文件管理办法(会签稿)
文件会签管理办法
文件会签管理办法一、背景介绍现代组织机构中，文件的会签是一项重要的管理流程，它可以确保文件的质量和决策的准确性。
本文将介绍文件会签的定义、目的以及实施步骤，以便更好地管理文件会签流程。
二、定义和目的1. 定义文件会签是指将文件提交给相关的责任人或部门审查、评估和签署，以确保文件内容符合要求、无误、无疑，决策准确、合规。
每个相关方在会签环节进行评审，提供意见和建议，从而为文件最终达成共识提供基础。
2. 目的文件会签的目的主要包括：(1) 确保文件的规范性：通过会签流程，可以遵循一定的标准和步骤，确保文件符合组织内部和外部的规定，提高文件的规范性和合法性。
(2) 提高决策质量：会签过程中，不同部门和责任人可以提供各自的意见和建议，从而综合各方观点，提高决策的质量和准确性。
(3) 加强内部沟通与合作：会签流程可以促进各个部门和责任人之间的沟通与合作，协调各方利益，加强团队合作，凝聚共识。
三、实施步骤文件会签的实施步骤可以分为以下几个环节：1. 发起会签(1) 确定会签的文件：根据具体需要，确定需要会签的文件，包括文件的类型、内容和相关标准。
(2) 确定会签对象：确定需要会签的责任人或部门，根据文件的性质和重要性，选择相关的会签对象。
(3) 提交会签申请：将需要会签的文件提交给相关的责任人或部门，附上会签申请表格，并注明会签的截止时间和其他要求。
2. 会签审查(1) 文件评审：会签对象收到会签申请后，对文件进行评审，并提供意见和建议。
评审内容主要包括文件的合规性、准确性和可行性等方面的评价。
(2) 会签意见提交：会签对象根据评审结果，将会签意见书面提交给发起方，明确表达对文件的意见和建议，包括修改、补充或修改的建议。
3. 会签协商(1) 汇总会签意见：发起方收到各个会签对象的意见后，进行意见的汇总，以便与各方协商。
对于不同的意见，应该进行分类和整理，并找出共性和差异性，为协商提供依据。
(2) 召开会签协商会议：根据意见汇总情况，发起方可以召集会签对象进行会签协商会议，讨论意见和建议，达成共识，并根据需要进行修改和调整。
公文管理办法
公文管理办法为规范公司各类文件的起草、审核、签发流程，加强日常行文管理，做到政令畅通，令行禁止，根据集团《公文处理管理办法》、《规章制度制定管理办法,》制定本办法。
公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。
本办法合用于公司各类收文、发文的处理工作。
一、发文是指公司制发的公文，包括发往上级机关单位的公文(上行文)，发往同级机关单位或者与公司无隶属关系的其他单位的公文(平行文)，下发给公司下属有关单位的公文(下行文)。
二、收文是指公司收到的外部单位的公文，包括上级机关单位发给公司的公文(下行文)，同级机关单位或者与公司无隶属关系的单位发给公司的公文(平行文)。
三、公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
四、办公室是公司公文处理工作的主管部门，并负责对各部门的公文处理工作进行业务指导和催促检查。
公文种类主要有：一、决策指挥性公文，包括决定、决议、批复、意见等。
(一)决定。
合用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销不适当的决定事项。
(二)决议。
合用于会议讨论通过的重大决策事项。
(三)批复。
合用于答复下级部门请示事项。
(四)意见。
合用于对重要问题提出见解和处理办法。
二、报请商洽性公文，包括报告、请示、提案、函等。
(一)报告。
合用于向上级部门汇报工作、反映情况，答复上级部门的问询事宜。
(二)请示。
合用于向上级部门请求指示、批准。
(三)提案。
职工代表向职工代表大会提出的意见及建议。
(四)函。
合用于不相隶属单位/部门之间商洽工作、问询和答复问题、请求批准和答复审批事项。
三、发布知照性公文，包括通告、通报、通知、记要等。
(一)通告。
合用于在一定范围内发布应当遵守或者周知的事项。
(二)通报。
合用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
(三) 通知。
合用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项、规约、批转、转发公文。
《公文处理管理办法》
公文处理办法第一章总则第一条为规范公司的公文处理工作，提高公文处理的效率和质量，按照公文规范化、制度化和科学化的要求，依据《国家行政机关公文处理办法》的要求，结合公司实际，制定本办法。
第二条公文是公司经营活动中形成和使用的文件材料，是传达贯彻方针政策，发布规章制度，请示和答复问题，布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第三条公文处理指围绕公文的收进与发出进行的一系列衔接有序的工作，是对公文从撰写制作、传递到管理，以及归档或销毁的全部活动。
第四条公文处理遵循准确、及时、安全、统一、高效等基本原则。
第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，杜绝泄密事件发生。
第六条本实施办法适用于公司和各部门的纸质公文和电子公文的处理工作。
第七条公司综合财务部是公文处理的管理机构和发文机关，对公文实行归口管理，以及业务指导、督促检查。
各部室负责拟稿、会签、送审。
第二章公文种类第八条公司党政常用的公文种类主要有：决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等11种。
适用范围如下：（一）决议：适用于公司会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定：用于在公司范围内，对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及个人，变更或者撤销有关不适当的决定事项。
（三）通告：适用于在一定范围内公布公司职工应当遵守或周知的事项。
（四）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知：用于传达上级指示，批转下级公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求有关单位办理和需要有关单位、人员周知或者执行的事项，印发公司规章制度，任免人员。
（六）通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。
（八）请示：用于向上级机关请求指示、批准。
（九）批复：用于答复下级部门的请示事项。
（十）函：用于与不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
文件管理办法
文件管理办法第一节总则第一条为了加强机施文件处理工作科学化、制度化、规范化，切实提高文件处理效率和文件质量，结合公司实际，特制定本制度。
第二条公司文件由综合部统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。
综合部指定专职人员负责收文和发文管理工作。
收发文人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记表和发文登记表。
行综合部必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。
第二节发文办理第三条总体要求公文发文遵循“谁主办、谁拟稿、谁负责”的基本原则，由拟稿部门严格按照党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）拟制。
拟稿人是第一责任人，对公文的内容和形式全权负责，对公文质量承担主要责任；拟稿部门的负责人对公文质量负直接领导责任，应当严把公文的政治关、政策关；公司综合部核稿人员对公文质量负审核责任，对公文内容和格式进行检查并提出修改意见。
校对人由拟稿部门指定，在公文正式印发前对文字、标点等错漏进行最后校核。
第四条适用范围（一）以机施名义制发的各类正式公文；（二）不编发文字号，但需以公司名义制发的各类书面材料。
第五条发文程序（一）拟稿部门拟制公文经部门负责人、分管领导审改把关后，才能启动发文审签程序。
送签时必须规范使用发文稿纸，详细填写各项内容，主送、抄送单位明确。
（二）审签流程：部门拟稿并填写发文稿纸（详见附表1）→部门负责人审核签字→呈分管领导会签→综合部人员核稿→综合部负责人复核签字→综合部分管领导复核签字→呈总经理签发→综合部制文→拟稿部门校核文稿→行政办公室用印→部门分发并归档留存。
第六条公文起草（一）文稿内容要符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，准确完整体现发文意图；要从实际出发，深入调研，充分论证，实事求是分析问题，广泛征求意见建议，提出切实可行的政策措施和办法。
（二）按照“短、实、新”的文风要求，严格控制公文篇幅。
第一条公文审核（一）拟制公文在交由公司总经理签发前，必须提交综合部核稿。
内部文件会签管理办法
内部文件会签管理办法内部文件会签管理流程图3－1、总则(1)制订目的:为对本公司内部重要通知、会议决议等公文资料的会签实行程序化、规范化管理，特制定本规定。
(2)适用范围:适用于公司经理层、董事、部门经理对公司内部重要公文的会签和办理。
3－2、责任主体公司内部重要通知、会议决议等公文资料均由总经办统一负责在经理层、董事、部门经理之间进行会签、办理和归档。
3－3、公司内部文件会签管理办法(1)总经办对需要会签的公文进行分发和登记，并附上《内部文件会签单》，由受件人签字。
(2)需会签的公文，由总经办主任签批意见，再分送给相关领导会签。
(3)受阅人收到公文后，应仔细阅读公文，领会公文的精神和要求，着手办理需要本人办理的事务。
(4)对于需要受阅人回复或者办理的公文，总经办应对办理情况进行询问和催促，以提高办事效率。
催办可采取电询、函询、面询等，无论何种催办方式，都应做好催办记录。
3－4、会签要求(1)总经办人员对于需要会签的公文，原则上应随到随送，不得积压。
凡是内容重要的急件，必须立即报告总经办主任，以便及时处理公文中涉及到的有关事项。
(2)受阅人在会签单上必须签署“已阅”，或者签署具体意见，不得简单签名。
档案室办复3－5、附件《内部文件会签单》附件：☆☆☆☆☆☆☆☆有限公司内部文件会签单五、电话管理规定1、总则1－1、目的为使电话发挥最大效率并节省话费，规范接听电话礼仪，特制订本规定。
1－2、适用范围本规定适用于公司内电话的使用与管理。
2、责任主体总经办负责本规定的拟定与修改，并负责电话的装机、移机、维修、话费控制等工作的组织管理。
各部门经理负责本部门电话的监督与控制使用。
3、电话接听规定(1)接听外线电话的标准用语为：“您好，南通总承包公司”；(2)电话铃响后，应尽快接听，而不要故意延误；(3)接听时应先报自己的单位名称，然后再问对方找谁；(4)如果接听以后，自己不是受话人，应负起代为传呼的责任；(5)应等对方挂断电话后再挂机；(6)重要电话做好接听记录(见附件《电话接听记录单》)，重要信息要及时处理。
公司文件收发管理办法
公司文件收发管理办法第一章总则第一条为了使公司文件处理达到规范化、制度化和电子化，提高办文质量和效率，保障文件的安全性，特制定本规定。
第二条本规定所述“文件”包括公司与外部往来及公司内部间往来的文件。
一、外部文件:(一) 政府主管部门和其它管理关系单位下发给公司的指示、决定、通知、批复，往来单位或个人(含业主、租户、意向客户等)送达给公司的通知和信函，法律文书等;(二) 公司向政府主管部门或其它管理关系单位发出的请示、报告和信函，以及向往来单位或个人发出的信函、通知、管理规定等。
二、内部文件:(一)公司内部上传下达、平级单位间联系的文件包括通告、通知、请示、批复、报告、计划、总结、决议、决定、会议记要、联系函等。
子公司上报公司领导和与公司各部门间往来的文件属于内部文件;(二)内部规章制度;(三)经济合同。
第三条本规定适用于总公司，子公司可参照本规定执行，并按实际拟定相应收发文管理细则。
第四条文件收发处理应遵循以下原则:一、高效简捷原则。
文件批转会签时应高效处理，在规定时间内会签完毕。
对于一般的内外文件(文件页数10页以内)，原则上采用OA会签、批转，减环提效;重要机密文件或其他文件(10页以上或需要采取纸质的)采取纸质会签、批转。
1二、安全性原则。
办文窗口要做好收、发文和批转处理登记。
重要文件使用复印件流转处理，原件登记后送档案室保管。
文件处理完毕后，办文窗口将流转的纸质和电子文件连同文件处理表单一并交档案室存档。
三、时限性原则。
文件处理相关部门和人员应限时处理。
对于办毕时限内无法完成文件处理时，应在文件处理表单上说明，并及时通知办文窗口;对于外收文件，主办部门同时要在办文时限内先书面或口头予对方以简要回复，回复方式、时间、内容和对方联系人须在文件处理表单上注明。
第二章职责第五条行政人事部为公司文件的管理部门，并设立办文窗口主办文件的流传工作。
主要职责是:接收处理外单位来文、公司各部门和各子公司呈报公司领导的各类文件，按程序上报或分转处理;一、按公司领导批示，分转文件至相关单位传阅或阅办;二、跟踪文件的传阅和阅办过程，及时检查、督促文件中所承载事项的办理;三、指导、检查、监督各部门和子公司文件管理工作，定期对各公司办文窗口及部门文件管理员进行培训。
文件会签管理制度
文件会签管理制度1、目的为了进一步加强文件资料管理，规范文件审核会签工作，提高文件质量和行政效能，特制定本制度。
2、适用范围公司所有需要会签的文件。
3、名词解释文件会签制度是指制发文件时，如文件内容涉及其他部门的职能和业务，由主办部门提出，相关部门就文件相关事宜进行讨论、协商并签署意见的工作制度。
4、文件会签条件起草下列文件时，须进行会签4.1总公司文件涉及分公司业务的；4.2涉及全局性工作，需要相关部门协助的；4.3项目审批涉及多部门法律法规和政策的；4.4主要领导及分管领导认为有必要会签的；4.5其他需要会签的文件。
5、会签审核的内容5.1文件是否必要和可行；5.2文件是否符合企业相关制度、规定等；5.3文件是否符合程序和权限；5.4文件是否规范、科学、准确、恰当。
6、文件会签流程6.1主办部门负责起草文件并组织会签。
需要会签的文稿，经部门负责人审核后，由拟稿人负责送达相关部门会签。
6.2会签部门要认真研究，及时给出会签意见，由会签部门主要负责人签署意见、姓名和时间，并交接给下一个需要会签的部门。
6.3 会签部门如有不同意见须及时将问题或意见反馈给主办部门，经协商一致后可以会签；协商后不能统一意见的，可签署不同意见；公司最高领导者具有会签文件的最终定夺权，在文件会签表上标注最终意见。
6.4会签后的文件由拟稿人根据最高领导者的意见进行整理，因某种原因不能采纳会签意见的，由主办部门负责对提出意见的领导回复未采纳意见的原因。
6.5会签后的文件由主办部门专人整理，对不能采纳的意见要及时回复原因，并根据会签相关领导意见修订文件内容，各相关部门会签的痕迹由主办部门归档、备案；6.6每次会签应在半个工作日内完成。
如遇特殊情况须按主办部门领导要求时限完成。
会签部门若超过时限未出具意见，则视为同意，会签部门承担相关责任。
如确需延长会签时间的，会签部门须及时告知主办部门，会签时间不得超过1个工作日。
6.7会签后的文件由行政部负责文件的编号和签发。
-10-31文件会签管理制度1.doc
2012-10-31文件会签管理制度1 附件：文件会签管理制度为了进一步加强文件管理，规范文件审核会签工作，提高文件质量和行政效能，特制定本制度。
第一条文件会签的原则是指涉及相关部门共同承办的重要事件、制度、规定。
公司总办会已有决定的，无需会签，按总办会决议执行。
第二条需会签文件包括：1、文件内容涉及其他相关部门的；2、涉及全局性工作，需要相关部门协助的；3、文件或事项审批涉及公司原规定的；4、主要领导认为有必要会签的；5、其他需要会签的文件。
第三条会签审核的内容1、文件是否必要和可行；2、文件是否符合企业相关制度、规定等；3、文件是否符合程序和权限；4、文件是否规范、科学、准确、恰当。
第四条文件会签分类1. 根据文件内容不同，通常分为投资业务类、财务管理类、基金管理类、综合类文件；2. 根据文件密级不同，通常分为绝密级文件、机密级文件、秘密级文件、一般性文件，具体参照《保密管理制度》。
第五条文件会签流程1、文件主办部门组织会签流程；2、需要会签的文件经主办部门领导审核后，由拟稿人OA 上组织相关部门会签；3、投资业务类文件由相关业务部门（含风险审核部）和综合部负责人、主管领导会签；财务类文件由综合部和相关部门负责人、主管领导会签；基金管理类文件由财务部和综合部负责人、主管领导会签；综合类文件由部门负责人审核主管领导核准后根据需要组织各部门会签；4、涉及到保密类的文件，原则上“绝密”级文件由创始合伙人直接签批，“机密”级文件由公司合伙人及以上相关领导会签，“秘密”级文件由公司总裁助理、副总裁及以上相关领导会签，一般性文件不受此限。
第五条会签审核的要求：1、文件只会签与文件内容相关的部门负责人和主管领导；2、会签部门要认真研究，及时出具会签意见，由会签部门主要负责人和主管领导签署意见、姓名和时间，并流转到下一个需要会签的部门；3、会签部门如有不同意见须将存在的问题或意见反馈给主办部门，经协商一致后可以会签；协商后不能统一意见的，可签署不同意见；4、会签后的文件由主办部门专人整理，对不能采纳的意见要及时回复原因，并根据会签相关领导意见修订文件内容，各相关部门会签的痕迹由主办部门归档，综合部备案；5、每次会签应在半个工作日内完成，涉及机密问题和紧急文件须按创始合伙人要求时限完成，如不能及时会签的可授权他人代签，确需延长会签时间的，须及时告知主办部门，会签时间不得超过1个工作日；6、经过重新修订的文件终稿，由主办部门提交综合部审核，并由综合部负责文件的编号和组织签发，涉及全面性及重大事件文件，应由综合部主管领导核准，呈报创始合伙人签发，普通一般性文件，由综合部主管领导签发。
文件管理办法(会签稿)
文件管理办法（会签稿）版本号：1 页码: 1/11编制审核 批准1. 目的使公司文件管理规范化、制度化，提高文件管理质量，确保文件的有效性和系统化。
2. 适用范围本规定适用于公司内部文件的管理。
3. 职责3.1. 各相关职能部门负责其主要职责范围内管理文件的编写，其他部门提供相关配合。
3.2. 总经理办公室负责组织全公司管理文件的会签、发放、更改控制和管理，并负责电子版本文件夹的维护。
3.3. 各有关部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理。
3.4. 文件主导职能部门的负责人对文件负责审核，总经理负责批准。
4. 文件的分类与定义 4.1. 文件分类图：4.2. 文件分类 文件分为管理文件、日常工作文件两大类。
管理文件指所规定活动或内容涉及全公司或公司内几个相关部门的文件，根据其效力和涉及范围的不同可分为四类：章程、手册 、程序类文件、作业类文件（含技术标准）。
日常工作文件指日常用于沟通、协调等具体工作的一次性发文。
包括部门发文、签呈、信息文 件会议记录 管理文件部门发文 个人文件程序类文件作业类文件日常工作文件对外传真文件 章程 手册技术标准作业指导书签呈 信息交流表版本号：1 页码:2/11（不含附件和表格）交流表、对外传真文件、会议记录、个人文件等。
4.3.文件定义管理文件1）章程---指规定公司经营范围、经营宗旨以及公司基本结构、基本运作方式等事项的文件。
如：公司章程2）手册---指依据公司章程，规定公司某方面整体运作的政策和原则。
如：员工手册、质量手册、营销手册等。
该类文件的名称冠以XX手册，以辨别其性质。
3）程序类文件---指依据相关政策，规定公司某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。
该类文件的名称冠以XX程序、XX管理办法，以辨别其性质。
4）作业类文件---指依据相关程序或管理办法，详细描述公司某项工作和活动细节及具体作业方法,或为保证产品符合质量要求，规定产品或操作应遵循的原则和要求的技术性文件。
文件管理办法(规范标准版)
公司文件管理办法第一章总则第一条为了使文件管理工作科学化、规范化、制度化，参照有关规定，结合公司实际，制定本办法。
第二条本办法适用于***有限公司（以下简称“集团”）及各分子公司。
各分子公司须参照本办法的原则制定文件管理实施细则，并报***办公室备案审核后执行。
第三条文件处理应坚持实事求是的原则，做到准确、及时、规范、安全、保密。
第四条***办公室是集团文件管理的归口部门，负责统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第二章文件种类和格式第五条文件种类（一）决定：适用于对重大事项或者重大行动做出安排。
（二）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（三）通知：适用于批转各部门的文件，转发上级机关和不相隶属单位的文件；发布规章；传达要求各部门和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用高级管理人员等。
（四）通报：适用表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问等。
（六）请示：适用于向上级单位请求指示、批准。
（七）批复：适用于答复部门、分子公司请示事项。
（八）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。
（九）会议纪要：适用于记载或传达会议情况和决定事项。
（十）决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（十一）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）规定：用于对特定范围内的工作和事物制定具有约束力的习惯行为规定。
第六条文件格式（一）文件一般由文件名称、份号、密级、紧急程序、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。
（二）文件名称置于首页上方，一般用发文单位全称或规范化简称加“文件”组成；联合行文，行文名称中的主办单位应排列在前。
（三）上报的文件，应当在发文字号的右侧标注“签发人”，签发人后面标注姓名。
文件管理办法
文件管理办法1．总则1.1为确保文件管理正常、顺利进行，促进公司管理工作的效率，特制定本办法。
1.2所谓“文件”，是指业务工作上往来公文、函、报告、请示、会议纪要、规章制度等。
1.3文件的收发、领取与寄送由对口部门负责。
2．权责行政部负责文件的管理与归档。
3．文件的类别3.1 绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件。
3.2 秘密：指次重要并且所涉及内容不能向物管人员透漏的文件。
3.3 机密：指不宜向公司以外人员透漏内容的文件。
3.4 普通：指非机密性文件。
4．外来文件的收发及处置原则4.1 外来文件由对口部门接收，对口部门在《外来文件收发簿》中登记，需要审批的，填写《文件处理标签》由总经理批示后，下发相关部门处理，在处理时按下列要点处置。
4.1.1 一般文件予以启封，分发各部门，各部门在《收文登记簿》中登记。
4.1.2 私人文件不必开启，直接送收件人，并登记确认查收。
4.1.3 分送各部门的文件若有差错，必须立即返回。
4.2 普通文件的处理原则4.2.1 由部门负责人以上人员负责对文件进行审阅、回答、批办以及其他的处理，或交由制定的下属对文件进行具体处理。
4.2.2 遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。
4.2.3 各种有关联的事项，必须与各部门上以后方可给予处置。
4.3 机密文件的处理原则。
4.3.1 机密文件原则上由责任者或当事者自行处理。
4.3.2 指名或亲启文件，原则上应在应在封面上注明文件所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄。
4.3.3 到达的指名或亲启文件，原则上由文件上所指明的部门负责人或个人开启，其他人不得擅自启封。
如某主管在职务上有权限替代来件所指名者，不受本规定的约束。
5．内部文件的制发5.1 各部门因工作业务需要以公司文件下发时，由部门拟定文件交由行政部，由行政部统一格式拟定《文件审批表》交相关部门会签，由总经理审批后下发。
5.2 各部门对外因业务需要发送文函时，由部门拟定文稿，到行政部领取文函号，由总经理（执行总经理）审批后发送。
文件管理办法
文件管理办法第一章总则第一条为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本办法。
第二条本办法指的文件包括上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料，同级相关方函、电、来文。
第二章收文的管理第三条所有文件均由公司综合办指定管理员登记签收，并按年度分类建立台账。
第四条文件的编号保管：（一）文件管理员对上级部门转发文件及本公司拟发文件需分类登记编号并妥善保管。
（二）公司外出人员开会带回的文件及资料需一周内送交综合办文件管理员进行登记编号保管，不得个人保存。
第五条文件的阅批与分转：（一）凡正式文件均需由综合办主任根据文件内容和性质阅签后，由文件管理员分送承办部门阅办，重要文件应呈送分管领导亲自阅批后分送承办部门阅办。
（二）一般函、电等，由综合办文件管理员直接分转处理后备案。
第六条为加速文件运转，文件管理员应在当天将文件送到公司相关领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
紧急文件要即阅即办。
第七条文件的传阅与催办：（一）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
（二）文件在当天阅完后需在下班前将文件交综合办，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。
如有分管领导“批示”、“拟办意见”，综合办文件管理员应提醒有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
（三）综合办主任对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得综合办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。
第三章发文的管理第八条公司上报下发正式文件由综合办统一负责。
第九条发文的范围：（一）凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、会议纪要和会议简报，均属发文范围。
（完整版）公文管理办法
（完整版）公⽂管理办法原版已签字...........有限公司公⽂管理办法司规字第02号第⼀章总则第⼀条为做好公司公⽂处理⼯作，明确公⽂的种类、格式、⾏⽂规则等，提⾼公⽂质量和⼯作效率，使公⽂处理规范化、制度化、科学化，特制定本办法。
第⼆条本办法所称公⽂是指公司经营管理过程中形成的具有法定效⼒和规范体式的⽂书，是依法治企和进⾏经营、管理活动的重要⼯具。
第三条本办法中的公⽂处理是指公⽂的办理、管理、整理（⽴卷）、归档等⼀系列相互关联、衔接有序的⼯作。
第四条公司综合经营管理科负责各类公⽂起草的组织、各项制度并指导和监督执⾏；督促、检查公⽂运转和办理情况，统⼀管理公⽂收发、审核、⽤印、归档和销毁等⼯作。
第五条公司⽂员、内勤应不断提⾼公⽂专业知识、技能，专（兼）职负责公⽂处理⼯作。
处理公⽂⼈员应当忠于职守，遵守职业道德，保守公司商业秘密。
第六条公⽂处理应当坚持实事求是、精简⾼效的原则，必须做到准确、及时、安全，公⽂处理必须严格执⾏有关保密规定。
第⼆章公⽂种类第七条公⽂主要包括命令、决定、决议、通知、通报、议案、报告、请⽰、批复、函、会议纪要等。
⼀）命令(令)适⽤于依照有关法律公布⾏政法规和规章；宣布施⾏重⼤强制性⾏政措施；嘉奖有关单位及⼈员。
⼆）决定适⽤于对重要事项或者重⼤⾏动作出安排，奖惩有关科室及⼈员，变更或撤销公司的决定事项。
三）决议适⽤于经过会议讨论、研究、表决通过后制定和形成的意见及要求贯彻执⾏的事项。
四）通知适⽤于转发上级有关部门的公⽂；传达要求公司有关科室、公司周知或者执⾏的事项；发布规章；任免⼈员等。
五）通报适⽤于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
六）议案适⽤于向股东代表⼤会及董事会提请审议事项。
七）报告适⽤于各科室或公司汇报⼯作，反映情况，答复股东代表⼤会、董事会、监事会的询问。
⼋）请⽰适⽤于向上级部门请求指⽰、给予答复、审核与批准，主要包括：申请开办新业务、新产品，对规章制度有疑问或执⾏中存在问题，以及⼈事需求、机构管理、固定资产购置等经营管理⽅⾯的事项。
文件会签管理办法4.25
文件会签管理办法第一章总则第一条目的为进一步加强文件管理，规范公司文件会签审批流程，提高会签效率及文件质量，特制定本办法。
第二条适用范围本办法适用于公司在管理过程中形成的重要事件、管理制度、操作流程、公务信函等具有特定效力的文书。
（本文统称文件）第三条原则会签工作应坚持及时、高效的原则，确保行文准确、规范，发文及时，保障工作环节相互关联、衔接，使各部门工作得以顺利的开展。
第二章会签文件概述第四条需会签的文件包括：文件内容涉及其他相关部门的；涉及全局性工作，需要相关部门协助的；文件或事项审批涉及公司原有规定的；其他需要会签的文件。
第五条会签审核的内容：文件是否必要和可行；文件是否符合企业相关制度、规定；文件是否符合程序和权限；文件是否规范、科学、准确、恰当。
第三章会签程序第六条经办部门根据需要，拟定文件内容，附《文件会签单》，注明发文部门及会签发起时间，由部门负责人签字后移交前台文员，由前台文员统一走会签流转流程。
第七条前台文员编制《文件会签流程进度一览表》（附件1），并按要求如实填写会签进度情况。
上一个部门负责人会签完后应于1小时内流转到下一个部门进行会签。
第八条如遇部门会签负责人出差、外出等原因无法递交文件，前台文员应备注原因并在第一时间告知文件发起部门，发起部门负责人根据文件内容决定是否可先流转到另一部门进行会签。
杜绝文件滞留在前台文员处。
第九条每部门会签时间原则上不得超过1个工作日，会签部门负责人认真阅读，及时签署会签意见，如会签表格内不足以签署会签意见，可另附表格。
必要时可找文件发起部门负责人进行直接沟通，如遇特殊情况不能及时会签应告知前台文员。
第十条文件发起部门结合各部门会签意见，同相关部门进行沟通，对不能采纳的意见要及时回复原因。
统一意见后对文件进行修改。
第十一条会签文件形成初稿后，由文件发起部门将文件和《文件会签表》一并报（行政部文件管理人员，由文件管理人员统一报）总经理和董事长审批。
文件会签管理办法
6.1.7如需延持会签时间的,会签部门须及时告之主办部门,但会签时间不得超过1个工作日。
6.1.8综合管理部聚集各部门的会签意见,返还文件编写需求部门。
6.1.9文件编写需求部门根据会签中提出的问题重新作出修订,直至各相关部门出具统一意见。(第一轮会签后,为尽快达成意见统一,文件需求部门通过各种渠道与持不同意见的部门一一沟通,沟通意见可以列入对应部门会签表作为书面记录)
6.1.10假设会签中的一些问题、观点仍不达成共识的,那么将会签意见整理汇总,提交公司最高领导裁决。
6.4.4假设文件丧失、损毁,责任人需依公司?奖惩制度?的相关规定承受处分,由文件使用人申请补发。
6.4.5各部门指定专人负责文件收存、管理,编制本部门?受控文件清单?,及时传递文件,受控文件列入部门负责人离任交接工程。
6.5修订、废止
6.5.1文件在具体实施过程中假设需要修订,由文件更改提出人或提出部门出具?文件更新修订审批申请单?〔附表四〕,说明更改原因,必须时应附修订容的依据。
修订审查意见
审查人: 日期
审批人意见
审批人: 日期
附表五
文件销毁申清单
编号AG-GM/R-05-2019 版次V1.0 修订版次:A/0 填具日期: 年 月 日
文件名称
编号
版本
份数
销毁原因
申请人： 年 月 日
所在部门意见
签名： 年 月 日
文件控制部门意见
签名： 年 月 日
管理者代表意见
签名： 年 月 日
文件会签管理方法
文件编号
文件管理办法
文件管理办法第一章总则第一条为了促进公司文件管理工作的规范化、制度化，提高工作效率和质量，结合公司实际，特制定本办法。
第二条按照“严谨、高效、优质"的原则,综合办负责公司文件管理工作。
协调各单位文件办理各个环节的有序连接，确保办文的及时、准确、安全和保密.第三条本办法是规范公司行政性文件的管理。
主要管理内容：收文办理、发文办理、文件传阅、电子文件报批、文件立卷归档、文件使用等。
第二章收文办理第四条收文办理是对收到外部送达公司的文件、资料进行签收、拆封、登记、拟办、承办、催办、办复和归档等处理.第五条收文登记1、送达公司的文件、资料如没有指定部门和个人“亲启”、“亲收”的，应由办公室签收。
业务部门应指定专人签收本部门的业务文件。
2、文件拆封后，应进行分类、登记、编号，然后送部门负责人。
第六条拟办。
综合办负责人在收文后应提出拟办意见，并附相关的背景资料、政策依据等呈送公司领导批示.第七条批办.公司领导对呈报文件作出批示，由综合办传送有关部门承办处理.第八条承办。
承办部门根据领导批办意见和文件要求，进行文件的处理或执行文件要求，需要其它部门共同承办的由主办部门牵头负责,协办部门积极配合.承办部门认为不属于本部门承办范围的,要及时向公司领导说明事由,由公司领导重新批示。
第九条催办、办复、归档。
综合办对文件办理应跟踪、催办。
承办部门人员把文件办理完毕后，应及时将办理结果报告公司领导,并将收文及领导批办意见、办理情况送综合办存档。
第三章发文办理第十条发文办理是指公司对外发文或内部发文的处理。
发文办理程序主要包括:拟稿、核稿、会签、审批、签发、编号、校对、用印、分发等。
第十一条拟稿、核稿。
1、根据部门职责或公司领导批示，由主办部门拟稿。
拟稿人拟稿完毕，按文件格式规范要求打印文件清样，经部门负责人审核后，送综合办核稿。
如需相关部门会签的,应送相关部门负责人会签。
2、核稿重点是：⑴是否需要行文。
⑵文稿内容是否符合要求。
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文件管理办法（会签稿）版本号：1 页码: 1/11编制审核 批准1. 目的使公司文件管理规范化、制度化，提高文件管理质量，确保文件的有效性和系统化。
2. 适用范围本规定适用于公司内部文件的管理。
3. 职责3.1. 各相关职能部门负责其主要职责范围内管理文件的编写，其他部门提供相关配合。
3.2. 总经理办公室负责组织全公司管理文件的会签、发放、更改控制和管理，并负责电子版本文件夹的维护。
3.3. 各有关部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理。
3.4. 文件主导职能部门的负责人对文件负责审核，总经理负责批准。
4. 文件的分类与定义 4.1. 文件分类图：4.2. 文件分类 文件分为管理文件、日常工作文件两大类。
管理文件指所规定活动或内容涉及全公司或公司内几个相关部门的文件，根据其效力和涉及范围的不同可分为四类：章程、手册 、程序类文件、作业类文件（含技术标准）。
日常工作文件指日常用于沟通、协调等具体工作的一次性发文。
包括部门发文、签呈、信息文 件会议记录 管理文件部门发文 个人文件程序类文件作业类文件日常工作文件对外传真文件 章程 手册技术标准作业指导书签呈 信息交流表版本号：1 页码:2/11（不含附件和表格）交流表、对外传真文件、会议记录、个人文件等。
4.3.文件定义管理文件1）章程---指规定公司经营范围、经营宗旨以及公司基本结构、基本运作方式等事项的文件。
如：公司章程2）手册---指依据公司章程，规定公司某方面整体运作的政策和原则。
如：员工手册、质量手册、营销手册等。
该类文件的名称冠以XX手册，以辨别其性质。
3）程序类文件---指依据相关政策，规定公司某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。
该类文件的名称冠以XX程序、XX管理办法，以辨别其性质。
4）作业类文件---指依据相关程序或管理办法，详细描述公司某项工作和活动细节及具体作业方法,或为保证产品符合质量要求，规定产品或操作应遵循的原则和要求的技术性文件。
该类文件名称冠以XX指导书、XX标准、XX规范、XX细则、XX标准等，以辨别其性质。
日常工作文件1）签呈：内容涉及两个以上部门，由主导职能部门起草，提出建议或申请，其它相关部门签署意见，决策者核准生效的文件。
2）信息交流表：内容一般涉及两个部门，为了备忘和记录的目的，由主导职能部门起草，提出问题或建议，相关部门给予回复或反馈，普遍适用于某一类事或某一件事。
3）部门发文:由各部门负责人或其授权人签发，其内容代表部门，只涉及该部门职能范围内活动和需要其他部门配合执行的活动。
如：通知、计划、部门日常工作文件、建议等。
4）对外传真文件:通过传真向外部（如：合作伙伴、政府等）传送的文件。
5）会议记录:公司各种会议记录经整理后的文件。
会议记录不具有规范作用，会议中作出的决策，须由决策者单独发文才能生效。
6）个人文件:以个人名义发文，内容只代表个人。
如：部门内下级向上级的请示、个人工作报告、投诉、举报等。
4.4.受控文件和非受控文件版本号：1 页码:3/11（不含附件和表格）受控文件---指在发生更改时能全部追溯到使用者以保证使用版本有效性的文件。
公司管理文件、技术标准、保密文件属于受控文件。
受控文件加盖红色“受控文件”印章并注明分发号，便于追溯使用者。
受控文件印章图示如下：受控文件分发号：4.5.保密文件和非保密文件保密文件---指由总经理或相关职能部门拟制、签发，其内容涉及公司机密的文件。
保密文件分发前由发文部门加盖由总经理办公室统一管理的红色“密件”印章，分发前标明分发号，便于追溯使用者。
密件印章图示如下：密件分发号：5.文件排版要求5.1.页面设置纸张大小：纵向A4（210×297mm）；行间距：1.5倍行距（除对外传真文件的刊头）；字间距：标准间距；上页边距不得超过3cm，其它页边距与页眉页脚边界可根据需要灵活调节，以不影响整体美观为原则。
5.2.文件格式管理文件首页按附录2格式，即本文件首页的格式。
封面包括：必要的修订说明、文件名称、文件编号、版本号、页码，与其它页的差别是，页尾有制定、审核、批准的责任人签署。
管理文件正文按附录3格式，除了正文，还包括每页都有的信息：文件名、文件编号、生效日期、版本号、页码等。
部门发文格式按附录4格式。
1)第一页有刊头（文件上部信息栏），如果文件超过一页，从第二页开始无刊头，刊头包括：版本号：1 页码:4/11（不含附件和表格）文件接收部门或个人（To：XXX）、发文部门（Fr：XXX）、主题（Sub：）、发文日期（Date：）、文件编号（№：）、页数（Page：）。
2)刊头右上角插入公司名“上海日播服饰有限公司”。
3)刊头与正文开头用直线隔开。
4)如果总页数超过一页，则在每页右下角插入页码。
5)签发人姓名、职位左对齐，签名距正文结尾两行。
“对外传真文件”格式按附录5。
1)第一页有刊头，如果文件超过一页，从第二页开始无刊头；2)如果总页数超过一页，则在每页右下角插入页码；3)刊头与正文开头用一条直线隔开；4)刊头右上角插入公司标志；5)签名左对齐，距正文结尾两行；6)发文部门写上各自部门的传真、电话、E-MAIL。
“会议记录”格式参考附录6格式。
1)会议记录格式可根据具体需要灵活调节，附录6为建议参考格式。
2)第一页有刊头，如果文件超过一页，从第二页开始无刊头。
3)刊头右上角插入公司名“上海日播服饰有限公司”。
4)如果总页数超过一页，则在每页右下角插入页码；“个人文件”格式根据个人需要自行选择文件格式，建议除无文件编号外，其余参考“部门发文”格式。
文件表格格式要求：1)文件所附表格按职能部门统一编号；2)文件名称居中，用黑体3号字；3)公司logo在文件名称的右上方；4)“表格编号”在表格底部右下脚；5)表格右上角“№：”用于记录该表格的使用流水号，是否需要编流水号以及流水号编排格式按需要由使用部门灵活规定。
5.3.文件编号章程、手册、会议记录、对外传真、个人文件、签呈、信息交流表不进行文件编号。
版本号：1 页码:5/11（不含附件和表格）程序类文件编号××/P/××/001序号（由总经办统一编号）职能部门代码(按以下统一规定)程序类文件（Procedure的缩写）公司代码（按以下统一规定）1）公司代码：RB—日播总部ZM—至美公司ZX—至信公司2）职能部门代码按英文大写缩写（含总经理、总监代码）：a、GM—总经理VGM—副总经理b、MD—制造总监FD—财务总监SD—销售总监MKD—品牌企划总监DD—设计总监c、GMO—总经理办公室FA—财务审计部HR—人力资源部IT—电脑部MK—品牌企划部OA—办公事务部CM—商品部DS—直营部RD—设计部AM—公共资源部PR—公共关系部QM—质量管理部PL—计划部TN—技术部PU—采购部QC—品控部d、办事处的职能部门代码以所在城市拼音缩写加“O”表示（如“GZO”表示广州办事处）。
作业类编号××/WI/××/001序号（由总经办统一编号）职能部门代码作业类文件（Working Instruction的缩写）公司代码5.3.3技术标准编号：RB/××/001序号工艺类别公司代码工艺类别：TS---生产技术标准 QS---质量标准 OS----其他标准“部门发文”编号××/2007/001序号版本号：1 页码:6/11（不含附件和表格）序号序号1）序号按本年度发文顺序编写。
2）职能部门代码按5.3.2—2）规定编写。
5.4. 表格编号F —××—×××5.5. 页码页码表示如下： ××/××5.6. 文件版本号：新发布为1，第一次换版为2，之后为3、4……，依此类推。
5.7. “受控文件”分发号分发后的每份受控文件都有不同的分发号，便于分发后的追溯，分发号由总经办统一编制，统一备案。
×－－××5.8. 文件条款号以三位数字为限，若有更具体内容需区分，则以阿拉伯数字加单括号加以区分,再细分则以小写字母区分。
5.9. 字体、框线选用原则上，公司所有文件的正文均采用宋体小四号字，主标题和次标题均采用黑体小四号字，文件和表格刊头的公司名采用隶书小四号，其他位置按照如下规定字体，其余未规定的根据需要选择字体，以美观为原则。
职能部门代码年号 A 表示总部,B 表示品牌公司,C 表示至美职能部门代码表格（FORM ）的第一个英文字母版本号：1 页码:7/11（不含附件和表格）公司管理文件1)首页刊头文件名用黑体三号字，刊头、刊尾其它用隶书小四号字，框线用0.75磅线条。
2)首页开头的“文件修订说明”用黑体小四号字，必要时在关键词下加下划线。
3)文件正文的页眉、页脚采用隶书小四号字，线条用1磅线条，正文标题、次标题用黑体小四号字，其余用楷体-GB2312小四号字。
部门发文1)刊头“上海日播服饰有限公司”用隶书小四号，加下划线。
2)刊头其余用小四号黑体字（不加粗），正文宋体小四号字，刊头与正文间用1磅线条隔开。
对外传真文件：公司名称用加粗隶书小四号字加下划线，地址、电话、传真用楷体-GB2312小四号字，刊头其他部分以及正文用小四号黑体字，刊头与正文间用1磅线条。
会议记录：1)“会议记录”标题用倾斜黑体小四号字，“议题”用黑体小四号字，其余用楷体-GB2312小四号字。
刊头与正文间用1磅线条。
2)右上角的“上海日播服饰有限公司”用加粗楷体-GB2312小三号字，加下划线。
个人文件（参考）：刊头用小四号黑体字，正文宋体小四号字，刊头与正文间用1磅线条隔开。
表格：“上海日播服饰有限公司”标题用加粗隶书小四号字加下划线，“表格名”用加粗宋体三号字。
表格框线根据需要设定，以总体协调美观为原则。
5.10.流程图流程图形式按照公司指定模式，要求用VISIO制作，流程图中各流程环节必须对应相应职能部门或岗位。
流程图模式参考附录2《流程图模版》流程图图记参考附录3《流程图参考图记》。
6.文件制定、审批、发布、修订及其管理6.1.管理文件的制定、审批、发布、修订及其管理的流程图，参阅附件。
6.2.文件的制定、审批程序管理文件的制定、会签：版本号：1 页码:8/11（不含附件和表格）1)各职能部门按本规定格式要求起草,完成各部门主要职责范围内程序类文件、作业类文件初稿的编写，其他相关部门提供配合。
2)初稿完成后应预先进行内部讨论，必要时文件拟制部门组织相关部门一起开会讨论。
根据讨论意见修改后，部门负责人审核，再提交总经办组织会签。