质量及环境体系全套程序文件

质量、环境程序文件目录文件控制程序1 目的对质量、环境体系实施所要求的文件进行控制，确保其有效性和适宜性，并满足使用需要。

2 范围适用于与质量、环境体系有关的文件，包括对外来文件的控制。

3 职责3.1 总经理负责批准发布质量、环境管理手册。

3.2 管理者代表负责批准发布程序文件。

3.3 办公室负责体系文件的归口管理。

3.4各部门负责相关文件的编制、批准、使用和保管。

4 工作内容4.1文件分类、编号和版本标识：4.1.1质手、环境及职业健康安全管理手册。

4.1.2程序文件。

4.1.3为确保质量、环境体系策划、有效运行和控制所需的文件，即：三层文件（如：管理制度、作业指导书、技术文件等）。

4.1.4记录（各种相关记录表格）。

4.1.5编号规则见《文件编号规则》，由办公室负责对所有文件进行编号。

外来文件引用原编号，公司不再另行编号。

4.2文件受控状态受控文件是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。

所有质量、环境管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。

4.2.1 公司内部使用的质量、环境体系文件均为受控文件。

4.2.2 办公室文件资料管理员针对所有受控文件建立公司“受控文件清单”，各部门编制本部门的“受控文件清单”。

4.2.3 公司外部使用的质量、环境体系文件均不为受控文件。

4.3 文件的编写和审批：4.3.1 质量、环境手册由办公室组织编写，经管理者代表审核，总经理批准。

4.3.2 程序文件由相关部门编写，部门负责人审核，管理者代表批准。

4.3.3 其他文件分别由相关部门编制，部门负责人审批。

4.3.4 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。

4.4 文件的发放：4.4.1管理手册、程序文件等的发放由文件资料管理员根据工作需要拟定“文件发放登记表”，领用部门办理登记手续，签字领用。

4.4.2 各部门发放三层文件时，由领用部门填写“文件发放登记表”，并通过适宜的方式通知文件资料管理员及时备案。

4.4.3 公司范围内发放的文件为“受控”文件，在封面加盖“受控”印章，注明分发号。

向顾客提供的文件为“非受控”文件，不盖印章。

4.4.4 办公室根据文件和记录控制需要，将部分空白记录发放到相应的其他部门，各部门在使用过程中应保持记录的原编号，相应的内容可根据实际使用情况进行修改。

4.4.5 当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由办公室收回。

4.4.6 若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。

补发的文件应给予新的分发号注明原文件分发号作废。

4.5 文件的评审及会签:4.5.1 文件评审作为管理评审的议题之一，管理评审结束后，由文件资料管理员根据文审的意见，对文件进行调整。

4.5.2 质量、环境体系如有重大变化或组织机构作重大调整，应保持体系文件的适宜性。

4.5.3 文件中涉及其他部门的职责或工作内容，在文件分发时各部门主管应会签，填写“文件会审签名表”。

4.6 文件的更改:4.6.1管理手册、程序文件的更改，由文件资料管理员组织实施，填写“文件更改申请单”，经管理者代表批准后实施。

4.6.2 其他文件更改，包括空白记录的增减、三层文件的增减要由相应部门填写“文件更改申请单”，经部门负责人审批。

4.6.3 文件的更改采用换页更改、直接划改的方式。

换页更改时，由文件资料管理员根据“文件发放回收登记表”重新发放新页，同时将作废页收回；对于改动不大的可采取直接划改的方式，更改人需在改动处签字。

4.6.4 管理手册经20次修订后，予以换版，程序文件经5次修订后予以换版；其它文件修改后直接更新版本。

4.6.5 对已经修改过的文件应将其修订状态以1、2、…等数字进行标识。

4.6.6作业指导书及空白记录的更改完成后，应报办公室文件资料管理员处备案。

4.7 文件的保存及销毁:4.7.1 受控文件应分类存放在干燥、通风、安全的专门存放地点。

4.7.2 体系所有受控文件所形成的“受控文件清单”由文件资料管理员统一保存。

各部门设专人负责保存相关的文件，并建立本部门《受控文件清单》以方便存取和查阅。

4.7.3 作废文件由主控部门（一、二级文件由文件资料管理员负责；三级文件各部门负责）回收，在非保密文件划“/”标识后以防重复利用；保密文件的销毁需填写《文件/记录作废/销毁申请单》经总经理批准后，两人以上鉴销。

4.7.4 对需要保留的作废文件，由相应人员提出申请，经管理者代表审批后，加盖“留用参考”印章单独存放。

4.8 外来文件控制:4.8.1 外来文件由办公室部负责管理，办公室部收到外来文件时，应识别其适用性及版本的有效性，根据工作需要确定分发范围并控制其分发。

4.8.2 办公室部负责收集国际、国家和行业标准的最新版本、适时宣贯，并编写或更新“适用法律法规清单”。

4.9 文件管理:确保文件整洁和清晰，任何人不得在受控文件上涂画、拆页。

5相关文件记录控制程序法律法规识别和收集控制程序文件编号规则6 相关记录文件会审签名表文件发放登记表文件更改批复单文件更改状况一览表受控文件清单适用法律法规清单文件/记录作废/销毁申请单记录控制程序1 目的规定记录的管理方法，以提供质量、环境体系符合要求和有效运行的证据。

2 范围本程序适用于满足质量、环境体系要素运行涉及到的记录的管理。

3 职责3.1 办公室负责与体系建立、维护及改进相关的记录的归口管理。

3.2各部门负责本部门记录的编制、填写、传递和保管。

3.3 记录填写人对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。

4 程序要求4.1记录编号及格式确定：4.1.1各部门记录的编号依据《文件编号规则》执行，由办公室负责统一编号。

4.2记录的使用：4.2.1记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，有关数据更改需加盖更改人印章或签字。

4.1.2每月月初，各部门将上月的记录进行整理，做好标识后保存，必要时可编制检索目录，记录要存放于通风、干燥的地方,避免破损，保密的资料要有专人保管，未经允许，不得随便查阅。

4.3记录的借阅、复制：由于工作原因，需查询、借阅、复制记录者，须经相应的部门负责人批准并填写“记录借阅/复制登记表”。

4.4记录的保存：4.4.1体系产生的全部记录形成“受控记录清单”，由文件资料管理员统一保管；各部门产生的记录形成本部门的“受控记录清单”，以方便查阅。

各部门“受控记录清单”若有变动，应及时报文件资料管理员处进行备案。

4.4.2记录的保存期限按照“受控记录清单”中最低保存期限执行。

4.4.3保存期限在三年或三年以上的记录，各部门整理完毕后，交文件资料管理员统一管理，其他记录各部门自行保管。

4.5 记录的处置：4.5.1常规记录如超过保存期或其他特殊情况须要销毁时，由部门负责人批准后销毁。

4.5.2保密性记录的销毁需“文件/记录作废/销毁申请单”，管理者代表审核，总经理批准后，由文件资料管理员销毁。

5 相关文件文件编号规则6 相关记录受控记录清单记录借阅/复制登记表文件/记录作废/销毁申请单内部审核控制程序1 目的为了验证质量、环境管理活动及其有关结果是否符合标准要求，发现体系运行过程中出现的问题，以便对公司质量、安全管理体系各要素进行有效控制，确保体系的充分性、适宜性、有效性和持续改进。

2 适用范围适应于公司内部质量、环境管理体系覆盖的所有过程和所有区域的审核。

3 职责3.1管理者代表负责组织实施内部审核。

3.2 办公室负责配合管理者代表实施内部审核，负责不符合项纠正、预防措施的审查和跟踪验证3.2.1各部门负责接受审核，分析不符合项产生的原因，制定纠正、预防措施并落实和实施。

3.4审核组的负责实施审核具体工作。

4 内容4.1内部审核频次：4.1.1例行的常规内部审核每年进行不少于1次，审核时间根据具体工作安排而定。

4.1.2遇下列情况之一时，经总经理批准，可增加审核的频次：a) 体系发生重大变化。

b) 公司内组织机构发生重大调整。

c) 产品的结构、生产技术及其装备有较大改变。

d) 即将进行第二、三方审核或法律、法规规定的审核。

e) 获得认证注册资格证书后，在证书将要到期而又希望继续保持时。

4.2内部审核的原则：以ISO9001/ISO14001为标准，以客观事实为依据，以法律、法规为准绳，力求客观公正。

4.3内部审核员的要求：4.3.1内部审核员必须是熟悉本公司生产经营情况的人员。

4.3.2内审员应来自于不同的职能部门，以便于交叉审核。

4.3.3最好是经过正式培训，并取得相应资格的人员。

4.4内部审核的计划：4.4.1 办公室在每年的年底制定下年度的“年度内审计划”，经管理者代表审核后，报总经理批准。

4.4.2每次实施审核前，审核组长负责制定“内部审核实施计划”，计划内容应包括审核目的、审核范围、审核依据、审核日期、审核组成员、审核日程安排等，审核实施计划经管理者代表审批后，应提前一周下发至内审员及相关职能部门。

4.5审核准备：4.5.1由管理者代表指定审核组长,审核组长应与受审核部门无直接责任关系,由审核组长分别从不同职能部门中挑选出几名内审员组成审核组。

4.5.2审核前，审核组长应组织审核组成员进行文件审查，发现文件与标准不符时，开列文件审查清单。

4.5.3实施审核前，审核组长应对审核员进行分工，审核员应与受审核的部门无直接关系。

4.5.4审核组收集并审阅收审部门的质量活动有关的程序文件、工作文件及以往审核报告编制“内审检查表”，经审核组长批准后备用于内审。

4.6首次会议：4.6.1在实施现场审核前，审核组长应主持召开由审核组成员、受审核部门负责人及联络员组成的首次会议。

4.6.2首次会议的目的是明确审核工作的具体事宜如：审核目的、范围、依据、审核日程、审核原则、审核方法、联络接洽人员等。

4.7现场审核：4.7.1审核人员应按照内审实施计划的具体分工实施现场审核，检查收集有关证据并做好现场审核记录。

4.7.2现场审核可采用询问、查阅文件和记录、观察操作、追踪等方法。

审核过程中的抽查应做到随机抽查，应依据受审核部门工作性质和审核时间确定，同时要分层抽查，适度均衡。

4.8不符合报告：4.8.1对审核中发现有不符合项的，内审员应开列“不符合项报告”，并请受审核部门的负责人签字确认。

4.8.2“不符合项报告”应包括受审核部门名称、审核日期、不符合项事实描述、不符合标准条款或不符合体系文件名称和条款。

4.9末次会议：4.9.1现场审核结束后，审核组长应组织召开末次会议。

4.9.2末次会议由审核组长主持，审核组成员、受审核部门负责人及有关人员参加。

4.9.3末次会议的主要内容一般包括；重申审核的目的和范围、宣读不符合项报告、提出纠正措施的要求和建议、总结审核情况、约定审核报告的下达时间等。