深圳物业档案管理规范
最新物业公司档案管理制度
最新物业公司档案管理制度一、总则为了规范物业公司的档案管理工作，提高档案管理效率和保护档案资料的安全性，特制定本管理制度。
二、档案管理系统物业公司应建立健全档案管理系统，包括电子档案和纸质档案两部分。
档案管理系统应包括档案的分类、编号、归档、借阅、销毁等环节。
三、档案分类和编号物业公司应将档案按照内容和用途进行分类，例如合同档案、人事档案、财务档案等。
每个档案应有唯一编号，并建立档案编号管理制度。
四、档案归档物业公司在收到新的文件或合同后，应及时进行归档。
归档前应对档案进行目录整理和资料整编，并记录归档时间和归档人员。
五、档案借阅员工需要查阅档案时，应向档案管理员提出申请。
申请包括借阅目的、借阅期限等。
档案管理员应根据申请情况进行审批并记录相关信息。
六、档案销毁物业公司应定期对档案进行清理和归档，将已过期或无效的档案进行销毁。
销毁过程应严格按照规定进行，记录销毁时间和销毁人员。
七、档案保管和安全物业公司应专门设立档案室进行档案保管，保证档案资料的安全性。
除授权人员外，禁止未经许可私自拿取档案，禁止私自复印和传阅档案。
八、电子档案管理物业公司应建立电子档案管理系统，确保重要档案能够进行电子存档和备份。
对电子档案进行加密和权限管理，防止非授权人员访问。
九、档案查找与借阅的申请程序1.员工需提出书面档案查找与借阅申请。
2.档案管理员审核申请，核对借阅目的、借阅期限等，以确定是否批准借阅。
3.档案管理员根据开放目录查找档案，如发现档案不在处则告知借阅人。
4.如档案可借阅，则由员工填写借阅登记表，并保证档案的安全和完好。
5.员工在借阅期限内查阅，过期需提前续借或归还档案。
6.查阅完毕后，员工交还档案给档案管理员，并由档案管理员核对、整理档案。
十、档案管理制度的宣贯和培训物业公司应定期组织档案管理制度的宣贯和培训，使员工了解和掌握档案管理的相关规定和要求，提高档案管理的意识和能力。
结论：物业公司的档案管理制度对于保护和管理公司的各项重要文件和资料至关重要。
物业管理处档案管理制度
物业管理处档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理处档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理处所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等管理工作。
二、档案分类1. 档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、合同协议档案等。
2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并建立相应的档案目录。
三、档案收集1. 物业管理处应指定专人负责档案的收集工作，确保所有相关文件、资料的完整性。
2. 收集的档案资料应包括但不限于：物业管理合同、业主资料、设备设施档案、维修记录、安全事故记录等。
四、档案整理与归档1. 档案整理应按照分类进行，确保每份文件资料的系统性和逻辑性。
2. 归档时应编制档案索引，便于检索和查阅。
五、档案保管1. 档案保管应选择干燥、通风、防潮、防火的环境，确保档案的安全。
2. 定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏或丢失。
六、档案利用1. 档案利用应遵循保密原则，未经授权不得随意查阅、复制或传播档案内容。
2. 需要查阅档案的人员应填写查阅申请表，并经物业管理处负责人批准后方可查阅。
七、档案更新与销毁1. 对于需要更新的档案，应及时进行更新，并做好更新记录。
2. 对于过时或无用的档案，应按照规定程序进行销毁，防止信息泄露。
八、档案责任1. 物业管理处负责人对档案管理工作负总责，确保档案管理工作的有效性。
2. 档案管理人员应对档案的收集、整理、保管等工作负责，确保档案的完整与安全。
九、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理处负责解释。
2. 对本制度的修改和补充，应由物业管理处提出，经批准后方可执行。
请根据实际情况调整上述内容，确保其符合具体物业管理处的需求和规定。
物业管理公司档案管理制度
第一章总则第一条为规范物业管理公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各项目部及全体员工。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理：公司档案实行集中统一管理，各部门、各项目部应将档案资料及时移交至公司档案室。
2. 完整准确：档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。
3. 安全保密：加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 便于利用：提高档案资料的使用效率，为物业管理提供有力支持。
第二章档案管理范围第四条公司档案管理范围包括：1. 公司内部管理制度、规定、办法等文件。
2. 公司发展规划、年度计划、统计资料等。
3. 财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案等。
4. 会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
5. 物业管理服务过程中产生的各类文件、资料、图表等。
第三章档案管理职责第五条公司档案室负责公司档案的集中管理，具体职责如下：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。
2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
3. 负责档案资料的保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 定期对档案资料进行鉴定、整理、销毁。
5. 为公司各部门、各项目部提供档案查询、利用服务。
第六条各部门、各项目部负责本部门、本项目的档案管理工作，具体职责如下：1. 负责收集、整理、归档本部门、本项目的档案资料。
2. 按照档案管理制度的要求，及时将档案资料移交至公司档案室。
3. 加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 积极配合公司档案室开展档案管理工作。
第四章档案收集与整理第七条公司档案收集工作应遵循以下原则：1. 及时性：及时收集各类档案资料，确保档案资料的完整性。
2. 完整性：收集的档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。
深圳档案管理规范
深圳档案管理规范引言概述：深圳作为中国改革开放的前沿城市，档案管理规范是其现代化管理的重要组成部份。
规范的档案管理不仅可以保障政府机构和企业的合法权益，也有利于保护历史文化遗产，促进社会发展。
本文将从五个方面详细介绍深圳档案管理的规范要求。
一、档案管理的基本原则1.1 遵守法律法规：深圳档案管理应遵守《档案法》等相关法律法规，保障档案的安全性和完整性。
1.2 保密性原则：对于涉密档案，应严格按照国家保密法规进行管理，确保档案信息的安全性。
1.3 便民原则：档案管理应以便民为宗旨，方便公众查询和利用档案信息。
二、档案馆建设和设施设备要求2.1 建设规范：深圳档案馆应符合国家档案馆建设标准，保证档案存储环境的稳定性和安全性。
2.2 设施设备完备：档案馆应配备完善的防火、防水、防盗设施，保障档案的安全。
2.3 数字化建设：应加强档案数字化建设，提高档案信息的存储和检索效率。
三、档案整理和分类标准3.1 档案整理：深圳档案管理要求对档案进行分类整理，建立规范的档案目录和检索系统。
3.2 分类标准：应根据档案的内容和形式，制定统一的分类标准，方便档案的管理和利用。
3.3 保管期限：对于不同类别的档案，要根据规定的保管期限进行分类存放，确保档案的长期保存。
四、档案借阅和利用管理4.1 借阅规定：制定明确的档案借阅规定，规范档案的借阅流程和权限管理。
4.2 利用管理：对于档案的利用要求，应加强监管，防止档案信息被滥用或者泄露。
4.3 电子档案管理：对于电子档案的借阅和利用，也应建立规范的管理制度，保障信息安全。
五、档案销毁和转移管理5.1 销毁程序：对于已经过期或者无用的档案，应按照规定的程序进行销毁，确保档案信息的安全性。
5.2 转移管理：对于需要长期保存的档案，应及时进行转移，保证档案的长期保存和利用价值。
5.3 档案调档：对于需要调档的情况，应建立规范的调档程序，确保档案信息的准确性和完整性。
结语：深圳档案管理规范的实施对于城市管理和发展至关重要。
深圳档案管理规章制度
深圳档案管理规章制度目录第一章总则第一条为加强深圳市档案管理工作，规范档案管理行为，制定本规章。
第二条本规章适用于深圳市各级各类单位的档案管理工作。
第三条深圳市档案管理工作宗旨是：依法保护档案、合理利用档案、规范管理档案、服务社会。
第四条深圳市档案管理工作原则是：依法管理、分类保管、积极利用、加强教育。
第五条深圳市各级各类单位应当建立健全档案管理制度，明确档案管理职责，加强档案管理工作。
第二章档案管理原则第六条深圳市各级各类单位应当按照档案管理规定，合理分类保管档案。
第七条深圳市各级各类单位应当认真审核归档文件的真实性、完整性和可信度，做好档案管理工作。
第八条深圳市各级各类单位应当加强档案管理人员的培训，提高档案管理水平。
第九条深圳市各级各类单位应当积极利用档案，推动档案资源的共享。
第十条深圳市档案管理工作应当遵守国家相关法律法规，维护国家利益和社会公共利益。
第十一条深圳市各级各类单位档案管理工作要严格遵守机密档案保护法规。
第三章档案管理职责第十二条深圳市各级各类单位应当设立档案管理办公室或档案管理部门，明确档案管理工作职责。
第十三条深圳市各级各类单位应当设立档案管理工作岗位，配备专职档案管理人员。
第十四条深圳市各级各类单位应当明确档案管理人员的职责，做好档案管理工作。
第十五条深圳市各级各类单位应当加强档案管理人员的培训，提高档案管理水平。
第十六条深圳市各级各类单位应当建立档案管理纪检机制，加强档案管理监督。
第四章档案管理制度第十七条深圳市各级各类单位应当制定档案管理制度，明确档案管理流程和责任。
第十八条深圳市各级各类单位应当建立档案管理规范，规范档案管理行为。
第十九条深圳市各级各类单位应当加强档案管理制度的宣传，提高档案管理意识。
第二十条深圳市各级各类单位应当建立档案管理档案管理规章制度，规范档案管理工作。
第二十一条深圳市各级各类单位应当加强档案管理规章制度的宣传，提高档案管理水平。
第五章档案管理检查第二十二条深圳市各级各类单位应当定期进行档案管理检查，及时发现问题并整改。
物业管理中心档案管理制度
第一章总则第一条为了加强物业管理中心档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本中心实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于物业管理中心所有档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
第三条物业管理中心档案管理遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：物业管理中心档案实行集中统一管理，各部门、各岗位应按照规定程序报送档案。
（二）分级管理原则：物业管理中心档案分为重要档案、一般档案和秘密档案，分别按照规定进行管理。
（三）规范管理原则：物业管理中心档案管理应遵循规范化、标准化、科学化的要求，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
（四）保密原则：物业管理中心档案管理应严格执行国家保密法律法规，确保档案的保密安全。
第二章档案收集与整理第四条物业管理中心档案收集范围：（一）物业管理合同、协议、规章制度等文件材料；（二）物业管理项目验收、验收合格证明、工程图纸等资料；（三）物业管理项目变更、维修、保养等记录；（四）物业管理服务、收费、投诉、纠纷等记录；（五）物业管理中心人事、财务、会议等内部资料；（六）物业管理中心与其他单位、个人往来函件、合同等。
第五条档案整理要求：（一）档案材料应分类、编目、立卷、归档；（二）档案材料应按照时间顺序排列，确保档案的完整性和连续性；（三）档案材料应使用规范用语，确保档案内容的准确性和可读性；（四）档案材料应妥善保管，防止损坏、丢失和泄密。
第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：（一）档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等条件；（二）档案保管设施设备应符合国家规定标准，确保档案安全；（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第七条档案利用要求：（一）档案利用应遵循真实性、合法性、合规性原则；（二）档案利用应填写档案利用登记表，明确利用目的、范围和期限；（三）档案利用应尊重档案的保密性，未经批准不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。
物业管理档案资料管理制度
物业管理档案资料管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案资料管理工作，确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门和项目管理处。
二、档案资料分类1. 档案资料分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、安全管理档案等类别。
2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。
三、档案资料的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理和归档工作。
2. 档案资料应定期进行整理，确保资料的准确性和时效性。
四、档案资料的保管1. 档案资料应存放在干燥、通风、防火、防潮的环境中，避免阳光直射。
2. 档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、报警系统等。
五、档案资料的借阅与使用1. 档案资料的借阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，借阅人需填写借阅登记表。
2. 借阅期限一般不得超过一个月，如需延长，应提前办理续借手续。
六、档案资料的更新与维护1. 档案资料应定期进行更新，确保信息的准确性和有效性。
2. 对于过时或作废的档案资料，应及时进行标识、隔离，并按照规定程序进行销毁。
七、档案资料的保密1. 档案资料涉及公司机密和业主隐私，应严格保密，不得泄露给无关人员。
2. 对于涉及敏感信息的档案资料，应采取额外的安全措施。
八、档案资料的电子化管理1. 鼓励将纸质档案资料转化为电子档案，以提高管理效率和资料的可访问性。
2. 电子档案的存储和备份应符合信息安全的要求。
九、违规处理1. 对于违反档案资料管理制度的行为，物业管理公司应视情节轻重给予相应的处罚。
2. 造成档案资料丢失、损坏或泄露的，应追究相关人员的责任。
十、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理公司负责解释。
2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的审议和批准。
请注意，这是一个简化的模板，具体内容应根据物业管理公司的实际情况和法律法规的要求进行调整和完善。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。
二、档案管理原则1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。
2. 档案管理工作应与物业管理公司的业务流程同步，确保档案的及时更新。
三、档案分类1. 根据档案的性质和用途，将档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。
四、档案的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。
2. 档案收集应全面、系统，包括但不限于合同、协议、通知、会议记录、工作报告等。
五、档案的归档与保管1. 归档应按照档案的分类和编号顺序进行，确保档案的有序存放。
2. 档案保管应选择适宜的环境，防止档案受损。
六、档案的利用与借阅1. 档案的利用应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播档案内容。
2. 档案借阅应办理登记手续，明确借阅期限，并按时归还。
七、档案的更新与销毁1. 档案应及时更新，对于过时或失效的档案应及时进行标识和处理。
2. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行，确保档案信息的安全。
八、档案的安全管理1. 档案室应设置门禁系统，限制非授权人员进入。
2. 定期对档案安全管理措施进行检查和评估，确保档案安全。
九、档案管理人员的职责1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、更新和销毁等工作。
2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高档案管理的专业能力。
十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。
2. 对于违反本制度的行为，物业管理公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分。
请根据实际情况调整和完善上述内容，以确保其符合物业管理公司的具体情况和需求。
物业企业的档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业企业档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于物业企业内部所有档案的管理工作，包括但不限于：文书档案、合同档案、财务档案、工程档案、物业档案等。
第三条物业企业档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、完整，不留空白。
2. 准确性原则：档案内容真实、准确，无虚假、伪造。
3. 系统性原则：档案分类科学、有序，便于查阅。
4. 安全性原则：采取有效措施，确保档案安全。
5. 规范化原则：按照国家档案管理标准，规范档案管理工作。
第二章档案管理职责第四条物业企业应设立档案管理部门，负责企业档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。
2. 负责档案的收集、整理、归档、保管和销毁。
3. 负责档案的鉴定、统计、编目、检索和咨询服务。
4. 负责档案信息化建设，提高档案管理效率。
5. 负责对各部门、各项目的档案管理工作进行监督、检查和指导。
第三章档案收集与整理第六条档案收集：1. 物业企业各部门、各项目应按照档案管理制度，及时、全面地收集各类档案。
2. 收集的档案应真实、准确、完整，符合国家档案管理标准。
3. 档案收集应遵循以下原则：（1）归档范围：包括但不限于企业内部文件、合同、报表、凭证、照片、录音、录像等。
（2）归档时间：按年度、项目或业务类别进行归档。
（3）归档要求：档案材料应齐全、规范、清晰。
第七条档案整理：1. 档案整理应按照国家档案管理标准进行，包括分类、编号、编目、装订等。
2. 档案分类应科学、合理，便于查阅。
3. 档案编号应统一、规范，便于检索。
4. 档案装订应牢固、美观，便于保管。
第四章档案保管与利用第八条档案保管：1. 档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施。
物业管理公司档案管理制度模板
第一章总则第一条为加强物业管理公司档案管理，规范档案收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案资料完整、准确、安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于物业管理公司所有档案资料的管理。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性：确保档案资料齐全，不得遗失、损毁；2. 准确性：档案资料内容真实、准确；3. 安全性：确保档案资料安全，防止泄露、丢失；4. 便捷性：方便档案资料的查阅和利用。
第二章档案分类与归档第四条档案分类：1. 综合档案：包括公司组织机构、制度文件、会议记录、工作总结等；2. 业主档案：包括业主基本信息、合同、投诉、维修记录等；3. 物业档案：包括物业设施设备资料、维修保养记录、绿化养护记录等；4. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、审计报告等。
第五条归档范围：1. 公司内部形成的各类文件、资料；2. 业主提交的各类文件、资料；3. 物业管理活动产生的各类文件、资料；4. 财务活动产生的各类文件、资料。
第六条归档时间：1. 综合档案：每月归档一次；2. 业主档案：每季度归档一次；3. 物业档案：每半年归档一次；4. 财务档案：每年归档一次。
第三章档案整理与保管第七条档案整理：1. 按照档案分类、归档范围、归档时间进行整理；2. 对档案资料进行编号、编目、编制索引；3. 对重要档案资料进行备份。
第八条档案保管：1. 档案资料应存放在安全、干燥、防潮、防尘、防盗的档案柜（室）内；2. 定期检查档案保管条件，确保档案资料安全；3. 档案资料不得擅自借阅、复制、泄露。
第四章档案利用第九条档案利用：1. 档案资料查阅：需填写查阅申请，经批准后方可查阅；2. 档案资料复制：需填写复制申请，经批准后方可复制；3. 档案资料借阅：需填写借阅申请，经批准后方可借阅。
第五章奖励与处罚第十条对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
第十一条对违反档案管理制度，造成档案资料遗失、损毁、泄露等行为的，予以通报批评，并追究相关责任。
物业管理公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业管理公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用率，特制定本制度。
第二条本制度适用于物业管理公司所有档案的管理，包括但不限于文书档案、合同档案、财务档案、人事档案、工程档案等。
第三条物业管理公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整、准确、安全原则；3. 依法管理、服务公司原则；4. 效率优先、持续改进原则。
第二章组织机构与职责第四条物业管理公司设立档案室，负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案室设负责人一名，负责档案室全面工作。
档案室工作人员应具备一定的档案管理知识和技能。
第六条各部门应设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集范围：1. 公司内部文件、通知、会议纪要等文书档案；2. 合同、协议、项目方案等合同档案；3. 财务报表、凭证、账簿等财务档案；4. 员工人事档案、考勤记录、薪酬福利等人事档案；5. 工程图纸、验收报告、维修记录等工程档案；6. 其他对公司有保存价值的资料。
第八条档案整理要求：1. 按照档案类型、时间顺序进行分类、编号；2. 文书档案、合同档案、财务档案等应填写档案目录，编制索引；3. 工程档案应附有工程图纸、验收报告、维修记录等；4. 人事档案应包括员工简历、考勤记录、薪酬福利等。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：1. 档案柜应配备锁具，确保档案安全；2. 档案室内应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘；3. 档案应按类别、时间顺序排列，便于查阅；4. 档案室应定期进行安全检查，确保档案安全。
第十条档案利用要求：1. 查阅档案需经档案室负责人批准；2. 查阅档案时，需填写查阅登记表，注明查阅目的、时间、人员等信息；3. 查阅档案时，应爱护档案，不得随意涂改、撕毁、折叠；4. 查阅档案后，应将档案归还原位。
第五章档案销毁第十一条档案销毁应严格按照国家有关规定执行。
物业服务中心物业档案管理作业规范
物业服务中心物业档案管理作业规范一、引言物业档案是物业管理的重要组成部分，它包含了物业管理的相关信息和记录，对于物业管理的顺利进行具有重要意义。
为了规范物业档案管理工作，提高档案管理效率和质量，制定一套完善的档案管理作业规范势在必行。
二、档案分类与整理1.分类原则：按照物业管理的不同性质及用途进行分类，如行政管理档案、财务管理档案、设备设施档案等。
2.分类标准：根据档案内容和用途进行分类，确保档案的整理和检索方便快捷。
3.整理方法：采用文件夹或文件盒进行整理，确保档案的存放有序。
4.档案标识：每个档案文件夹或文件盒上应有明确的标识，包括档案名称、编码、责任人等信息，方便进行档案的查找和管理。
三、档案保管与借阅1.档案保管：档案应存放在专门的档案柜或档案室中，避免受潮、受热等情况，确保档案的安全性和完整性。
2.档案借阅：档案借阅需要填写借阅申请表，经批准后方可借出，并且应在借阅记录中详细登记借阅人、借阅时间等信息，还档案时要及时归还，并进行复核。
四、档案销毁与归档1.档案销毁：档案的定期销毁工作应在符合国家相关法律法规的前提下进行，由专门委员会进行审批，并记录档案销毁的时间和方式。
2.档案归档：档案归档是指将已经完成的档案移交到档案库进行保管，并进行备份和整理。
归档流程应有清晰的工作规范，确保每一份档案都能被妥善保管。
五、档案管理制度与培训1.档案管理制度：物业服务中心应制定相应的档案管理制度，明确各类档案的处理流程、权限和责任。
2.档案管理培训：物业服务中心应定期对档案管理人员进行培训，提高其档案管理的专业能力和意识，确保档案管理工作的规范性和高效性。
六、档案管理的流程与监督1.档案管理流程：物业服务中心应建立完善的档案管理流程，包括档案的收集、整理、存储、借阅、归档和销毁等环节。
每个环节都应有相应的流程和标准。
2.档案管理监督：物业服务中心应设立档案管理监督机构，负责对档案管理工作的质量和流程进行监督和检查，及时发现和处理问题。
物业档案管理制度细则
一、总则1. 为了规范物业管理公司档案管理工作，保障档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本细则。
2. 本细则适用于公司各物业项目的档案管理。
二、档案管理职责1. 公司主管负责档案管理工作的监督和指导，确保档案管理工作的顺利开展。
2. 文员负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
三、档案收集与整理1. 档案收集（1）收集范围：公司各物业项目的验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等。
（2）收集要求：档案资料必须真实、完整、准确，符合国家有关档案管理的法律法规。
2. 档案整理（1）分类：根据档案的性质、内容、用途等进行分类，确保档案的有序性。
（2）编目：对档案进行编目，编制目录索引，方便查阅。
（3）归档：将整理好的档案按照类别、时间、编号等要求进行归档。
四、档案保管与利用1. 保管（1）档案资料应集中存放，使用专用文件柜，并上锁。
（2）档案资料应按照保管期限进行分类存放，确保档案的长期保存。
（3）档案资料应定期检查，防止虫蛀、霉变、丢失等情况。
2. 利用（1）档案资料借阅需经主管批准，填写借阅单，明确借阅目的、期限和归还时间。
（2）档案资料借阅后，应妥善保管，按时归还。
（3）档案资料利用过程中，应确保档案的完整性和保密性。
五、档案移交与销毁1. 移交（1）档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。
（2）档案移交时，应确保档案的完整、准确、安全。
2. 销毁（1）档案资料保管期满后，经批准方可销毁。
（2）销毁档案资料前，应进行核对，确保档案的完整性和准确性。
（3）销毁档案资料时，应采取有效措施，防止档案资料泄露。
六、监督检查1. 公司定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的落实。
2. 对不符合档案管理要求的，应责令改正，对责任人进行相应处理。
物业服务中心档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业服务中心档案管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本服务中心实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于物业服务中心所有档案资料的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
第三条物业服务中心档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）科学管理，方便利用；（四）依法归档，安全保密。
第二章档案管理范围第四条物业服务中心档案管理范围包括：（一）物业服务合同、协议、规章制度等法律文件；（二）物业项目规划、设计、施工、验收等资料；（三）物业管理、维修、保养、清洁等日常管理资料；（四）业主、租户档案；（五）物业服务中心内部管理制度、工作计划、总结、报表等；（六）其他具有保存价值的资料。
第三章档案收集与整理第五条档案收集应遵循以下要求：（一）及时收集，确保档案资料完整；（二）分类收集，便于管理和利用；（三）认真审核，确保档案资料真实、准确；（四）妥善保管，防止档案资料损坏。
第六条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案类别、年代、内容等要素进行分类；（二）采用科学的方法对档案进行编号、编目；（三）确保档案整理质量，方便查询和利用；（四）定期对档案进行整理和更新。
第四章档案保管与利用第七条档案保管应遵循以下要求：（一）设置专用档案室，确保档案安全；（二）配备必要的档案保管设备，防止档案损坏；（三）实行档案借阅制度，确保档案资料安全；（四）定期对档案进行检查、清点和维护。
第八条档案利用应遵循以下要求：（一）档案查询应按照规定程序进行，确保档案资料安全；（二）档案利用者应遵守档案保密制度，不得泄露档案内容；（三）档案利用者应爱护档案资料，不得损坏、涂改、丢失；（四）档案利用者应按时归还档案资料。
第五章责任与奖惩第九条物业服务中心档案管理人员应具备以下职责：（一）负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；（二）负责档案室的管理和维护；（三）负责档案保密工作；（四）完成上级领导交办的其他工作任务。
物业档案管理制度标准
第一章总则第一条为了规范物业管理档案的管理工作，确保物业管理档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业管理公司的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本物业管理公司所有物业管理档案的管理工作。
第三条物业管理档案是物业管理活动的重要记录，是物业管理工作的依据和凭证。
加强物业管理档案管理，对于维护业主权益、保障物业管理活动的正常进行具有重要意义。
第四条物业管理档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）完整、准确、安全；（三）便于查阅，提高效率；（四）依法保密，确保安全。
第二章档案分类与归档第五条物业管理档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）财务管理档案；（三）物业管理服务档案；（四）业主委员会档案；（五）房屋维修基金档案；（六）其他应归档的资料。
第六条档案归档范围：（一）物业管理公司的组织机构、人员配备、工作职责等；（二）物业管理项目的立项、审批、验收、移交等；（三）物业管理服务合同、协议、规章制度等；（四）物业管理项目的维修、养护、改造等；（五）物业管理费用的收缴、使用、审计等；（六）业主大会、业主委员会会议记录、决议等；（七）房屋维修基金的管理、使用、审计等；（八）其他应归档的资料。
第七条档案归档时间：（一）行政管理档案：自形成之日起30日内归档；（二）财务管理档案：自形成之日起30日内归档；（三）物业管理服务档案：自形成之日起30日内归档；（四）业主委员会档案：自形成之日起30日内归档；（五）房屋维修基金档案：自形成之日起30日内归档；（六）其他应归档的资料：自形成之日起30日内归档。
第三章档案保管与利用第八条档案保管：（一）档案室应配备必要的档案保管设施，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等；（二）档案应分类存放，标识清晰，便于查阅；（三）档案应定期检查，发现问题及时处理；（四）档案的借阅、复制、摘抄等，应按照相关规定办理手续。
物业管理公司档案管理作业规程(范文)
物业管理公司档案管理作业规程（范文）物业管理公司档案管理作业规程一、档案管理的基本原则1. 信息化原则：积极推行电子档案管理，提高档案管理的效率和质量。
2. 统一原则：按照统一的标准和流程进行档案管理，保证档案管理的一致性。
3. 规范原则：严格按照法律法规和相关规定进行档案管理，确保档案的合法性和规范性。
4. 安全原则：加强档案的安全保密工作，保护档案的完整性和机密性。
二、档案管理的主要内容1. 档案收集：建立档案收集制度，及时收集和整理相关档案材料。
2. 档案整理：对收集到的档案材料进行分类整理，并编制档案目录。
3. 档案登记：建立档案登记制度，每个档案都需要进行登记，包括档案编号、档案名称、存放位置等信息。
4. 档案存储：建立档案存储制度，确保档案的安全存放和定期维护。
5. 档案借阅：建立档案借阅制度，每个借阅者需要填写借阅申请，并按规定时间归还档案。
6. 档案销毁：建立档案销毁制度，对于过期或无用的档案按照规定进行销毁，以节约存储空间。
三、档案管理的具体步骤1. 档案收集和整理（1）明确收集范围：确定需要收集和管理的档案范围，包括业务档案、财务档案、人事档案等。
（2）分类整理：根据档案的性质和内容进行分类整理，设立相应的档案分类目录。
（3）建立档案编号：为每个档案设立唯一的编号，便于查找和管理。
（4）编制档案目录：根据档案编号和内容，编制档案目录，记录档案的基本信息。
2. 档案登记和存储（1）登记档案信息：在档案登记簿上记录每个档案的基本信息，包括档案编号、档案名称、存放位置等。
（2）建立档案存放区域：设置专门的档案存放区域，对档案按照分类进行存放，并做好防潮、防火、防虫等措施。
（3）定期检查和维护：定期检查档案的保存状况，及时处理档案损坏和遗失问题，确保档案的完整性和安全性。
3. 档案借阅和销毁（1）借阅申请：借阅者需填写借阅申请，包括借阅目的、借阅期限等，经审批后方可借阅档案。
（2）档案借阅登记：在档案借阅登记簿上记录每个档案的借阅信息，包括借阅者、借阅时间等。
深圳档案管理规范
深圳档案管理规范一、引言档案管理是一项重要的工作，对于一个城市的发展和运营至关重要。
深圳作为中国的特区之一，其档案管理必须符合一定的规范和标准，以确保档案的安全、完整和可访问性。
本文将介绍深圳档案管理的规范要求，包括档案的分类、存储、检索和销毁等方面。
二、档案分类1. 深圳档案应按照文件形式、内容和用途进行分类，以方便管理和检索。
常见的分类方式包括文件、卷册、案卷和档案等级等。
2. 档案应按照文件形式进行分类，包括纸质档案、电子档案和混合档案等。
3. 档案应按照内容进行分类，包括行政档案、财务档案、人事档案、科研档案等。
4. 档案应按照用途进行分类，包括管理档案、业务档案、历史档案等。
三、档案存储1. 深圳档案应按照一定的存储标准进行存放，以确保档案的安全和完整性。
2. 纸质档案应存放在防火、防潮、防虫的专用柜或柜架中，避免阳光直射和高温环境。
3. 电子档案应存储在安全可靠的服务器或云存储设备中，定期进行备份和维护。
4. 混合档案应根据实际情况进行存储，将纸质档案和电子档案进行合理的整合和管理。
四、档案检索1. 深圳档案应具备良好的检索系统，以方便用户快速找到所需的档案信息。
2. 档案应按照一定的索引标准进行编制，包括文件编号、档案名称、责任者、日期等。
3. 档案检索系统应具备高效的搜索功能，支持关键词搜索、模糊搜索和高级搜索等。
4. 档案检索系统应具备权限管理功能，确保只有授权人员可以访问和检索档案信息。
五、档案销毁1. 深圳档案应按照一定的销毁标准进行处理，以保护档案的机密性和隐私性。
2. 纸质档案应按照规定的销毁期限进行销毁，采用安全可靠的销毁方式，如碎纸机或焚烧等。
3. 电子档案应按照规定的销毁期限进行彻底删除，确保无法恢复和访问。
4. 深圳档案销毁应有相应的记录和证明，包括销毁日期、销毁方式和销毁人员等信息。
六、总结深圳档案管理规范是确保档案安全和可访问性的重要保障。
通过合理的分类、存储、检索和销毁等措施，可以有效地管理和保护档案。
物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度
1、公司各物业项目档案规定由物业管理公司总监（含代理总监）监督保管，专职文员存档记录。
2、物业管理公司的验收档案、平面图、业主及住户资料、管理系统、合同及附件、设备设施及维修系统、财务报告、员工人事资料等档案，要求集中归档。
文件柜要求上锁，未经主管允许，任何人不得使用。
3、物业公司的档案一定要按照公司的要求归档，要有图纸袋和文件夹。
报告文档按目录索引，存档文档有存档文档的列表和一个编号目录。
4、物业管理公司存档目录和存档文件清单每季度报送公司存档。
5、前任监事调任或履职时，物业管理公司档案应移交公司或继任者，经确认后方可离职。
6、物业管理公司档案中需要频繁使用的部分，应复印备份，原件应存放在档案中，不得随意使用。
7、因工作需要，需要借用、复制部分特殊管理档案的，应当经主管人员书面确认。
如有违反，将按违反保密处理。
8、公司将定期检查上述规定所述要求的执行情况，对不符合要求的托管负责人将给予适当的处罚。
9、如因保管不当导致物业管理公司档案丢失或泄露，对物业管理公司造成重大影响，损害物业管理公司利益的，公司将根据情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
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X X市档案局X X市住宅局
关于印发《X X市物业管理区域档案
管理规X》的通知
（2003年10月30日）
深档字〔2003〕150号为加强物业管理区域档案的规X化管理，保障其有效利用，根据国家和XX市有关档案管理和物业管理的法律法规，结合我市实际，我们制定了《XX市物业管理区域档案管理规X》，现予印发，请参照执行。
X X市物业管理区域档案管理规X
第一条为加强我市物业管理区域档案的规X化管理，保障其有效利用，根据国家和XX市有关档案管理和物业管理的法律、法规，结合我市实际，制定本规X。
第二条本规X所称物业管理区域档案是指在住宅区、工业区、商住楼、写字楼等物业管理过程中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。
第三条物业管理区域档案由物业管理单位依照本规X收集、管理。
市档案行政管理部门和市物业管理主管部门负责对全市物业管理区域档案工作进行业务指导，并依法实行监督检查。
第四条物业管理单位应当明确专人负责物业管理区域档案的收集、整理、保管和提供利用。
档案管理人员应当具备档案专业知识。
第五条物业管理单位应于每年3月底前将上一年度形成的反映本管理区域物业管理活动的各类文件材料，按要求收集齐全、完整，及时归档，具体归档X围见附件。
第六条物业管理单位应当建立健全档案文件材料的归档及档案的保管、XX、借阅、鉴定、销毁、统计等各项规章制度，并认真组织实施。
第七条物业管理单位应当把档案工作作为质量管理或目标管理的重要内容，将文件材料的形成、积累、整理归档列入各有关管理制度、有关人员的岗位职责和有关工作程序。
物业管理单位应当加强档案管理现代化建设，提高档案管理现代化水平，使档案管理现代化与物业管理现代化同步发展。
第八条归档的文件材料应当为原件或者具有凭证作用的复制件或其他载体材料，并保持其历史面貌。
文件书写和载体材料应能耐久保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等不符合要求的书写材料。
第九条归档文件材料应当做到分类合理，整理规X，排列有序，鉴定准确，并编制各类档案目录等必要的检索工具，以方便利用。
第十条对保管期满经鉴定无保存利用价值的档案，按有关规定经物业管理单位法人批准后，可以按一定程序进行销毁，销毁清册必须归档保存。
会计档案的鉴定销毁工作按《中华人民XX国会计法》的有关规定执行。
第十一条物业管理区域的档案管理应当符合档案安全保管要求。
暂不具备档案安全保管条件的，可以委托国家档案馆和依法设立的档案寄存中心寄存。
第十二条物业管理单位可以委托依法设立的档案中介机构开展档案整理、鉴定评估、业务咨询、软件开发、数字化加工等业务。
档案中介机构应当对委托人档案内容XX，未经委托人同意，不得擅自将档案向社会公开或提供他人使用。
第十三条在物业管理区域档案中，业主住户资料及基建、设备等档案资料属于业主所有。
开发建设单位在移交住宅区等物业时，应当向业主或物业管理单位移交有关工程建设、设施设备等物业管理所必需的档案，并办理移交手续。
第十四条业主委员会在与物业管理单位订立书面的物业管理服务合同时，应当将档案管理作为合同内容，并在合同生效后向物业管理单位提供该物业的工程建设、设施设备、住户（用户）等档案供其使用。
第十五条物业管理单位负责档案工作的人员在岗位变动时，应当办理档案交接手续。
第十六条物业管理区域档案中涉及业主、住户（用户）管理的档案应当做好XX工作，不得擅自提供他人利用。
法律法规另有规定的除外。
第十七条物业管理单位应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依照规定进行处理。
第十八条市、区物业管理主管部门应当将档案管理列入住宅区、工业区、商住楼、写字楼等物业管理评优活动的内容。
第十九条本规X自发布之日起实施。
附件：XX市物业管理区域文件材料归档X围
附件
X X市物业管理区域文件材料归档X围
一、行政后勤管理材料
（一）行政综合
1．物业管理处组织沿革、大事记及工作计划、总结
2．管理处会议纪要、会议记录
3．规章制度
4．文秘、档案、印章管理记录
5．文件、档案接收及移交、销毁清册
6．物业管理发展规划、计划、总结
7．物业管理的请示、批复、报告、通知等
8．专题调查、调研、考察、普查工作材料
9．物业管理区域验收、接管记录
（二）接待宣传工作
1．国家级、部省级、市级及一般性参观团接待材料
2．专题新闻报道、采访、新闻发布会材料
3．来访领导题词签名册
4．来访者赠送礼品登记
（三）劳资管理
1．机构设置与人事管理规定
2．员工花名册
3．员工工资表、劳动工资表、员工考评记录
4．用工合同台帐、社会保险记录
5．员工培训计划、措施、教材、试题、考试成绩
6．人员增补申请表
（四）后勤管理
1．固定资产登记册
2．办公楼设施、办公用房及办公用品管理记录
3．行政办公设备领用、维修、报废记录表
4．物料采购计划表、供方评价记录
5．物料管理、盘点资料、调离人员移交清单
6．水电管理、员工宿舍、车辆使用材料
7．职工食堂管理材料
8．区域通讯工具管理材料
9．员工福利管理材料
二、业主、住户资料
（一）业主住户入住通知、购房合同复印件
（二）业主住户XX、工作证复印件、家庭成员登记
（三）业主公约
（四）租住户登记表
（五）租赁物业清单、合同
三、物业装修材料
（一）装修申请审批表
（二）商铺楼宇装修审批表
（三）装修违章处理通知单
（四）装修税单
四、业主大会、业主委员会材料
（一）业主委员会筹备、选举等材料
（二）业主委员会的请示、报告、批复
（三）业主委员会制度
（四）业主大会材料
（五）楼长评选、增补、改选记录
（六）有关收支情况公告
五、日常运行材料
（一）日常运行综合
1．业主、住户问卷调查表
2．员工住户合理化建议、表扬与投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录3．日常工作检查记录
4．事务助理工作总结
5．分包计划、合同、合格供方名录、供方评价记录、分包服务记录、不合格报告、纠正措施报告
6．家访表、联络单
7．服务要求评审记录、车辆缴费换证记录
8．突发事件处理记录、预防措施报告
9．公共、办公设施、工程及住户日常维修和回访记录
（二）园林绿化
植物档案及补种、病虫害检查、防治材料
（三）保洁工作
1．保洁队工具领用、维修、报废记录表
2．保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表
3．环境卫生消杀记录
（四）治安工作
1．治安队工具领用、维修、报废记录表
2．治安事件处理记录
3．带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表、
4．来访人员登记表、搬运放行记录登记表
5．车辆进出登记表、异常车辆进出登记表
（五）设备运行记录
1．供水、供电设备汇总表、月统计表
2．供水、供电设备值班、操作运行及保养、检查记录
3．电梯运行情况统计表、记录、值班巡视检查记录表
4．电梯故障（事故）处理单
六、消防工作材料
（一）消防中心值班情况记录
（二）消防设备月、季度检查记录表、维修记录表
（三）消防设备运行记录表
（四）消防安全检查记录表
（五）火险隐患整改通知书
七、创优资料
（一）国家级创优评比资料
（二）省、市级创优评比资料
（三）行业评比资料
（四）企业内部创优评比资料
（五）企业ISO9000认证及其它认证材料
八、社区文化
（一）社区大型庆典、文化活动材料
（二）社区文艺体育活动材料
（三）团组织及青年文明号活动材料
（四）社区科普教育、社会公益性活动材料
（五）各类专题座谈会、学习参观考察活动材料
（六）和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活动材料
（七）人文事件方面材料
（八）员工文化生活材料
九、会计档案
（一）原始凭证、记账凭证、汇总凭证
（二）总帐、明细账
（三）银行日记账、现金日记账
（四）停车场机动车辆管理及收费记录、住户维修费记录、收费统计等会计月、季度报告
（五）年度会计报告（决算）
（六）会计移交清册
（七）会计档案销毁清册
（八）会计档案保管清册
（九）其它
十、基建档案
（一）工程竣工图
（二）土建综合材料、水电综合材料
（三）楼宇住房验收交接材料
（四）业主工程维修项目价格表
（五）公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料
十一、设备档案
供水、供电、电梯、消防等设备随箱、开箱及试运行、维修、维护资料
十二、人事档案
（一）聘用员工档案
（二）专业技术人员档案
（三）辞工员工档案
十三、声像档案
国家、省、市领导和重要来宾视察、来访、参观，举办各类庆典活动，社区文化及开展各项宣传等活动形成的照片、底片、录音带、录像带等载体材料
十四、实物档案
本单位获得的各种证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等。