来文来函处理流程
接待礼仪的具体要求
办公室来客接待管理流程笫一条为规范集团公司来客、来电、来函管理、特制定本流程。
第二条来客接待（一）接待人员在遇到有访客来时，应立即起身，而朝向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找哪一位？”、“有预约吗”。
知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮忙联系。
（二）来客来访，由前台接待人员与集团办公室对接，请来宾在接待室稍事等候，有秘书通知董事长或总经理，接见来宾。
（三）遇来宾要访问的副总经理以上领导外出，或遇领导在会议中或其他特使情况，不便接待来宾时，有秘书向来宾说明缘由，并有请来宾在联络单上填写个人信息以及联系方式等，在领导方便的时候，由秘书通知来宾，再次来访。
（四）来宾来访结束后，由接待人员或秘书送来宾在电梯处，并欢迎来宾再次来访。
第三条来电管理（一）电话铃声在响第二声到第三声之间必须接起来。
接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”这类的谦词。
如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。
（二）接待人员在接听电话时要使用规范用语。
接起电话使用规范用语：“您好！XXXXXX,请问您找哪位？”。
在通话结束后，“谢谢您的来电，我们会尽快答复，祝您工作愉快！再见！”（三）来电为一般事项，由接待人员电话告知相关部门即可。
对要求转向具体人姓名的电话，可以礼貌的说“请稍等”，并马上告知。
（四）来电为重要事项，则由接待人员要将来电内容转相关负责人，由领导回复来电。
（五）如果来电要求知道领导电话，对方知道领导姓名，但不知道电话，就要礼貌的询问，对方是谁、哪个单位，或可直接转办公室。
如果是广告、变相广告之类的电话，应该以礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。
第四章来函管理（一）一般函件要及时通知函件接收人领取，函件一般要求木人领取，函件接收人或他人代为领取时要签字。
办公室接待来宾流程规范细则（一）办公室接待来宾规范用语1.当客人进入办公室时接待人员请说：“你好，先生/小姐，请往这边走一请坐（如果说拜访人不在的话）”2.当客人坐下时接待人员则说：“先生/小姐，麻烦你/您等一下，我们XXX经理（领导）马上过来”3.当接待人员给客人上茶时则说：先生/小姐，请用茶4.当公司负责人来临时，接待人员则说：先生/小姐，您请这边5.当客人离开时，接待人员把客人送出公司门口并说：先生/小姐, 请慢走，欢迎下次来我们公司做客，并把客人引入电梯间。
区委办公室规章制度
区委办公室规章制度为加强区委办公室的文化建设，规范区委办公室工作流程，提高工作效率，制定《区委办公室规章制度》。
一、工作职责（一）负责区委常委会和区委会议的日常工作，组织起草和审查会议文件和决定，负责会议的会务、会场和会务记录工作。
（二）负责安排上级来访接见，安排区委领导的工作日程，协调各部门之间的工作关系。
（三）负责区委文件的起草、审批、印发、归档等一系列工作，及时、准确地传达区委领导的意思和部署。
（四）负责全区领导干部会议、组织会、专题会议等重要会议的筹备、组织、记录、台账整理和管理工作。
（五）负责区委办公室的保密工作，确保文件和资料的安全、保密。
（六）负责区委领导安排的其他工作。
二、工作流程（一）会议组织工作流程1. 起草会议文件和决定会议文件和决定的起草工作应当将重点放在表述思想、概念定义、措词准确、内容完整、语言流畅上。
2. 审稿、印发会议文件和决定的审稿应当注重审判文字表述是否清晰、完整、逻辑严密、是否表述准确、措词得当、文字语言是否优美等方面。
3. 会务工作会务工作应当注重会议场地环境的布置、人员安排、设备设置、工作安排等方面的工作。
4. 会议记录会议记录应当详细、准确地反映出会议的主要内容、精神和决定，同时注重整理和保存文件资料。
（二）文件处理流程1. 来文收取收到上级单位来文后，应当及时安排有关领导和科室负责人进行督办，并在规定时间内完成督办工作。
2. 文件报送对于地区、部委等有规定要求的来文来函，应当及时报送；对于一般处理的来文，应当及时上报。
3. 文件处理文件处理应当秉持“准确、及时、真实、完整”的原则，切实做到细节到位、不偏激、全面；同时注意清华即清淀、尽量减少挪用等不当操作。
4. 文件星级评定文件的星级评定应当考虑文件的重要性、影响力、审批流程、技术含量等多方面因素，并根据实际情况进行评定。
（三）保密工作流程1. 信息分类处理对于涉密文件和资料，应当根据国家规定进行分类处理，并严格按照保密等级进行保密。
来函拟办意见
来函拟办意见全文共四篇示例，供读者参考第一篇示例：来函拟办意见是指单位或个人针对某一问题或事项提出来函咨询或请求处理的文件，在收到这样的来函后，需要对其中的内容进行认真分析和研究，然后给出合理的处理意见。
这种文件在工作中具有十分重要的作用，能够帮助单位或个人解决问题，推动工作顺利进行。
下面就来详细阐述一下关于来函拟办意见的制作方法和注意事项。
一、来函拟办意见的制作方法1. 认真阅读来函内容在收到来函后，首先要认真阅读来函的内容，了解来函的主要问题和要求。
可以逐段理解，逐字分析，确保对来函的内容有充分的了解。
2. 分析问题原因在阅读来函内容的基础上，需要对问题的原因进行深入分析。
通过分析问题的根源，才能给出合理、有效的解决方案。
3. 调查研究为了更好地理解问题，可以进行必要的调查研究。
可以查阅相关文件资料，了解相关背景信息，也可以与相关部门或人员进行沟通，获取更多信息。
4. 制定处理方案在对问题进行充分分析和调查研究的基础上，制定出合理的处理方案。
处理方案要具体、可行，要考虑到各种可能产生的影响和后果。
5. 明确办理流程在制定出处理方案后，需要明确具体的办理流程和时间节点。
要确保整个处理过程有序进行，不漏掉任何环节，确保问题得到准确、及时的处理。
6. 草拟意见在明确办理流程后，可以开始草拟来函拟办意见。
拟办意见要表达清晰，用语要准确、简明，要具备说服力，能够让来函发件人信服。
7. 审核修改拟办意见草拟完成后，要进行内部审核修改。
确保意见内容符合事实，符合法律法规要求，同时也要确保语言表达准确无误。
8. 确定最终意见经过审核修改后，可以确定最终的来函拟办意见。
要确保意见的合理性和可操作性，能够真正解决问题，推动工作的进展。
1. 保密性来函拟办意见涉及到单位或个人的隐私或敏感信息时，要严格遵守保密规定，确保不泄露相关信息。
2. 公正客观处理来函时，要保持公正客观的态度，不受个人情绪和偏见干扰，要根据事实和法律进行处理。
文件管理制度(完整版)
文件管理制度第一章总则1.1目的和依据文件管理制度的制定旨在减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
本制度的制定依据包括相关法律法规、公司内部管理规定和实际工作需要。
1.2适用范围本文件管理制度适用于全公司范围内的文件管理工作。
办公室作为文件管理的归口部门负责全公司各类文件的管理。
第二章收文管理2.1来文登记2.1.1所有来公司的上级函、电、来文以及同级函、电、来文均由办公室进行登记。
2.1.2来文应当及时登记，登记内容包括来文标题、发文单位、来文日期、文件号等信息，并分配唯一的登记编号。
2.2公文的签收2.2.1所有来公司的公启文件（除公司领导订启的外）由办公室进行登记签收。
2.2.2对于上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的核定，确保四者一致。
如发现不一致，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第三章公文的编号保管3.1公文编号3.1.1办公室秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并进行分类登记编号和保管。
3.1.2公司领导亲启的文件，经公司领导启封后，也应交办公室进行正常手续的办理。
3.2外出文件的登记3.2.1本公司外出人员携带的文件及资料应及时分别送交办公室秘书进行登记、编号和保管，不得个人保存。
第四章公文的阅批与分转4.1阅签与批办4.1.1所有正式文件均需由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质进行阅签后，再由办公室秘书分送承办部门进行阅办。
4.1.2重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后再分送承办部门进行阅办。
4.1.3阅签应及时完成，一般应在当天完成阅签，对于紧急文件要立即办理。
4.2文件分转处理4.2.1一般函、电、单据等文件，由办公室秘书直接进行分转处理。
4.2.2对于涉及多个单位会办的文件，应先与主办单位联系，确认处理方式后再进行分转处理。
4.3加速文件运转4.3.1办公室秘书应在当天或第二天将文件送达公司领导和承办部门。
环境执法稽查工作制度
环境执法稽查工作制度一、现场环境执法工作规范1.对重点污染及其污染防治设施的现场监察每月不少于1次。
2.对一般污染源及其污染防治设施的现场监察每季不少于1次。
3.对建设项目、限期治理项目现场监察每季不少于1次。
4.对自然保护区、生态示范区、综合治理工程、烟尘控制区、躁声达标区现场监察每季不少于1次。
5.对群众举报的污染源，及时进行现场监察。
二、排污费征收工作要求l、严格执行排污收费标准，坚持“依法、全面、足额、按时”的征收原则。
2、征收依据充分，核算金额准确，操作程序合法。
3、对被征收排污费的单位公布污染物排放标准和排污费征收标准，公布监测数据或排污量核定依据。
4、统一票据、统一征收、统一收费专户、统一管理。
5、符合排污费减、免、缓条件的，由缴费单位提出申请，按规定审批。
6、排污收费应按季结清，及时解缴国库。
三、污染源现场巡视要求l、保证现场巡视监察次数，提高巡视监察质量。
2、现场巡视监察须带便携检测仪器和取证设备。
3、认真询问，耐心回答有关问题。
4、详细记录现场查访情况，认真填写《现场检查（勘查）笔录》、《环境监察记录》、《环境污染源及防治设施监督表》、《重点污染源（监管）企业现场监察登记表》等。
5、发现异常情况，应及时取证并按规定采取相应处理措施。
四、污染事故和纠纷查处制度l、登记报告：对管辖范围内的事故、纠纷投诉及时登记，对重大、特大的事故或纠纷应按规定及时上报。
2、快查、快办：查处人员应尽快着手进行案件的查处工作，一般要求一周内立案，三个月内结案。
3、现场调查：所有受理案件都应进行现场调查、取证，掌握第一手资料。
4、查处结案：所有受理案件均必须进行查处，有调查情况，有处理意见。
五、环境监察稽查工作要求l、执法队对下级环境监察机构的环境监察工作负有指导、培训和检查监督的责任。
2、积极参与上级环境监察机构组织的各项活动，按时完成交办的各项工作并及时报告完成情况。
3、执法队对下级环境监察机构的环境监察工作每年至少检查一次，对不能依法履行监察职能的责令其改正。
质疑函的回复处理流程
质疑函的回复处理流程
嘿，咱今天就来讲讲质疑函的回复处理流程！比如说吧，你收到了一封质疑函，就像是天上突然掉下个麻烦事儿砸到你面前（就像突然被一个球砸中了脑袋一样），那可咋整呢？别急，听我慢慢道来。
首先啊，得认真看清楚这质疑函到底说的啥（就跟仔细研究一道难题一样），把每个点都琢磨透。
不能随便瞟两眼就不管了，那可不行！咱得像侦探一样，不放过任何一个细节。
然后呢，去收集相关的证据和信息（这就好比去搜集宝藏的线索），可不能瞎找，得有针对性的。
找着了就整理好，让它们整整齐齐的，这样用的时候才方便嘛。
接下来，就得开始写回复啦！回复的时候可得注意用词和语气哦（就像跟人聊天得注意态度一样）。
可不能一来就急冲冲的，要心平气和呀。
把证据和信息有条有理地放进去，让人家一看就明白咱是有理有据的。
比如说，要是人家质疑咱产品质量不行，咱就得把质量检测报告啥的摆出来，反问一句“这质量检测报告不都明明白白地显示没问题吗？” 这多有说服力呀！
再之后呢，要检查检查再检查（就跟检查自己出门有没有带钥匙一样重要），别有啥错别字或者逻辑不通的地方。
等都弄好了，就大大方方地把回复发出去吧！就好比把自己精心准备的礼物送给别人一样。
总之呢，处理质疑函就跟打一场仗一样，咱得有勇有谋，不能慌乱！只要按照这个流程来，认真对待，就没啥大问题啦！咱可不能被质疑函给吓倒，得勇敢地面对它，解决它！相信自己，一定能行！。
外部来函管理制度范本
外部来函管理制度范本第一条总则为确保公司对外来函的有效管理，维护公司正常运营秩序，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条适用范围本制度适用于公司接收的所有外部来函，包括客户、供应商、合作伙伴、政府部门、社会团体等发出的信件、传真、电子邮件等。
第三条来函接收1. 来函由公司综合部或指定部门负责接收，并及时转交相关领导或部门处理。
2. 来函接收人应做好来函登记，包括来函日期、来函单位、来函人、来函内容、来函编号等基本信息。
第四条来函分类1. 来函分为紧急来函、重要来函、一般来函和普通来函，分类标准由公司根据实际情况制定。
2. 紧急来函：对公司运营、业务发展有重大影响，需立即处理的来函。
3. 重要来函：对公司战略决策、重大事项有较大影响，需重点关注的来函。
4. 一般来函：对公司日常运营、业务有一定影响，需正常处理的来函。
5. 普通来函：对公司运营、业务无明显影响，需常规处理的来函。
第五条来函处理1. 紧急来函：收到紧急来函后，立即报告公司负责人，并按照负责人指示处理。
2. 重要来函：由综合部或指定部门负责人审核，并根据来函内容报请公司相关领导批示，综合部或指定部门负责跟进处理。
3. 一般来函：由综合部或指定部门按照公司相关规定处理。
4. 普通来函：由综合部或指定部门根据公司相关规定，常规处理并归档。
第六条来函回复1. 来函回复应遵循及时、准确、礼貌、规范的原则。
2. 综合部或指定部门负责来函回复的起草和审核，公司负责人签发。
3. 来函回复后，由综合部或指定部门将回复件归档，并保留相关往来函件的复印件。
第七条来函保密1. 来函内容涉及公司机密的，接收人应予以保密，不得泄露给无关人员。
2. 来函处理过程中，涉及公司内部信息的，应严格按照公司保密规定执行。
第八条制度修订本制度根据公司实际情况适时修订，修订后的制度自发布之日起生效。
第九条违规处理1. 对违反本制度的行为，公司将依法追究相关责任。
办公室收文处理单
办公室收文处理单收文处理单一、收文信息1. 来文单位：XXX公司2. 来文日期：2022年10月15日3. 来文编号：XXX-2022-0014. 来文标题：关于XXX事项的通知二、收文内容根据收到的XXX公司来文，经过仔细阅读和理解，大致内容如下：1. 背景介绍：XXX公司是一家知名的跨国企业，致力于XXX领域的研究和开发。
该公司在市场中拥有重要的地位，并与我公司有一定的业务合作关系。
2. 通知事项：XXX公司来文主要是通知我公司关于XXX事项的最新进展和相关要求。
具体内容包括：(1) 事项概述：简要介绍了XXX事项的背景和目的，涉及到的相关部门和人员。
(2) 进展情况：详细说明了XXX事项的最新进展情况，包括已完成的工作、正在进行的工作以及后续计划。
(3) 要求与建议：提出了对我公司的具体要求和建议，包括配合工作、提供相关资料或支持等。
三、处理流程根据我公司的规定和流程，对收文进行处理的具体流程如下：1. 登记：将来文信息登记到收文系统中，包括来文单位、日期、编号、标题等信息。
2. 分发：根据来文内容的重要性和涉及的部门，将收文分发给相应的部门负责人。
3. 阅读和理解：各部门负责人对收到的来文进行仔细阅读和理解，确保对来文内容有清晰的把握。
4. 讨论和决策：根据来文的要求和建议，各部门负责人进行讨论并提出相应的意见和建议。
在必要时，可以召开相关会议进行深入讨论。
5. 协调与执行：根据决策结果，各部门负责人协调相关人员进行工作安排和任务分配，并确保按时完成。
6. 反馈和回复：根据来文的要求，及时向XXX公司反馈相关进展情况，并回复其提出的要求和建议。
四、处理要点在处理收文过程中，需要注意以下要点：1. 及时性：尽快对收文进行处理，确保各部门及时了解来文内容，并按要求进行工作安排。
2. 细致性：对收文内容进行仔细阅读和理解，确保对来文的要求和建议有清晰的把握。
3. 协作性：各部门之间需要进行有效的沟通和协作，确保工作的顺利进行。
2024年文件收发管理制度
2024年文件收发管理制度2024年文件收发管理制度1（约4123字）第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。
第三条按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。
(二)收文的管理第四条公文的签收1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。
在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的'文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。
2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
第六条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。
如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第七条文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
公文处理规范及其基本要求
主讲人：刘朋涛
一、公文处理的概念
2012年4月，中央办公厅、国务院办公厅印发了 《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕 14号，以下简称《条例》），且将于今年7月1日正 式施行。《条例》第一次将党政系统公文规定合二 为一，这是我国当代公文法规建设进程中一次具有 里程碑意义的重大变革，对推动各级党政系统公文 处理工作的科学化、制度化和统一化，规范公文运 转程序，提高公文处理质量和效率，具有重要的现 实意义和深远的历史意义。 根据《条例》的定义，公文处理工作是指公文拟制、 办理、管理等一系列相互关联、全本机关公文管理 制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效 用 党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理 要养成良好的保密意识，公文的印发传达范 围应当按照发文机关的要求执行 复制、汇编的公文视同原件管理
五、培训要达到的几个目标
熟悉最新的公文处理条例； 在了解学校公文处理工作的基础上，做好本 部门的公文处理工作； 在公文拟制中要重点做好公文的审核工作； 做好学校各类公文的催办、督办、承办工作 ，推动公文处理工作健康有序开展。
学校现在已全面实现通过校务平台发文，每个学院 和各单位都安排有负责电子校务平台使用的管理人 员，管理人员的最重要的职责就是做好校务平台的 收文工作，下午罗仁祥老师还会专门讲解电子校务 平台的使用，希望通过这次培训，我们都能够按照 公文办理的收文程序，结合各部门实际，养成良好 的收文处理习惯，进一步做好公文的收文处理工作 ，确保学校的各项安排部署能够迅速、有效、扎实 地得以落实。避免重复性工作，如，有些文件特别 是时效性非常强的文件，往往是在网上发了通知， 还要通过电话再通知一次，这样既没有达到校务平 台的应用目的，又浪费了很大的人力物力。希望通 过这次培训，这种现象不再存在，不再出现。
函、公文处理
（三）下面是一篇便函，内容单一，字数也不多，理由 不对，语气生硬，请在不变动原文主旨的限制下加以修 改：
××市××区人民政府： 据我校许多同学反映，他们在入学期间的学费均由原工 作单位报销，请你们按成人教育有关规定迅速给予你区干部在我 校学习的×××同志报销学费。 ××大学 2009.5.2
关于报销学费的函
LISP 主导国际科技专家 Leading International Scientific Professional
五、函的写法
结构： 标题、主送机关、正文、落款和日期 （一）标题
1、事由 ＋ 文种 《关于商调×××同志的函》 2、发文机关＋事由＋文种 《中国人民建设银行关于为拆迁户建房问题的复函》
四函的种类1行文方向分类发函去函复函回函2格式不同分类公函便函3内容不同分类商洽函询问函问答函请批函告知函催办函邀请函1商洽函用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题如联系参观学习商洽干部调动请求帮助支持等
第三章 第二节
函
一、函的定义
函，俗称信件。公文函，也叫公函，谈的是公务。 适用于不相隶属机关之间洽谈工作、询问或答复 问题，请求批复和答复审批事项。
公函、便函
3、内容不同分类
商洽函、询问函、问答函、请批函、告知函、催办函、 邀请函
1、商洽函
用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题，如联 系参观、学习，商洽干部调动，请求帮助、支持等。
商洽函
关于商借教室的函 ＸＸ中学： 我市为贯彻国家公务员制度，拟对全市事业单位在职干部进 行不脱产培训。因培训人员较多，场地不够，所以想向你校借用 课室。时间是今年９、10两个月的所有双休日，每天上午８时至 下午６时；课室数目是８间。每次上完课，我局会派人打扫卫生； 消耗水电等的费用，我局将如数支付。这次培训，关系到提高我 市在职干部的素质，希望能得到你们的支持。是否同意，请研究 后及时答复我们。 此致 敬礼 市人事局（印） 一九ＸＸ年Ｘ月Ｘ日
公司外部来函管理制度
公司外部来函管理制度第一章总则第一条为了规范公司对外来函的收发管理，确保来函的安全、准确、及时处理，提高公司对外沟通的效率，特制定本管理制度。
第二条本制度所称外部来函，是指公司以各种形式收到的来自客户、供应商、合作伙伴、政府部门等有关单位和个人的书面函件，以及电话、传真、电子邮件等非书面形式的外部来函。
第三条所有涉及公司业务、财务、管理等方面的外部来函，均应按照本制度进行管理。
第四条公司各部门负责人应对本制度的执行负全面责任，并对下属人员加强来函管理的监督。
第五条公司聘请专职或兼职外部来函管理人员，负责来函的接收、登记、分发、处理、归档，以及来函管理系统的维护和更新等工作。
第二章来函的接收与登记第六条公司应设立专门的来函接收处，接收和处理公司各部门来函。
第七条来函接收处应配备专业人员，负责接收、登记、分发和处理来函，确保来函的安全、准确、及时处理。
第八条来函接收处应设立来函登记簿，登记来函的编号、分类、来源、接收时间、内容概要、处理要求等信息。
第九条来函接收处应定期对来函登记簿进行整理和归档，确保来函信息的完整和准确。
第三章来函的分发与处理第十条来函接收处在收到来函后，应根据来函的性质和紧急程度，及时分发给相关部门负责人，要求其按照规定的流程进行处理。
第十一条来函接收处负责监督来函的处理情况，及时跟踪和催办，确保来函的及时、有效处理。
第十二条来函处理时如需调查核实，应及时向有关部门索取必要资料和信息，并及时向来函部门汇报调查结果。
第十三条对于来函中有关公司业务、财务等重要事项的处理意见，应当经公司负责人审批。
第四章来函的归档与保存第十四条来函接收处应根据公司的文件管理规定，对来函进行分类、归档和保存。
第十五条来函应按来函号和来函时间进行编号，分类存档，建立来函档案库，并按照规定的时间保管期限进行保存。
第十六条来函档案库应设立保管人，负责对档案进行整理、补充、更新和销毁等工作。
第十七条来函档案库的管理人员应定期检查来函的保存情况，及时发现问题并加以处理。
公文处理规范
公文处理程序1 目的为进一步规范公文格式，严格办文程序，提高公文质量和工作效能，根据国家、省、市国家行政机关公文处理工作有关规定，并结合我局实际，特制订本规范。
2 适用范围本标准适用于德州市质监局公文的处理。
3 工作流程公文处理流程见附录A。
4 程序与要求4.1 程序4.1.1 收文办理程序收文指局办公室收到省局、市委、市府等上级部门或相关单位发来的网上电子文件和纸质文件材料后，在单位内部及时运转直到阅办完毕的全过程。
包括：签收、登记，拟办、批办与承办，分发与传阅。
（一）接收、登记、分发、填写阅办签（二）需接收的电子公文。
省局OA内网和市府公文传输系统上收到的文件。
工作时间随时接收，节假日期间收到通知及时接收。
电子文件接收后在OA内网上流转。
（三）需接收的纸质公文。
包括：省局邮寄的公文、市府公文交换站取回的公文、密级文件和从机要局取回的内部文电、密码电报。
（四）办公室文秘人员收到电子文件在收文登记表上登记编号后，按照文件的内容、性质和要求，在网上填写文件阅办签和阅文签后在OA内网上发送办公室主任填写拟办意见。
（五）收到需要办理的纸质公文，办公室文秘人员进行登记、打印文件阅办签，送交办公室主任填写拟办意见。
不需要办理的公文打印阅文签传阅。
密级文件在办文过程中防止丢失，确保文件安全。
4.1.1.1 拟办、批办、承办、传阅（一）拟办1、办公室主任收到电子公文后，根据文件内容和缓急程度填写拟办意见，发送文秘人员继续流转。
2、办公室主任收到纸质公文后，根据内容和要求，综合考虑各方面因素，简明扼要、有针对性地填写切实可行的拟办意见，供领导人批阅时参考。
文秘人员送领导批办。
（二）批办局领导人对送批的电子文件或纸质文件提出处理意见，并指明负责承办该文件的承办单位或承办人。
文秘人员根据批办意见或送分管领导阅批或发送相关单位、科室承办。
（三）承办有关科室或人员按照来文要求开展具体工作或办理复文。
有领导具体批示意见的公文，要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文。
公文处理制度
公文处理制度为保证公文处理的规范性、时效性、保密性，提高公文质效，严格运转程序，特制订如下制度。
一、上级文件传递制度1、凡省委、省委办公厅、黄冈市委、市委办公室及上级部门主送市委、市委办公室的文件、电报、函件、资料（以下简称“上级来文”），均由文书科处理。
收文后农件清点登记，对需传阅、办理的上级来文，应附上公文处理签，认真填写有关栏目，特别要写明收文时间和紧急程序，准确拟出传阅及初步处理意见，送分管领导阅批后，按阅批意见做好送阅等续办工作，确保上级来文办理的时效性。
2、对上级（包括军分区）文件，应及时发市政府办一份，及时送阅。
并严格按有关规定控制阅文对象，既不漏传，又不随意扩大阅文范围。
3、对省委与省政府、省委办公厅与省政府办公厅、黄冈市委与市政府、黄冈市委办公室与市政府办公室联合下发的传真电报，市委办和市政府办各持一份，分头办理。
4、对转发性上级来文，合理拟定分发意见，送请分管领导阅批后，按批办意见在公文交换中心统一分发并办理登记手续。
5、省委、省委办公厅、黄冈市委、市委办公室及两级领导转来的督查件，签收后及时办理移交登记手续，转市委督查室办理。
省委、省委办公厅及黄冈市委、市委办公室领导转来的批示件，签收后必须将来文单位、公文标题、收文日期、份数、密级、紧急程序等逐一填写清楚，附上公文处理签，送请分管领导阅批，并按阅批意见送相关领导阅示（转办）。
6、办理上级阅件按以下程序运行：接收（接收机要局、邮政局传递的主送市委、市委办公室的上级函件、传真、电报应逐件清点，并办理签字手续）。
登记（对收文的编号、收文时间、来文单位、来文字号、标题、密级、缓急程度、份数、分送范围等逐项进行登记）。
分送（根据阅件的级别和内容确定文件的分送范围；在文件份数允许的情况下，主要领导每人一份；对份数少，又不便复印的文件，采取传阅的方式）。
送批（填写公文办理传阅单后，送分管领导阅批）。
传阅（根据批办意见送阅，一般先送主要领导，依次传下去）。
发正式函流程
发正式函流程发正式函的过程其实就是在走一套规范的“书信外交”，我给你用更口语化的方式来解释一下：想明白为啥发函：目的明确：先搞清楚你为啥要发这封信，是要请求个事儿、通知个消息、回应个问题，还是有别的啥诉求。
内容备齐：把你想要传达的关键信息准备好，包括事实情况、你的要求或建议、相关的法规、数据支持啥的。
选个合适的“信封”：挑模板：看对方是政府机关、公司还是个人，选个对应的信件类型，比如公函、商务函、告知函、申请函、回复函啥的。
动手写信：写标题：简单明了，让人一看就知道你要说啥，比如“关于XXX的申请”、“对XXX 问题的回复”。
写抬头：收信人的全名或单位名，职位也别忘了写，要是不清楚就尽量打听清楚。
正文部分：开头：简单介绍一下为啥写这封信，引入正题。
主体：把你想说的详细写出来，逻辑要清楚，让人一看就明白。
要是有附件，记得说清楚附件是啥，有啥用。
结尾：最后再强调一下你希望对方干啥（比如回复、执行、帮忙），客气点儿表示感谢或期待进一步合作。
落款：写上你或你公司的名字，还有写信的日期。
如果是公司信，记得留个地方盖章。
内部“审查”：看看写得对不对：检查一下内容有没有遗漏、错误，说的话合不合适，要求合理不，法律依据够不够。
核对收件人信息：地址、电话、邮箱都得对，别寄错了地方。
领导或法务点头：有些重要信件得经过领导或法务部门审批，按规矩来。
正式打印：选好纸：用正式的信纸或者公司专用的抬头纸，看起来就正规。
排版整齐：字体、字号、行距要统一，整封信看起来清爽、整洁。
附件归位：如果有附件，整理好，标上序号，别忘了附在信后面。
盖章、签字：盖章：在落款的地方盖上公章（公司信）或签上你的大名（个人信）。
要是有骑缝章，每一页都要盖到。
发出去：如果是邮寄，选个能追踪的，像挂号信、EMS啥的，确保信能安全、准时到。
要是电子邮件，用公司邮箱，邮件标题和信件标题一样，附件要好打开，命名清楚。
需要加密的话，按之前说好的方法来。
记下来、存好：做个记录：记下发信日期、信的标题、收信人、咋发的、邮递单号（邮寄）等信息。
物业管理企业行政办公上级来文管理作业规范
物业管理企业行政办公上级来文管理作业规范
一、目的：
落实上级文件精神，积极完成上级布置的工作。
二、范围：
适用于总经办对上级来文管理工作。
三、职责：
总经办文员根据领导批示，负责上级来文的传阅。
四、作业规程：
1、上级来文范围：
（1）董事会发文。
（2）协会单位发文。
（3）上级主管部门发文。
2、上级来文处理程序：
（1）接到上级部门电话、信件、电子邮件发文通知。
（2）总经办文员及时去发文单位取回文件。
（3）对通知、指示类的文件进行登记。
（4）填写“文件处理单”或“文件阅办单”，并将之贴附在文件首页前。
（5）报送总经理签写总经理室拟办意见。
（6）根据总经理批示内容交办各部室、管理处完成工作。
（7）总经办文员将文件存档，并将领导批示摘录到收文登记簿上。
（8）总经办负责跟踪各部室、管理处对来文的办理、落实情况。
（9）将指示性文件及有关报道公司情况的来文存档。
五、有关说明及要求：无
六、相关表单：
《某某物业管理有限公司文件批阅单》
某某物业管理有限公司文件批阅单
（2）文件阅办后，请即交办公室，专人保管。
机关办文、办事、办会工作程序和规范
机关办文、办事、办会工作程序和规范机关办文、办事、办会工作程序和规范为进一步完善局系统工作机制，严格工作程序，转变工作作风，提高工作效率和服务水平，促进各项工作规范化、制度化运行，确保政令畅通和机关工作高效、协调运转，根据中省市相关规定，结合我局实际，现就进一步规范局机关办文、办事、办会工作程序通知如下：一、办文程序和规范（一）收文办理程序和规范1、签收、登记、拟办。
局机关公文处理一律由局秘书科统一负责。
凡上级来文，属“三密” 文件的，按保密规定办理；属平件的，由秘书科专职人员拆封、登记（登记内容包括来文单位、来文时间、原文件号、文件标题、来文份数、分送范围、初送拟办人）、编收文流水号，当日送秘书科科长提出拟办意见。
2、分办、传阅。
秘书科科长签署拟办意见后，由专职文秘人员呈送局有关领导阅批。
3、承办。
按照局领导的阅批意见，秘书科文秘人员及时送交相关科室承办落实 ,需直属单位办理的文件，由秘书科负责将局领导的批办意见一个工作日内转送承办单位办理。
4、催办、查办。
公文处理需要批复、答复、报告结果的请示、督办件等，原则上一周内（特殊情况除外）办结。
在公文承办过程中，监察室协助秘书科负责催办、查办工作，直至办结。
对回复结果的函件，由承办科室及时向局有关领导报告，按时限要求反馈办理情况。
文件办结后，承办科室要及时消号并将完整的往来办理件送还秘书科归档。
5、立卷、归档。
公文办结后，由秘书科专职人员将办理过程中领导批示、会商及落实等能反映公文办理全过程的原始件妥善收集、保管整理，按文书归档标准要求立卷、归档。
6、来文办理的其他要求（1）对于上级来文，由秘书科科长提出拟办意见，文秘人员分别将文件装入“批办件”文件夹、“批阅件”文件夹，涉密文件由秘书科专职人员分别装入文件夹，及时呈送领导阅批。
（2）传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。
（3）除分办人标注“另送”者外，一般应按顺序传递。
如遇领导外出，可超顺序传递，领导回来后补签相关手续。
公司外部来函管理制度模板
第一章总则第一条为加强公司对外部来函的管理，确保公司对外沟通的规范性和效率，维护公司合法权益，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门及员工接收、处理外部来函的工作。
第三条本制度遵循依法、高效、保密、规范的原则。
第二章来函接收第四条来函接收部门1. 公司设立专门的收函部门，负责接收、登记、分发和处理所有外部来函。
2. 各部门设立兼职收函员，协助收函部门工作。
第五条来函接收流程1. 外部来函通过以下途径送达公司：（1）邮寄至公司收函部门；（2）电子邮件发送至公司指定邮箱；（3）直接送达至公司收函部门或相关部门。
2. 收函部门收到来函后，应立即进行登记，包括来函日期、来函单位、来函主题、来函人、来函内容等基本信息。
3. 收函部门根据来函内容，将来函分发给相关部门或领导。
4. 收函部门应及时将收函情况通知相关部门。
第三章来函处理第六条来函处理原则1. 及时性：对来函应尽快作出回应，确保公司对外形象。
2. 规范性：按照公司相关制度规定，规范处理来函。
3. 保密性：对涉及公司秘密的来函，应严格保密。
第七条来函处理流程1. 部门收函员在收到来函后，应立即进行初步审查，确认来函是否属于本部门职责范围。
2. 如属于本部门职责范围，收函员应及时将来函转交相关部门负责人或经办人员。
3. 经办人员应在收到来函后的规定时间内（如无特殊规定，一般为3个工作日）作出回应。
4. 如需其他部门协助，经办人员应协调相关部门共同处理。
5. 经办人员应将处理结果以书面形式回复来函单位，并留存处理记录。
第八条来函处理要求1. 回复来函时，应使用公司官方信笺，格式规范，语言得体。
2. 回复内容应明确、简洁，避免含糊其辞。
3. 如涉及公司内部事项，应妥善处理，不得泄露公司秘密。
4. 对涉及法律、法规、政策等重大问题的来函，应及时上报公司领导。
第四章来函归档第九条来函归档1. 处理完毕的外部来函，由收函部门或经办部门进行归档。
2. 归档时应包括来函原件、处理结果、回复函件等资料。