电子邮件管理(模板)

广州XXX电子科技有限公司

电子邮件管理规定

第一章总纲

第1条为了规范员工对电子邮件的收发和使用，特制定本规定。

第2条本规定适用于公司所有对内对外的公务电子邮件的收发。

第二章公司电子邮箱的使用

第3条各员工需要有一个属于自己的电子邮箱。以方便公司内部之间信息的传递。并且由行政人事部备案。

第4条员工必须妥善保管好电子邮箱地址及密码，防止被盗用。

第5条员工必须每日至少查看一次电子邮箱，以便及时接收邮件。

第6条员工的对外往来的公务邮件，原则上必须使用公司统一后缀的邮箱，以提升企业形象。

第7条员工发送公务用邮件时，必须包含以下内容：

（1）称谓：包含“先生、小姐、主管、经理”等敬称；

（2）问候语：如“您好！”、“早上好”、“工作辛苦了”等；

（3）需告知事件的内容描述，描述应具体、明确、简洁；

（4）告知邮件中的附件个数以及内容描述；

“请立即回复”等内

“候复”、

（5）结束语：如“商祺”、

“非常感谢”等，如需回复，应写明：

容。

（6）个人签名，可按如下样板设定：

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XXXXXXXXXX(公司名字)

xxxx 部（部门名）xxx（姓名）

Tel: 020-138xxxxxxxx-xxx Fax: 020-xxxxxxxxx

E-mail: ********@ Mobile: xxxxxxxxxxxx

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第三章公司文件的收发

第8条公司内部书面沟通提倡以电子邮件形式发放，并保留发放记录。重要文件则抄送行政人事部进行备案。

第9条以下公司文件的电子版必须与书面版本同时通过企业网内部邮箱向相关人员发送，公司文件电子版必须为扫描文件或图片格式：

（1）公司发文单，包括部门通知等；

（2）会议纪要

（3）各类报告、工作计划、工作总结等

（4）企业内刊或简报

（5）员工通讯录

（6）工程技术普及性知识文档

（7）其他需要发送电子版本的文件

第10条各部门员工在阅读电子邮件后应当进行回复，回复内容可以为：“知悉。收到。”等一切表示你已经阅读邮件并理解邮件内容的文字。

第11条邮件发送必须遵守公司文件保密规定的保密等级及发放范围。

第四章电子邮件的管理

第12条接收的重要邮件及时备份或采取抄送、转发形式向上级领导转达。

第13条发送重要电子邮件必须遵守公司保密制度规定，必要时可以使用加密传输。

第14条邮件发送时可设定要求回执，并电话确认对方是否收到。

第15条员工离职时，人事经理/主管必须及时注销或更改电子邮箱密码。商务岗位工作人员的电子邮箱需在离职前完成交接手续。

第16条若发现任何非法使用其用户帐号或存在安全漏洞情况，应立即报告人事行政部。

第17条人事行政部负责对企业网电子邮件系统使用情况进行监督、检查。对于违反本规定的员工，随时有权停止和取消其服务帐号。

第18条公司有权对以下邮箱收发情况进行跟踪：

（1）已离职的商务人员邮箱

（2）邮箱收发异常，有泄密可能的

（3）邮件来往中发现病毒较多的

（4）公司重要邮箱

（5）其他重要邮件需进行跟踪的

第五章处罚

第19条发现以下情形者，公司有权视情节轻重处以警告、通报批评、罚款等处罚，造成严重后果的可予以撤职、开除：具体如下：

（1）长期不阅读邮箱内的邮件，导致重要邮件接收延误的；处以50元/天.直到发现此邮件为止。（时间以电子邮件到达时间为准）

（2）请示邮件规定在三天内答复，若超过三天，按照50元/天处罚，若收件人遇到特殊情况不能及时批示或者必须请示更高一级指示的，则等待答复时间不能超过5天；（时间以电子邮件到达时间为准）

（3）批示邮件必须当天答复，超过当天的，则按照50元/天处罚；（时间以电子邮件到达时间为准）

（4）对于邮件中的“收件人”，接到邮件必须答复，对于邮件中的“抄送人”接到邮件可以不答复。“收件人”若一个月内出现5封电子邮件未回复，则处以通报批评，6封电子邮件以上则按20元/封处罚。

（5）使用公司邮箱发布负面信息或诽谤、中伤他人的，经查实，处以通报批评，若再犯，则以撤职、开除处罚。

（6）邮件只是针对某人、某事发放，不能够乱发、群发，如果行政部接到投诉，初犯处以警告。若再犯，每次处罚20元/次。

（7）以上情况，若“收件人”处于出差或休假期间，则“发件人”应以电话形式通知“收件人”。若未能通知到位，“收件人”产生的处罚则由“发件人”承担。

第20条本规定自颁布之日起生效，由行政人事部负责解释，修改时亦同。

2012年04月01日