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GTD时间管理原理与实践分享——原理篇（1）

通过学习戴维.艾伦的《尽管去做：无压工作的艺术》和《GTD and Outloo k 2007》两本书，自己总结了GTD的核心思想，并从2009年11月开始实践GT D。经过4个月的磨合，不断的体会，感觉GTD给了我很大的帮助。昨天又跟同事们做了分享，大家都觉得很实用。接下来，我将用一系列的短文来总结我的G TD实践，希望对大家会有帮助。

什么是GTD？

先分享一句哲言，知名华人讲师林伟贤老师：“做事是靠系统，而不是靠感觉”

GTD（Get Things Done）这是关于时

间管理的一套体系和方法，它让我们抓住

所有一切需要处理的“工作”，并把它们

统统置入一个脱离大脑的逻辑系统中进行

组织和管理。

这里的“工作”是指广义上的工作，

我的理解是所有你需要处理的事情，包扩

资料、信息、杂事、邮件等等，大到拯救

地球，小到替老婆打酱油。

GTD的核心思想是将你的所有的“工

作”都从大脑中请出来，放在一个外部的

系统中统一的组织和管理，让你的大脑专

心的做思考工作，而不是记忆杂事。打个

比方，GTD系统就是你的私人秘书，她帮你安排好你的工作；而你相当于企业的CEO，专心思考公司的战略。

为什么要这么做呢？

“焦虑是由于缺乏控制力，组织管理、准备和行动不足所造成的。”（戴维·凯克奇David·Kekich）。

GTD的方法，试图通过以下三个途径，帮助我们解决掉事情老是萦绕心头的感觉，减少/消除焦虑，真正的做到“无压工作”：

（1）确切地认定它们的预期结果是什么；

（2）决定你下一步的具体行动到底是什么；

（3）把后果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的体系中去。

GTD时间管理原理与实践分享——原理篇（2）GTD时间管理的五个步骤

GTD针对工作的管理共有五步，分别是收集、组织、执行、检视和更新。下面对这五个步骤先做个简介，然后再详细说明。

图片 1 GTD方法的五个步骤

（1）收集，顾名思义，就是要把你要做的工作全放到一起，或者是全部都列出来，不需要经过任何处理，只需要将他们都从大脑里请出来。

（2）组织，对于上面收集到的工作，一件一件的进行判断、整理、计部划、安排，并制作任务清单和日历。这个过程之后我们会介绍处理的详细过程。

（3）执行，就是按照上一步做的任务清单和日历按部就班的做事。

（4）检视，就是每隔一段时间就做个回顾，自我总结。

（5）更新，不断添加要做的工作、计划等，更新GTD系统，让能够跟你的生活一致。

这五个步骤最终构成了一个闭环，在执行的过程中，你需要不断地更新自己的GTD系统，使它尽可能的与你的生活同步，这样你才能完全的依赖他，为自己创造价值。

真正的落实GTD的方法，会让你将你的梦想（To Be），通过一个一个的“下一步”执行的步骤（To Do），最终得到实现（To Have）。

第一步：完整收集工作

收集工作是GTD的第一步，要做的是先把脑子里面装的各种事情清空。这个过程还不涉及对工作的处理，只需要把事情全部列出来，会在下一步进行处理。

需要收集的工作内容有：

（1）承诺他人的事情，如明天我要给XX发个XX材料；

（2）工作中要做的事情，如XXX集团XX项目、XXX大会准备等；

（3）生命中应当承担的责任，如我要帮助XXx干XXXX，我要拯救全地球等等，呵呵；

（4）生活中的各种杂事，如帮媳妇打酱油，给孩子买生日礼物等；

（5）突然冒出的灵感想法，如突然想SNS是不是可以跟家教结合在一起，需要去论证一下；

（6）接受到得各种材料，需要处理；

（7）……

等等吧，只要是跟自己有关，需要去过问或做的事情，都统统的收集到一起，放到一个容器里，我们称之为“工作篮”。

下面介绍一下“工作篮”，就是存放你还没有处理的工作的地方。可以是一个真正的篮子，放各种待处理的工作（材料、文件、记录等）。不过现在是信息社会了，可以更加先进一点：).“工作篮”通常可以使用便签纸、即时贴、记事本、智能手机或者是电脑软件来记录。我自己就使用Palm的Diddlebug软件来记录，可以手写，随时写随时删。

收集的过程中有几个注意事项：

1)完整的收集。做到一件都不漏，这样系统才能完全帮你管理起你的生活和工作。

2)一定尽量减少你用于收集杂事的工具的数量。这样便于统一管理，不容易漏掉，而且简便。

3)你的工具随时随地都能收集。不能随时收集，很难做到第一条完整性。

4)按照你的爱好选择工具，最喜欢的工具才会用。

[原创]GTD时间管理原理与实践分享——原理篇（3）

第二步：工作的组织

在将所有的事情都收集到一起后，我们要将他们进行加工。加工的目的是彻底清空“工作篮”，将这些事情最终组织成为可以执行的“下一步”工作清单。组织的步骤可以用下面的流程图来表示。

图片2 GTD工作加工流程图

Step I ：弄清工作到底是什么？

不是已经写出来是什么工作了么？现在要回答的是“这件工作到底是什么”的问题。要问自己几个问题：

（1）这件工作对我有什么意义？

（2）我对这件工作的预期是什么？

这样才能真正明确这件事到底是什么，然后进入下一步；

Step II：判断是否要采取行动：

对于不需要采取行动的工作，有三种可能。

（1）这个工作（包括信息、资料、杂事等）对自己没有任何意义，直接扔掉，不要留恋；

（2）这个工作是我的一个梦想、或一直想做的事情，但现在又不能马上采取行动，那么把它列为Someday/Maybe的事情。如学习英语、去趟铁岭度度蜜月等等。这些事情有待你日后规划来实现的。

（3）这是一份资料，自己觉得很有用处，但现在用不上，那么就存档，留待日后查找。存档的时候注意要分门别类，避免日后知道自己有这样一份资料，但不知道放到哪里去了，那就尴尬了。

如果需要采取行动，则进入下一步。

Step III：判断下一步行动是什么

“下一步”是指那些耗时不超过1小时，可以立即动手做的事情。如我要规划一个公司的网站，我的下一步工作可以是“查找同行的网站，找出共性和差别”。“下一步”的关键是可执行性，可以慢慢体会。

按照工作的大小有两种情况。

一种是比较大的工程。如要执行一个咨询项目（我自己是咨询顾问，职业病），这就需要事先对这个项目进行规划，列出要做的任务，给出时间点，甚至是画出甘特图。但一般自己的事情做到用思维导图列出要做的事情就可以了。这样就能知道自己可以马上要做的“下一步”工作是什么了。

另一种是小事，没有多少步骤，在心里盘算一下就行。如给老妈打个电话，这本身就是个行动。

小事和大的工程的区别就在于，工程不是一次工作能做完的，它需要很多的步骤，需要你多次的工作才能完成。

这样无论是小事还是大工程都有了下一步，下面要进行初步的处理。

Step IV：初步处理“下一步”并制作工作列表和排程

处理的时候，可采用2分钟原则：

（1）对于用时不超过2分钟的事情，马上动手做。这样做能够节省很多时间，避免你日后再找出这些小事，反而会花更多的时间去做。举个例子，我们公司笔记本可以分月报销费用，当我已收到IT发送提交报销发票的通知时，我会马上把发票交过去，不到2分钟解决。否则，如果你觉得这是小事，放着不管，很可能很快就忘了，等超期了，重新审批，说不定半小时也搞不定。