QD7.4.1-2017信息交流沟通控制规范

1 目的

规范管理体系信息的收集、传递、交流、反馈、处理，对内促进各部门、各单位之间的信息交流和业务沟通，对外促进与相关方之间的信息交流和协调沟通，促进体系、过程、产品和服务的持续改进。

2 范围

适用于组织内部信息传递与处理、与外部各方信息的交流和处理。

3 术语和定义

管理体系：质量、环境、职业健康安全管理体系等

相关方：包括顾客、供方或合作伙伴、股东、员工、社会团体等。

4 职责

4.1 管理者代表负责管理体系的方针、目标、要求及实施、贯彻状况的沟通及内部审查、管理评审、外部审查信息的发布、交流，重要的过程、环境因素、危险源、以及与外界进行信息交流、沟通，并负责及时向总经理汇报体系运行中的重要事项。

4.2 技术质量部负责质量管理体系的信息管理、内部外部沟通、联络等。

4.3 办公室负责职业健康安全体系相关的的信息管理，负责内部沟通、参与和协商管理；

4.4 办公室是员工在职业健康安全方面权益的代表，负责职工权益保护信息的交流与反馈，负责建立内部协商机制、以及工会系统内、外信息的交流管理。

5 内容及要求

5.1 信息的分类：

5.1.1 外部信息

——质监局、环保局、安监局、检测站、健康监检部门、认证机构等监测或检查结果反馈的信息。

——政策、法律法规、标准类信息，如环境保护法等。

——相关方的信息及投诉等

——其他外部信息，如各部门直接从外部获取有关质量、环境、职业健康安全等方面的信息

5.1.2 内部信息

——正常信息，如方针、目标、指标、监测检查记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等。

——不符合信息（含潜在的），如管理体系内部审查的不符合等。

——紧急信息，如发生环境事件、安全事件、火灾、洪涝灾害等情况下的信息记录。

——其它内部信息，如培训记录、职工建议、管理层对管理体系的各项批示等。

5.2 信息的收集

5.2.1 外部信息的收集

1）办公室负责环保局、检测站等监测检查结果反馈信息的收集，并及时传递到有关部门。

2）办公室负责汇总登记各类政策、法律法规、标准类信息，具体按《法律法规及其它要求控制程序》执行。

3) 技术质量部负责汇总内外部质量监督、检测、检查方面的信息，并及时反馈有关部门进行处理；

4）各归口职能部门与工程合同方、物资供应商、废弃物收购方、运输公司等进行沟通，对其产品或服务的质量、环境、安全施加影响，相关方反馈的信息，由对应主管部门按运行控制程序，填写《信息交流协商与沟通记录》传递给相关部门处理。

5.2.2 内部信息的收集

1）正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息，品管部按响应程序规定传递组织的方针、目标、指标、管理方案、内部审查结果、管理评审结果、法律法规等信息。

2）不符合信息（含潜在信息）的处理详见《不合格控制规范》。

3）紧急的环境、安全方面的信息处理，详见《应急准备与响应控制规范》。

4）其它内部信息，提供者可填写《信息反馈单》或《信息交流沟通记录》反馈给有关部门分析、传递、跟踪、验证

5.2.3 当信息反馈部门收集的信息涉及到产品重要质量、环境、职业健康安全隐患,应及时向管理者代表或总经理报告。

5.3 信息交流沟通方式

方式一般有职工大会、体系管理评审及内部审查、业务系统工作会、生产协调会、环境、职业健康安全例会；方针目标宣传、人员培训、各类文件的发布实施；各类业务数据统计报表；合理化建议改善、与组织有关的选型手册、报刊、信息简报、看板、OA系统等内部信息媒体；组织内部局域网及外部网络传输；各部门各单位与相关方的沟通、满意度调查评估分析以及其它各种相关交流活动。

5.4 参与和协商

员工代表应参与质量、环境、职业健康安全方针、程序的制定和评审。工会通过职工代表大会、座谈会、征集合理化建议等厂务公开的形式，征求职工在体系运行、影响作业场所环境、安全各因素改善等方面的要求和意见，与管理者代表定期沟通与协商。

组织领导及相关部门通过听取汇报、接待处理相关方等形式，了解各项要求和抱怨，以便沟通解决相关问题。

5.5 信息资料保管

归口部门需将所有信息资料存档并保存三年。

5.6 有关事件信息的具体原因调查分析、纠正措施、预防措施，按《持续改进

控制规范》进行。

6 流程图

信息交流、沟通流程图见附件

7 相关文件化信息

QD7.5.1 《文件化信息控制规范》

QD6.1.3 《法律法规及其它要求控制规范》

QD10.2.1 《不合格纠正措施控制规范》

QD10.1.1 《持续改进控制规范》

QR7.4-01 《信息沟通事项清单》

QR7.4-02 《信息交流沟通协商记录》

8、修改栏

编制：潘旻斐审核：凌国洪批准：潘建洪

日期：2017.08.05 日期：2017.08.15 日期：2017.08.31

附件信息交流、沟通流程图