招标文件的制定与关键点控制

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通过学习本课程，你将能够：

●掌握招标文件的基本格式规范要求；

●了解合同条款的类别及层次；

●学会合同风险控制的方法；

●熟悉招标公告与信息发布的要求。

招标文件的制定与关键点控制

一、招标文件的基本格式规范要求

1.招标文件的基本格式

第一部分：招标邀请；

第二部分：投标须知。作为投标者应该知道的时间、资格等要素；

第三部分：工作要求说明(SOW)；

第四部分：合同主要条款；

第五部分：评标方法；

第六部分：其他注意事项。

其中，工作要求说明、合同主要条款和第评标方法是重点环节。

2.招标文件范本

一般的招标文件可以涉及一些范本。例如一个招标文件里分成几个章节，可以由企业自己设计。

表1 联合国货物采购标准范本

表1中联合国货物采购标准范本分成九章，其中比较重点的是第一章、第二章和第八章。

第一章，招标邀请书。即邀请什么人参加。招标的项目每次都是不一样的，这个是可以调整的。

第二章，投标人须知。企业不需要每次招标都要变更招标文件，有些章节是相对固定的，有些是专人重新编写，可以保持招标文件的一贯性，同时适合于每一次招标。

第八章，投标文件格式规范。对投标文件格式的限制，要求投标文件按这个格式，以增强文件可比性。同样格式的投标书，进行比较的时候会很容易，假如没有这个限制，每一个投标方都用自己的方式编写投标文件，虽然灵活度很高，到评标时就可能遇到一些困难。格式限制的主要目的就是使评标更方便一些。

总之，做一个招标文件，要站在投标者的角度考虑，要使投标者比较准确、完整地理解招标内容，以方便应对，将来评标时可比性比较好。如果投标文件设计得不好，就会导致很多问题。

【案例】

双输的招标文件

某企业要采购空调机，涉及很多技术规格。在编写招标文件的时候，是由不同部门的人编写的，结果把技术参数分别插在不同的地方。导致招标文件有六七十页。

投标者制作标书的时间很紧张，看了主要部分，就认为理解了技术要求，但是实际上还漏掉了一些技术指标，结果价格与其他公司的相差很远。招标方觉得价格

过于便宜，要求澄清。投标方也是粗心大意，说没问题，可以担保这个价格能完成。

招标方觉得既然能担保，也承诺了，就让这个投标方中标。

中标以后，乙方开始做生产设计，然后提供给甲方（招标方）审查，结果审查不合格，有些要求没有实现。乙方（投标方）认为自己是严格按他们的要求做的。

甲方却认为还有一些重要的要求乙方没有做到。乙方增加条件就要加价，甲方不同

意，结果只能打官司解决。

这个案例中，甲方也没有占到便宜，因为这个耽误的过程可能造成很多损失。所以用一个好的格式，有条理地编写好一个招标文件，对双方都是有利的。

3.投标文件的基本要求

投标文件的基本要求主要有四个方面：

第一，便于投标方准确、完整地应对，以及招标方进行评标；

第二，其复杂程度以及详细程度应与采购项目的价格和风险水平相适应；

第三，严格程度既要保证一致和具有可比性的应答，又要具有足够的灵活性，以满足招标方的要求；

第四，特殊情况可以要求提供备选方案。

4.招标的邀请

国际上比较标准化的招标邀请主要有三种：

第一，RFP (Request for proposal)，建议书邀请函。对一些复杂项目的招标邀请用RFP方式。

第二，RFQ (Request for quotation)，报价请求。

第三，ITB (Invitation to bid)，招标邀请书。简单的报价可用ITB方式。

这里的价格是指进价。进价往往是对价格比较高、且不是单一的产品而言。在招标邀请中，当以价格为主要决定因素时，采用RFQ 或ITB，而采购项目比较复杂且主要因素并非单纯取决于价格时，可以采用RFP，因为它不仅仅是看价格。

5.招标文件的工作要求说明（SOW）

工作说明（SOW，statement of work) 是招标文件中的重要环节。

一般而言，招标文件的工作说明主要包括以下几方面：

第一，目的（objectives of work）或叫项目（project）；

第二，项目范围或产品说明（scope of work）；

第三，总体要求（general requirements）；

第四，质量标准（quality standards）；

第五，交付物清单（bill of deliverables）；

第六，技术规范（technical requirements）；

第七，维护和售后服务要求（maintenance and services）。

工作说明书的内容比较复杂，往往要涉及多个部门。有些项目招标特别是综合性的项目，对项目的范围定义不是非常明确，或存在“灰色地带”，对于投标者来说，需要在投标书中加以界定和定义。

6.评标标准及其描述

评标标准通常是招标文件的组成部分，比较规范的招标文件应该把评标的原则描述出来。标准可以是客观的（如资质）或者是主观的（如具有类似项目的经验），关键是看对企业是不是有好处。

假如招标对象可以准确地描述，并且容易从较多的来源取得，评估标准可以只限于价格，其中要避免投标方误解的情况发生。

进行评估描述时应考虑：对需求的理解、总价格、技术和生产能力、管理方案、技术方案、财务实力、业务规模和类型、业绩、知识产权、专有权利。

二、合同条款分析

1.合同主要条款及地位

合同条款的层次

第一，通用合同条款，是指这些条款基本上是通用的。一旦设定，就不需要每一次都进行调整。

第二，专用合同条款，是针对招投标活动的具体内容，需要每次进行调整。

第三，特殊合同条款。

第四，专用（特殊）合同条款资料，专用条款或者特殊条款的资料要附在合同后面。

各层次条款的法律地位

专用合同条款根据具体项目编写，通常是对通用条款的补充和进一步明确。

对专用条款要格外重视。如果“通用条款”不适合于“专用条款”的，可以删去。对通用条款不够具体细致的内容，专用条款可以补充和完善。当合同条款内容相互发生矛盾，专用条款的法律地位高于通用条款。

【案例】

多余的条款

某做电站工程的企业，中标的合同中通用条款说中标方应负责相关的税项，但没有标清税项的细目。在专用条款中标明了中标方应该负责设备进口的关税，其他

的税项没有写。投标方在做投标书的时候，就把进口关税给加上了，但是其他的税

项就没有写。招标方也没有细分析，就让这家国外企业中标了。到了交税的时候，发生了争执，只能申请仲裁。

投标方（国外企业）认为他们是根据招标文件来做的，专用条款描述了税务的问题。招标方说通用条款写的很清楚，中标方应该交税。国际仲裁最后判决招标方

败诉，认为进一步描述的条款的法律地位高过原则性的条款，也就是说不描述比描

述对甲方更为有利。甲方进一步描述后就列了进口关税这一项，就说明所指的就是

这一项税目，投标方只交这一项税目就算尽到责任。

由上述案例可以看出，合同条款的各类层次，一定要搞清楚，如果有可能造成矛盾，去掉一些效果更好。

2.合同的风险

合同的风险主要有五种情况：

第一，“霸王条款”或不平等条款、变更、依附性条款、指定分包商、不明确或遗漏。