工程档案管理信息化的重要性

工程档案管理信息化的重要性

摘要：档案管理工作是各行各业十分重要的工作之一，是一项长期系统、复杂的工程，在企事业发展中发挥着重要的作用。建筑企业档案管理内容较多，档案管理工作复杂，涉及到施工中的各种资料和详细文件等等。采用工程档案信息化管理的模式，能够有效提高档案管理工作的效率。

关键词：工程档案信息化管理重要性管理措施

前言：档案管理是企事业单位管理工作中非常重要的一部分，不仅是人才信息的重要承载和源泉，还是记录工作、项目等各种信息的一种重要途径。运用信息化手段可以最大程度上简化信息管理流程，是档案事业发展的有力保障。

一、工程档案管理信息化的重要性

工程档案管理在企业的生产经营中是一个重要的环节，良好的企业档案管理能够帮助企业实现良好的技术，信息资源的反应，同时借助档案管理也能在一定程度上帮助企业在一些重大的决策上要做到准确和及时。领导层必须拥有足够有价值的信息作为决策的依据，企业档案中能够详细记录了企业历来工作中的管理经验以及失误原因等，企业的重大决策必须依赖工程档案管理这些有价值的信息作为参考。一个工程从施工到竣工到验收的全过程，都需要工程档案管理信息化的完整记录，包括文字、图片、图表等信息，它不仅记录了工程档案，也记录了施工进程。从最初的施工再到竣工，都要做好完整的信息记录，这样才能真实的反映整个建设项目的规模和质量。在项目建设中，档案信息资料整理将贯穿于

各个管理环节，体现在施工过程中。要明确管理过程中的责任制，对信息资源的维护、扩展、管理和验收的全过程进行充分的启发，为今后的管理提供依据。同时在企业的文化上，档案管理能够把企业的各项活动记录下来，能够实现企业文化的积累，同时企业的一些重要信息通过信息化管理能方便员工查阅，大大提高了工作效率，能够实现企业经济效益的提高。

二、工程档案管理信息化的特点

工程档案管理信息化是借助数据压缩技术、电子扫描技术以及多媒体技术等多种信息技术手段，将数据化的信息能够在计算机信息系统中得以存储，进而实现在互联网环境下的有效传输。这种电子数据格式本身非常容易识读以及迁移，符合国家电子文件的标准要求。数据化的信息其载体多种多样，人们可以借助不同的电子产品，对这些数据化的档案资料进行浏览阅读，打破了时间与空间上的限制，同时也提高了相关档案资料的利用率，使其自身实际价值得到充分的发挥。工程建设过程中每年都会产生大量的技术资料档案，通过信息管理，可以更好地收集和管理技术档案，充分发挥档案的服务功能。随着时代的发展和工程技术的飞速发展，工程档案管理信息化可以减少空间和时间的限制，进一步提高档案管理的效率，进一步提高档案资源的利用率，满足时代发展的要求。

三、工程档案管理信息化的管理措施

3.1 健全档案管理信息化管理制度

工程档案管理的目的是信息的管理，其主要包括信息收集、录入、管理、归档、使用等流程，档案信息化是为了确保整个过程的准确、规范。因此，企业管理者要提高档案管理意识，必须构建档案管理体系，建立健全档案管理制度，设置相应的信息化管理部门，配备专业的档案信息化管理人员。信息化档案管理工作要采用计算机技术、网络技术等新技术以提高档案工作成效。对工程建设进行有效的资料收集，使工程档案资料管理工作更加科学化、合理化。档案信息化工

作在录入环节，档案的参数、指标及载体要求必须执行国家规定的统一标准，并且统一文字型、数字型、图片、音频等格式。档案管理部门要对档案的收集时间、范畴和方式形成对应的规范制度，完善目录、附件和相关描述及说明，确保档案信息的准确性、完整性。要有效运用技术手段，将工程档案导入编制系统，发现问题后立即进行相应调整，减少竣工验收期间档案工作量。按照要求对工程档案进行审查、审批，同时对建设阶段的相关数据和资料进行统计、分析和处理，确保工程档案资料完整、真实。建立严格的档案保管制度，明确储存方式、调取要求、维护措施等。要规范使用制度，具体包括现场查阅、复制拷贝、系统传输等，各个环节要实行实名登记并做好归档工作，细化到具体负责人。

3.2提高档案管理人员素养确保档案信息化管理的质量

档案管理工作需要相关的专业人员进行管理，要全面提高档案工作管理者的思想认识、综合素质和业务技能。要完善机构设置，提高人员配置，因此，配齐配强机构、人员是发展和巩固管理成效的前提。必须定期开展档案管理业务学习，加强培训工作，不断提高档案管理人员的综合素质，业务能力。要制定完善的奖惩制度和考核制度，调动他们的积极性。定期对档案管理人员的信息管理进行检查考核，奖励工作认真负责、积极向上的员工。对责任心不强、不能胜任档案管理工作，考核不合格的员工要给予处理。要明确各成员的工作内容和工作范围，确保工程档案信息化管理工作的顺利开展。要与时俱进，不断更新档案管理理念，加强档案管理人员学习，充分树立其服务意识和服务理念，保证档案管理人员具备专业的理论和技能，确保在档案管理工作中充分发挥自身价值，增强档案管理工作信息化建设。在工程档案管理信息化过程中，不仅要建立档案信息数据库，同时还要遵循其格式和规则进行有效的转化，从而使其管理、查找、传输等各个环节变得更加方便。建立档案信息资源的标准体系，根据档案信息资源标准来建立相应的资源共享，从而更好的解决在日常应用和操作过程中遇到的各种问题。明确档案信息管理应用系统的标准体系，主要包括信息标准和管理体系两个方面。努力做好工程档案管理信息化工作，确保档案信息化管理工作的质量。

3.3加强档案管理信息化设备设施建设保障网络安全

工欲善其事必先利其器。信息时代对档案管理信息化提出了更高的要求。科学技术的迅速发展，比较陈旧的档案管理信息化设备设施已不能满足档案管理工作的实际需求。设备设施的老化，电脑等设备的配置较低，容易导致档案管理工作的效率不高，也直接影响了档案管理信息化建设进程。因此，必须加强档案管理信息化设备设施建设，加大信息化所需要的硬件设施的投入，保障档案管理的信息化建设进程。必须将先进的技术与管理手段相结合，保持电子档案在存储、利用、传输、传递过程中的真实性，保证存储的完整性。所以必须更新或更换相对落后的管理设备和管理软件，需要高硬件的配置。积极完善基础设施，确保其能够适应新时代、新形势的发展需要，能够充分发挥工程档案信息化的作用。保证网络安全，要积极开展档案安全风险防控和治理，建立健全人防、物防、技防三位一体格局，发现问题及时上报，及时研究，有隐患必排除，不忽视，不拖延，做到早发现，早处理，及时全面地排除风险隐患。设置防火、防盗的自动监控系统、网络安全软件等设备。定期对信息系统进行检查和维护，第一时间将问题解决，要为提高档案安全性提供保证。档案局域网与外网实施物理隔离措施，确保档案信息不被非法窃取和泄密等，构筑档案管理工作信息化安全防线。

结束语：

工程档案管理信息化是现代化档案管理手段，对企事业单位长久健康发展起着至关重要的作用。单位领导要提高认知水平，将信息化建设工作落到实处，不断推进档案管理信息化朝着更加便捷、高效、安全的方向发展。要不断总结经验，探索更多更好的方式方法，发挥信息化管理的作用，为国民经济和社会发展提供更好的档案信息服务。

参考文献：