关于印发单份文件归档整理工作流程控制措施与质量标准的通知粤档发200349号

粤档发[2003]49号

关于印发《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》的通知

省直各单位：

《广东省文件材料归档方法改革方案》自2000年推广实施以来，得到了各级档案部门、档案人员的大力支持和欢迎，运用单份文件归档整理方法的单位越来越多。经过几年业务工作实践的不断完善和补充，形成了较为成熟的操作流程、质量控制措施与标准。实践证明，合理的工作流程，适当的控制措施，对保证归档文件的质量及提高归档工作效率有着非常重要的作用。省档案局监督指导处在总结各单位实践经验并广泛征求意见的基础上，制定了《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》。现予印发，请结合本单位实际，在业务工作中认真组织执行，以提高单份文件归档整理工作的效率及规范化程度。．

二ΟΟ三年十二月二十九日

主题词：文件整理流程标准通知

二ΟΟ三年十二月二十九日印发广东省档案局办公室

《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》说明一、适用范围：；流程（一）适用于各部门年终移交由档案室

统一整理归档的单位。流程（二）适用于由部门整理或实行即时归档的单位对已应用办公自动化系统实现电子文件归档管理的单位，其流程未纳入此范围。二、采用《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》前，

并经本单位领导签必须先制定本单位《文件材料归档范围及保管期限表》，署、在单位内部发文执行。制定《文件材料归档范围及保管期限表》时应注意以下方面的问题：、必须依据国家档案局《文书档案保管期限表》或上级主管部门关于1

文件材料归档范围、保管期限的规定；、结合本单位的工作实际和文件材料产生、利用的情况； 2 3、本单位文书处理部门、档案部门与各部门共同研究制定；

、应保证文件的齐全完整，尽量做到应归档文件无遗漏，保管期限划4

分准确；

5、符合单位及各部门实际，尽可能细化；、注意“账外”文件的收集，特别是各种图表、花名册、本单位出版的6 书刊和需要本单位贯彻落实的会议文件。．

单份文件归档整理方法操作简图（流程一）

齐全完收集应归档单份文件归档整理方法操作简图（流程二依照归档范处理完毕的文归档判编制检准确客准确客确定期确定期不空号、不漏只编没有页码的部分类方法科学、机构（问题或年

录入的内容尽可有关的信息录入专电脑著不空号、不漏只编没有页码的部码用不锈钢钉或线单清晰、端正，件号不重、在每一“件”的上方空白订盖档号章装便于保管

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订序装排按期限-机构-时间用不锈钢钉或线单顺序相对固定便于保管利用清晰、端正，件号装盒盖档号章在每一“件”的上方空白分保管期限、按件号

顺不同保管期限的文件打印目录电脑著录归档文件目录一式录入的内容尽可能分保管期限按件号顺有关的信息录入专用装盒排架按件号顺序装盒、上架不同保管期限、不同机交移同时移交相关文件、于次档案实体与目录，目打印目录归档文件目录一式分保管期限按件号顺检查验收检查实体整理与目档案室检查验收实体编制检索

写归档说明、装订成档目录封面、背脊上的项工具架排按相对固定的机构顺将档案实体装入档案背脊上的项目录封面、装订成档写归档说明、．

流程（一）：各部门年终移交由档案室统一整理归档

月份，由档案室提出要求

流程（二）：部门整理或实行即时归档