承办、归档程序。
2.3.2其他业务部门在经办专项工作过程中接收的来文，需第一时间通报本单位综合管理部登记备案。
2.3.3各单位以公司名义向政府或外部企事业单位报送请示、报告、函后，对方的批复、复函等统一由公司综合管理部签收、登记、存档，并分送经办单位人员处理。
2.3.4注明由公司领导接收的文件资料原则上应由本人启封。
部分文件受领导委托后可代拆。
2.4收文程序2.4.1核对、签收文件接收人员从发文机关、邮政部门、文件交换站、机要通信部门等接到来文，要严格履行确认、清点、核对、检查等手续，确认来文是否发至本单位，文件内容是否完整，落款用章是否齐全，与签收单信息内容是否一致，经确认无误后方可签收。
2.4.2筛选、登记除对本单位无指导意义和参考价值的文件外，所有正式来文均应严格进行登记，准确记录收文号、收文日期、来文单位、文件标题、密级、文号、份数、签收人等信息（请见附件1、附件2）。
收发文管理制度
收发文管理制度一、总则为规范和加强单位内部文书的收发管理，提高工作效率，减少错误率，保障信息安全，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位的各级领导、部门及全体员工。
三、收文管理1、收文登记（1）单位收到任何来文后，接收员工应当按照来文的标题、日期、发文单位、来文号等填写好收文登记表，并在来文原件上盖章确认。
（2）来文登记表由办公室统一印制，格式规范统一。
2、收文分发（1）来文首先由接收员工确认，并按照来文的性质、内容和重要性进行分类。
（2）接收员工根据来文内容和要求，将来文及时送达相关部门或领导。
（3）对于涉密文件，应当根据保密等级进行保管和分发，严格遵守相关机密文件管理规定。
3、催办督办（1）对于需要及时办理的来文，接收员工应当及时对相关人员或部门进行催办督办，确保及时处理。
（2）对于重要来文的办理情况，应当进行跟踪督办，并及时报告情况。
四、发文管理1、发文登记（1）单位发出任何文件之前，发文人员应当按照文件的标题、日期、收文单位、发文号等填写好发文登记表，并在文件原件上盖章确认。
（2）发文登记表由办公室统一印制，格式规范统一。
2、发文审批（1）对于需要上级主管领导审批的文件，发文人员应当先将文件送达相关领导，经过审阅、修改和签字后方可发出。
（2）对于需要单位领导签署的文件，应当按照规定流程移交相关领导签署，确保文件的合法有效。
3、发文分发（1）发文人员应当根据文件的性质、内容和收文单位进行分类和分发，确保文件能够及时送达目标单位。
（2）对于机密文件的分发，应当根据保密等级进行保管和分发，严格遵守相关机密文件管理规定。
五、其他管理1、档案管理（1）接收员工应当按照来文登记表上的信息，及时将来文原件进行归档。
（2）发文人员应当将已发出的文件进行及时归档，建立完善的档案管理体系。
2、信息安全（1）对于涉密文件，保密等级不低于“秘密”的文件应当严格按照保密管理规定保管和传输。
（2）对于电子文件，应当通过加密方式传输，确保信息的安全。
文件收发管理规定
文件收发管理规定第一章总则第一条为规范单位的文件收发管理，提高工作效率和文件的安全性，制定本规定。
第二条本规定适用于单位内部文件的收发管理。
第三条本规定所称文件，包括纸质文件和电子文件。
第四条单位应建立完善的文件收发管理制度，明确文件的流转路径、审批权限、保密等级和存档期限。
第五条单位应配备专门的文件收发管理人员，负责统筹协调、指导和监督文件收发工作。
第六条文件收发管理应遵循以下原则：（一）规范统一，确保文件的规范化和一致性。
（二）高效便捷，提高文件传递效率和及时性。
（三）保密安全，确保文件的保密性和安全性。
（四）合法合规，符合相关法律法规和单位规章制度的要求。
第二章文件收发流程第七条文件的收发流程应包括以下环节：拟稿、审批、登记、分发、传递、归档。
第八条拟稿环节是指起草文件的过程，拟稿人应按照单位规定的格式和要求完成文件的撰写。
第九条审批环节是指根据文件的性质和重要程度，经过相应的层级审批，确保文件的合规性和决策的科学性。
第十条登记环节是指对收到的文件进行登记登记，包括文件的编号、日期和发文单位等信息。
第十一条分发环节是指将文件分发给相关人员和部门，确保文件的及时传达。
第十二条传递环节是指将文件传递给下一环节的人员，具体操作方式可以是纸质传递、电子邮件传递或内部网络传递等。
第十三条归档环节是指将文件进行整理归档，确保文件的有效保存和便于查阅。
第三章文件的审批权限第十四条文件的审批权限应根据不同的文件性质和重要程度进行设置，明确审批人员的职责和权限。
第十五条文件的审批权限应遵循以下原则：（一）权限合理，根据职务、职称和工作需要进行设置。
（二）流程规范，明确审批人员的审批顺序和审核环节。
（三）责权一致，保证审批权限与实际责任相符。
第十六条文件的紧急审批情况下，应有明确的紧急审批流程和权限设置，确保紧急事务得到及时处理。
第四章文件的保密管理第十七条文件的保密级别应根据文件内容的重要性和涉密程度进行划分，包括绝密、机密、秘密和普通等级。
收发文管理规定
收发文管理制度为规范公司收发文工作,简化办事程序,准确快捷地传递和制发文件,加快公文流转速度和办理质量,特制订本制度;一、收文管理一收文归口凡主送本公司的公文,包括邮寄公文、通过网络传递公文、传真公文、会议分发公文,均应交综合管理部统一登记、编号、分发;综合管理部做到当日收文,当日登记,需上网办理的文件,二个工作日内办结;其它因特殊原因签收的文件,应及时送达综合管理部完成收文手续;二收文办理1、收文签收、登记;收文后综合管理部立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号,应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入收文登记本后,后由综合管理部人员做入档归口管理工作;2、办理程序;1一般业务性文件的办理程序：错误!收文签收→错误!收文登记并填写来文处理单→错误!综合管理部根据公文内容及时提出拟办意见或主阅及协办、参阅部门→错误!主要领导批示,根据文件内容由委托领导传阅或由指定分管领导提意见办理→错误!分管领导批示意见,根据分管领导批示由业务部门承办→错误!业务部门承办文件,并根据分管领导批示和文件内容要求尽快办理→错误!文件办理完毕后填写办理结果→错误!交综合管理部归档→错误!规定期限办理和回复的,由主办部门或部门签字确定办妥日期,确保不误事务;2急办公文由综合管理部收文后立即向部门主要领导请示后交有关业务部门办理;由主办的业务部门签收办理;3、文件传阅及办理时限;一般情况下,每位领导批阅文件不超过半天,每个业务部门传阅文件不超过1天公文审阅后请及时通知综合管理部取回,办理文件一般不超过3天;凡来文中限定办理时间的,应按其规定的时间办理答复；紧急公文,应随到随办;需两个或两个以上业务部门承办的公文,主办部门应及时与协办部门联系;对于内容涉及面广、问题较复杂,不能在规定时限内作出办理的,主办部门应及时请示分管领导并告知来文单位,讲明原因,取得同意;4、公文催办与检查;综合管理部应视公文的轻重缓急,做好公文的催办、督办工作;各承办业务部门要密切配合,按时完成交办事项;5、对于保密性文件,应做好公文的安全与保密工作;公文传递与办理应严密手续,严格遵守保密制度,确保公文安全、完整;发文部门交综合管理部传达文件时应说明保密程度以及跟踪公文传递的注意事项,严防文件失密与丢失;二、发文管理一发文归口凡以公司名义发出的公文,均由综合管理部统一归口管理;具体工作由综合管理部和发文部门共同完成;专业性包括一般性文件均由相关业务部门负责拟稿,由综合管理部负责核稿,公司副总经理进行修改批示,后由总经理董事长签发,方可发文;二行文程序①各发文部门拟稿→②发文部门负责人初审核稿→③到综合管理部领取文件签发流转单,填写拟稿人、部门、标题、主送→④综合管理部复审核稿,不符合规定要求的退拟稿部门修改或重拟→⑤发文部门分管领导审阅→⑥总经理董事长签发→⑦综合管理部编发文号,确定发稿日期并对发文进行登记→⑧发文部门和综合管理部一起对发文进行校对、需要印制的做好印制工作→⑨加盖印章→⑩发文部门和综合管理部一起做好印发→⑾综合管理部归档;三行文要求1、行文书写规定;公文起草、审核、签发用黑色钢笔、签字笔书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红笔修改可用、纯蓝钢笔书写,书写字迹清楚工整;2、行文核稿规定;以公司名义发出的各种公文、领导讲话、综合性材料、其它公文材料等均需核稿,核稿分为初审核稿和复审核稿;初审核稿主要由业务部门负责人对行文的政策性、措施和要求的可行性、数据的准确性、观点的正确性、行文的名义和形式及主送和会签部门等进行审核;复审核稿主要由综合管理部对文字表达、公文种类、公文格式、主题词、书写要求等规范性进行审核;对不符合要求的文稿,复审时有权退回发文业务部门修改或重新拟稿;3、行文签发规定;公司的文件由分管领导把关报主要领导同意方可送往总经理董事长处签发,对未经核稿及不合规范的文稿不予签发;需与其他部门或部门会签的文件,报主要领导同意,由拟文部门送部门或部门会签;在公司总经理董事长出差时,经电话请示,可电话授权公司副总经理签发;4、公文印制规定;本着节能减排的原则确定公文印制数量,公文印制应核对好格式、纸张、规格等要求,做到字迹清晰,版面整洁,庄重大方,对版面歪斜的公文视为不合格品,不得发放;公文印制要端正、清晰,印章的下部边缘压盖行文日期,并使年月日清楚可辨;对不符合要求的文件、外单位主办的联合行文,未经主办业务部门与原稿核对无误的文件不得盖印;5、行文归档规定;所有发文均应归档,归档文件份数为一到两份;三、附则1、本规定由综合管理部负责起草、修订、解释并监督实施;2、本规定自颁布之日起正式执行;。
收发文管理规定
收发文管理规定第一章总则第一条为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合本公司的实际情况，特制定本管理制度。
79第二条公司办公室为公文收发责任部门。
第二章公文的种类第三条公文的种类主要有：（一）请示：请上级批示和批准，用“请示”。
（二）报告：向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。
（三）指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
（四）批复：答复请示事项，用“批复”。
（五）通知：传达上级的指示，要求相关部门知道或办理，用“通知”。
（六）通报：表扬好人好事、传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。
(七) 决定、决议：对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。
（八）函：平行或不相隶属的单位之间相互商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问答复问题，用“函”。
（九）会议纪要：记载和传达会议基本情况或主要精神、决定事项，要求相关单位执行的规定性公文，用“会议纪要”。
第三章收文的处理第四条文书的收受公司与外单位的公文往来由办公室负责，对公司内部下发文件，各部门应指定专人负责建立收文档案，以便工作中查询，部门之间的文件往来，要办理收文签收手续。
第五条办公室负责将全部来文的收受日期、发文单位、文件标题、内容概要等项目登记在《收发文登记簿》上，并进行编号第六条上级来文由办公室负责处理，填写《文件处理表》，提出拟办意见，请公司领导批示。
对公司领导的批示，各部门要认真落实，并在《文件处理表》的“办理登记”栏中写明落实情况。
第七条第七条各部门收到上级或同级部门的急件时，应在一天内答80复；一般要办理的文件，三天内应办理，最迟不能超过五天；需要研究而不能马上处理的，应在“办理情况”栏中注明，马上反馈给办公室。
第八条收文属公司档案管理范围的，应定期与公司档案管理人员办理交接手续，其他文件各部门应制定专人建立各自的部门档案。
收回的文件应及时分类归档、保存，以便查阅。
第九条领导及有关部门参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交办公室立卷归档。
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收发文管理规定（试行）1总则1.1为加强公司的收发文管理工作，提高收文处理的速度和确保收发文处理的规范性，特制定本管理规定。
1.2本规定适用于公司及各直属部门。
2定义2.1本规定中的收文管理是指对收到的公文进行处理，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办及反馈等程序。
2.2本规定中的内部来文是指收到公司范围内的文件。
内部收文内容包括：内部文件、各类报表、计划总结、专项业务审核单等。
2.3本规定中的外部来文是指收到公司范围外部的文件。
外部收文内容包括：外部文件、函件等。
2.4本规定中的发文管理是指包括文件的草拟、审核、签发（会签）、复核、用印、分发、文件整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
文件是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件等3职责3.1行政部为收发文管理的归口管理部门，负责收发文管理工作。
3.2行政部对各部门收发文管理的规范性予以监督检查。
3.3各部门在收到交办的来文后应当及时办理，不得延误，推诿，原则在2个工作日内完成对来文的处理。
3.4各业务部门负责文件的起草，应坚持“实事求是，精简高效”的原则，确保文件的格式规范、用词准确。
4收文管理4.1文件的拟办和批办4.1.1签收登记4.1.1.1内、外来文均由行政部负责签收登记；并由行政部填制信息批阅单，注明收文日期、收文编号、发文单位、公文名称等。
4.1.2收文编号4.1.2.1其他来源的收文按外【收文年份】流水号编号。
4.1.2.2内部文件按文件来源部门简称【收文年份】流水号编号。
4.1.3拟办和批办4.1.3.1文件由行政部按规定拟定信息说明及处理建议，按先部门后领导的顺序进行公文处理。
4.2文件的承办4.2.1凡需要承办的来文，行政部须在当天将文件流转给承办部门或分管领导。
4.2.2 承办部门相关人员和分管领导应该对来文认真审阅，并须签署明确意见、建议及姓名和日期；行政部应该将这些意见或建议及时呈送对该来文所涉事项有决定权的公司领导，并由该领导签署具体意见、建议或决定。
4.2.3承办部门一般要在二个工作日内完成来文处理；特殊情况确有困难的，承办部门应及时与行政部及信息报送部门进行沟通说明。
4.2.4对不需要承办、也不需要传阅的公文由行政部作存查处理。
4.2.5文件的催办4.2.6.1送领导或者交承办部门处理的来文，行政部要负责催办，做到紧急来文跟踪催办，重要来文重点催办，一般来文定期催办。
4.2.6.2对在规定时间内没有及时处理，同时没有特殊困难原因的承办部门，由办公室予以记录，做为部门月度考核内容之一。
4.3反馈和办复4.3.1若行使决定权的公司领导另行指示或授权相关部门或公司领导跟踪、落实或处理来文所涉事项，则行政部须将该指示或授权信息反馈给相关职能部门或公司领导，并由他们签署传阅部门/人员意见。
4.3.2行使决定权的公司领导要求向其反馈来文所涉事项的进展或处理结果，则行政部须将该事项的进展或处理结果及时反馈。
4.3.3行政部应在公司领导作出决定的当天将相关处理意见、建议或决定及时反馈给来文部门或单位。
4.3.4对于上报的请示类公文，上一级管理组织可以批复、简复、批示等形式的公文回复。
对于上报的报告、意见类公文，上一级管理组织应签批明确意见，可以简复的形式回复。
对于专项业务审核单，上一级管理组织应签批明确意见。
4.4收文管理的注意事项4.4.1对需要传阅涉及保密的来文，不得扩大传阅范围。
4.4.2所有部门之间一般不得将收到的来文横向传递（除相互沟通外），须经行政部进行流转。
4.4.3行政部在来文处理时要及时准确，承办部门及领导在公文流转过程中要注意保密和保管。
4.4.4会议纪要由会议组织部门编写后，行政部按相应要求流转、传阅。
5 发文管理5.1文件种类及适用范围5.1.1决议是经股东会、董事会、监事会会议讨论通过的重要决策事项。
5.1.2决定是对重要事项或重大行动作出的安排。
5.1.3通报是指表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。
5.1.4通知指要求下一级组织办理和需要周知或共同执行的事项。
5.1.5公示是对重大人事任命、各类小组成员组建等资格审查情况征求意见，一般用于公司范围内部。
5.1.6批复是对回复下一级组织的请示事项，对下一级组织上报的价格类、人事类等请示可以以批复形式回复，一般用于公司范围内部。
5.1.7质询（问责）是针对具体事件、问题的质询（问责），要求下一级组织作出回复解释等，一般用于公司范围内部。
5.1.8简复是作为批复的一种简单文件形式，对下一级组织上报的非计划考核类、方案类、规划类等请示可以简复形式回复，一般用于公司范围内部。
5.1.9批示是指对下一级组织提交的报告、总结、计划等文件批语性文件，一般用于公司范围内部。
5.1.10请示是向上一级组织请求批示、批准。
5.1.11报告是向上一级组织汇报工作，反映情况、提出建议、回复上一级组织的询问或要求。
5.1.12意见是对重要问题提出见解和处理办法。
5.1.13函是平级部门之间的相互商洽工作，询问和答复问题，建议时使用。
主要有：商洽函、建议函、质问函、告知函等。
5.1.15会议纪要是指记载、传达会议情况和议定事项（仅作为内部文件使用）。
执行性的会议纪要，必须以决议、决定、通知等形式成文，会议纪要作为附件。
6 发文文件格式6.1文件格式组成：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文编号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、发文单位、核对、打印等部分。
6.2保密文件须在文件右上角加盖保密印鉴，注明密级及保密期限。
6.3发文编号应当包括公司代字、年份、流水号其中的流水号从“1”开始，表示流水号的实际阿拉伯数字前面无须另加“0”。
6.3.1以股东会/董事会/监事会名义发文按公司简称·股东会/董事会/监事会［发文年份］流水号方式编号。
6.3.2以公司名义发文按公司简称［发文年份］流水号方式编号。
6.3.3以部门名义发文按部门简称［发文年份］流水号方式编号。
6.4文件标题：应当准确简要地概括文件的主要内容并标明文件种类，其结构包括：发文单位、事由和文种三部分。
文件标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号。
6.5主题词：是文件内容的高度概括，是标题的浓缩，一般用词组表示，最多用四个词组，每个词组不超过4个字。
6.6主送单位：指文件的主要受理对象，受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称。
主送单位写在正文之前，标题的下面。
6.7抄送单位：指除主送单位外需要执行或知晓文件的其他单位，应先单位后个人，单位应当使用全称或规范化简称、统称，个人直接写姓名，在文件末页下端，于两条等长的平行细实线内书写。
6.8成文日期：以有权签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。
6.9落款及印章：文件应当加盖公司印章。
6.10附件：文件附件说明应附在正文后、发文单位前，并注明附件顺序和名称。
6.11附注：文件如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
6.12文件用纸：一般采用国际A4型（210mm*297mm），特殊文种用纸可根据实际需要确定。
6.13文头与页边：文件的各页在印制时，均应在四边留出空白的余地。
一般天头宽25毫米，地脚20毫米，订口宽28毫米，翻口宽20毫米。
6.14字体、字号与行间距：按附件规定行文。
6.15页码：文件应标明页码，在每页的中间标出第x页共y页。
6.16装订：文件左上侧装订，不掉页。
7发文程序7.1拟稿：公司或所属部门因工作需要以公司或所属部门名义发文的，由业务经办人草拟发文稿。
7.2初审：由业务经办人发送电子文稿给行政部，由同级行政部确定附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等，并编制统一的“发文会签单”。
7.3文件会签：发文会签单先由拟稿人、拟稿部门签署意见，发文内容涉及其它部门的，应由行政部提出会签意见，对有关部门提出的意见，发文部门应与其协商，如意见不一致的应如实反映，最终由签发领导定稿。
文件会签由行政部负责流转。
7.4文件签发：以公司名义发文由公司总经理签发；以部门名义发文由公司总经理授权分管副总经理签发。
7.5文件签收：经有权签发人签发的文件，通过网络或书面形式送达相关部门、人员。
以书面形式发布的，行政部应做好签收登记。
7.6印章：有权领导在发文会签单上签批后，业务部门将文件正式稿送行政部根据《印信管理规定》办理手续后加盖相应的印鉴并送有关单位。
7.7文件归档及管理：7.7.1文件签发完毕后，签发的文件、发文会签单及会签稿由行政部统一收发、传阅、用印、归档和销毁。
7.7.2文件归档时，应保证文件不少于一份，便于备份查阅。
文件翻印需经行政部负责人或业务经办部门负责人批准，注明不准翻印的文件除外。
7.7.3归档范围内的文件，应当根据其相互联系、特征和保存价值大小等整理，要保证归档文件的齐全、完整，便于保管和查找利用。
7.7.4拟制、修改和签批文件，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
热敏纸传真件不得直接作为文件归档，应将复印件存档。
7.7.5文件被撤消，视作自撤消之日起不产生效力；文件被废止,视作自废止之日起不产生效力。
7.7.6如部门撤消，需要归档的文件整理后按《档案管理规定》移交行政部存档。
8发文行文规定8.1行文应当确有必要，注重效用。
8.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。
8.3对外单位的重要发文，可以另行抄送公司股东范围内的相关公司。
8.4“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送同级和下级单位。
“报告”不得夹带请示事项。
8.5下一级组织内部行文或下行文，可以抄送的形式送上一级组织阅知、备案。
8.6文件中的数字，除发文编号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码外，均用汉字书写。
在同一文件中，数字的使用应前后一致。
9 附则9.1本规定由行政部负责解释及修改。
9.2本规定自下发之日起执行。
公司信息批阅单密级：□绝密□机密□秘密×××有限公司文件（1号仿宋加黑）杭州安科［发文年份］**号(4号仿宋)(空1行)标题(3号宋体加黑)(空1行)主送单位:(小4号宋体)发文日期：年月日(小4号宋体)主题词(黑小4号):(小4号宋体)抄送: (小4号宋体)打印: 核对: 年月日(小4号宋体)×××有限公司文件简复（批示）单×××有限公司发文会签单编号:。