行政办公用品管理制度

行政办公用品管理制度

第一章总则

第一条目的

为适应单位管理的需要,推进行政办公物品的规范化管理,控制办公费用,本着节约高效的原则,特制定本制度。

第二条适用范围

本制度所指办公物品为单位日常办公所用文具(含水笔、笔记本、钉书器等)、办公自动化所需用的耗材(含U 盘、录音笔、5墨盒等)、办公设备(含电脑、复印机、打印机、传真机等)以及办公家具(含桌、椅、柜等)。

第二章办公用品分类

第三条行政办公物品的分类

行政办公物品分三类:办公固定资产、办公低值资产(办公固定资产和办公低值资产统称办公资产)、办公用品。

1、办公固定资产指使用期限在两年以上,在使用过程中保持原有的实物形态,单位价值在2000元及以上的各种办公家具及办公设备。

2、办公低值资产指使用期限较长,在使用过程中不易消耗,单位价值在2000元以下500元以上的各种办公家具

及办公设备。

3、办公用品指使用期限较短,价值较低,在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。

第三章行政办公物品的管理职责

第四条办公室的主要职责:办公室是行政办公物品的综合管理部门,负责对行政办公物品费用支出情况进行监督、控制,其管理职责主要包括:

1、供应商选择及管理:

2、组织各部门行政物品管理程序监控;

3、年度、每月办公物品开支计划的编制、报批和执行:

4、行政办公物品的分配、调拨、维修和报废;

5、配合财务部对办公物品进行盘点,建立行政办公物品台账,负责日常维护和修理。

第五条部门资产负责人的主要职责:认真贯彻执行单位的资产管理制度;部长负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录;合理调配本部室内的办公设备等资产。

第六条资产使用人的主要职责:应该爱护单位财产,合理使用办公设备,由人力资源总部协助负责培训员工爱护国有资产意识,正确使用办公设备。如果因使用不当,人为

破坏,由使用人自行付费维修,并报送办公室进行维修登记。

第四章行政办公物品采购

第七条办公用品采购

1、办公室每月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划,纳入单位全面预算,报单位财务部列入每月全单位资金计划。

2、办公室持相关票根据单位相关财务规定报销,费用计入各部门的年度预算执行台帐。

3、办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买,并由办公室主管领导批准后购进。购进消耗材料统一保管。

第八条办公类服务采购

办公类服务采购指单位各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类的采购。

1、单位办公室办公室进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。

2、单位各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的,经主管领导审批后在单位办公室公布服务供应商范围内选择。

第九条办公资产采购

1、办公资产采购计划

办公资产使用部门编制《年度办公资产采购计划》并纳年度预算和经营计划,经主管领导审批通过后提交办公室汇总。

办公室汇总各部门《年度办公资产采购计划》后编制单位年度采购计划,提交单位领导审批,审批通过后由办公室执行采购计划。

2、办公资产临时采购报批

各部门临时需要购置办公资产时,填写《资产购买申请单》(见附件二),经单位领导审批通过并签字后,提交办公室实施采购。

3、实施采购

办公室进行货比三家的方法进行询价后,连同资产申请表和询价后的采购报价单上报单位领导,经审批后方可到财务部领取支票进行购买。

4、验收

办公室汇同使用部门根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采购办公资产,验收完毕后填写验收单并签字确认,办公室和使用部门各自登记办公资产台帐,填制固定资产卡片。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《资产购买申请表》和购物明细复印件由办公室统一保管。

第五章办公物品的管理

第十条办公用品配发

1、各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。

2、办公用品每月第一周领用配发。办公室负责办理使用部门的领用手续,认真填写文具领用登记单,并进行台帐登记,写明物品的名称、规格、单价、购买日期、使用人等。

3、办公用品原则每月一次领清,不得另行申领。如有特殊需求提前与办公室申请。单价超过100元以上的办公文具由办公室主管主任审批。配发后办公室登记台帐,写明物品的名称、规格、单价、购买日期、使用人等。

4、员工在单位内部调动,其使用的办公用品可以带走。

第十一条办公资产的管理

1、资产调拨

部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》(见附件三)。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序:调出部门负责人—调入部门负责人—办公室确认签字后,方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。

2、资产报废

由部门负责人填写《资产报废申请单》(见附件四),报

单位办公室,办公室会同财务部门进行资产损坏鉴定后,由办公室主管领导审批,审批后方可报废。办公室与财务部门同时销帐。有再使用价值的,由办公室收回统一维修、保管、再分配,资产台帐做相应调整。在报废前,部门不得随意丢弃,否则本部门按照其原值赔偿,并按照单位相关规定处罚。

3、资产的租用、出租和外借

(1)单位需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要,租用部门必须报单位办公室审批,办公室应尽量考虑在单位内部调配,调配确有困难而且购买不经济合算的情况下,经总经理批准方可租用,租用手续由单位办公室统一办理。

(2)单位长期不使用的行政办资产品可考虑对外出租和外借。办公室定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点,对其中达到报废条件的按相关制度办理报废手续,对长期闲置的物品主动寻求外租,对今后没有使用价值的物品进行出售。

4、办公资产的日常维护、维修

(1)办公室是办公资产日常维护、维修的责任部门。