关于修订日常费用报销与核销制度有关条款的通知

关于制定《日常费用报销与核销制度》通知
根据公司经营管理工作需要，公司制定《日常费用报销与核销制度》。

请各单位遵照执行。

第二条请款报销的审批权限及审核、付款一般手续的规定
（一）经办人或报销人将因公支出的报销单据提交（各部门兼职财务助理或财务会计：标识生产部生产助理、采购部助理、销售项目部助理、人事部助理、快印部采购员、财务部会计）按如下规定初审：
1、审核票据粘贴是否符合公司制定票据粘贴标准；
2、审核原始单据载明的内容是否与报销单据填写的内容一致；
3、外单位提供的正式发票，需要根据《北京市发票管理办法》，粘贴其后；
4、根据支出的种类，填写相应的公司内部凭单，如：支出凭单、借款单等等。

5、报销的原始票据是否已经过期无效。

注、总经理、常务副总的单据由行政人事部助理初审。

（二）本部门兼职财务助理将上述初审报销单据，提交部门经理审批：（部门经理对报销单据所载的业务真实性、合理性负责）、财务人员直接办理的报销支付业务单据由经办人交公司主管会计审批。

（三）会计审核
由各部门兼职财务助理将部门经理签字生效后的报销单据，提交公司主管会计审核：会计根据国家规定、税法要求、公司财务管理制度对提交的单据审核；
（四）各部门兼职财务助理将经部门经理审批、会计审核后的单据提交常务副总经理最终审批生效。

（五）各部门兼职财务助理将经常务副总经理签批生效的单据提交出纳付款：
1、出纳通知各部门兼职财务助理，安排经办人在约定的时间内领款；
2、各部门兼职财务助理通知经办人或报销人，去财务出纳领款。

注：所有内部单据及外来票据，不得有涂改现象，字迹清晰完整，不得潦草不清。

注：生产物资采购业务、施工现场物资采购业务、外委安装（施工）业务、办公后勤生活用物资用品采购业务支出报销及请款单据，经部门经理审批，会计审核，直接交常务副总签批，常务副总认为有必要总经理事前知晓或需双方商定方可支付的单据，常务副总会在报销单据上签署“同意，须提交总经理签署最终意见”字样后，由经办人员提交总经理签署支付意见，总经理签批“同意”字样后，财务方可据此支付或报销。

注：上述业务的报销及请款单据，经部门经理审批，会计审核，直接交常务副总签批，常务副总在单据上注明“同意支付”字样后，即为最终生效单据，财务据此办理支付或报销。

第八条、经营管理费用报销及请款手续的规定
（一）一般性规定
1、经营管理费用支出指非采购业务支出，主要有交通差旅费，邮寄通信水电费，招待应酬费、租赁费，佣金，税金等没有实物取得的费用性质的开支（不包括工程施工劳务支出）。

2、上述支出按本制度第二条，请款报销的审批权限及审核、付款一般手续的规定办理报销报账即可；会计可依据国家会计法、税法、会计准则、财务通则、发票管理办法及公司相关财务制度的有关规定酌情予以审核手续的合法性及规范性，基本原则是公司对外部支出，属于对公的必须取得发票或国家税务财政统一票据方可纳入费用报销前的会计审核范围。

没有发票的一律属于对外个人支出性质，公司按税法规定代扣个人所得税。

3、报销的原始单据载明的日期与提交会计审核的日期相隔不得超过7天，否则属过期无效单据，不予报销；特殊情况需事前报常务副总书面申请，经常务副总同意方可延期，但最多可延期20天。

注：上述经营管理费用报销及请款，经部门经理审批，会计审核，直接提交常务副总签批，生效，常务副总在单据上注明“同意支付”字样后，即为最终生效单据，财务据此办理支付或报销。

北京yyYYY广告制作有限公司（尧鼎集团）
北京yyYYY建筑工程有限公司(集团所属快印部）
2012年7月6日
日常费用报销与核销制度
第一条为了加强公司的财务管理，合理调度资金，提高资金使用效益，根据国家有关法律、法规和各项财政政策，结合本公司的具体情况制定本制度。

第二条请款报销的审批权限及审核、付款一般手续的规定
（一）经办人或报销人将因公支出的报销单据提交，由各单位（部门）领导按如下规定初审：
1、审核票据粘贴是否符合公司制定票据粘贴标准；
2、审核原始单据载明的内容是否与报销单据填写的内容一致；
3、外单位提供的正式发票，需要根据《发票管理办法》，粘贴其后；
4、根据支出的种类，填写相应的公司内部凭单，如：支出凭单、借款单等等。

5、报销的原始票据是否已经过期无效。

（二）本部门兼职财务助理将上述初审报销单据，提交审批人审批：
1、各部门兼职财务助理、按上述规定对报销单据认真初审后，交部门经理审批（部门经理对报销单据所载的业务真实性、合理性负责）
2、各部门兼职财务助理将部门经理审批后的单据交总经理审批。

（三）会计审核
1、由各部门兼职财务助理将总经理签字生效后的报销单据，提交会计审核：
2、会计根据国家规定、税法要求、公司财务管理制度对提交的单据审核；
（四）会计将审核无误的单据提交出纳付款：
1、出纳通知各部门兼职财务助理，安排经办人在约定的时间内领款；
2、各部门兼职财务助理通知经办人或报销人，去财务出纳领款。

注：所有内部单据及外来票据，不得有涂改现象，字迹清晰完整，不得潦草不清。

第三条生产物资采购业务支出报销及请款手续的规定
注；生产物资采购业务是指生产用材料、（带料或不带料）外委加工品、工器具、劳保消耗材料等采购；不包括办公后勤生活用物资用品采购及施工现场进行的物资采购。

采购业务支出报销及请款手续的经办人（以下简称采购经办人）为：采购部助理或快印部采购员，其他人员不得办理采购业务支出报销及请款手续。

情况一：先借款后报销
（一）采购经办人必须按ERP系统操作流程及公司采购制度的规定，办理采购手续及系统录入无误后，方可办理借款手续；采购经办人执《借款单》（后附系统生成的《请购单》、《采购订单》），到总经理处审批；
（二）采购经办人将审批后的《借款单》及上述附件，送至会计审核；
（三）会计审核无误后，直接交单出纳；出纳与经办人预约时间付款。

（四）采购经办人以系统生成的《采购开单》为依据，通知库房办理货物验收入库；（五）采购经办人必须于3日内上报经部门经理签批的财务报销单据（后附购货发票、外单位提货单、公司库房签章的《采购开单》（采购员联、会计联、供货商联缺一不可）），经会计审核核销前购货预借款；无发票或无公司库房签章的《采购开单》的报销单据不予核销
前购货预借款，货物验收入库后3日内仍不报销或手续不全无法报销，每超过1日处罚责任人20元。

（六）采购经办人在采购业务完成后要及时报销，原则是前账不清，后账不借；报销时必须携带发票及公司库房入库单，否则不予冲账，预借款从未发工资中扣回。

情况二：供货商货物送达同时结款（现结）
（一）采购员必须按ERP系统操作流程及公司采购制度的规定，办理采购手续及系统录入无误后，方可安排供货商送货或自行提货；
（二）采购经办人以系统生成的《采购开单》为依据，通知库房办理货物验收入库；（三）采购经办人与供货商对账核单后，采购经办人上报经部门经理及总经理签批的财务报销单据（后附购货发票、外单位提货单、公司库房签章的《采购开单》（采购员联、会计联、供货商联缺一不可）），经会计审核无误；直接交单出纳付款。

无发票或无公司库房入库单的报销单据不予付款。

情况三：赊购（供货商先送货后结款）
（一）采购员必须按ERP系统操作流程及公司采购制度的规定，办理采购手续及系统录入无误后，方可安排供货商送货或自行提货；
（二）采购经办人以系统生成的《采购开单》为依据，通知供货商及库房办理货物验收入库；（三）；货物验收入库1周内，库房将供货商提单及库房签章的《采购开单》（采购员联、会计联），一联交采购经办人，一联连同提单交会计记账；
（四）月末或供货商要求结帐时，采购员应当先行依据自己留存的库房签章的《采购开单》与供应商对账无误后，填写报销凭证（后附发票及《采购开单》采购员联，经部门经理、总经理签批后，交予会计审核；
（四）经会计核对账目签单审核无误后，加入公司付款计划并转交出纳；
（五）采购经办人接到出纳预约付款通知后，通知供应商按预约时间办理付款手续；（六）供应商按预约时间办理付款手续时，出纳收回《采购开单》供货商联，与付款凭证后附《采购开单》采购员联核对无误后付款。

无发票或无公司库房签章的《采购开单》的报销单据不予付款。

注：供货商自行遗失我公司开具的《采购开单》供货商联：财务不予付款；采购经办人不得为其办理付款手续；库房不得为其补办入库手续，如违纪相关经办人每次处罚500元或予以开除。

注：有技术和质量要求的生产物资采购业务报销或记账单据，在交会计时必须一并提交《质量检验报告》。

注：在公司设立成本控制部后，采购合同或订单及上述报销或记账单据（在提交财务之前）还必须经成本控制部经理签批方为有效。

注：在未设立成本控制部前，（带料或不带料）外委加工品的定制合同或订单及上述报销或记账单据（在提交财务之前）必须经技术设计部经理签批方为有效。

第四条、办公后勤生活用物资用品采购业务支出报销及请款手续的规定
采购业务支出报销及请款手续的经办人（以下简称采购经办人）为：行政人事部部助理，其他人员不得办理采购业务支出报销及请款手续。

情况一：先借款后报销
（一）采购经办人执部门经理签批的《借款单》（后附纸制《请购单》或《采购订单》），到总经理处审批；
（二）采购经办人将审批后的《借款单》及上述附件，送至会计审核；
（三）会计审核无误后，直接交单出纳；出纳与经办人预约时间付款。