公文的种类和格式

5、删去中间层次
如《××县卫生局转发卫生部关于……（事由） 意见的通知》，至于省卫生厅、市卫生局对卫生部文 件的转发情况， ××县卫生局可在自己通知的正文中 加以说明。
6、通报
是一种用于表彰先进、批评错误、传达重要情况 和上级机关重要精神的公文。 （1）通报的适用范围和作用：①表彰先进单位和先 进人物，起到指导工作、激励群众的作用；②披露和 批评错误，起到警示和告诫作用；③通报事关全局的 重要情况或动向，起到加强沟通、推动工作的作用。 （2）通报的分类与特征。 分类：从其内容角度看，有表扬性通报、批评性 通报、情况性通报；从其发文机关看，有单独通报、 联合通报；从表现形式看，有直述式通报、转述式通 报。 特征：①针对性；②指导性；③宣告性。 （3）写通报应把握的几个方面：①情况要真实；② 观点要鲜明；③典型要选准；④分析要透彻；⑤文风 要朴实；⑥详略要得当。
4、文号代替标题
如某市机构编制委员会要转发《广东省机构编制 委员会关于印发〈广东省人民政府机构改革方案实施 意见〉、〈广东省省直议事协调和临时机构清理方 案〉、〈广东省人民政府机关人员分流实施办法〉、 〈广东省人民政府机关工作人员定岗定员实施办法〉、 〈广东省人民政府机关分流人员学习和培训实施意见〉 的通知》（粤机编[2000]3号），可用如下标题《× × 市机构编制委员会关于转发广东省机构编制委员会粤 机编[2000]3号文的通知》
来自百度文库
联系：可以是同样的制发机关，同样的内 容，经过同等规格的会议通过，具有同样的权 威性，发挥同样重要的效力和作用。 区别：①在制发程序及形成上有所区别； ②在内容上略有区别。 （4）写决议应注意的事项：①文风庄重严 谨；②文字简明扼要；③格式标准规范；④内 容详略得当。
决议标题举例
中共广东省第七届委员会第八次全体会议 关于召开中国共产党广东省 第八次代表大会的决议
18、议案 是各级人民政府按照法律程序向同 级人民代表大会或人大常委会提出并需 大会列入议程、进行讨论、审议和决定 的议事原案的一种建议性公文。 （1）议案的特征：①制作主体的特定性； ②运行程序的法定性；③行文对象的单 一性；④生效标识的特殊性。 （2）写作议案的注意事项：①要适时 提交；②要一案一事；③要切实可行； ④要注意议案与提案的区别，不要混淆； ⑤用语要准确得体。
二、正确使用文种的原则 和方法
1、必须遵照《条例》和《办法》的 规定，使用统一规范的文种名称。 2、必须符合制发机关的身份和权限。 3、必须依据公文的内容选定和使用合 适的文种。 4、必须符合行文关系的原则和要求。
三、公文的格式
转文性通知标题举例：
1、省略重复词语和书名号 如《××省人民政府关于转发国务院〈关于……（事由）的 通知〉的通知》，这个标题可改为《 ××省人民政府转发国务院 关于……（事由）的通知》 2、简化被转文件的发文机关名称 如国务院办公厅为转发卫生部、民政部、财政部、公安部、 教育部和中国残联六个单位联合行文的一个意见，撰写了转文性 通知，其标题是《国务院办公厅转发卫生部等部门关于进一步加 强残疾人康复工作意见的通知》（国办发[2002]41号） 3、合并被转文件 如国务院办公厅用一个通知来转发人事部、财政部有关工资 标准的三个文件——《关于调整机关工作人员工资标准的实施方 案》、《关于调整事业单位工作人员工资标准的实施方案》、 《关于增加机关、事业单位离退休人员离退休费的实施方案》， 这个通知的标题是：《国务院办公厅转发人事部财政部关于调整 机关事业单位工作人员工资标准和增加离退休人员离退休费三个 实施方案的通知》（国办发[1999]78号）
(1998年5月20日中共广东省委七届八次全体会议通过)
2、决定 是指记载各种组织和领导机关，对重要事 项或重大问题作出安排部署或决策、决断的一 种公文形式。 （1）决定的特征：①与决议相比，适用范围 更宽泛；②比决议更加具体化；③具有较强的 针对性。 （2）决定的作用：除了具有决议的三方面作 用之外，还有认定作用、倡导和警示作用。 （3）写决定需要注意的事项：除了把握写决 议那几点外，还要注意：①针对性；②确定性； ③要有一定的理论性。
16、公告 是党和国家机关用于向国内外宣布 重要事项或者法定事项的一种公布性公 文。 （1）公告的主要特征：①公开性；②严 肃性；③权威性。 （2）公告的适用范围：通常由权力机 关、监督机关使用。
17、通告
是用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的 事项的一种公布性公文。 （1）通告的特征：①公开性；②广泛性；③周知性。 （2）通告的适用范围：不仅高级机关可以使用，一 般行政机关可以使用，人民团体、企事业单位也可以 使用。 （3）通告与公告的关系 相同之处：①都是公开发布的；②法定事项公告 与法规性通告，在内容上有些相似。 区别：①从发布的事项看，公告的事项更为重大， 而通告则是发布社会各有关方面应当遵守或周知的事 项；②从发文的机关看，公告一般由高级机关发布， 而通告各级机关甚至企事业单位都可以发布；③从受 文对象看，公告的受文对象不仅有国内的，也有国外 的，通告则主要是对国内的。
15、命令（令）
是用于依照有关法律公布行政法规和规章， 宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位 及人员的一种公文形式。 （1）命令（令）的主要特征：①强制性；② 严肃性；③权威性。 （2）命令（令）的适用范围：国家主席、 人大常委会委员长、国务院总理、国务院及其 所属各部长、各委员会主任、各级人民代表大 会及其常委会、地方各级人民政府及其法定机 关或人员，具有发布命令的职权。军事领导机 关及军政首长也可发布命令。其他单位和个人 不能发布命令。
3、指示
是指党的上级机关或组织对所属下级机关 或组织发布的一种具有强制约束力的指令性公 文。 （1）指示的特征：①权威性；②明确性；③ 原则性；④时效性。 （2）指示的作用：保证党的路线、方针、政 策和国家的法律、法令的贯彻执行，保证党的 各项工作任务的顺利完成，保证党的阶段性目 标和总目标的实现。 （3）写作指示应注意的事项：①针对性要强； ②可操作性要强；③文风要明快。
10、批复 是答复下级机关请示事项所使用的公文。 （1）批复的特征：①针对性；②权威性； ③简明性。 （2）批复的作用：用于答复下级机关的请 示。 （3）写批复应注意的事项：①针对性要强； ②观点要明确；③表达要准确；④篇幅要短小。
11、条例 是党的中央组织制定的规范各级党 组织的工作、活动和党员行为的具有规 章制度性质的公文。 条例的特征：①制发机关的特定性； ②规定内容的权威性；③规定条文的强 制性；④规定时效的长期性。
7、公报 是党和国家用于发布重要决定或重 大事件的一种公开性的公文形式。 公报具有规格高、权威性大、透明 度强、影响面广的特征。
8、报告
是下级机关向上级机关汇报工作、反映情 况和问题、提出建议以及回复上级机关的查询 或交办事项时所用的一种陈述性公文。 （1）报告的特征：①陈述性；②广泛性；③ 转化性。 （2）报告的作用：是用于向上级机关汇报工 作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询 问。 （3）写报告应注意的事项：①反映情况要真 实；②分析问题要准确；③提出建议要审慎； ④回复询问要贴切；⑤不能夹带请示事项。
5、通知
是一种兼有指示性、部署性、周知性等多方面功 能的公文。 （1）通知的特征：①适用范围和用途很广；②使用频 率比较高；③种类较多。 （2）通知的作用：用于发布党内法规、任免干部、传 达上级机关的批示、转发上级机关和不相隶属机关的 公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理 和有关单位共同执行或周知的事项。 （3）通知与相关文种的关系。有两种情况：一种是不 相干，独立成文的；另一种是相互搭配行文，一般宜 于同规定、意见、报告、会议纪要等文种配套。 （4）写通知应注意的事项：①内容务求具体明确；② 文字表述要力求简练准确；③格式要规范。
14、会议纪要 是用于记载和表达重要会议的主要 精神和议定事项，要求有关方面或下级 机关共同遵守和执行的纪实性、指导性 公文。 （1）会议纪要的主要特征：①提要性； ②决议性；③客观性。 （2）写会议纪要的注意事项：①忠实 于会议主旨，客观地反映会议内容；② 围绕会议中心，突出主题，抓住要点； ③观点要鲜明，语言要简练，记述要有 条理。
4、意见
是指党政机关对重要问题提出具有普遍指 导意义的见解和处理办法、建议的一种公文形 式。 （1）意见的特征：①行文形式具有灵活性； ②行文内容具有广泛性；③行文方向及公文性 质具有可变性；④行文效力具有准法规性。 （2）写意见应注意的事项：①目的性要明确； ②理由要充分；③内容要充实；④处理问题的 办法、措施和建议提得要明确、具体、直截了 当，并具有可行性；⑤用语要恰当。
请示例文：
关于一九九三年国债发行工作的请示 国务院： 一九九三年将发行ⅹ ⅹ ⅹ亿元国债，国库券ⅹ ⅹ ⅹ亿元，整个 发行工作从三月一日开始。为保证这项工作顺利进行，现提出以下意见： 一、发行国债是平衡财政预算，加强国家重点建设的重要措施，各 级人民政府要加强领导，采取多样化的发行方式，保证完成今年国债发 行任务。 二、继续贯彻国债优先的原则。在国库券发行期间，除国家投资债 券外，其他各种债券一律不得发行，国债以外的各种债券的利率不得高 于同期国库券的利率。 三、各级人民政府和国务院有关部门要严格做好国库券以外的各种 债券发行的审批工作。凡未按上述规定发行的债券，各类证券中介机构 不得代理发行，各证券交易场所也不得批准上市。 以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。 财政部 国家计委 中国人民银行 一九九三年二月二十日
12、规定
是党的领导机关对特定范围的工作和事务 制定具有约束力的措施、办法的一种规范性公 文。 （1）规定的特征：①行文的针对性；②实行 的强制性；③使用的广泛性。 （2）规定的作用：主要用于对特定范围内的 工作和事务制定具有约束力的行为规范。 （3）规定写法的注意事项：①内容针对性要 强；②条文排列要有序；③文字表述要简明周 密；④文件格式要规范。
公文的种类和格式
主讲人：
一、党政机关现行公文的种类
1、决议
决议是指记载经过会议讨论决定，并要求 所属组织和成员个人贯彻执行的事项的一种公 文形式。 （1）决议的特征：①制发程序上的规范性； ②内容和适用对象上的广泛性；③效力上的权 威性；④思想上的指导性；⑤时效上的相对长 期性。 （2）决议的作用：动员作用，指导作用，约 束作用。 （3）决议与决定的关系：二者既有联系又 有区别。
容易产生歧义的《规定》举例： “要求所有党员，特别是党员领导 干部，不得借过节之机向自己的上级领 导同志送礼，不准用公款超标装修自己 的住房，不准用公款大吃大喝，更不准 变相使用公款进‘三厅’寻欢作乐、违 法嫖娼。”
13、函
是指机关之间商洽工作、联系事项、询问 和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请 求批准事项所使用的公文。 （1）函的主要特征：①行文方向的多样性； ②使用范围的广泛性；③写作的灵活简便性。 （2）函的写作应注意的事项：①主题要突出， 中心要明确；②行文要开门见山，直陈其事， 函件宜短不宜长；③文字要简明，用词要恰当， 文意要严密；④要尊重对方，语气要平和、恳 切，话说得要入情入理，宜于对方欣然接受。
报告的基本写法（三段式）： ⑴情况----做法----问题 ⑵情况----问题----今后意见 ⑶情况----原因----下步做法 ⑷情况----原因----责任及处理意见 ⑸情况----问题----建议
9、请示 是下级机关和组织向上级机关和组织请求 指示、请求批准事项的一种公文形式。 （1）请示的基本特征：①行文主体的组织 性；②行文内容的单一性；③行文关系的直接 性；④行文时限的紧迫性。 （2）请示的作用：主要是起向上级机关请 求指示、批准的作用。 （3）写请示应注意的问题：①内容要简明 扼要；②表述要情理交融；③行文要严格规范； ④要把握请示件的内在逻辑关系。