酒店筹备期间行文规范

酒店筹备期间行文规范

呈:酒店领导星华综备字(2010)第06号致:各部门

由:综合部

时间:2010年11月22日

事由:关于规范酒店筹备期间行文规范的相关事宜

酒店文件是在经营管理过程中表达意志、传递指令、加强沟通的重要文字工具和手段。为了规范酒店筹备期间行文标准，加强行政行文的统一性和严肃性，特作如下具体规范:

一、文件分类

1、对外行文:包括对华天集团、湖南华天国际酒店管理公司、各连锁店、以及与酒店有往来关系的所有单位的行文。分为上行文、平行文。

2、对内行文:仅指酒店内部行文，分为上行文、平行文和下行文。

二、文件要求

1、对外行文和对内行文的上行文各部门须以呈批件的形式统一交综合部进行登记备案，由综合部秘书呈报给酒店领导，酒店领导审批后送至相关单位和各部门。

2、对内行文的平行文和下行文由各部门经理签字后由部门秘书做好登记，再进行传送。

3、各部门的文件不能存放在电脑桌面，必须分类进行存档，部门做好登记备案，酒店和部门的重要文件须设置密码，未经酒店领导和部门批准任何人不许下载和外传。

三、文件格式

1、备忘录:采用宋体字体，上行文按“呈、致、由、时间、事由”顺序列写，平行文、下行文则按“致、由、时间、事宜”顺序列写。备忘发文字号为:星华*备字(201*)第*号，位于右上角，与“呈”

或“致”平齐。正文左下角为酒店领导和办文部门经理的签名、签发时间，全文采用四号字。

2、会议纪要:采用宋体字体，文头标题为“星沙华天大酒店(**部)会议纪要”，小二号字。纪要字号为“(201*)第*期、总第*期”，位于标题正下方，五号字。按“日期、参会者、记录”顺序列写，正文使用四号字。

四、注意事项

1、行文格式的印刷、用纸要求:

1)汉字从左至右排列，少数民族文字按其书写习惯排印。

2)通常均采用国际标准A4型纸张出稿，除非需张贴的文件可使用A3型纸张。

3)各类文件的组成项目要齐全清楚、排列科学、符合标准。

2、发文字号的作用:

1)便于统计、掌握发文的数量。2)便于查询和引用。3)利于保管的系统性。

3、拟制文件标题的要求:

以准确、简要、清楚为原则，讲求生动气派、发人深思、醒目新颖。

4、文件成文日期的确定原则:

1)经总经理或部门经理签发的，以签发日期为准，成文日期必须写明年月日，且要用汉字，其中“零”应写成“o”，而不能写成“0”;

2)多部门联合行文的，以最后签发部门经理的签发时间为准;

3)会议纪要以开会日期为准。

5、行政印章的使用方法:

应骑年压月、上大下小，不得压正文，用印时要注意清晰端正、位置准确。

6、文件签发:

1)凡是行头纸文件、红头文件、酒店会议纪要和涉及需呈请汇报的备忘录必须经总经理审阅签发后才能发出或张贴;

2)部门会议纪要、一般性委托事宜的备忘录由部门经理签发。

妥否，请酒店领导批示～

综合部