物资类集中采购招标方案制定与采购实施中应注意的问题

物资类集中采购招标方案制定与采购实施中应注意的问题

[摘要]与单个项目的招标不同，集中采购由于需求覆盖面广、时间跨度长，涉及人员多，所以具有产品标准难统一、采购需求（标的）难预估、采购执行难管理的特点；另外，由于集中采购具有明显的规模效应，与小批量分散采购相比，更容易采购到性价比高的产品，与行业最具实力的供应商形成稳固的供需关系甚至引导行业发展方向。因此，越来越多的国有大中型企业已经或逐步开始实施集中采购。成功的集中采购招标方案及其后续对应的闭环管理手段，将极大地降低公司运营成本，提高市场竞争力。

[关键词]集中采购；物资；招标

1物资类集中采购的特点

“集中采购”顾名思义，就是整合各种同类的需求，改传统的“随需而购”即“分散采购”为一次性的、集中采购。集中采购的产品应是在各种历年分散采购的数据基础上，统筹归纳出来的产物。“通用性”是集采对象的重要属性之一。

一般的，考虑到采购成本，集中采购合同有效期跨度为2～3年，因此产品技术性能的稳定性尤为重要。更迭迅速或技术尚待完善的产品，暂不适宜纳入集中采购的范围。

2制定招标方案时应注意的几点问题

在现有的各种采购方式中，公开招标由于最具有竞争性，因此最容易采购到高性价比的产品。集采产品的“通用性”和“技术高成熟度”与公开招标相呼应，能最大限度地提高供应商间的竞争，帮助买方选择出最合适的供货商。因此，公开招标是集中采购常用的采购方式。在招标方案的制订中，有以下需要注意的关键细节：

2.1标包的划分

标包划分的目的是优化采购结果，减少采购风险。因此，划分标包时应根据买卖双方的特点和需求进行。举例如下：

由于集采产品量大，供货批次多且某些供货需求存在一定的突发性，为缓解供应商的供货压力，可以结合供应商常规平均产量，将整体的采购需求量按照数量的多少，划分为多个标包，最终形成多厂家同时为某集采产品供货的局面。这种供货方式不仅能有效规避因为单个供货商的技术缺陷而大面积影响公司该类产品性能的风险，还能通过适当的奖惩机制，将竞争延续至采购执行阶段，为后续的供应商管理埋下伏笔。

我国幅员辽阔，各地区在使用集采产品时，对其性能指标必有不同要求。如：

我国东部沿海地区，空气湿度大，含盐量高，对产品防潮，防酸雾性能要求更高。此时，按区域地理环境划分标包将更科学。

2.2资格预审、资格后审的选择

集采类物资的通用性和技术高成熟度显然在市场上具备很多潜在供应商。因此，为降低评标阶段的工作量，缩短评标时间，集中采购的公开招标常选用有限数量制的资格预审。

2.3获得真实的产品性能数据

为公平地凸显各投标产品的品质差异，有效的方法之一是让各投标人统一提供投标样品，在统一的第三方检测单位，按照资格预审文件中已约定的检测方案开展第三方的质量检测，并将检测结果作为投标文件的一部分，供评委参考评分。

完成检测的样品，可以同角度拍照产品的关键组成部分并分别录制成音像制品，最后将中标人的录制资料分发给各集采产品的使用人，保证投标样品和实际供货产品的一致性。

2.4评标方法的选择

常用的评标方法分为经评审的最低投标价法和综合评估法两类。不同的评标办法，给投标人传递的含义不同。

为防止投标人打价格战，缩减生产成本，降低供货产品质量。综合评估法可以把价格、商务、技术全部折算为货币、分数或比例系数后统一比较，选出最大限度满足招标文件各项要求的投标人中标。

在招标方案中，可以事先制定明确的技术商务打分表，评委根据厂家的技术、商务点对点应答逐一评判打分；厂家的有效报价则按事先约定的计算公式自动计算得出价格得分。考虑到集采产品的通用性强、技术成熟度高，常用的价格计算公式有三种。

2.5价格联动

原材料在成本中所占比重较大，当原材料价格波动时，其生产成本必然发生变化。为保证买卖双方的利益，可以在招标方案中制定对应的价格联动方法并写入合同。当原材料价格波动超过事先约定的阀值时，供货价格按照约定的算法更新。

3采购实施与闭环管理

完整的采购工作不仅包括第一阶段的集中采购招标等商务活动，还包括第二阶段的采购执行及执行过程中相关问题的分析及处理。

传统分散采购时，需求部门根据自己的需求，自行设计采购方案、完成采购、签署合同并负责合同的履行。最后，采购方案设计者还可以根据合同履行中碰到的问题，有针对性的优化来年的采购方案，形成闭环的采购管理。

集中采购以后，企业为缩减库存成本，一般选择“集中采购、分散执行”。即：招标完成后招标人先与中标人统一签署供货合同，但是分批供货、分批付款。由于前期招标方案制作人不可能全程参与后期采购执行，因此，公司内部各层级间相互配合的顺利完成采购执行，是集中采购成功的另一关键因素，也是不断优化采购方案，实现集中采购闭环管理不可或缺的基础。

3.1信息双向共享

集中采购以后，由于集采产品的应用范围广、实地应用环境复杂、涉及人员多，采购方案设计者往往并不在合同履行分歧发生的现场，无法真实、全面的获得第一手信息，因此难以公允的处理矛盾纠纷。合同的顺利执行，只能依赖于供应商与实际产品应用者的自行沟通。因此，信息共享尤为重要。

信息共享可分为两方面。一方面是招标人需及时全面的向企业内部所有潜在集采产品的使用者共享合同签署情况，介绍产品的使用范围、条件、售后服务内容等；另一方面，是集采产品的使用者应及时记录并向集采招标方案制作者反馈供应商在合同履行中遇到的问题及解决方案，以协助不断完善集中采购的招标方案。

3.2供应商管理

根据供应商提供的产品类型，一般可以把供应商分为“战略型”“瓶颈型”“杠杆型”“一般型”四类。实践证明，在此分类的基础上，进行供应商评价，并采取不同的奖惩措施，是激励供应商积极履行合同的有效方法；同时，在前期招标时若需要用到综合评估法进行评标，拟选择的不同级别供应商可以为评标时技术、商务、价格提供参考依据。

3.3供应商管理的实现

供应商管理可以借助供应商评估的手段实现。包括：“绩效评估”和“合作关系评估”两方面。

绩效评估由“项目评估”和“年度评估”构成。“项目评估”评估内容包括：供应商在日常合作中的表现，主要关注产品质量和服务。评估的实施人员为具体集采产品的使用者；“年度评估”是站在全年的角度，整体评价供应商的全年的合作表现，包括：技术、交付、质量、服务、供应商全年的发展情况如：主企业实力、社会影响等。评估的实施人员可选择年度采购量大的产品使用者承担。

“合作关系评估”包括两部分。其一：我方企业与供应商双方彼此的依赖程度。