信贷业务档案管理暂行办法

信贷业务档案管理暂行办法

目录

第一章总则..................................................... 第二章管理职责 ................................................... 第三章归档方法 ................................................... 第四章基本内容 ................................................... 第五章日常管理 ................................................... 第六章责任追究 ................................................... 第七章档案管理细则 ............................................... 第八章其他规定 ...................................................

第一章总则

第一条为了进一步规范信贷业务档案管理，切实做好信贷风险控制基础工作，根据《信贷管理基本办法》、《贷后管理基本办法》等规定，制定本办法。

第二条本办法所称信贷业务档案是指本公司在办理信贷业务过程中形成的，用以记录和反映信贷业务全过程的真实记录资料，包括借款人和担保人基础资料、贷后管理资料、法律文件和信贷运作资料等重要文件、凭据和图表、声像，主要由借款客户的基本资料、信贷业务中的相关契约和银行信贷管理资料等组成。

第三条信贷业务档案管理要遵循以下原则：

（一）及时完整、真实有效原则。信贷部门负责信贷业务档案移交前的收集、整理和立卷工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责；综合档案部门负责客户信贷业务档案移交后的整理、立卷、归档、保管和日常维护工作，并对移交后的客户信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。

（二）保密性原则。信贷业务档案涉及国家、本公司和企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。

（三）规范管理原则。信贷业务档案管理是本公司综合档案管理体系的一部分，信贷部门应配合综合档案部门，按照法人客户信贷业务档案由县（区）级银行集中统一管理和其它信贷业务档案属地管理的原则进行规范化管理。做到原始资料账册化，资料内容标准化，档案移交制度化，档案管理电子化。

第二章管理职责

第四条本公司以客户为单位建立信贷业务档案，落实专门部门和人员统一管理。

第五条客户经理职责。客户经理负责收集整理所经办业务的信贷资料，将已审批或发放信贷业务的资料于月后10个工作日内交管理员统一归档管理，不得长期留存信贷资料原件。抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等重要物品原件应于收件当日移交会计部门现金库管理，纳入表外科目核算。

第六条信贷部门职责。信贷业务档案形成后、移交档案库前，信贷部门负责收集管理信贷业务档案。信贷部门要按照谁经办、谁负责的要求，认真履行信贷业务档案管理职责，对所管理信贷业务档案的真实性、有效性、规范性、完整性和保密工作负责。信贷管理系统是信贷电子档案的主要档案库，信贷部门要严格执行信贷管理系统相关管理规定，确保信贷电子档案信息及时、准确、真实和完整，保证电子文档和纸质文档在时间和内容上的统一性。

第七条不良贷款按规定移交给综合部后，由该部门履行客户档案管理职责。

第八条信贷业务档案库管理员职责。信贷业务档案库负责审核、接收相关部门移交管理的信贷业务档案资料，并对入库档案资料的规范性和完整性把关；按照信贷业务档案管理要求规范管理入库档案；严格执行保密规定，做好档案保密工作；负责信贷业务档案的各项基础管理工作。信贷业务档案库管理员有权对相关机构和部门的信贷业务档案管理工作进行指导和监督。

第三章归档方法

第九条信贷业务档案资料分为五类：

（一）权证类：采用抵押、质押担保方式的信贷业务，能够证明对抵押物、质押物享有所有权和处置权的要件；

（二）要件类：办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务的合法性、合规性的基本要件；

（三）管理类：法人客户的基本资料；

（四）保全类：贷后管理及资产风险管理的相关资料；

（五）综合类：银行内部管理资料。

第十条信贷业务档案按照客户建立，一户一档，一笔（项）一卷，即一个客户除权证类原件（只保存复印件）以外的所有档案存放在一起，一笔业务（一个项目）的档案设为一卷（一个借款合同项下分次发放的视同一笔），每个客户档案内再分立卷区、权证区、综合区和归档区，在立卷区存放执行中业务的要件类、管理类、保全类档案，分别存放各区规定的资料，在归档区存放已经执行终了业务的要件类、管理类、保全类档案。

权证类档案存放区域称权证区，其中有价单据必须存放于金库，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，但必须双人、双锁保管。

综合类档案存放区域称为综合区。

第四章基本内容

第十一条权证类档案包括：抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、

有价单证的复印件（原件入会计部门金库保管），抵押物（质物）评估报告或作价依据，抵押物清单，法人客户贷款的抵押（质押）公证书，有权机关办理的抵（质）押登记表等，以保证保险为担保的还应包括保证保险单。

第十二条要件类档案包括：

（一）企业授信情况有关资料、企业信用等级评定报告和审定意见、各类法人客户信贷业务申请报告和申请书、各类法人客户信贷业务调查报告、各类法人客户信贷业务调查审查审批表、审贷会会议纪要；

（二）本级行向上级行的推荐审查意见、上级行的贷款批准意见、贷款意向书、贷款承诺函、各类法人客户信贷业务借款合同（协议书）、借据、担保合同（担保协议）或担保函、核保书、抵（质）押核实书、以保证保险为担保的保证保险合同、贷款法律审查意见（按总行相关制度规定应出具的）、准贷（签）证、到逾期贷款本息催收通知及回执、贷后检查记录和贷款检查报告、企业经营活动分析报告、保证金进账证明资料、贷款五级分类认定表（季度）、外汇贷款（转贷款）和对外担保在外汇管理局登记的证明文件或上级行下发的生效通知，以及涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。

（三）项目贷款还应包括项目立项建议书、可行性研究报告、开工报告、环保部门及其他国家有权部门对贷款项目的批复文件，项目变更及概算调整的批复文件复印件，项目概、预、决算审查报告及工程竣工验收报告，项目评估报告，项目建设资金来源证明文件，项目建设进度表，资金使用计划，等等。

房地产开发企业项目立项的批文及可行性研究报告、建设用地规划许可证、建筑工程规划许可证、土地出让合同及规划红线图、国有土地使用证、地价款缴纳凭证复印件、施工许可证、房屋预售许可证、合作项目提供的合作开发合同等复印件以及项目竣工后的工程决算报告等。

（四）签发银行承兑汇票还应包括银行承兑汇票复印件、商品交易合同或增值税发票复印件。

（五）打包贷款还应包括不可撤销、非转让的信用证正本，出口销售合同复印件，借款人为代理出口的应有出口商品代理协议复印件，国家限制出口的商品应有国家有权部门同意出口的证明文件。

（六）出口退税账户托管贷款还应包括客户在我行开立出口退税专户的证明材料（包括具体账号），国际业务部出具的审证意见书，购销合同或其他反映客户资金需求的有关凭证、资料，借款人及有权签字人签章的“（开立）出口退税专户承诺书”，经国税部门盖章确认的“出口退税账户托管贷款业务确认单”（或货物报关单、出口收汇核销单、结汇水单、增值税专用发票（抵扣联），出口货物专用缴款书、出口发票以及国税局收件单）。

（七）国内保理业务还应包括叙作保理的应收账款项下商品交易或提供服务的有关购销合同、协议及运输单据、发票，购货商出具的货物或服务的书面验收证书，保理业务协议，保理业务凭证等资料。无追索权的国内保理业务中销售商与银行按比率承担坏账损失的，应有公证手续证明资料。

（八）非融资类担保业务还应包括担保涉及的有关合同、协议、标书及其他能够证明真实、合法交易背景的资料。融资类担保业务应包括政府有关部门批准的年度融资计划，担保项目可行性研究及批复，担保涉及事项按照规定需事先获得有关部门批准或核准的，应有有关部门批准或核准的文件。