《办公室工作的原则》PPT课件
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办公室工作PPT课件
6
（6） 编写值班材料 对于一个组织来说，值班室是一个相 对开放的机构，信息量很大，所以值班 人员要有较强的信息观念，善于捕捉各 类信息，及时加以汇总、处理和存储， 为领导阶层的决策提供参考。同时还要 做好值班工作记录，填写好值班日志， 以保证整个值班工作的连续性 。
7
2、制作值班资料
（1）记好值班电话记录：主要包括来电时 间时间 ，来电单位，来电人员姓名，来电内 容；
处理临时失约
必要时帮助 上司中断来访
送客
做好来访记录
33
（二）团体接待 一般都是有约接待 1、接待准备 （1）环境准备
接待环境－接待室、会议室和办公室等 人文环境－橱窗，会标 接待工作人员－记录、翻译、礼仪、导游 驾驶、勤杂
34
（2）设施物资准备 接待用车，接待标志，扩音机、计算 机之类的接待设备，来宾的用餐、住宿， 接待场所、家具、文具用品（像茶具、 记录用文具等），接待礼品
4
（4）处理突发事件 遇到一些突发性的紧急情况，如生产
事故、交通事故、失火、偷盗、自然灾 害等，沉着、冷静地进行处理。 ➢及时向上司汇报请示 ➢就近组织人力物力抢险救灾 ➢依靠邻近的组织单位、部队 ➢保护好事故现场
5
（5） 确保组织的安全 安全保卫工作也是值班的任务。尤其 对那些无警卫无岗哨的组织，更要注意 安全。值班人员对外来人员要严加审核， 履行有关手续。如有异常情况发生，要 及时报告有关部门及人员，协助有关的 部门开展工作，以保证组织的安全。
➢ 活动材料 ——如日程安排、旅游参观点
的介绍材料
36
➢ 接待规格——主要是高规格接待、对等接 待。
➢ 接待计划——一般包括接待日程和接待形 式的安排。包括每项接待活动的时间、名 称、负责人、地点等
（6） 编写值班材料 对于一个组织来说，值班室是一个相 对开放的机构，信息量很大，所以值班 人员要有较强的信息观念，善于捕捉各 类信息，及时加以汇总、处理和存储， 为领导阶层的决策提供参考。同时还要 做好值班工作记录，填写好值班日志， 以保证整个值班工作的连续性 。
7
2、制作值班资料
（1）记好值班电话记录：主要包括来电时 间时间 ，来电单位，来电人员姓名，来电内 容；
处理临时失约
必要时帮助 上司中断来访
送客
做好来访记录
33
（二）团体接待 一般都是有约接待 1、接待准备 （1）环境准备
接待环境－接待室、会议室和办公室等 人文环境－橱窗，会标 接待工作人员－记录、翻译、礼仪、导游 驾驶、勤杂
34
（2）设施物资准备 接待用车，接待标志，扩音机、计算 机之类的接待设备，来宾的用餐、住宿， 接待场所、家具、文具用品（像茶具、 记录用文具等），接待礼品
4
（4）处理突发事件 遇到一些突发性的紧急情况，如生产
事故、交通事故、失火、偷盗、自然灾 害等，沉着、冷静地进行处理。 ➢及时向上司汇报请示 ➢就近组织人力物力抢险救灾 ➢依靠邻近的组织单位、部队 ➢保护好事故现场
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（5） 确保组织的安全 安全保卫工作也是值班的任务。尤其 对那些无警卫无岗哨的组织，更要注意 安全。值班人员对外来人员要严加审核， 履行有关手续。如有异常情况发生，要 及时报告有关部门及人员，协助有关的 部门开展工作，以保证组织的安全。
➢ 活动材料 ——如日程安排、旅游参观点
的介绍材料
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➢ 接待规格——主要是高规格接待、对等接 待。
➢ 接待计划——一般包括接待日程和接待形 式的安排。包括每项接待活动的时间、名 称、负责人、地点等
办公室日常事务工作课程介绍 PPT课件( 62页)
有时需要运用电话直接口授某些文件或运 用电话设施进行文件传真传递。口授电话稿和 传真文件是发出的文件定稿，应在传输前履行 审批签发手续，传递后应按办毕 文书处置。
（七）电话记录的处理
通话后应及时整理记录内容（包括录音电话 记录），并根据涉及的内容和缓急程度，送有关 领导阅读。领导批示和答复后，秘书人员应立即 告知有关部门或人员办理。对于一般的例行事 务，秘书人员可直接答复或办理。
2 及时为来客斟水，水杯用前一定要当着客人的面 烫净，最好用一次性纸杯。可以询问客人习惯饮何种 饮品。
3 对等待其他人会见的来客，秘书不一定陪聊，可 以送上报纸、杂志等。
4 接谈来客前应准备好笔和记录纸或登记册，耐心 倾听、仔细询问。对能答复、能办妥的事，要尽量答 复、办妥；不能答复的，要做周到的解释，不能办妥 的，要约定下次协商的时间或办妥时限。
对接待中涉及的问题，秘书 不擅自做主，明确表示要汇 报给领导才能决定
来客是下级单位的，秘书应做好以下四点
一般情况应主要由秘书接 待、接谈
工作属其他职能部门的做 好介绍转办工作
接待下级单位 应注意的事项
属于自己职权范围能回答 的，要尽量解决。难以解 决的问题，要请示给领导
对不清楚的问题不擅自做答
来宾是新闻媒体的，秘书应做好以下四点
客，要本着热情为
人的态度。咨询性
的、不必花费太多
时间的事，尽量办 理好并告之电话约 定；一时办不完， 要按程序登记
秘书在接待中要有 意识地示意对方， 来访面谈要事先有 约
可以约见秘书， 也可能约见领导、 或其他什么有关 部门
（二）秘书必须坚持“一视同仁” 的原则
秘书对每一位来访者，必须坚持一视同仁
细心地 记住别 人介绍 给你的 每一位
《办公室事务管理》课件
沟通原则
总结词
建立有效沟通机制，促进信息共享
详细描述
办公室事务管理应建立有效的沟通机 制，促进内部信息的传递和共享。通 过定期召开会议、使用信息化工具等 方式，加强部门间的沟通与协作，提 高整体工作效率。
03
办公室事务管理的主要内容
文件管理
文件分类与归档
按照文件类型、重要性和 保密级别进行分类，确保 文件有序存放。
提升组织形象
整洁有序的办公环境、高 效的工作氛围和专业的行 政服务能够提升组织的形 象和声誉。
办公室事务管理的历史与发展
历史回顾
办公室事务管理随着社会和经济的发展而不断演变，从早期 的简单文档管理到现代的数字化和智能化管理，其历史可以 追溯到20世纪初。
发展趋势
随着信息技术和人工智能的快速发展，办公室事务管理正朝 着数字化、自动化和智能化的方向发展，未来将更加注重人 机协同和智能化管理。
作的高效推进。
办公自动化应用
办公软件使用
熟练掌握常用的办公软件，如Word 、Excel、PowerPoint等，提高文档 处理和数据处理的效率。
自动化工具应用
利用自动化工具和软件，如邮件合并 、模板定制等，简化重复性工作。
网络资源利用
利用网络资源，如云存储、在线协作 工具等，实现文件共享、多人协作等 功能。
办公用品维护与回收
定期检查办公用品的使用情况，进行维护和更新，同时对废旧用品 进行合理处理和回收。
办公环境维护
卫生清洁
保持办公室的整洁卫生，定期清 扫和整理办公区域。
环境绿化
合理布置绿植，营造舒适宜人的 办公环境。
安全保障
确保办公环境的安全，包括防火 、防盗、防灾等方面的措施。
办公室业务培训PPT
1 草稿
2 定稿
3 正本
4 副本
5 存本
可分为一稿、 二稿……修改 稿、讨论稿、 征求意见稿等。
即最后完成稿， 是印制正本的 依据。
有标准格式并 签署或盖章的 稿本。
是正本的副本 或复制本，主 要供参阅、备 查用。
指留存的正本， 备查考用。
四、公文拟制的基本规则
（一）角度问题
为谁说
01
把握受谁之命、受什么命这两个主要问题。
组织传阅与催办查办
1
组织传阅
2
催办
3
查办
五、公文办理的基本流程
（二）收文办理流程
办毕公文的处置
1
立卷归档
2
清退
3
销毁
4
暂存
六、公文的一般格式
公文分为版头、主体、版记三个部分。 由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、 印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、印制份数等组成。
六、公文的一般格式
公文正文用3号仿宋体字。 文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注（汉 字加顿号，数字加圆点）； 一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 一般每面排22行，每行排28个字。
六、公文的一般格式
需要在公文中注明公文内容以外的要求，使用公文附注，一般在公文落 款印章的左下方，用圆括号标注。
请示性公文应当在附注注明联系人和联系电话，通知、函通常也参照标 注。
七、常见错情及处理
（一）标题错误
要素不全
01
随意省略发文机关。
没有版头（发文机关标识）的公文（包括上行文、下行文）均不得省略发文机关。
商务办公礼仪PPT课件
74
大客户经理的首次拜访礼仪
相见时 • 着装得体，仪貌整洁 • 姿势端正，自信示人； • 目光和谐，热情有度
谈话时
温暖的笑容 礼貌自信 有吸引力的开场白 （有趣 简洁 形势多样 打破尴尬局面）
第七节
商务接待礼仪
商务接待礼仪
礼貌服务形式规范三要素： 接待三声： 来有迎声 问有答声 去有送声 文明十字： 你好、请、谢谢、对不起、再见 热情三到： 眼到、口到、意到
会面礼仪——称呼
在商务交往中，适用的称呼主要有： ——称行政职务 ——技术职称 ——行业职称 ——时尚性称呼
四不用称呼： ——无称呼 ——称兄道弟 ——替代性称呼及简称 ——不适当的地方性称呼
会面的礼仪——介绍
自我介绍 ——先递名片再自我介绍 ——介绍时间简短 ——内容要规范
介绍别人 ——谁当介绍人 （代表对客人的待遇） ——介绍的先后顺序 （客人优先了解情况）
43
电话礼仪
电话礼仪
电话注意要点： • 通话的内容 • 礼貌用语 • 通话的时机 • 时间选择
电话礼仪
电话形象所涉及的四点： 表情、动作、态度、语气 电话公务、代传
Who 、where 、when 、why 、how
电话禁忌
1. 吃东西 2. 环境嘈杂 3. 无精打采 4. 语气僵硬 5. 无时间观念 6. 声音过大 7. 中断久等不致歉 8. 无中转处理 9. 私人电话 10.投诉争吵
14
个人商务形象
15
商务着装规范
• 正装套装 • 三色原则 • TPO原则 ——Time 、Place 、Occasion
商务着装原则
职场男士着装 Men Wears
西服
颜色
• 商务男士的西装应该以单深为主色调。深蓝色，藏青色， 黑色，棕色，灰色等。
大客户经理的首次拜访礼仪
相见时 • 着装得体，仪貌整洁 • 姿势端正，自信示人； • 目光和谐，热情有度
谈话时
温暖的笑容 礼貌自信 有吸引力的开场白 （有趣 简洁 形势多样 打破尴尬局面）
第七节
商务接待礼仪
商务接待礼仪
礼貌服务形式规范三要素： 接待三声： 来有迎声 问有答声 去有送声 文明十字： 你好、请、谢谢、对不起、再见 热情三到： 眼到、口到、意到
会面礼仪——称呼
在商务交往中，适用的称呼主要有： ——称行政职务 ——技术职称 ——行业职称 ——时尚性称呼
四不用称呼： ——无称呼 ——称兄道弟 ——替代性称呼及简称 ——不适当的地方性称呼
会面的礼仪——介绍
自我介绍 ——先递名片再自我介绍 ——介绍时间简短 ——内容要规范
介绍别人 ——谁当介绍人 （代表对客人的待遇） ——介绍的先后顺序 （客人优先了解情况）
43
电话礼仪
电话礼仪
电话注意要点： • 通话的内容 • 礼貌用语 • 通话的时机 • 时间选择
电话礼仪
电话形象所涉及的四点： 表情、动作、态度、语气 电话公务、代传
Who 、where 、when 、why 、how
电话禁忌
1. 吃东西 2. 环境嘈杂 3. 无精打采 4. 语气僵硬 5. 无时间观念 6. 声音过大 7. 中断久等不致歉 8. 无中转处理 9. 私人电话 10.投诉争吵
14
个人商务形象
15
商务着装规范
• 正装套装 • 三色原则 • TPO原则 ——Time 、Place 、Occasion
商务着装原则
职场男士着装 Men Wears
西服
颜色
• 商务男士的西装应该以单深为主色调。深蓝色，藏青色， 黑色，棕色，灰色等。
办公室工作务实培训课件ppt(69张)
你是属于什么样的人才？
S（技能）才
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
A（态度）德
18
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
❖定义：
收文是收进外来发送本企业 的文件，即：凡是公司收进的 一切以文字作为表达工具的关 于商务的材料，都是收文。
怎样利用了解之窗？
相互尊重 共同交流
自己 别人
知道
不知道
知道
开放区 盲目区
不知道 隐藏区 未知区
开诚布公 实话实说
美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如 何提高人际交往成功的效率,提出了一个名 为“约哈瑞窗户”的理论
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
虚心听取 认真回应
相互尊重 共同探讨
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办---办复 ❖ 3、公文管理： ❖ 制定立卷类目表 --- 归卷---调用---立卷---归档--- 销
毁
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
文档管理与处理
文档的归档原则：
一、是在本企业活动中直接形成的；
二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的；
三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
应当开什么样会议？
低投入 高效能 A
高投入 高效能 B
S（技能）才
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
A（态度）德
18
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
❖定义：
收文是收进外来发送本企业 的文件，即：凡是公司收进的 一切以文字作为表达工具的关 于商务的材料，都是收文。
怎样利用了解之窗？
相互尊重 共同交流
自己 别人
知道
不知道
知道
开放区 盲目区
不知道 隐藏区 未知区
开诚布公 实话实说
美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如 何提高人际交往成功的效率,提出了一个名 为“约哈瑞窗户”的理论
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
虚心听取 认真回应
相互尊重 共同探讨
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办---办复 ❖ 3、公文管理： ❖ 制定立卷类目表 --- 归卷---调用---立卷---归档--- 销
毁
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
文档管理与处理
文档的归档原则：
一、是在本企业活动中直接形成的；
二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的；
三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
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应当开什么样会议？
低投入 高效能 A
高投入 高效能 B
办公室超级整理术ppt课件
THANK YOU
SUCCESS
2019/5/5
Part Three
超级整理术
03 关于电脑和电子邮件整理
One
Two
Three
Four
充分使用电脑 电脑内信息整理 的功能
输入信息制定 邮件的迅速整
规则
理
One 充分使用电脑的功能
为什么要把信息保存在同一台电脑？ 想要的文件不知存在哪一台电脑 有的资料2台都分别保存了，但不记得哪一份是最新版本。 为了使两台电脑的信息同步保存，花费更多的时间和精力。 两台电脑里设计的模式有些不同 与客户往来的电子邮件不知在那一台电脑里。
two 清空混乱头脑
“要经常尝试去创造一种能让自己专注于琐碎工作的环境， 想要创造这种环境首先要整理自己身边的事物。只有养成 习惯，工作时发生头脑混乱的情况就会减少的“ 使头脑变成有一种“空荡荡”的状态 ---就是指“头脑中既没有担心的事情，又没必须做的工作”
头脑中没有需要挂念的事情，思路清晰。 不需要花时间去回忆
Four 制定规则迅速处理邮件
原则： 迅速阅读，只读一次 在无秒钟内判断 邮件要写的简洁、简短（分条，分项写，灵活运用清单） 无法立即回复的邮件，归在尚未处理那一类里，有空一并回复。 尽快回复邮件，对方也会尽快回复。 已读邮件用分类项目进行整理------仅重要文件 未回复的邮件-----------红色 当天需要用到的邮件----蓝色 正在等待回信的邮件----黄色 先报留下来再说的邮件--橙色 保存资料----------------绿色 收到邮件的处理： 未回复的 等待回信的 先保存下来再说的
分类和搜寻的出发点：少花 时间，不需要记忆
Two-3 管理电脑内信息
职场办公室礼仪培训PPT课件
议安排好活动日程
礼宾次序
走路
一般要请客人走在自己右边 主陪人员要和客人并排走，不能落在后面 其他陪同人员就应走在客人和主陪人员身后 在走廊里，应走在客人左前方几步 转弯、上楼梯时，要回头以手示意，礼貌地说“这边请”
乘电梯
如果有司机，要请客人先进 没有司机，应自己先进，然后让客人进 到达时要让客人先出
......
woman and man
女士裙装四大禁忌
1 鞋、袜不搭 2 光腿或渔网袜穿职业裙 3 三截腿 4 皮裙
woman
首饰佩戴的四个原则
1 符合身份| 影响工作，如炫富的首饰不能戴。 2 以少为佳| 每种不多于两件，总数不超过三件。 3 同质同色| 多首饰应同质同色，不同质至少也要同色。 4 符合习俗| 如十字架形的挂件在国际交往中不宜配戴。
非紧急事情尽量 不要在公众场所打电话
拨
问候对方
自报家门
您好！请问您是××吗？
我是××单位××部门的×××
所为何事
打电话的主要目的是……
必备用语
请问您现在说话可方便？
内容
告别用语
打搅您了，非常感谢！
接
迅速
微笑
主动问好，然后进行交谈。
如果接听较迟，先表示歉意。
不可以使用“喂” 或“你是谁呀”等话
声音适中
尽量让来访者把话说完 认真倾听他的叙述
对来访者的意见和观点不要轻率表态 应思考后再作答复 对一时不能作答的
要约定一个时间再联系
正在接待来访者时 有电话打来或有新的来访者 应尽量让秘书或别人接待
以避免接待被中断
OFFICE ETIQUETTE
远宾接待
清楚客人的 身份、人数、来意 和大致停留时间
礼宾次序
走路
一般要请客人走在自己右边 主陪人员要和客人并排走，不能落在后面 其他陪同人员就应走在客人和主陪人员身后 在走廊里，应走在客人左前方几步 转弯、上楼梯时，要回头以手示意，礼貌地说“这边请”
乘电梯
如果有司机，要请客人先进 没有司机，应自己先进，然后让客人进 到达时要让客人先出
......
woman and man
女士裙装四大禁忌
1 鞋、袜不搭 2 光腿或渔网袜穿职业裙 3 三截腿 4 皮裙
woman
首饰佩戴的四个原则
1 符合身份| 影响工作，如炫富的首饰不能戴。 2 以少为佳| 每种不多于两件，总数不超过三件。 3 同质同色| 多首饰应同质同色，不同质至少也要同色。 4 符合习俗| 如十字架形的挂件在国际交往中不宜配戴。
非紧急事情尽量 不要在公众场所打电话
拨
问候对方
自报家门
您好！请问您是××吗？
我是××单位××部门的×××
所为何事
打电话的主要目的是……
必备用语
请问您现在说话可方便？
内容
告别用语
打搅您了，非常感谢！
接
迅速
微笑
主动问好，然后进行交谈。
如果接听较迟，先表示歉意。
不可以使用“喂” 或“你是谁呀”等话
声音适中
尽量让来访者把话说完 认真倾听他的叙述
对来访者的意见和观点不要轻率表态 应思考后再作答复 对一时不能作答的
要约定一个时间再联系
正在接待来访者时 有电话打来或有新的来访者 应尽量让秘书或别人接待
以避免接待被中断
OFFICE ETIQUETTE
远宾接待
清楚客人的 身份、人数、来意 和大致停留时间
ECRS四大原则ppt课件
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一、基础性 二、整体性 三、群众性 四、规范性 五、动态性
17
一、从管理理论上分析 优化现场管理是企业整体优化的重要组成部分，
是现代化大生产不可缺少的重要环节。
18
二、从管理实践上分析 三个面向：面向群众、面向基层、面向生产 五到现场：生产指挥、思想工作、材料供应、科
研设计、生活服务到现场
+ 例如，前后工序的对换、手的动作改换为脚的 动作、生产现场机器设备位置的调整等。
8
对程序图上的作业序列进行宏观分析，考虑 重新排列的必要性及可行性，有时仅仅通过 重排就可以显著提高效率：
重新排列工序流程，使程序优化。 重新布置工作场所，使物流线缩短，重排
流水线工位，消除薄弱环节。 重新安排作业组的分工，使工作量均衡。
生理和心理效应
52
（一）生产任务和完成情况要公开化、图表 化
（二）与现场密切相关的规章制度和工作标 准要公布于众，展示清楚
（三）与定置管理相结合，以清晰的、标准 化的视觉显示信息，落实定置设计
（四）生产作业控制手段要形象直观、使用 方便
（五）现场各种物品的码放和运送要标准化
（六）统一规定现场人员的着装，实行挂牌 53
14
一、企业生产现场 生产现场就是从事产品生产、制造或提供生产服
务的场所
15
二、企业现场管理 现场管理就是运用科学的管理思想、管理方法和
管理手段，对现场的各种生产要素，如人（操 作者、管理者）、机（设备）、料（原材料）、 法（工艺、检测方法）、环（环境）、资（资 金）、能（能源）、信（信息）等，进行合理 配置和优化组合，通过计划、组织、控制、协 调、激励等管理职能，保证现场按预定的目标， 实现优质、高效、低耗、均衡、安全、文明的 生产作业。
一、基础性 二、整体性 三、群众性 四、规范性 五、动态性
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一、从管理理论上分析 优化现场管理是企业整体优化的重要组成部分，
是现代化大生产不可缺少的重要环节。
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二、从管理实践上分析 三个面向：面向群众、面向基层、面向生产 五到现场：生产指挥、思想工作、材料供应、科
研设计、生活服务到现场
+ 例如，前后工序的对换、手的动作改换为脚的 动作、生产现场机器设备位置的调整等。
8
对程序图上的作业序列进行宏观分析，考虑 重新排列的必要性及可行性，有时仅仅通过 重排就可以显著提高效率：
重新排列工序流程，使程序优化。 重新布置工作场所，使物流线缩短，重排
流水线工位，消除薄弱环节。 重新安排作业组的分工，使工作量均衡。
生理和心理效应
52
（一）生产任务和完成情况要公开化、图表 化
（二）与现场密切相关的规章制度和工作标 准要公布于众，展示清楚
（三）与定置管理相结合，以清晰的、标准 化的视觉显示信息，落实定置设计
（四）生产作业控制手段要形象直观、使用 方便
（五）现场各种物品的码放和运送要标准化
（六）统一规定现场人员的着装，实行挂牌 53
14
一、企业生产现场 生产现场就是从事产品生产、制造或提供生产服
务的场所
15
二、企业现场管理 现场管理就是运用科学的管理思想、管理方法和
管理手段，对现场的各种生产要素，如人（操 作者、管理者）、机（设备）、料（原材料）、 法（工艺、检测方法）、环（环境）、资（资 金）、能（能源）、信（信息）等，进行合理 配置和优化组合，通过计划、组织、控制、协 调、激励等管理职能，保证现场按预定的目标， 实现优质、高效、低耗、均衡、安全、文明的 生产作业。
办公室管理ppt课件
• 二、定容：用什么容器、颜色（可以是不同意义 上的容器、器皿的物件。如筐、桶、箱娄等，也 可以是车或特殊存放平台，甚至是一个固定的存 放空间）
• 三、定量：规定合适数量（规定上下限，或直接 定量，方便将其推广为容器类的看板使用，一举 两得）
2019
-
13
5S整理整顿步骤
• 整顿的三要素： • 一、放置场所： • 1、放置场所原则上100%设定。 • 2、物品保管：定点、定容、定置。 • 3、办公场所附近只放真正需要的物品。 • 二、放置方法： • 1、易取。 • 2、不超出所规定范围。 • 3、再放置方法上下功夫。 • 三、标示方法： • 1、放置场所与物品原则上一对一表示。 • 2、现场标示与放置标示一致。 • 3、某些标示方法必须全公司统一。 • 4、在标示方法上下功夫。
• 清洁的目的：认真维护并坚持整理、整顿、清扫的效果， 使其保持最佳状态。
• 清洁的意义：通过对整理、整顿、清扫活动的坚持与深入， 从工能愉快地工作。
• 清洁的要点： • ① 办公环境不仅要整齐，而且要做到清洁卫生，保证员
工身体健康，提高员工劳动热情； • ② 保障物品清洁同时，员工本身也要做到清洁，如工作
2019
-
14
5S应经历的三个阶段
形式化→行事化→习惯化
2019
-
15
做“三现”主义的实践者
• 到现场中去，找现实存在事物的问题 • 用现实可操作的对策指导我们的工作
现场、现物、现实
• 现场管理没有理论大师，只有现场实干者
• 坐在办公室里品质、效率永远不会提高（官 僚）
2019
-
16
如何提高员工的自主性？
物处理流程” 不要物放置区指定（公司）
• 三、定量：规定合适数量（规定上下限，或直接 定量，方便将其推广为容器类的看板使用，一举 两得）
2019
-
13
5S整理整顿步骤
• 整顿的三要素： • 一、放置场所： • 1、放置场所原则上100%设定。 • 2、物品保管：定点、定容、定置。 • 3、办公场所附近只放真正需要的物品。 • 二、放置方法： • 1、易取。 • 2、不超出所规定范围。 • 3、再放置方法上下功夫。 • 三、标示方法： • 1、放置场所与物品原则上一对一表示。 • 2、现场标示与放置标示一致。 • 3、某些标示方法必须全公司统一。 • 4、在标示方法上下功夫。
• 清洁的目的：认真维护并坚持整理、整顿、清扫的效果， 使其保持最佳状态。
• 清洁的意义：通过对整理、整顿、清扫活动的坚持与深入， 从工能愉快地工作。
• 清洁的要点： • ① 办公环境不仅要整齐，而且要做到清洁卫生，保证员
工身体健康，提高员工劳动热情； • ② 保障物品清洁同时，员工本身也要做到清洁，如工作
2019
-
14
5S应经历的三个阶段
形式化→行事化→习惯化
2019
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15
做“三现”主义的实践者
• 到现场中去，找现实存在事物的问题 • 用现实可操作的对策指导我们的工作
现场、现物、现实
• 现场管理没有理论大师，只有现场实干者
• 坐在办公室里品质、效率永远不会提高（官 僚）
2019
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如何提高员工的自主性？
物处理流程” 不要物放置区指定（公司）
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办办公公室室礼礼仪仪————乘电电话梯礼小贴仪士
切忌事项 铜墙铁壁功 九阴白骨指 目中无人术
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办办公公室室礼礼仪仪———打电招话呼礼的仪礼仪
问候类型揭秘:
1)恭敬的点头,然后目光直视对方.
1)对方感觉你有超越他的企图心.
2)深深的鞠躬但不与对方有目光接触.
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职场工作的基本礼仪
1
办公室场所礼仪
如何营造 一个舒适的职场环境
2 仪容仪表仪态的礼仪
如何成为职场绅士 如何打造职场佳人
3
待人接物的礼仪
热情而不失分寸的接待 能让你左右逢缘
4
职场处世之道
加薪晋级从为人处事开始
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办公室礼仪——职场环境
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职场新人囧事：我真的不是来送盒饭
• 南编导二话不说，拿了钱就出门。倒把小王看愣 了。她跑出去追上“南老师”问：“难道工作以 后也会和实习生一样，需要丢失尊严吗？”
• 南编导脚步不停，反问她：难道给同事买饭就是 丢失尊严吗？如果连饭都不肯买，工作起来谁会 信赖你？学校从没有教过你们，工作，不仅仅是 处理工作吗？
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学习、掌握、运用 职场工作礼仪的目的
快速脱离职场菜鸟的行列； 提高个人素养； 提升工作能力； 与他人快速建立友好联系； 树立良好企业形象；
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职场新人囧事：我真的不是来送盒饭
• 去电视台实习的第一天，班长兼学习委员的小王 就成了全单位的笑柄。
• 据综艺台线报，八卦是这么开始的：早上，节目 组长见小王闲着，就让她打印一份资料顺便发一 下传真。小王认真地接下这个“任务”，遵循学 校老师叮嘱的“有礼貌，不懂就问”的原则，她 知道了该怎么做，打印机在哪儿，复印机在哪儿 ，如何发传真。接下来，她双手捧着打印好的文 件，问“南老师”哪儿有传真机。
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切忌事项 铜墙铁壁功 九阴白骨指 目中无人术
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问候类型揭秘:
1)恭敬的点头,然后目光直视对方.
1)对方感觉你有超越他的企图心.
2)深深的鞠躬但不与对方有目光接触.
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职场工作的基本礼仪
1
办公室场所礼仪
如何营造 一个舒适的职场环境
2 仪容仪表仪态的礼仪
如何成为职场绅士 如何打造职场佳人
3
待人接物的礼仪
热情而不失分寸的接待 能让你左右逢缘
4
职场处世之道
加薪晋级从为人处事开始
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职场新人囧事：我真的不是来送盒饭
• 南编导二话不说，拿了钱就出门。倒把小王看愣 了。她跑出去追上“南老师”问：“难道工作以 后也会和实习生一样，需要丢失尊严吗？”
• 南编导脚步不停，反问她：难道给同事买饭就是 丢失尊严吗？如果连饭都不肯买，工作起来谁会 信赖你？学校从没有教过你们，工作，不仅仅是 处理工作吗？
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快速脱离职场菜鸟的行列； 提高个人素养； 提升工作能力； 与他人快速建立友好联系； 树立良好企业形象；
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职场新人囧事：我真的不是来送盒饭
• 去电视台实习的第一天，班长兼学习委员的小王 就成了全单位的笑柄。
• 据综艺台线报，八卦是这么开始的：早上，节目 组长见小王闲着，就让她打印一份资料顺便发一 下传真。小王认真地接下这个“任务”，遵循学 校老师叮嘱的“有礼貌，不懂就问”的原则，她 知道了该怎么做，打印机在哪儿，复印机在哪儿 ，如何发传真。接下来，她双手捧着打印好的文 件，问“南老师”哪儿有传真机。
党政办公室工作人员业务培训PPT
如：
第三节
公文处理（二、公文格式项目）
3.正 文
4.附件说明
如有附件，一般用3号 仿宋体字，在正文下 空一行左空二字编排 “附件”二字，后标 全角冒号和附件名称 ，附件名称后不加标 点符号。 如有两个以上附件， 附件名称前面用阿拉 伯数字标注附件的顺 序号
附件：1．××××× ××××× ××××× ××××× ××××× ××××× ××××× ××××× ２．××××× ××××× ×××××
③
紧急程度 紧急公文分别标注 “特急”“加急”， 一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角。
第三节 公文处理（二、公文格式项目）
（一）版头要素
由发文机关全称或规范化简 称加“文件”二字组成，主 要用于下行文；
第一种形式
第二种形式
使用发文机关全称或规范化简称（不带括号和 文种），上行文、下行文均可适用。发文机关 标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm（ 上行文、下行文相同），推荐使用小标宋体字 ，颜色为红色，字体庄重、规范、大小适度（ 一般不大于上级机关同类公文的字号）
搞好 服务
第一节 党政办公室
三、办公室的职责
传达催办 调查研究 撰文办文 协同管理
六大职能
接待接访 为民服务
第一节 党政办公室
四、党政办公室工作特点
1. 政治性 2. 辅助性 3. 全面性 4. 事务性 5. 保密性
凡事都要体现党的路线、方针和政策， 遵循国家的法律法规和单位的规章制度 没有拍板权， 只能根据领导的指示和决定行事， 凡与领导工作有关的活动，都给予 辅助和关注， 其他无人管的杂事，也 要主动加以关心、协调。 上自领导决策的形成和发布， 下到群众的接访，都与办公室有关。 办公室所有人员都应严格要求， 自觉做好保密工作
第三节
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3.正 文
4.附件说明
如有附件，一般用3号 仿宋体字，在正文下 空一行左空二字编排 “附件”二字，后标 全角冒号和附件名称 ，附件名称后不加标 点符号。 如有两个以上附件， 附件名称前面用阿拉 伯数字标注附件的顺 序号
附件：1．××××× ××××× ××××× ××××× ××××× ××××× ××××× ××××× ２．××××× ××××× ×××××
③
紧急程度 紧急公文分别标注 “特急”“加急”， 一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角。
第三节 公文处理（二、公文格式项目）
（一）版头要素
由发文机关全称或规范化简 称加“文件”二字组成，主 要用于下行文；
第一种形式
第二种形式
使用发文机关全称或规范化简称（不带括号和 文种），上行文、下行文均可适用。发文机关 标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm（ 上行文、下行文相同），推荐使用小标宋体字 ，颜色为红色，字体庄重、规范、大小适度（ 一般不大于上级机关同类公文的字号）
搞好 服务
第一节 党政办公室
三、办公室的职责
传达催办 调查研究 撰文办文 协同管理
六大职能
接待接访 为民服务
第一节 党政办公室
四、党政办公室工作特点
1. 政治性 2. 辅助性 3. 全面性 4. 事务性 5. 保密性
凡事都要体现党的路线、方针和政策， 遵循国家的法律法规和单位的规章制度 没有拍板权， 只能根据领导的指示和决定行事， 凡与领导工作有关的活动，都给予 辅助和关注， 其他无人管的杂事，也 要主动加以关心、协调。 上自领导决策的形成和发布， 下到群众的接访，都与办公室有关。 办公室所有人员都应严格要求， 自觉做好保密工作
办公室工作的原则课件
的原则
实践训练（课后拓展）
Logo
在班级管理工作中，如何将原则性和 灵活性有机地结合起来？
会说 会写 会做事 会做人
办公室工作的原则
Logo
谢
谢
！
办公室工作的原则
第一章 办公室工作概述
学习目标
❖ 知识点：
1、了解办公室工作的性质、作用和职能 2、 理解办公室工作的原则性与灵活性 3、 认识办公室秘书应具备的职业素养
❖ 能力点：
1、培养办公室秘书的工作悟性 2、完善办公室秘书的能力结构
❖ 素质点：
1、培养并逐步具备组织系统宏观管理眼光 2、培养正确的秘书职业观、事业观
会说 会写 会做事 会做人
办公室工作的原则
实践训练
Logo
⑶ 某公司吴经理在工作时间应朋友之邀去打高尔夫球，当 然不瞒秘书小陈。经理走后半小时，总经理来电话找吴经 理，小陈应怎样回答总经理呢？为什么？
⑷ 叶秘书正在办公，总经理突然气冲冲地走进来，要求他 立即起草一份关于将公司质检员李明除名的决定。理由是 他不服从领导，对抗公司决定。叶秘书感到很奇怪。李明 在工作上、技术上一直都表现很好，为什么要除名呢？于 是他作了一番调查。原来，李明发现一批质量不合格产品， 卡着就是不让过关。总经理命令李明放行，李明却据理力 争，搞得总经理不好下台，气急之下，作出了将李明除名 的决定。此时，叶秘书应该怎么办呢？为什么？
会说 会写 会做事 会做人
办公室工作的原则
实践训练
Logo
分析与讨论： ① 秘书小郑违备了秘书工作的哪些原则？ ② 谈谈你由此案例受到的启发。
会说 会写 会做事 会做人
办公室工作的原则
Logo
实践训练
⑵ 某县委刘书记外出办公，临上车前突然嘱托送行的秘书 小张，说他爱人明天从海南旅游回来，要他同行政科的李 科长联系，派一部小车去机场把她接回来。刘书记走后， 小张有点左右为难，明知刘书记是用公车办私事，又无出 车费的意思，与单位用车制度不合，何况刘书记还在机关 大会上批评了公车私用现象，若按刘书记的交待办了，会 在单位造成不良影响，不办吧，后果不堪设想。小张应该 怎么办呢？为什么？
实践训练（课后拓展）
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在班级管理工作中，如何将原则性和 灵活性有机地结合起来？
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办公室工作的原则
第一章 办公室工作概述
学习目标
❖ 知识点：
1、了解办公室工作的性质、作用和职能 2、 理解办公室工作的原则性与灵活性 3、 认识办公室秘书应具备的职业素养
❖ 能力点：
1、培养办公室秘书的工作悟性 2、完善办公室秘书的能力结构
❖ 素质点：
1、培养并逐步具备组织系统宏观管理眼光 2、培养正确的秘书职业观、事业观
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办公室工作的原则
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⑶ 某公司吴经理在工作时间应朋友之邀去打高尔夫球，当 然不瞒秘书小陈。经理走后半小时，总经理来电话找吴经 理，小陈应怎样回答总经理呢？为什么？
⑷ 叶秘书正在办公，总经理突然气冲冲地走进来，要求他 立即起草一份关于将公司质检员李明除名的决定。理由是 他不服从领导，对抗公司决定。叶秘书感到很奇怪。李明 在工作上、技术上一直都表现很好，为什么要除名呢？于 是他作了一番调查。原来，李明发现一批质量不合格产品， 卡着就是不让过关。总经理命令李明放行，李明却据理力 争，搞得总经理不好下台，气急之下，作出了将李明除名 的决定。此时，叶秘书应该怎么办呢？为什么？
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办公室工作的原则
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分析与讨论： ① 秘书小郑违备了秘书工作的哪些原则？ ② 谈谈你由此案例受到的启发。
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办公室工作的原则
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实践训练
⑵ 某县委刘书记外出办公，临上车前突然嘱托送行的秘书 小张，说他爱人明天从海南旅游回来，要他同行政科的李 科长联系，派一部小车去机场把她接回来。刘书记走后， 小张有点左右为难，明知刘书记是用公车办私事，又无出 车费的意思，与单位用车制度不合，何况刘书记还在机关 大会上批评了公车私用现象，若按刘书记的交待办了，会 在单位造成不良影响，不办吧，后果不堪设想。小张应该 怎么办呢？为什么？
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会说 会写 会做事 会做人
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办公室工作的原则性和灵活性
1、准确与宽泛 2、迅速与暂缓 3、谨慎与果断 4、保密与宣传
会说 会写 会做事 会做人
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小技法
秘书要学会“委曲求全”
3、严谨
严谨，就是指在办公室工作中要做到严密、周详和谨慎。这 是对办公室工作的作风要求。
4、保密
严守机密是办公室秘书必备的观念，是对办公室工作的纪律要 求。
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小技法
朝思暮想的妙法
办公室工作杂事纷纭，有时难免会出现疏漏和失误。有经验的秘书常 常采取早晚一想的办法，不仅可以做到不忘事，还可以利用潜意识解决一些难 题。
委曲求全，也叫“自亏处理”。说白了，就是自己吃点 亏，把事办了。秘书有时很需要自己（单位、个人）受点委屈，求得问 题的解决。这种方法，需要有点精神，不怕丢面子。
当事情涉及本单位和外单位利益关系，一时难以调整时，在不 违背大原则的前提下，从有利于解决问题出发，说服本单位领导吃点亏， 让一分。如果是在“火头上”，则应做降温工作，切不可“火上加油”， 越弄越僵，不仅坏了两个单位之间的关系，而且还耽误了工作。
办公室工作实务
会说 会写 会做事 会做人
第一章 办公室工作概述
学习目标
• 知识点：
1、了解办公室工作的性质、作用和职能 2、 理解办公室工作的原则性与灵活性 3、 认识办公室秘书应具备的职业素养
• 能力点：
1、培养办公室秘书的工作悟性 2、完善办公室秘书的能力结构
• 素质点：
1、培养并逐步具备组织系统宏观管理眼光 2、培养正确的秘书职业观、事业观
晚上睡觉前，把一天所见、所闻、所干，过一遍“电影”，想一想： 今天要办的事办完没有，还有什么不周的地方明天要补办，还有什么事情今天 没办明天要办的，明天要新办什么事情。当天这种回忆，不是事无巨细，而是 选其要者，想其主要的事情。
早上起床或上班前，把今天要办的事、昨日遗留的事想一下，特别是 对易忘的事和时间性比较强的事，例如几点开会，几点接人，领导几点有什么 活动等，要在脑子里过一下，排一下计划。这样一般就不会忘事了。
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办公室工作的原则
1、准确
准确，就是要求办公室工作准确无误，没有差错和疏漏。它 是对办公室工作质量的要求，也是衡量工作质量的首要标准。
2、迅速
迅速，就是要求办公室工作讲究时效，做到用最少的时间、最 小的花费，取得最佳的办公效果。它是对办公室工作的效率要求，也 是办公室发挥重要作用的体现。
不到一年，小王已成为了一名办事得体，精明干练的秘书。
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项目任务
如果你是公司秘书小王ห้องสมุดไป่ตู้在以后的办公室工 作中应如何做到既能恪守工作原则，又能灵活操 作？
会说 会写 会做事 会做人
会说www.会the写megalle会ry.做com事 会做人
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第二节 办公室工作讲求原则性与灵活性的统 一
会说 会写 会做事 会做人
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情景案例
在公司的年终总结表彰大会上，办公室赵主任受到了公司的嘉奖， 这让秘书小王钦佩不已。她想到自己在工作中经常出现疏漏和失误，领导的 批评和指责也多，有时自认为工作忙忙碌碌，很是努力，但总是得不到领导 的肯定，而办公室主任却总是忙而不乱，井然有序，办事得体，工作得到领 导和公司员工的一致肯定。
要做到天天能“朝思暮想”不容易，初时要“强迫”自己早晚一想， 时间一久，形成习惯就自然了。办公室秘书要真正做到“情不自禁”的朝思暮 想，是需要有责任心的。
会2说00w7ww年.会th长e写me沙gal民le会r政y.做c职om事业技术会学做院人ISAS竞赛C选omp题any Logo
办公室工作的原则性和灵活性
当事情涉及秘书本人和他人的利益关系时，更应该胸怀宽一点， 姿态高一点，切不可赌气、死活不让步，“一夫当关，万夫莫开”，影 响事情的顺利进行。委曲求全既是工作方法，也是思想修养，没有不计 个人（单位）得失的精神，没有整体效益观念，是做不到的。
小王向赵主任请教其中的秘诀。赵主任笑着说：“其实，办公室工 作看起来忙乱纷繁，实际上要做好它还是要把握一些要领的，这就需要秘书 有悟性，在工作中既要恪守原则，又要灵活操作，一切围绕领导工作的需要 展开服务和辅助性工作，这样，办公室工作就会有成效，存在的一些问题也 容易迎刃而解。”接着，赵主任又和小王一起，仔细分析了办公室工作中原 则性和灵活性如何进行把握以及具体工作中的应对办法。小王针对赵主任的 谆谆告诫，对照自己工作中的疏漏和失误，发现很多都是对原则性和灵活性 的把握不当造成的，有的甚至造成了不良影响。如有时及时快捷地完成了工 作，其结果却不是领导所需要的，有时严格按领导的话去做，又被人说是缺 乏灵活性等等。小王细心体会着赵主任的话，逐渐明白了，办公室工作应以 企业的经营目标和有利于提高领导工作效率为出发点，在工作中讲原则，顾 大局，但也要根据实际工作需要讲究变通，注重灵活操作，这样就能符合领 导工作的需要，减少疏漏和失误。
办公室秘书职位是一个非常关键的职位。为了 本单位工作的正常运转或领导工作的顺利进行，秘书在处 理各项事务中必须坚持一贯的工作原则，按相应的原则办 事，这样才有利于提高工作的质量和效率，增强工作的规 范性，克服随意性，有利于避免或减少疏漏和失误。
但是任何原则性都有相对的灵活性，办公室工 作的原则也不例外。由于秘书是处在一个协调者的位置上， 其工作的方式方法就不能过分呆板，工作中既要恪守原则， 又要灵活操作，讲究策略，发挥思维的机敏性和灵活性， 一切围绕领导工作的需要展开服务和辅助性工作，这样， 能把事情办得既遵章守法，又能使领导满意、各方认同， 办公室工作中存在的一些棘手问题也容易迎刃而解。这需 要秘书具有一定的工作悟性。