资料1：系统新功能操作手册.doc

附件1

系统新功能操作手册

一、新的登陆界面

说明：

1．系统更换了登陆界面，登陆方法与以前一样。

2．新的登陆页面记住用户名和密码的方法。

第一步：在IE地址栏中输入http://oa.petrochina，输入账号和密码登陆系统。

第二步：登陆系统后，在页面下方有一个提示“”，点击“是”，如下图：

第三步：点击IE浏览器“工具”—“Internet选项”—“安全”—“受信任站点”—“自定义级别”—“用户登录身份验证”—“自动使用当前用户名和密码登陆”—点击“确定”。

二、开通查看收文单位办理过程的功能

1．功能描述：发文单位想查看或跟踪收文单位的办理过程。

2．操作步骤：

第一步：点击已发送文件标题后的流程步骤查看图标。

第二步：点击收文单位中的单位名称，即可查询到收文单位办理过程。

三、短信提醒功能

1．功能描述：为了提高用户处理公文的效率，系统增加了短信

提醒功能。短信提醒分为两种，一种为即时提醒；一种为定时提醒。用户可根据自己的需求设置属于自己的短信提醒方式。

注：请管理员收集本单位需要开通短信提醒功能的用户，一定要确保手机号码正确，收集好后发给信息中心。

即时提醒是指用户只要收到待办的文件，就会收到短信提醒；

定时提醒是指在系统规定的时间时，发信息告知用户待处理公文中有未处理的文件数量。

2．使用角色：不需要给用户授予系统角色，每个用户都可以设置。

3．开通短信提醒的操作步骤

第一步：点击“个人助理”中的“个人授权”。

第二步：点击“开启手机认证”

第三步：在手机号的框中输入本人的手机号码，点击“获取验证码”，再点击确定。

第四步：接收手机验证码。

第五步：填写手机上收到的验证码，点击“绑定”，弹出验证成功的提示，点击“确定”。

第六步：在短信发送方式中选择“即时”或者“定时”，然后点击“确定”后，手机短信绑定成功。

4．取消短信提醒

去掉“使用手机短信平台”“是”前面的勾，点击“确定”就可取消短信提醒功能

四、文件催办

1．功能描述：根据文件内容的缓急程度和承办的时限要求，并且防止文件的积压和丢失，通过短信提醒功能给用户发信息，提醒用

户及时处理文件。

注意：使用文件催办功能，被催办用户必须开通短信提醒功能。

2．使用角色：不需要给用户授予系统角色，每个用户都可以设置。

3．操作步骤：

第一步：点击“个人助理”中的“文件催办”，进入文件催办页面。

第二步：通过标题或者文件编号查找到需要催办的文件。

第三步：点击催办图标，在弹出的对话框中选择被催办人员，填写文件催办时间，然后再点击“催办”。

“催办时间”：是指这个文件要求在设置的时间内完成。

说明：用户的手机就会收到如下图的短信信息

4．催办记录查询:点击文件标题后面的，可以查询该文件的催办人、被催办人、发送时间和催办时间。

注意事项：当文件已发送或已办结时，该文件不能再选择催办。

五、文件撤办

1．功能描述：为了方便用户即时处理文件流转时遇到的异常情况。撤办可把文件撤到未处理待办的上一步骤，系统自动清除当前待办任务，自动生成上一步步骤的待办。

2．使用角色：文件撤办人—建议该角色给企事业单位文书或管理员使用

3．不能撤办的步骤

文件在启动发文流程后的拟稿步骤不能撤办

➢文件转会签（包括选人会签）不能撤办

➢文件套头、盖章后不能撤办

➢文件发送和办结后不能撤办

4．操作步骤

第一步：在“系统工具”点击“文件撤办”弹出文件撤办页面，如下图：

第二步：查询文件。

说明：在查询界面中输入“文件标题”或“文件编号”，查到需要执行撤办操作的文件。在文件标题后的撤办里如果有这个图标，那么这个文件就可以执行撤办。

第三步：点击撤办图标，弹出确认消息，确认好退回状态后，点击确定，任务撤办成功，撤办图标变为“已撤办”。

5．撤办记录查询:点击文件标题后面的，可以查询该文件的撤办步骤、撤办人和撤办时间。

六、文件撤回

1．功能描述: 为了方便用户即时处理文件发送后遇到的异常情况。可把文件从已收文单位中撤除，系统自动清除收文单位的待办任务。

2．使用角色：文件撤文人—建议该角色企事业单位文书或管理员使用

3．操作步骤

第一步：在“系统工具”点击“撤文管理”弹出文件撤文页面，如下图：

第二步：查询文件。

说明：在查询界面中输入“文件标题”或“文件编号”，查到需要执行撤文操作的文件。在文件标题后如果有这个图标，那么就说明这个文件就可以执行撤文。

第三步：点击撤文图标，弹出撤文申请页面，填写撤文申请人、联系电话和撤文原因，将“撤文申请单”作为附件上传，选择需要撤文的收文单位，然后点击“撤文”，确定后这个文件就已经执行撤文操作。

另，如需要进行第二次撤文时，点击撤文图标，弹出撤文申请界面，可继续进行上述撤文操作，将文件再次撤回。

4．撤文记录查询:点击文件标题后面的，可以查询该文件的撤文记录。

七、查询统计功能

1．文件催办查询

功能说明：该功能可查询被催办的文件，和每个文件催办的次数、催办时间、催办人和被催办人。

操作步骤：

第一步：用户在“个人助理“点击“个人催办记录查询”弹出催办查询页面，如下图：

第二步：在查询界面中输入“文件名称”，选择“催办类型”（包括全部、我发出的催办、我接收的催办），点击查询。

2．撤办记录查询

功能说明：可查询本公司执行过撤办操作的文件、每个文件执行撤办的次数、撤办步骤描述、撤办人与最新撤办的时间。

角色说明：角色名称“撤办查询人”，角色使用范围：企事业单位文书或管理员。