房地产企业采购管理制度

采购管理制度

金泽地产采购部

2011-4-14

目录

一、采购控制程序

1.目的

保证所购甲供材料、设备符合公司要求。

2.范围

适用于公司工程系统所有甲供材料、设备的采购工作。

3.职责

（1）工程部是甲供材料、设备采购的主管部门，负责采购全过程的操作。（2）招投标小组对采购全过程进行监控。

（3）设计部、预算部、财务部是材料、设备采购的协办部门。

①设计部负责材料、设备选型，并提供给工程部；②预算部负责价格审核。

③财务部负责资金筹措。

4.程序

采购程序流程图

甲供材料、设备及供应商资料

甲供材料、设备清单

甲供料采购时间计划

招标书1

合同文本

分供方考察及资格审查

标书审查

合同审查

确定中标分供方

合同报批

会签

会签

签署

5.

（

（

（

6.

《相关合同及标书》。

《合同报批表》。

《付款申请表》。

《甲供材料、设备清单》。

《材料、设备采购决算申请表》。《甲供材料、设备采购时间计划表》。

二、甲供材料（设备）采购及管理工作程序

1.目的：

（1）确保采购材料（设备）100％符合有关国家规范及标准。

（2）确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。（3）严格按采购合同要求支付材料（设备）款，做到付款进度不超前于材料（设备）进场进度。

2.范围

新建项目工程承包合同中所指定的甲供材料（设备）。

3.职责

（1）设计部从建筑设计角度考虑，提出采购材料（设备）在美观及使用功能等方面的要求，并提供甲供料清单及验收规范。

（2）工程部负责甲供材料（设备）的采购资料准备、采购实施、组织验收以及检查采购材料（设备）是否按合同要求进场。

（3）预算部负责控制采购材料（设备）的付款方式以及付款进度。

4.程序

（1）工程部主办工程师按《招投标管理工作细则》规定要求进行甲供材料（设备）的采购。

（2）工程部主办工程师拟定《招投标文件》、《采购合同》及投标厂商的入围资格报请部门经理审批。

（3）主办工程师按经审批的《入围资格》要求邀请三至五家分供商进行招投标，并封样存至仓库，做好标识。

（4）施工图纸出齐后7天内，主办工程师应要求施工单位上交材料设备使用计划，同时考虑生产周期，由主办工程师编制《甲供材料（设备）采购工作计划》，经甲、乙双方协商后作为招投标的依据之一。

（5）所有甲供料须在房屋预售前一个月签订合同，在签订合同之前须预留20天合同审批时间，20天招投标时间。

（6）主办工程师会同预算部人员实施招投标。

（7）主办工程师按《招投标管理工作细则》及招投标结果，与供货厂商签订采购合同并报请审批。

5.甲供材料（设备）进场管理工作程序

（1）在甲供材料（设备）签约之前，主办工程师必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合《合同》和入围资格要求。

（2）监理公司材料员、施工单位材料员检查进场材料（设备）与“产品封样”

是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工及至保修期结束。

（3）检查进场材料（设备）的品牌是否符合合同要求。

（4）检查进场材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。

（5）检查进场材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。（6）检查进场材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。

（7）检查进场材料（设备）合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。

（8）检查进场材料（设备）的产品保护措施是否到位。

（9）检查进场材料（设备）的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失，则由主办工程师书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。

（10）对关键材料（设备）的关键生产加工过程，主办工程师须会同监理工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。

（11）检查进场材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求。（12）检查进场材料（设备）的存贮及堆放是否符合有关规定要求。

（13）进场材料（设备）的检查、验收工作必须做到100％，由工程部主办工程师负责会同监理公司、总承包公司等有关单位共同参与进行（必要时设计部也参加），验收合格后方可支付材料（设备）款。

（14）如施工单位要求延时交货，应提交书面申请。

（15）公司内部相关环节影响工期时，项目主办人应书面通知相关人员可能发生的费用损失。

（16）项目结束后，项目主管汇总甲供材料（设备）的供货质量、交货期、配合情况，填写《甲供材料（设备）供货单位考核情况评分表》，报部门经理审批。

6.相关文件

《招投标管理工作细则》

《甲供材料（设备）招标文件采购合同》

有关材料（设备）国家行业标准及国际标准

7.相关表单

《甲供材料（设备）采购工作计划》

《甲供材料（设备）入围资格》

《甲供材料（设备）清单》

《甲供材料（设备）产品封样表单》

《甲供材料（设备）进货质量、进度统计表》

《甲供材料（设备）供货单位考核情况评分表》

三、甲供、乙供与三方供货材料的划分方法

1、属甲供范围的材料

门碰、门锁、橱柜、热水器等；

甲供材料及设备应提前24小时通知乙方，货物到工地现场后，乙方应安排卸货地点并在2小时内组织验收,逾期未验收，视为验收合格，相应的保管责任由乙方承担；甲供材料与设备在结算时直接扣除其材料设备费用，不计其管理费和利润等其他费用；其中橱柜与热水器属甲方指定分包工程相关的材料部品；

关于甲供材料及三方供货合同的采购规定见《甲供材料及三方供货材料管理规定》

2、属三方供货合同范围的材料

洁具及其五金配件、水龙头、配电箱柜、给水管材及管件、开关插座、墙地砖、电缆、母线槽等；

三方供货合同中的材料采购保管费的规定比例为：一般材料3％，三材2.5%,安装材料1.5%的70％支付给总包方；另支付与总包方0.5%作为质量验收、保修总协调费用。

3、属乙供范围的材料

水泥、钢材、原木、石材、屋面彩瓦、杜拉纤维、聚苯板、内墙涂料、防水粉、室内灯具、水泵、风机、水箱、线槽、电线管、排水管、消防材料及设备、轻质隔板、各类阀门、厨卫吊板、钢管、钢筋砼管、成品烟道、屋顶天窗、防水材料、阳台雨棚等；

关于限价材料的管理见《限价材料管理规定》。