文件管理规定(正式版)
办公室文档管理制度(精选10篇)
办公室文档管理制度（精选10篇）办公室文档管理制度（精选篇1）为了进一步加强办公室的管理，确保各项工作的顺利展开，营造一个良好的办公室环境，特制定本制度：一、基本制度1、进入办公室必须着装整洁。
2、在办公室自觉讲普通话，禁止喧哗、说笑、打闹，说粗话、脏话。
3、爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。
4、不得利用办公室会客、聚会、不得在办公室吃饭，更不允许吸烟。
5、各部门务必及时、认真递交下个月的工作计划和上一月的工作总结。
6、办公室工作由办公室人员全面负责，其他部门予以配合。
7、不准私自动用办公室物品，如需应向办公室登记并做好领取记录。
二、会议制度1、参会时，不迟到、不早退；有病、有事的确不能出席会议者应先请假，同意后方有效。
2、社联干部参会时，务必做好会议记录，以便及时安排和布置工作。
3、每次例会后，各部须交书面报告和工作计划。
4、各项会议制度应充分坚持民主、认真、广泛听取每位成员的意见。
三、值班制度1、值班人员必须按时到办公室。
2、工作中必须热情、礼貌、认真的原则。
3、在值班记录本上详细的记录当日的值班情况。
4、做好办公室清洁卫生。
办公室文档管理制度（精选篇2）1、秘书科负责文书档案的立卷归档工作，每个季度的第一个月完成上季度的立卷归档任务。
2、凡归档的文件资料必须完整齐全，遵循文件的形成规律，进行科学的分类、编目、登记和必需的加工整理。
3、档案的查（借）阅必须严格履行登记手续，使用档案者必须爱护档案，不得擅自抽拆、涂改、勾划、污损档案。
4、借出使用的档案必须妥善保管，不得带入公共场所。
5、不得向无关人员谈论档案内容。
6、文档必须排列整齐，编号准确。
并做好防霉、防虫、防火、防盗等工作。
确保档案齐全。
办公室文档管理制度（精选篇3）为加强公司文件、档案管理，增强文件、档案安全性和保密性，规范公司文件、档案格式，统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法。
公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要做到统一、规范，公司对外联系、内部行文按照统一的格式，一律要求计算机打印后发送，不得手写。
文件管理规定
公司文件管理规定第一章总则第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制定本规定;第二条文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等;本规定中,公文指公司内外部发文文件,是具有法定效力和规范体式的文书;第二章公文管理第三条公文管理指公文的办理、管理、整理立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作;公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全,必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定;第四条公文种类与应用范围1.公文种类：决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等;2.公司常用文种应用范围决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员；变更或者撤销不适当的决定事项;公告：适用于对外宣布重要事项或法定事项;一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告;通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项;通报：适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况;报告：适用于向上级单位汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级单位的询问;请示：适用于向上级单位提出请求,并要求回复的公文;批复：适用于答复下级单位的请示事项;意见：适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法;函：适用于平行单位或不相隶属单位之间,相互商洽和联系工作、询问和答复问题,请求批准和答复事项;会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项;第五条职责权限1.综合部是行政公文的管理部门,负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管;涉及公司性文件由综合部负责拟稿,专业性文件原则上由相关业务部门拟稿;2.行政公文由总经理签发,制度规定类文件由法人代表签发,公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实;3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文;第六条发文规则1.发文应当确有必要,注重效用；发文根据隶属关系和职权范围确定,不得越级请示和报告;2.发文统一使用公司的红头文件格式,由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印,经总经理签发后由综合部成文;如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的事项,则须由董事会会签、总经理签发后成文;3.公文的编号由综合部编写,发文字号简称为：XX公司发XXXXX号;4.发文流程结束后,由综合部负责封发到主送单位、抄送单位、公司领导及相关各部门；对外行文时由相关业务部门报送;5.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位;6.“报告”不得夹带请示事项;第七条发文办理1.发文办理指以公司名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、影印、用印、登记、分发等程序;2.草拟公文时,应做到人名、地名、数字、引文准确；引用公文应当先引标题,后引发文字号；应当写明具体的年、月、日；应该使用国家法定计量单位；文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称；公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其余应当使用阿拉伯数字;3.拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;4.公文送总经理签发前,应当由综合部进行审核;审核的重点是：是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本规定的规范等;5.经总经理签发的公文,在正式印制前,综合部应当进行复核,重点是：审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全等;6.公司发文严格登记、签收手续;第八条收文办理1.收文办理包括登记、编号、拟办、批办、阅办、归档等程序;2.外来文件由综合部登记,统一编号拟办,送总经理批示,根据批示意见印发相关部门、人员阅办,办理完毕由综合部统一归档保存;3.主办部门负责协调、催办公文所述事项,协办部门应积极协助办理;第八条公文格式1.公文用纸幅面尺寸及版面要求幅面尺寸：公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为：210mm×297mm;GB/T9704—2012版面上白边为37mm±1mm,公文用纸订口左白边为28mm±1mm,尺寸为156mm×225mm;2.字体和字号：如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字;特定情况可以作适当调整;3.行数和字数：一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心;特定情况可以作适当调整;4.文字的颜色：如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色;5.公文格式各要素编排规则份号：如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行;密级和保密期限：如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注;紧急程度：如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列;位标志：由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称;：编排在发文单位标志下空二行位置,居中排布;年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字,不编虚位即1不编为01,在阿拉伯数字后加“号”字;上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行;：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文单位标志下空二行位置;“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字;标题：一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布；回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形;位：编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号;如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送单位名称移至版记;正文：公文首页必须显示正文;一般用3号仿宋体字,编排于主送单位名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格;文中结构层次序数依次可以用“一、”“一”“1.”“1”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注;附件说明：如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称;如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号如“附件：”；附件名称后不加标点符号;附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐;发文单位署名、成文日期和印章：一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名,印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文或附件说明一行之内；成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章;成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位即1不编为01;：如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行;附件：附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订;“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行;附件标题居中编排在版心第三行;附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致;附件格式要求同正文;位：一般用4号仿宋体字,在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排;“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送单位名称后标句号;印发单位和印发日期：一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发单位左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位即1不编为01,后加“印发”二字;6.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线；单页码居右空一字,双页码居左空一字;GB/T9704—20127.公文的特定格式格式发文单位标志使用发文单位全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字;联合行文时,使用主办单位标志;发文单位标志下4mm处印一条红色双线上粗下细,距下页边20mm处印一条红色双线上细下粗,居中排布;如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列;发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行;首页不显示页码;版记不加印发单位和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方;命令令格式发文单位标志由发文单位全称加“命令”或“令”字组成,居中排布,推荐使用红色小标宋体字;发文单位标志下空二行居中编排令号,令号下空二行编排正文;格式纪要标志由“XXXXX纪要”组成,居中排布,推荐使用红色小标宋体字;标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐;标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同出席人员名单;纪要格式可以根据实际制定;第三章一般性文件管理第九条除公司公文外,其余文件定义为一般性文件,其中,公司各类管理制度、规定、办法按程序签字生效;除通知外,一般性文件没有固定的格式,但必须标有页眉页脚;第十条机密文件由综合部负责保管,其余文件由相关业务部门自行保管;各部门应对文件按时间、内容、名称等分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集齐全,存档备案;第四章附则第十一条各部门应及时处理文件,需紧急处理的文件以、传真、邮件等方式催办;第十二条如违反以上规定或遗失、未经同意销毁文件者,给予人民币200元/次的罚款处罚;第十三条本规定解释权归综合部,自签字下发之日起执行;附件：1.文件签发单2.文件阅办单3.发文登记表4.收文登记表1.文件签发单XX公司文件签发单XX公司发〔2017〕号2.文件阅办单说明：1.签署意见时需落款+日期；2.办理结果由承办部门填写;3.发文登记表4.收文登记表。
文件管理制度(优秀4篇)
文件管理制度（优秀4篇）管理制度由具有权威的管理部门订立，在其适用范围内具有强制管束力，一旦形成，不得任意修改和违犯。
这次帅气的我为您整理了文件管理制度（优秀4篇），希望能够予以您一些参考与帮忙。
文件管理制度篇一一、文件管理内容重要包含：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，实在由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的。
核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应适时送交收进行登记编号保管，不得个人保管，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）依据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，紧要文件或急件应马上呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。
为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
文件管理制度篇二1、学校各类文件旨在学校内部统一看法，发布通知、决议和沟通信息，向上级部门请示、报告紧要事项等。
2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。
3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再依据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。
4、办公室应建立学校发文登记簿，仔细地、分门别类地登记文件的实在信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。
学校任何发文都必需登记在册，该登记簿作为归档资料应妥当保管不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。
5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。
6、文件打印完毕后加盖学校公章。
对于学校内部发文，可以采纳内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保管。
7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，依照文件编号次序完整保管并定期整理（一学年）。
文件管理制度(完整版)
文件管理制度第一章总则1.1目的和依据文件管理制度的制定旨在减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
本制度的制定依据包括相关法律法规、公司内部管理规定和实际工作需要。
1.2适用范围本文件管理制度适用于全公司范围内的文件管理工作。
办公室作为文件管理的归口部门负责全公司各类文件的管理。
第二章收文管理2.1来文登记2.1.1所有来公司的上级函、电、来文以及同级函、电、来文均由办公室进行登记。
2.1.2来文应当及时登记，登记内容包括来文标题、发文单位、来文日期、文件号等信息，并分配唯一的登记编号。
2.2公文的签收2.2.1所有来公司的公启文件（除公司领导订启的外）由办公室进行登记签收。
2.2.2对于上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的核定，确保四者一致。
如发现不一致，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第三章公文的编号保管3.1公文编号3.1.1办公室秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并进行分类登记编号和保管。
3.1.2公司领导亲启的文件，经公司领导启封后，也应交办公室进行正常手续的办理。
3.2外出文件的登记3.2.1本公司外出人员携带的文件及资料应及时分别送交办公室秘书进行登记、编号和保管，不得个人保存。
第四章公文的阅批与分转4.1阅签与批办4.1.1所有正式文件均需由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质进行阅签后，再由办公室秘书分送承办部门进行阅办。
4.1.2重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后再分送承办部门进行阅办。
4.1.3阅签应及时完成，一般应在当天完成阅签，对于紧急文件要立即办理。
4.2文件分转处理4.2.1一般函、电、单据等文件，由办公室秘书直接进行分转处理。
4.2.2对于涉及多个单位会办的文件，应先与主办单位联系，确认处理方式后再进行分转处理。
4.3加速文件运转4.3.1办公室秘书应在当天或第二天将文件送达公司领导和承办部门。
现行文件管理制度
现行文件管理制度第一章总则第一条为了规范文件的收集、保存、利用和销毁，提高行政工作效率，保护国家利益和社会公共利益，根据国家有关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位内所有文件的管理，包括电子文件和纸质文件。
第三条文件管理应当遵循便民、高效、规范、安全的原则。
第四条本单位文件管理机构是负责具体执行文件管理工作的部门。
第五条文件管理责任单位是本单位内负责文件管理工作的部门或人员。
第二章文件的收集和整理第六条文件的收集应当按照工作职能和业务需求为原则，合理确定文件的数量和质量。
第七条文件的整理应当按照文件的属性、内容和形式进行分类，编制文件目录，建立文件档案。
第八条文件的收集和整理工作由文件管理责任单位负责，并协助相关部门和人员进行落实。
第九条文件应当按照规定的格式、编号、密级、流转等要求进行整理和存储。
第十条保密文件、重要文件、历史文件等特殊文件应当采取相应的措施进行保存和管理。
第三章文件的利用和传递第十一条文件的利用应当遵循依法、合规、及时的原则，确保文件的正常使用和传递。
第十二条文件应当按照相关规定和程序进行查阅、复制、借阅等操作，并记录相关信息。
第十三条文件应当及时归档、归还、销毁等处理，避免文件遗失和泄漏。
第十四条文件的传递应当采取安全、保密、快捷的方式进行，确保文件的安全和完整。
第四章文件的保存和销毁第十五条文件应当按照规定的期限和程序进行保存，不得擅自销毁或遗失。
第十六条文件的保存期限根据文件的重要性、价值和保管条件等因素确定，并经过相关部门审核确认。
第十七条文件的销毁应当按照规定的程序、方式和要求进行，确保文件不被恶意篡改或泄露。
第十八条文件的销毁应当有相关部门的书面文件销毁申请，并经过文件管理机构审核确认。
第五章文件管理的监督和考核第十九条文件管理责任单位应当加强文件管理的监督和检查，确保文件管理工作的规范和完整。
第二十条文件管理监督机构是本单位内独立的专门机构，负责对文件管理工作进行监督和检查。
通用范文(正式版)制度体系文件管理制度
制度体系文件管理制度1. 引言本文档旨在规范和指导公司内部的制度体系文件管理工作。
制度体系文件是公司内部各种政策、流程、规范等的集合，对公司的运营和发展起着重要的指导和约束作用。
加强对制度体系文件的管理，可以提高公司内部工作的效率、规范和一致性。
本制度体系文件管理制度适用于全体员工。
2. 文件的定义与分类2.1 定义文件是以书面形式记录制度体系文件内容的实体或电子载体，可以包括纸质文件、电子文档、邮件等形式。
2.2 分类根据制度体系文件的性质和用途，文件可以分为几类：政策制度文件：包括公司的宏观管理方针、战略规划、人力资源管理等政策文件。
流程规范文件：包括公司各项操作流程、规范、标准等文件。
绩效考核文件：包括员工绩效考核制度、目标设定、考核流程等文件。
项目管理文件：包括项目立项、管理、实施和验收等各个阶段的相关文档。
审批报批文件：包括各级管理层的审批和报批文件等。
3. 文件的编制与审批流程3.1 编制流程•制度体系文件的编制由相关部门负责，在编制过程中应征求相关部门及人员的意见。
•编制的文件应包括文件编号、标题、生效日期、修订日期、编制人、审核人等信息。
•新建制度体系文件时，需要填写文件申请表，附带必要的文件内容及说明材料。
3.2 审批流程•制度体系文件的审批流程需经过相关部门负责人审核、上级主管部门审批，并最终由公司领导审定。
•各级审核和审批人员应根据文件的重要性和复杂程度进行审查，对于涉及公司重大事项的文件，还应征求法律、财务等相关部门的意见。
•对于需要修订的文件，应按照修订流程进行修订，并重新经过相应的审核和审批流程。
4. 文件的存档与管理4.1 存档要求•文件的存档方式可以采用电子存储和纸质存档相结合的方式。
•电子文件应存储在公司内部网络的指定位置，需要设置权限进行访问控制，以确保文件的安全性和保密性。
•纸质文件应按照文件分类进行分类、编号，并存放在专门的文件柜或存档室中。
4.2 文件管理•对于制度体系文件的管理应有专人负责，包括文件的归档、检索和更新等工作。
文件管理制度标准版_文件管理制度标准版规范
文件管理制度标准版_文件管理制度标准版规范文件管理制度标准版_文件管理制度标准版规范为做好文件的整理工作，提高公司整体工作效率，应制定规范的文件管理制度。
下面店铺为大家整理了有关文件管理制度标准版的范文，希望对大家有帮助。
文件管理制度标准版篇11.目的为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
2.职责2.1总经理负责公司所有对外发文审批。
2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。
物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。
3.文件种类3.1上行文：请示，报告，计划，总结;3.2下行文：批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定;3.3平行文：信函，会议纪要。
4.文件格式4.1发文统一使用以上文件类别之一。
4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。
4.3收文单位。
是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。
4.4正文。
是文件的主体部分。
文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置;4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等保持一致。
每段开头空两个字;要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1.5倍，以清晰、美观为原则;4.7附件。
通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件：XXX"字样;如果附件较多，还须编上序号;文件无附件的，无须注明;4.8落款。
指发文单位全称或规范化的简称。
文件管理制度
文件管理制度文件管理制度（精选9篇）在现在的社会生活中，制度起到的作用越来越大，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。
想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，以下是小编收集整理的文件管理制度（精选9篇），供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。
文件管理制度11、学校各部门对学校以上文件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。
各部门、年组取的文件要有专人保管，并按要求定期交回。
2、收发文件有登记。
收到上级文件后，由专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记；向下发文时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。
3、传阅文件有专夹。
做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。
4、借阅文件有手续。
借阅秘密文件要严格履行领导签批，本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。
5、缴毁文件有清单。
对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。
6、存放文件有专柜。
需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管，存放文件的室内要有昼夜值班人员，确保文件管理安全。
7、秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。
丢失者要追查责任并予以必要的纪律处分。
8、上级召开会议由领导带回的文件，一律交文秘人员登记，保管干部调动工作，事先要把文件交清。
文件管理制度2一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，具体由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。
文件及资料管理制度
文件及资料管理制度第一章总则第一条为了规范文件及资料管理工作，保障机构和个人信息安全，提高信息利用效率，根据国家有关法律法规，制定本制度。
第二条文件及资料管理制度适用于我单位所有部门及人员。
第三条文件及资料管理要严格遵守国家相关法律法规，严格保守机密，确保信息安全。
第四条文件及资料管理工作按照便利、规范、安全、完整的原则开展。
第五条文件及资料管理工作责任落实到每个管理者和工作人员，任何人员不得私自改动文件或篡改资料。
第二章文件及资料的管理范围第六条文件及资料的管理范围包括纸质文件、电子文档、磁盘、光盘、录音带、录像带等所有形式的文档和资料。
第七条文件及资料的管理涉及机构业务活动和管理运作中产生的所有资料和数据。
第三章文件及资料的管理流程第八条文件及资料的管理流程主要包括文件的产生、传递、利用、保管和销毁等环节。
第九条文件及资料的管理流程要求清晰、规范，确保信息的传递和使用顺畅。
第十条文件及资料的管理流程需要严格按照相关规定执行，不得擅自改变或违反相关规定。
第四章文件的产生和传递第十一条文件的产生应当符合机构规定的文件格式和内容标准，确保文件的真实性和合法性。
第十二条文件的传递要按照规定的传递路径和程序进行，确保文件及相关信息的安全。
第五章文件及资料的利用第十三条文件及资料的利用要按照规定的权限和程序进行，不得超越权限和私自使用。
第十四条文件及资料的利用需要保障信息的安全和完整性，防止信息泄露和损坏。
第六章文件及资料的保管第十五条文件及资料的保管应当分类管理，按照相关规定归档和储存，确保信息的完整和安全性。
第十六条文件及资料的保管单位应当定期检查和维护文件和资料，防止信息遗失和破坏。
第七章文件及资料的销毁第十七条文件及资料的销毁应当按照相关规定和程序进行，不得私自销毁或外传。
第十八条文件及资料的销毁要求进行记录和备份，确保信息不丢失和泄露。
第八章文件及资料的安全保密第十九条文件及资料管理要强化安全保密管理，确保机构和个人信息的安全。
公司文件管理制度标准版
公司文件管理制度标准版管理制度一旦制定，在一般时间内不能轻易变更，否则无法保证其权威性。
下面是小编给大家带来的培训班管理制度，欢迎大家阅读参考，我们一起来看看吧!公司文件管理制度标准版(一)第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际状况，特制订本制度。
第二条文件管理资料主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。
同级相关方函、电、来文。
二、收文的管理第三条公文的签收：凡来公司公启文件(除领导订启的外)均由办公室收发员登记签收第四条公文的编号保管：1.办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上"外来文件流单"，并分类登记编号、保管。
2.公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室收发员进行登记编号保管，不得个人保存。
第五条公文的阅批与分转。
1.凡正式文件均需由办公室主任根据文件资料和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2.一般函、电、单据等，分别由办公室收发员直接分转处理。
3.为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊状况例外)。
第六条文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露资料。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。
如有领导"批示"、"拟办意见"，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的职责，承办部门接到文件应立即指定专人办理。
文件管理规定
文件管理规定一、办理程序(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。
(二)按领导签批的范围进行传阅。
(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。
(四)归档，交上级部门。
二、传阅(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。
(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。
(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。
三、保密(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。
(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。
(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准;绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。
(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。
(五)涉密文件，不得复制或摘抄。
四、归档(一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，保持整洁、清洁。
(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。
(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。
(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。
[文件管理制度范文篇四:办公室管理制度]第一章总则一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章职责范围一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
文件管理办法(规范标准版)
公司文件管理办法第一章总则第一条为了使文件管理工作科学化、规范化、制度化，参照有关规定，结合公司实际，制定本办法。
第二条本办法适用于***有限公司（以下简称“集团”）及各分子公司。
各分子公司须参照本办法的原则制定文件管理实施细则，并报***办公室备案审核后执行。
第三条文件处理应坚持实事求是的原则，做到准确、及时、规范、安全、保密。
第四条***办公室是集团文件管理的归口部门，负责统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第二章文件种类和格式第五条文件种类（一）决定：适用于对重大事项或者重大行动做出安排。
（二）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（三）通知：适用于批转各部门的文件，转发上级机关和不相隶属单位的文件；发布规章；传达要求各部门和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用高级管理人员等。
（四）通报：适用表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问等。
（六）请示：适用于向上级单位请求指示、批准。
（七）批复：适用于答复部门、分子公司请示事项。
（八）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。
（九）会议纪要：适用于记载或传达会议情况和决定事项。
（十）决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（十一）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）规定：用于对特定范围内的工作和事物制定具有约束力的习惯行为规定。
第六条文件格式（一）文件一般由文件名称、份号、密级、紧急程序、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。
（二）文件名称置于首页上方，一般用发文单位全称或规范化简称加“文件”组成；联合行文，行文名称中的主办单位应排列在前。
（三）上报的文件，应当在发文字号的右侧标注“签发人”，签发人后面标注姓名。
文件管理规定
公司红头文件格式规范及流程管理办法第一章总则1、公司文件，是传达贯彻公司战略、实现企业目标，宣传弘扬公司文化，请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
2、公司文件，实行统一管理。
文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。
3、公司收发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印（纸质）、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
4、公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。
有领导指示的，还应附批复件。
5、收文由办公室统一负责。
办公室收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。
阅示完毕后，由办公室收回归档。
6、所有文件发放，需有登记、签收手续。
7、公司发文，由办公室统一编号以公司名义发文，格式为：GLNH字××年××月××日××号；办公室发文，GLXZ字××年××月××日××号；财务中心发文，GLCW字××年××月××日××号；技术中心发文，GLJS字××年××月××日××号；营销中心发文，GLYX字××年××月××日××号；人力资源部发文，GLRZ字××年××月××日××号；生产中心发文，GLSC字××年××月××日××号。
8、红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、重要通知、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。
文件管理制度
文件管理制度文件管理制度(范本5篇)文件管理制度（一）：第一章：总则一、为了增强办公室办理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际景象，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司现实，根据不一样的制度资料编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事件有用开展。
四、办公室人员应明白各项工作职责，简化管理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目的。
第二章：职责范围一、办公室管理人员直理解行政人事主管向导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息网络编撰等笔墨工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生办理等工作，保证各项事件有序开展。
四、协调各部分之间的行政干系，为各部门工作开展供应相应的办事。
五、负责公司对内、对外公共干系的维护和改进，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达种种指令，实时做出整理，当好向导顾问。
七、帮忙其他部分工作，完成上级交接的其他工作，如:名片印制、收发传真等。
第三章：工作规范一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则实行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求范例开展工作。
第四章：办公室事务管理一、文书管理制度文件是文书的关键组成部分，文件是各部门根据自我的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。
本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。
档案是文书底子上组成的，档案是文书的连续。
现把文件、文书、档案统归于文书办理，并对文书管理制度做以下划定。
(一)文件管理制度第一条：管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速率和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
文件管理规定
文件管理规定 Prepared on 22 November 2020文件管理制度第一章总则第一条为了加强文件管理工作，建立高效的沟通平台和机制，保证各项指令和信息准确传达和迅速执行，特制定本规定。
第二条本制度管理的范围包括公司、各部门所发出的各种公文、表格、计划、总结、上报的各种请示、报告等纸质文件和电子文件、电子邮件。
第二章外来文件处理第三条收文的登记1、外来文件统一由综合办公室收取。
2、外来文件必须在《收文登记簿》上登记来文的发文单位、文号、收文时间、份数。
第四条收文的签批和传阅1、外来文件由综合办公室贴上《文件处理签》，然后分类处理：（1）一般性文件，近需要有关人员知晓的，又综合办公室签署传阅范围，然后送给相关人员传阅；（2）重要文件或需要办理的文件，由综合办公室报送总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见。
综合办公室文员按照总经理或总经理委托的分管副总经理签署的意见传阅或交办。
2、传阅人员应抓紧时间阅读文件,一般情况应在接到文件后2小时内阅读完毕，并在《文件处理签》上签署阅文者姓名和阅文日期。
需要签署意见和建议的可以在文件的页眉和页脚签署，签署意见和建议必须署名。
综合办公室文员负责督促文件传阅人尽快阅读文件。
3、机密级文件在副总经理、（含）以上人员间传阅。
4、绝密级文件只由单位负责人阅读，不得传阅。
5、文件不得横向传阅。
综合办公室文员将文件交给阅文者，阅文者阅文完毕并签署姓名、阅文时间及意见和建议后，将文件交回给综合办公室文员，综合办公室文员再将文件交给下一位阅文者。
第五条收文的办理和结果反馈1、需要办理的文件，由综合办公室文员在总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见后立即将文件和《文件处理签》一并复印一份交给承办人员。
承办人员在接受文件复印件时，必须在《收文传递单》上签字。
2、综合办公室文员负责督促承办人在在总经理或总经理委托的分管副总经理签署的办理期限或者文件要求的期限内办理完毕。
文件与资料控制管理制度正式版
文件与资料控制管理制度正式版第一章总则为了规范文件与资料的管理，提高工作效率，确保信息的安全和可靠性，制定本制度。
第二章文件管理1.文件的定义与种类文件是指各种载体上的信息记录，包括纸质文件和电子文件。
文件分为正式文件和临时文件两种。
2.文件的编制和发文（1）正式文件由文件起草人编制，经上级审核并签字后，方可发文。
（2）临时文件由相关人员编制，可以直接发文使用，但需在文件上标明临时文件字样。
3.文件的登记和编号（1）所有正式文件均需在文件登记册上进行登记，并获得唯一编号。
（2）编号规则为：文件的名称缩写-发文年份-发文序号。
例如：WZGL2024-001（3）文件的编号需在文件正文右上角标注，并在文件登记册相应栏目标注。
4.文件的归档（1）正式文件需在发文后的3个工作日内进行归档。
（2）归档时，应按照文件编号和文件类别进行分类并存放于专用文件柜中。
（3）归档文件需备有电子备份，存放于网络共享文件夹中，确保备份数据的安全性。
5.文件的保存期限文件保存期限分为长期保存和短期保存两种。
（1）长期保存文件指对组织有重要价值的文件，应永久保存。
（2）短期保存文件指对组织有一定价值的文件，保存时间为5年。
第三章资料管理1.资料的分类和整理（1）资料根据其内容和用途的不同，分为工作资料、科研资料、档案资料、行政资料等。
（2）资料的整理应按照一定的分类和归档原则进行，确保相关资料的易查找与使用。
2.资料的标识和编号（1）所有资料需采用统一的标识和编号制度。
（2）标识应标注于容器（文件夹、盒子等）的正面，并在资料登记册和电子数据库中进行登记。
3.资料的借阅和归还（1）资料的借阅需填写借阅申请表，经相关主管审核后方可借阅。
（2）借阅资料的归还需在借阅申请表上登记，并做好相应的还书处理。
4.资料的销毁与报废（1）资料的销毁需经相关主管批准，并填写销毁申请表。
（2）销毁的资料应按照相关规定进行无害化处理，确保信息的安全性。
公文管理规定
公文管理规定1. 总则1.1 为规范集团公司的文件管理，提高办文速度和发文质量，确保集团公司文件收发及传递的严肃、及时、有效，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。
1.2 本规定适用于集团公司及下属各公司，下属各公司可参照本规定制定细则办法。
2．管理职责2.1 集团公司各类文件由行政部归口管理。
2.2 文件管理范围：公司上报下发的各种文件、函电、资料，上级来函、来电、来文，同级来函、来电、来文。
2.3 文件管理内容：收文、发文、登记、分转、传阅、催办等。
3．收文的管理3.1 文件的签收3.1.1 凡来公司公启文件（除集团公司领导亲启的外）均由前台登记签收后交行政部机要员拆封。
在签收和拆封时均要注意检查封口和邮戳。
对于封口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
3.1.2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
3.2 文件的编号保管3.2.1 行政部机要员对上级来文拆封后应及时附上《文件会签单》进行传阅，并分类登记编号、保管。
集团公司领导亲启文件须由公司承办或归档的，集团公司领导启封后，也应交行政部办理正常手续。
3.2.2 集团公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政部机要员，按3.2.1办法进行处理，不得个人保存。
3.3 文件的阅批与分转3.3.1 凡是正式文件均需由行政部负责人根据文件内容和性质阅签后，由机要员送承办部门阅办，重要文件应呈送集团公司领导亲自阅批后分转承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即办。
3.3.2 一般函、电、单据等，由行政部机要员直接分转处理。
如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3.3.3 为加速文件运转，机要员应在当天将文件送到集团公司领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
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文件管理规定
Through the process agreement to achieve a unified action policy for different people, so as to coordinate action, reduce blindness, and make the work orderly.
编制：___________________
日期：___________________
文件管理规定
温馨提示：该文件为本公司员工进行生产和各项管理工作共同的技术依据，通过对具体的工作环节进行规范、约束，以确保生产、管理活动的正常、有序、优质进行。
本文档可根据实际情况进行修改和使用。
1. 范围
1.1本规定规定了本工程监理项目部文件资料管理方法和基本要求。
1.2本规定适用于本工程监理项目部文件资料管理工作。
2. 引用文件和术语
山东诚信工程建设监理有限项目部《工程档案管理规定》及《文件控制程序》。
3. 职责
3.1总监理工程师
3.1.1组织编写项目监理部文件管理规定, 指定信息管理员专职负责监理文件资料管理工作。
3.1.2明确监理信息流程。
3.1.3主持整理工程项目的监理资料。
3.2专业监理工程师
负责本专业监理资料的收集、汇总及整理, 积极配合信息管理员做好本专业文件资料的管理工作。
3.3、信息管理员
3.3.1根据项目监理部文件资料管理规定, 实施文件资料的具体操作管理。
3.3.2各类文件应编号、登记, 建立文件台帐, 对本工程建设期间上级下发的文件、随工程进展形成的监理部文件及相关资料的收、发、标识及归档、保存工作进行管理。
3.3.3各类文件应分卷存档, 文件与分卷目录排序相符, 编号与目录序号一致, 便于查找和检索。
4. 文件控制
4.1项目监理部文件的编号规则应参照《文件控制程序》中相关规定, 结合监理现场实际予以制订。
4.2在工程建设全过程中形成的有关文件资料, 都应统一建立存放目录, 及时将文件资料分类存放, 进行集中收、发和存放管理。
4.3在获得各种文件资料之后, 首先要对资料进行登记, 建立监理文件资料的完整记录。
项目监理部对往来文件要建立记录台帐, 台帐应有“往来文件名称、文件编号、接收人姓名、接收日期、是否需要对方反馈及反馈时间”等内容。
4.4安全监理文件的内容：
4.4.1国家有关法律法规。
4.4.2工程建设期间上级下发的有关安全监理工作文件、通知等。
4.4.3项目监理部制订的安全监理实施细则, 安全监理工作总体计划, 安全
监理规定, 监理部环保策划, 监理部安全教育培训、安全技术交底计划, 监理部应急预案, 危险点分析及预控措施等。
4.4.4安全监理工作方案、措施。
4.4.5 安全监理月份工作计划。
4.4.6电力建设工程职工伤亡事故月(年)报表, 安全信息周报, 安全事故档案。
4.4.7整改通知单、工作联系单及施工项目部的回复单。
4.4.8各施工阶段监理部的安全教育培训、安全技术交底及考试。
4.4.9监理部安全监理工作便函通知。
4.4.10监理部安全工作例会纪要、监理部安全活动记录。
4.4.11监理部对施工单位安全检查、评价, 监理部安全检查通报。
4.4.12安全监理工作总结、汇报等文件。
4.5项目监理部信息员应建立定期盘点机制, 定期检查文件的关闭情况, 对未关闭文件及时进行跟踪关闭。
4.6项目监理部发出文件应主题明确、用词准确、严谨；编、审、批签字齐全, 标识明确。
对于项目监理部负责组织的安全工作等会议, 由项目监理部组织整理会议纪要, 纪要内容要做到真实, 规范, 参与各方签字确认后按程序分发。
4.7对上级下发的安全监理文件经总监签阅, 安全监理工程师根据文件精神及总监的意见提出落实要求, 对上级来文一日内送达或以传真方式发（传）至施
工单位项目部、监理组。
4.8为防止日常查阅造成文件混乱, 定期对安全监理工作文件进行整理、核查, 确保文件的完整、有序。